eInvoicing-Trends 2011: Rechnungslogistik - Potenziale, Produkte und Entwicklungen

Effizienter Rechnungseingang

Gerade im Rechnungseingang entstehen hohe Kosten. Für die Prozesse rund um eine Eingangsrechnung in Papierform können Unternehmen schnell bis zu 50 € je Rechnung aufwenden. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Zahl der Rechnungseingangsprojekte 2010 stark zugenommen hat und auch 2011 noch viel Potenzial birgt.

Eine Umstellung auf frühes Scannen verbessert die Effizienz der Rechnungseingangsbearbeitung und hat den Vorteil, dass die Rechnungen in einen vereinheitlichten elektronischen Workflow übergeben werden und ein direkter Abgleich mit Einkaufsdaten möglich ist. Ist das eingerichtet, können auch die Lieferanten von digitalen Versand- und Abrechnungskanälen überzeugt werden und sukzessive auch ihren Rechnungsausgang digitalisieren und optimieren.

Shared Service Center

Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen des Unternehmens in sogenannten Shared Service Centern (SSC) wird 2011 unter Kostenaspekten immer wichtiger. Es kann von Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent bei jedem Unternehmen, das sich eines SSC bedient, ausgegangen werden. Es ist gerade die Konsolidierung von Prozessen des Rechnungseingangs, die in Financial SSCs große Potenziale zur Kostensenkung bietet. Eine effiziente standardisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist in den Unternehmen noch lange kein Standard. So digitalisieren deerzeit nur ca. 16 Prozent der Unternehmen ihre Eingangsrechnungen, um sie dann in einen automatisierten Workflow einzuspeisen. Dies kann in einen SSC für das gesamte Unternehmen und für jede einzelne Abteilung zentralisiert werden.

SSC sind aber keineswegs nur etwas für Grossunternehmen. In dieser Sache aufgeschlossene, fortschrittlich arbeitende Steuerkanzleien bieten ihren Mandanten schon heute standardisierte Dienstleistungen rund um die elektronische Rechnung.

Für die Ausgangsrechnung werden Fälligkeiten überwacht, Mahnwesen bearbeitet, Liquiditätspläne erstellt u.v.m., für eingehende Rechnungen werden Zahlungsvorschlagslisten erstellt, die wieder in die Liquiditätsplanung einfliessen; die Zahlungsvorschläge werden am Telefon per WebKonferenz mit dem Mandanten abgestimmt. Frühzeitige Zahlung sichert Skonto-Vorteile, die diesen Service leicht finanzieren. Die Rechnungsfreigabe selbst ist dabei immer Sache des Mandanten. Der kann natürlich auch im Vorwege die Bestell- und Lieferdokumente an die Kanzlei verschicken und so auch den Bestellabgleich und die Rechnungsfreigabe auslagern.

Hier hinein gehört auch das Angebot, für Mandanten elektronische Rechnungsein- und –ausgangs-Postfächer einzurichten und zu überwachen. Wer an diesen Angeboten interessiert ist, der kann mich gern ansprechen.

E-Postbrief und DE-mail, was werden sie bewirken?

Länder wie Finnland, die Schweiz oder Dänemark haben diese Verfahren bereits seit Jahren erfolgreich implementiert. Die Erfahrung aus diesen Märkten zeigt, dass der elektronische Brief für sich allein keine Revolution darstellt. Wichtig ist, wie sich der Markt im kommenden Jahr entwickeln wird und was für zusätzliche Services und Angebote sich um den „neuen“ Brief bilden werden. Das wird eine der Herausforderungen für 2011 sein. Erfolgreich werden elektronische Briefe nur, wenn damit eine offene Plattform verbunden wird, die weitere angeschlossene Services zulässt.

Flexibles Outsourcing

Unternehmen müssen in der Lage sein, sich schneller als bisher an sich schnell verändernde Wettbewerbsbedingungen anzupassen. DAS ist eine wichtige Anforderung an IT-Dienstleister: Modalitäten und Verträge müssen zukünftig anpassungsfähiger gestaltet werden, gerade im Outsourcing von Finanzdienstleistungen. On demand wird verstärkt nachgefragt; auch in der Rechnungslogistik! Jedes Jahr verschicken europäische Unternehmen rund 28 Milliarden Rechnungen. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs und -ausgangs ist ein erheblicher Kostenfaktor für die Unternehmen, der häufig jedoch als kaum beachteter Prozess unternehmensintern sehr ineffizient abgewickelt wird und Ressourcen unnötig bindet. Die Kosten des Prozesses kennen die wenigsten Unternehmensverantwortlichen. Dabei lassen sich die heterogenen Prozesse in der Rechnungslogistik effizient und standardisiert gestalten (siehe auch SSC). Gerade bei schwankendem Rechnungsaufkommen lohnt sich das.

Transpromotion

Rechnungen sind heute weit mehr als nur Zahlungsaufforderungen, sie werden zum essentiellen Bestandteil der Kundenkommunikation. Ein Rechnungsempfänger wendet dreimal mehr Zeit für das Studieren eines Rechnungsdokuments auf, als er es für andere Kommunikationsschreiben tut. Die Rechnung ist also das effektivste Mittel in der schriftlichen Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden. Und das, weil die Rechnung sehr viel Platz bietet, um dem Kunden Botschaften zu vermitteln, denen sie weitaus mehr Bedeutung schenken als anderen Kommunikationsschreiben – ein wichtiger Punkt in Zeiten wahrer Werbeüberangebote. Die Verknüpfung von Rechnungen mit solchen Marketingbotschaften nennt man Transpromotion. In den letzten Jahren hat sich hier viel getan, aufwendige Verknüpfungen des Buchhaltungssystems, etwa mit dem Customer Relationship Management sind für eine personalisierte Ansprache nicht mehr notwendig; vielmehr werden die vorhandenen Rechnungsdaten genutzt. Allerdings könnte die erstärkte Nutzung des elektronischen Rechnungsdatenaustauschs in den nächsten Jahren diesem Trend entgegenwirken.

Ich sehe in diesen Trends, dass es in 2011 wichtig sein wird, zuerst die eigenen Prozesse zu optimieren und sich dabei nicht auf die Flexibilität und den Entwicklungswillen von Kunden und Partnern zu verlassen.

Erklärtes Ziel der EU-Kommission: Bis 2020 sollen Papierrechnungen durch elektronische Rechnungen ersetzt werden!

Die Europäische Kommission setzt sich jetzt dafür ein, dass bis zum Jahr 2020 die elektronische Rechnung die vorherrschende Fakturierungsmethode ist. In einer neuen Mitteilung hat die EU-Kommission die Vorteile der papierlosen Rechnung betont: geringere Druck- und Portokosten, schnellere Zahlungen und eine niedrigere Fehlerquote. Um diese Vorteile zu erreichen und zu heben, müssen Geschäftspartner strukturierte Datenformate anstelle von PDF- oder Bilddateien austauschen.

Nachdem die EU-Kommission mit Ihrem Vorstoss zur ersatzlosen Abschaffung der elektronischen Signatur beim elektronischen Rechnungsdatenaustausch im EU-Ministerrat grandios scheiterte und die Nationalstaaten in der EU, allen voran Deutschland, jetzt beginnen, ihre Umsatzsteuergesetze an die vom Ministerrat vorgegebene Änderung der MwStSysRL anzupassen, die nun bekanntlich –ohne dass Methoden zur Sicherung vorgeschrieben werden dürfen- 3 unterschiedliche Methoden zur Herbeiführung von Beleg- und/ oder Prozesssicherheit vorsieht:

1. elektronische Signatur (in Deutschland soll es bei der qualifizierten Signatur bleiben) als Methode zur Herbeiführung von Dokumentensicherheit
2. EDI als Methode zum Nachweis der bestehenden Prozesssicherheit
3. alle anderen Verfahren, die zur Herbeiführung von Prozesssicherheit geeignet sind und die die Anforderungen nach Authentizität, Integrität und Legitimität erfüllen

lenkt die EU-Kommission nicht nur ein, sondern versucht, sich wieder an die Spitze der Bewegung zu setzen. Das ist gut so, denn der elektronische Rechnungsdatenaustausch bietet zwar enorme Vorteile für jedes Unternehmen; dennoch werden Unterstützer auf höchster politischer Ebene dringend benötigt.

Die elektronische Signatur ist dabei als preiswerte und unkomplizierte Möglichkeit des elektronischen Rechnungsdatenaustauschs in besonderer Weise für die Nutzung durch kleinste, kleine und mittelgrosse Unternehmen geeignet und bleibt im europäischen Rahmen erhalten.

Um die Nutzung der elektronischen Rechnung auf breiter Front voranzutreiben, hat die EU-Kommission ein Bündel an konkreten Maßnahmen vorgestellt. Hier engagiere ich mich auf nationaler Ebene durch Mitarbeit in verschiedenen Beratungsgremien mit dem Ziel, in möglichst kurzer Zeit eine möglichst weite Verbreitung der elektronischen Rechnung zu schaffen. Insoweit unterstütze ich aktiv die Zielsetzung der EU-Kommission.

Die EU-Kommission will mit ihrer Initiative technische und rechtliche Rahmenbedingungen schaffen, die allen interessierten Unternehmen den einfachen Austausch elektronischer Rechnungsdaten ermöglichen. Ein sehr wichtiger technischer Aspekt für die schnelle und umfassende Verbreitung von E-Invoicing wäre ein Roaming-Standard, mit dem die verschiedenen E-Invoicing-Dienstleister reibungslos Rechnungsdaten austauschen können. Hier ist noch sehr viel Detailarbeit zu leisten und es gibt hohen Gesprächs- und Abstimmungsbedarf.

Die EU-Kommission stellt sich ein Standard-Datenmodell für elektronische Rechnungen vor. Ein einheitliches Datenmodell würde nach Ihrer Ansicht einen fehlerfreien Datenaustausch ermöglichen. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) soll im nächsten Jahr Leitlinien für die Standardisierung des von der EU empfohlenen Datenformats erarbeiten. Dabei spielt neben der Definition der technischen Standards gerade die Harmonisierung der rechtlichen Rahmenbedingungen eine große Rolle. Diese Bedingungen sind in Europa nämlich keineswegs gleich oder gar harmonisch geregelt. Mit der neuen EU-Richtlinie, die zum 1.1.2013 in Kraft tritt, wurde hier lediglich ein erster Schritt von der EU-Kommission vollzogen, es gibt aber noch weiteren Handlungsbedarf im Hinblick auf einen konkreten, allgemein verständlichen und von allen EU-Mitgliedsstaaten akzeptierten rechtlichen Rahmen.

Um die Maßnahmen zur Förderung von E-Invoicing koordiniert und abgestimmt voranzutreiben, hat die EU-Kommission beschlossen, für einen Zeitraum von drei Jahren ein europäisches Stakeholder-Forum einzusetzen. Gleichzeitig hat sie die EU-Mitgliedsstaaten gebeten, nationale Stakeholder-Foren zu installieren. In Deutschland wurde schon im März 2010 das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ gegründet, in dem ich Gründungsmitglied bin und in dem die wichtigsten Dachverbände und die Bundesministerien für Finanzen, für Justiz und für Wirtschaft sowie das Bundeskanzleramt und der Normenkontrollrat in Arbeitsgruppen aktiv sind. Das FeRD zeigt sich als schlagkräftiges Gremium, das sich erfolgreich für die Verbreitung von E-Invoicing einsetzt und dem kontroverse Themen auch intensiv diskutiert werden.

Neuer Vorschlag aus Berlin - UStG soll schnell an die MwStSysRL angepasst werden

BMF akzeptiert in seinem Gesetzesentwurf drei Verfahren zur Herstellung von Belegsicherheit beim eInvoicing und setzt damit EU-Rats Vorgaben um


Das BMF kommt damit dem Verbot der Vorgabe von Methoden zur Belegsicherung im Gesetz nach, hebt qualifizierte Signaturen und EDI als besonders geeignete Sicherungsverfahren hervor und stellt klar, dass alle anderen Methoden auch genutzt werden können, wenn sie eine qualitativ gleichwertige Prozesssicherheit bieten. Das BMF plant, die Gesetzesänderung so ins Gesetzgebungsverfahren einzubringen, dass die Regelung zum 01.07.2011 in Kraft treten kann.

Entsprechend den Anforderungen der vom EU-Ministerrat beschlossenen Formulierung zur Änderung der MwStSysRL sollen damit alle Verfahren zur Belegsicherung möglich sein. Es sind dies
(1) Elektronische Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat
(2) Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren
(3) „andere Verfahren“, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten (NEU)

Damit öffnet das BMF als neuen sog. „dritten Weg“ die Verwendung „anderer Verfahren“, wie z.B. interne Kontrollverfahren, und erfüllt damit die Auflagen der EU Verwaltung. Allerdings betont das Ministerium in seiner Begründung zum neuen Gesetzesentwurf, dass bislang nur die Nutzung qualifizierter Signaturen und die Übermittlung per EDI-Verfahren standardisiert sind. Eine garantierte,
einheitliche EU-weite Anerkennung elektronischer Rechnungen, ohne landesspezifische Risiken und teure Individuallösungen, werde aktuell nur auf Basis qualifizierter Signaturen oder EDI Verfahren
gewährleistet.

Das Ministerium lässt –gerade unter Hinweis auf das Verbot der Methodenvorage- offen wie
die neuen „anderen Verfahren“, wie z.B. interne Kontrollverfahren, ausgestaltet werden müssen um die Echtheit und Herkunft von elektronischen Rechnungen über den vollen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren zuzüglich 2 Jahen Anlaufhemmung zu garantieren. Innerhalb der EU bestehen erhebliche Unterschiede in der Auffassung zur Ausgestaltung der „internen Kontrollverfahren“.
Eine EU-weite Harmonisierung dieser Auffassungen ist auch nicht absehbar. Dazu sind die nationalgesetzlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern nicht hinreichend synchronisiert.

Der sog. „dritte Weg“ wird damit nur für sehr ausgesuchte Fälle, wie z.B. konzerninterne Verrechnungen, statische Geschäftsverbindungen, oder sehr kleine geschlossene Benutzergruppen in Betracht kommen.

Wie das Ministerium im aktuellen Entwurf herausstellt, bietet besonders die qualifizierte Signatur einen sicheren Prozess, elektronische Rechnungen gesetzeskonform, national und international abzuwickeln, ohne dass die Unternehmen verschiedene landesspezifische Verfahren implementieren müssen, um Echtheit und Unversehrtheit nachzuweisen.

Allerdings sind sich die beteiligten Parteiene noch nicht einig. Besonders die Verbände der grossen Unternehmen, BDI und BDA, kämpfen noch für eine Lösung, die mit Medienbrüchen arbeitet. Nach deren Vorstellungen dürften dann elektronische Rechnungen einfach ausgedruckt werden und würden dabei die Belegeigenschaften vom Datensatz auf das Papier transponieren. BMF und BMJ sind strikt dagegen. BMWi und Bundeskanzleramt würden hierin einen erwägenswerten Vorschlag mit Erfolgsaussichten beim Bürokratie-Abbau –Ziel allein hier: 3,5 Mia. €- sehen. Dabei wird nicht berücksichtigt, dass gerade KMU, die bisher nichts mit Prozesssicherheit und deren komplexer Herstellung und Aufrechterhaltung zu tun hatten, fachlich und finanziell überfordert wären.

Lesbare Informationen zum neuen Personalausweis

Danke an Dr. Wild und Intarsys!

Informationen zur eRechnung von mir bei www.esiqia.com

Ministerrat ändert MwStSysRL

Hier gibt es weiterführende Informationen:


http://rsw.beck.de/rsw/shop/default.asp?docid=305883

http://www.saperionblog.com/ministerrat-der-eu-hat-am-13-juli-die-anderung-der-mwstsysrl-beschlossen-entburokratisierung-des-elektronischen-rechnungsverkehrs/2188/

http://www.saperionblog.com/nicht-zu-ende-gedacht-elektronisch-ubermittelte-gutschrift-muss-nach-bmf-schreiben-vom-29-01-2004-qualifiziert-signiert-werden/2123/

http://www.gabler-steuern.de/2010/07/14/eu-beschliesst-vereinfachte-elektronische-rechnungen/

Elektronische Rechnung; ganz einfach!

1 Anforderungen an den Aussteller der Rechnung (= Lieferant)

1.1 Die Rechnung muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
1.1.1 Dazu brauchen Sie ein Zertifikat, eine Chipkarte, ein Lesegerät sowie eine passende Software.
1.1.2 Es kann auch ein Dienstleister bevollmächtigt werden, die Rechnung mit der Signatur zu versehen. Die mit Collmex verschickten Rechnungen werden z.B. von unserem Partner Pixelletter signiert.
1.2 Es ist die Eingabe einer PIN erforderlich, während die Karte im Lesegerät steckt, um das Dokument zu signieren.
1.3 Es gibt auch Lösungen für Massensignaturen, damit nicht für jede Rechnung die PIN eingegeben werden muss.
1.4 Es kann entweder die E-Mail oder das PDF-Dokument signiert werden.
1.5 Der Rechnungsempfänger muss mit dem elektronischen Versand einverstanden sein.
1.5.1 Bei "Einmal-Rechnungen mag konkludentes Handeln noch ausreichen.
1.5.2 Bei einer Dauer-Geschäftsbeziehung sollte eine Vereinbarung schriftlich fixiert werden.

Das scheint auf den ersten Blick gerade für kleine Unternehmen ein ganz schöner Aufwand.

Aber: einfache Signaturlösungen sind schon für unter 100,- EUR zu haben.
Massensignaturfähige Anwendungen schlagen schnell mit mehreren tausend Euro zu Buche. Von den Kosten für die Abwicklung und den möglichen technischen Problemen mal ganz abgesehen.

Trotzdem ist das für viele noch machbar, insbesondere wenn die Rechnung von einen Dienstleister signiert wird.

2 Anforderungen an den Empfänger der Rechnung (= Kunde)

Die elektronisch übermittelte Rechnung ist eine digitale Unterlage und damit greifen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU, Kapitel II.1). Es reicht nicht, die Rechnung nur auszudrucken und abzuheften.

2.1 Das übermittelte, verschlüsselte Dokument muss im Originalzustand jederzeit überprüfbar sein.
2.1.1 Die Signatur muss geprüft und das Ergebnis der Prüfung muss dokumentiert werden.
2.1.2 Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung muss protokolliert werden
2.1.3 Die verschlüsselte, die entschlüsselte Rechnung, sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung und die Prüfprotokolle müssen auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen zulässt.
2.2 Damit ist der Rechnungsempfänger praktisch gezwungen, ein elektronisches Archiv zu betreiben. Die einfache Ablage ein einem E-Mail Postfach ist nicht ausreichend.

3 Hintergrund

3.1 Ausgangspunkt
Ausgangspunkt der Regelungen ist die EU Richtlinie 2001/115/EG zu den mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung. Die Richtlinie legt die Mindestanforderungen fest, lässt den Mitgliedsstaaten jedoch Freiraum bei der Umsetzung. Leider hat der Deutsche Gesetzgeber seinen Spielraum voll ausgeschöpft, und stellt besonders hohe Anforderungen an die Unternehmen.

3.2 Ziel: Bekämpfung Umsatzsteuer-Betrug
Mit Hilfe der Regelungen sollte der Umsatzsteuerbetrug effizienter bekämpft werden können. Eine Nachfrage bei einem Mitglied des Finanzausschusses des Deutschen Bundestages hat dies bestätigt: "Der deutsche Gesetzgeber hat vor dem Hintergrund der Notwendigkeit der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs bei der Umsetzung der Rechnungsrichtline entschieden, von der den Mitgliedsstaaten eingeräumten Optionsmöglichkeit Gebrauch zu machen und zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der Daten zu verlangen, dass eine elektronisch übermittelte Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden muss".

3.2.1 Das Ziel kann nicht erreicht werden!
Dabei wurde offensichtlich nicht berücksichtigt, dass ein Umsatzsteuerbetrüger in krimineller Absicht handelt und sich ohne Probleme auch ein Zertifikat besorgen kann - schließlich hat er ja auch ein Unternehmen angemeldet, ein Bankkonto eröffnet, fälscht Rechnungen, tätigt Scheingeschäfte. Außerdem wird er seine Rechnungen an ahnungslose Kunden besser per Post verschicken. Inhaber von beteiligten Unternehmen tauchen meist vor der ersten Prüfung ab. Mit Hilfe der umgesetzten Regelungen kann ein Prüfer die Umsatzsteuerbetrüger jedenfalls nicht leichter erkennen.

Das ist aber auch egal, denn Ziel der elektronischen Rechnung ist immer die Automatisierung und die Parallelisierung von Geschäftsprozessen. Da mag der Steuergesetzgeber an Steuer-Unterschleif denken. Das zeigt nur, was für ein Bild er vom Steuerbürger hat. Der Nutzen einer elektronischen Rechnung erschliesst sich dem, der sie nutzt; und die sie nutzen, wollen nichts anderes mehr. Noch jedes Projekt hierzu hat sich in weniger als 12 Monaten amortisiert.