elektronische Rechnung - quo vadis??

Madrid 2010


1 Fragestellung: eRechnung - quo vadis??

Von der Veranstaltung erhofften sich viele Teilnehmer eine klare Aussage, wie und wann es mit der Vereinheitlichung der electronic Invoice in Europa vorangeht. Vor allem nachdem in den letzten Wochen unterschiedlichste Pressemeldungen zu den Buzz-Words equal treatment, Abschaffung der elektronischen Signatur bei Rechnungen und dem Auftun eines neuen, sogenannten „Dritten Weges“ durch die Medien und Blogs geisterten. Um es auf den Punkt zu bringen, man bemüht sich in Europa einen gemeinsamen Rahmen eInvoice zu finden, konkrete Richtlinien und Umsetzungsvorgaben sind allerdings erst noch zu erarbeiten.

1.1 Die Antwort liegt in der Zukunft!

Wer gedacht hatte, direkt umsetzbare Vorschläge für sein Tagesgeschäft zu erhalten, sah sich demnach enttäuscht. Vielmehr vermittelte der Kongress, dass es innerhalb der EU-Gremien und Expertenrunden eine Reihe unterschiedlicher Interessen und Zielsetzungen gibt, die sich nur vordergründig unter dem Thema eInvoice einsortieren lassen.




1.2 Was ist das Ziel?

Ziel der Ratschläge der Expert Group ist die Halbierung der Verwaltungskosten durch Automatisierung der Buchhaltung, automatisierter und echtzeitfähiger Liquiditäts- und Umsatzsteuersteuerung, automatisierter Rechnungsfinanzierung und einem inheitlichen und weitgehend automatisierten Berichtswesen gegenüber der Finanzverwaltung. Besser könnte man das Ziel der GFaR auch nicht umschreiben.

1.2.1 Hat man das wirklich noch im Visier??

2 Baustelle EU



3 Die eRechnung verbreitet sich zu langsam

3.1 Die Expert Group on eInvoicing führt das auf die elektronische Signatur zurück.
= Auf den Final Report gab es doch immerhin 87 Eingaben.
= Lag ja vielleicht an dem viel zu einfachen Anmelde- und Abgabeverfahren. Da war doch mancher Einwender unterfordert.
= Ablehnung und Zustimmung zu den Vorschlägen der Expert Group sollen sich in etwa die Waage halten!
= Die Eingaben werden nun sorgfältig ausgewertet.
= Wer hätte das gedacht?
= Aber muss es bis zur Auswertung wirklich so lange dauern?

3.1.1 Das eigentliche Ziel von eInvoicing sei NICHT die Digitalisierung von Rechnungen,....
...sondern sondern die Schaffung einer neuen Plattform,.....für...
Und das setzt die Digitalisierung (oder auch Dematerialisierung, hat nichts mit Raumschiff Enterprise zu tun ...) eben zwingend voraus.

AHA!




mehr Effizienz Reduktion von Verwaltungskosten

3.1.2 Auch der Bankensektor tue zu wenig

Interessant ist diese Aussage, da die Banken durchaus stark in allen Gremien vertreten waren und sind, was sich im Laufe des Kongresses auch anhand einiger Vorträge erkennen ließ.

Wer will denn wirklich, dass die Unternehmen noch transparenter für die Kreditwirtschaft werden??

Die Argumentation, dass eine elektronische Banktransaktion bereits seit langem etabliert und anerkannt sicher ist und man dieses Verfahren auch auf die Rechnungsübermittlung übertragen könnte, ist auf den ersten Blick wirklich überzeugend. Durch eine „einfache“ Erweiterung der eBanking-Transaktionen durch den neuen Typ „eInvoice“ und die Übernahme der Zustellung und Abwicklung von Rechnungen durch die Banken, könnte in kurzer Zeit eine große Durchdringung im Markt erreicht werden, vorausgesetzt die Firmen spielen mit (wer will schon eine so große Transparenz gegenüber seiner Bank?) und die Banken können sich auf einheitliche Standards und Verfahren und natürlich die Verrechnung einigen. Zwar bietet der SEPA-Standard hier eine mächtige Basis (ausgehend von ISO20022), doch lassen die Interoperabilitätsbestrebungen der deutschen Bankenwelt in Sachen eBanking in der Vergangenheit einige Zweifel offen.

3.1.3 Die Interoperabilität sei unterentwickelt.

Es wird die Weitereintwicklung technischer Lösungen angemahnt.

= Das trägt aber nicht wirklich!

Die Session über „Interoperabilität in einer Umgebung von mehreren Beteiligten“ konnte außer Allgemeinplätzen über die Rolle von Standards (CII, ISO20022) für den gegenseitigen Austausch von eInvoices, auch zwischen Firmen und Behörden (PEPPOL-Projekt) nichts Neues beitragen. Insbesondere die PEPPOL-Mission, ein EU-Projekt mit einem Budget von mehr als 30 Mio Euro, wurde mir nicht transparent, da man eine Vielzahl von Baustellen, Schnittstellen und Problemlösungen bearbeitet. Zumindest ist in diesem Konsortium die Interoperabilität auf verbaler und begrifflicher Ebene mit eInvoice etabliert.

Schuld daran sei die elektronische Signatur

Ausserdem spreche man zuwenig vom Austausch strukturierter Daten
Das Patentrezept hierfür soll für die EU UN/CEFACT Cross Industry Invoice v2sowie der damit gekoppelte ISO Standard ISO 20022 sein.

3.1.4 Ausserdem liege die Wissensvermittlung in den EU-Ländern doch sehr im Argen!

Wenn man in 5 - 8 Jahren eine vorherrschende Stellung der elektronischen Rechnung in Europa erreichen möchte, dann müsse gerade hier von den Staaten deutlich mehr getan werden. Eine Rolle werden dabei sog. Pan-Europe Multistakeholder Forenspielen, was wir in Deutschland gerade mit der FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland, umsetzen.

Das müsste dann wohl mehr an den Tagesbedürfnissen der KMU ausgerichtet sein; und da gibt es nun mal unterschiedliche Ansätze!

Während in Spanien die Regierung ganz massiv auf eInvoicing drängt und faktisch die Unternehmen dazu zwingt, zumindest bei öffentlichen Aufträgen diese komplett elektronisch abzuwickeln, versucht Österreich ebenfalls durch staatliche Einflussnahme und Stimlation die Firmen in Richtung einvoicing zu bewegen. In beiden Fällen werden grundlegende Werkzeuge wie Rechnungsdokumentschablonen, Signaturanwendungen und Transferinfrastruktur z.T. kostenlos an die interessierten Unternehmen abgegeben, um die Durchdringung zu fördern. Die Maxime Zero cost for SMEs wird zumindest laut Maza in Spanien groß geschrieben.



3.1.5 Eine tolle Sache soll UN/CEFACT sein. Ist das wirklich so?

Für die Standardisierungsanhänger gab es am zwieten Tag eine Session über die Frage, ob der UN/CEFACT-Standard Cross Industry Invoice in der Lage ist, die Anforderungen des Marktes als grundlegender Austauschstandard zu befriedigen. Mein Eindruck davon war, dass hier noch ein gehöriges Stück Arbeit auf die Standardisierer und Software-Firmen wartet, da man nach mehrjähriger Arbeit jetzt mit CII v2 zunächst eine semantische Vereinheitlichung aller bekannten Rechnungsbegriffe und -konstruktionen vorgelegt hat, die sich rein auf den Komplex Invoice beziehen. Die in der Realität oft vorkommenden Bezüge in einer Rechnung auf Katalogobjekte (Lieferantenkatalog) oder Angebotspositionen werden erst in den nächsten Monaten bis spätestens Ende 2010 standardisiert vorliegen. Man orientiert sich dabei an der kompletten Supply Chain und hat aus verständlichen Gründen zunächst den in der Mitte liegenden Komplex Invoice behandelt. Was allerdings momentan noch ein Manko ist, wie auch Jostein Frømyr von der norwegischen EdiSys zugab, ist die Bildung von praktikablen Subsets des gewaltigen CII Standards, der es erlaubt, die in einzelnen Branchen benötigten Ausschnitte aus dem Gesamtwerk schnell anzuwenden. Hier liegen für die Softwarehersteller sicherlich noch viele Aufgaben begraben. Insbesondere, da die zu CII korrespondierende ISO-Norm 20022, die u.a. auch die finanziellen Transaktionen im Interbankenbereich regelt, eine andere Bezeichnung der XML-Tags vorsieht und dadurch derzeit immer eine Konvertierung stattfinden muss.

Dies wurde von Liliana Fratini Passi aus Italien auch unterstrichen. Ihr Wunsch wäre es, im Hinterkopf CII zu machen, praktisch aber den Ausschnitt Invoice der ISO20022 zu verwenden. Hier prallen wie bereits erwähnt wieder die Interessen von Industrie, Handel und Banken aufeinander, wobei die Mächtigkeit beider Repräsentationen vergleichbar groß ist. Zudem war in den Diskussionen auch klar, dass es dem Anwender einer eInvoice-Lösung ziemlich egal ist, welcher Datenstandard in seiner elektronischen Rechnung beherzigt wird, sofern er eine problemlose Abwicklung erzielen kann. Der Vertreter einer irischen Softwarefirma gab abschließend bekannt, dass man auf Basis von Microsoft Biztalk in einem EU-geförderten Projekt eine erste Implementierung von CII unternommen hat.

Mit David Dobbing stellte ein Vertreter von SWIFT, das für die ISO die Registrar-Rolle für ISO20022 spielt, vor, wie CII mit SEPA zusammenhängt. Als es um die Akzeptanz von CII ging, sprachen sich In einer Umfrage unter den weltweiten Mitgliedern von UN/CEFACT immerhin 40% für CII als transnationalen Basisstandard aus, während 15% dagegen stimmten. Im Sommer 2010 erwartet man eine erste Veröffentlichung des Invoice-Standards in ISO20022, was sich als Subset von CII darstellen wird. Die Implementierungssprache von CII und ISO20022 Invoice basiert auf UBL v2, einem Standard der OASIS. Pilotimplementierungen des Standards werden von GS1 in Form eines Test-Profils erwartet sowie von PEPPOL für Rechnungsaustausch zw. Firmen und Behörden. Frankreich möchte hier künftig auch eine führende Rolle übernehmen. Der konkrete Implementierungsstand der Piloten oder anderer Initiativen in Europa war allerdings nicht zu ermitteln.

4 Die wirklichen Probleme der langsamen Verbreitung sind:

4.1 Die Unternehmen erkennen nicht das Sparpotenzial

4.1.1 ...weil sie nicht wissen, was die Kosten des Rechnungsprozesses sind.

Deshalb kennen sie auch die Ensparpotenziale nicht.
Und daher ist dem Management nur schwer zu vermitteln, wo die Optomierungsmöglichkeiten sich auftun.

Zudem muss man dem Management begreiflich machen, dass eine Einführung von eInvoicing mit all seinen Randbedingungen nicht ein lästige Erfüllung gesetzlicher Auflagen ist, sondern einen eigenständigen Wert für das Unternehmen darstellt.
5 unaufgeregtes Statement der "Stoiber-Bürokratie-Abbau-Gruppe



Die unverbindlichste Präsentation in dieser Session kam sicherlich von Annika Fritsch, einem Mitglied der High Level Group of Independent Stakehodlers on Administrative Burdens, oder auch kurz Stoiber-Group genannt.

= Wer ist hier Ursache und wer ist das Problem?=

5.1 Feindbild "Signatur"

Für die Oberbürokratieabbauer der EU ist der Feind bei der Einführung von eInvoice klar ausgemacht: die elektronische Signatur. Fällt die weg, spart die EU Milliarden, alles wird schöner, bunter, einfacher. Leider war nicht mehr in den Aussagen auszumachen.

5.2 festes Standing
Beängstigend ist, dass die HLG offenbar in der EU-Kommission ein sehr guten Stand hat. Erst kürzlich wurde dies auch durch die Verlängerung des Mandats der HLG bis 2013 unterstrichen.

6 Papierrechnung ist NICHT gleichzusetzen mit einer elektronischen Rechnung!
. Eine Kerbe in das Holz der Kritiker der Empfehlungen der Expert Group schlug denn auch Carlos Maza mit der Aussage, dass das Equal Treatmentvon Papier und eInvoice ja nett, aber in der Umsetzung bei weitem nicht so einfach sei, wie sich das so mancher EU-Politiker und Consultant vorstellt. Konkret befürchtet die spanische Regierung bei einer vollständigen Formfreigabe eine Sintflut von falschen bzw. nicht kontrollierbaren elektronischen Rechnungen. Solange keine anderen einfachen und sicheren Authentizitäts- und Integritätsprüfwerkzeuge zur Verfügung stehen, sollte die Signatur von Rechnungen in in jedem Falle beibehalten werden. Ein Land der EU, das sich durch weitgehende Formfreiheit bei eInvoices auszeichnet und das dadurch auch einen entsprechend hohen Anteil an eInvoices aufweisen kann, ist Finnland.

7 Die Bedeutung der Umsatzsteuer wurde bisher übermässig problematisiert.

7.1 Insbesondere scheint das Thema "Verhinderung fraudulenter Handlungen" zu sehr im Mittelpunkt zu stehen. Man kommt daran nicht vorbei, obwohl es nicht so gross ist, wie immer behauptet!



Den Abschluss bildete eineSession über das VAT Framework. Ein sehr illustrativer Beitrag von Santiago Segarra vom spanischen Finanzministerium illustrierte die aktuelle Verfahrensweise mit elektronischen Rechnungen in Spanien (unter Zuhilfenahme der elektronischen Signatur) und die möglichen Auswirkungen eines auf einem Audit Trail aufsetzenden „Dritten Weges“.

7.2 Gerade der von der Expert Group als Kompromiss vorgetragene "Dritte Weg" ist wohl noch nicht durchdacht.

Die Problematik durchgängig prüfbarer und auch datentechnisch zwischen Sender und Empfänger abgleichbarer Rechnungsprozesse ist nicht zu unterschätzen. Die dabei entstehende Methodenvielfalt fördert gerade nicht die Vereinheitlichung von Prüfungsprozessen in IKS, Controlling, Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung.

Man kann es so machen ... wenngleich der initiale Aufwand um einiges höher eingeschätzt wird, sofern noch keine standardisierten Softwarewerkzeuge zur Abwicklung vorliegen. Der Leiter des Indirect Tax Committee der TEI, Jean-Daniel Rouvinez, präsentierte die Rechnung als Eisberg, bei dem die VAT die Spitze bildet, der kommerzielle Wert des eigentlichen Rechnungsbetrags, der unter Wasser liegt, aber um den geschätzten Faktor 5 den Wert der VAT übersteigt.

Jede Optimierung der Abwicklung des Rechnungsbetrags hat demnach wesentlich größere Auswirkungen auf die Unternehmen als die bloße Fokussierung auf die VAT.
Der Co-Chairman des CEN/ISSS-Workshops, Stefan Engel-Flechsig appellierte abschließend nochmals daran, die elektronische Rechnung nicht als Dokument (in Form eines PDF oder anderen Formats) zu betrachten, sondern sie als strukturierte Daten wahrzunehmen, was ihren eigentlichen Kern darstellt.

8 Fazit: Die Antwort liegt in der Zukunft.

Insgesamt erhielt man einen Überblick über die Initiativen und Bemühungen, die derzeit auf europäischer Ebene in Sachen eInvoice aktiv sind. Eine klare Richtung kann daraus meines Erachtens nur insofern abgeleitet werden, als dass mittlerweile eine große und damit vielleicht auch kritische Anzahl von Beteiligten in Europa sich dem Thema eInvoicing widmen und auf praktikable Umsetzungen drängen. Die Rolle der elektronischen Signatur als natürliches Infrastrukturelement für die Sicherstellung von Authentizität und Integrität des Transfers von Rechnungsdokument und/oder Rechnungsdatensatz wurde in den Diskussionen am Rande nirgends in Frage gestellt. Offenbar muss aber in der offiziellen Lesart zunächst eine Verankerung dieser Technologie in den Vorgaben verschwinden, um dann in der Folge wieder als empfohlenes Mittel der Wahl für die Erreichung der höheren Ziele Authentizität und Integrität in Verfahrensanweisungen einzufließen. Hier werden sicherlich noch einige Schleifen geflogen werden. Das Motto des Kongresses und auch der europäischen Bemühungen in Sachen eInvoicing wurde durch ein afrikanisches Zitat, das Fr. Passi vorstellte, auf den Punkt gebracht:

„if you want to go fast, walk alone. If you want to go far, walk together“.
Nun denn, eInvoicing ist eine Sache, bei der wir weit gehen müssen,

one-page-information zur Verfahrensdokumentation

Eine Buchführung muss nachvollziehbar sein. So fordert es das Handelsrecht. In der „Papierwelt“ war die Nachvollziehbarkeit und die Prüfbarkeit der Unterlagen recht einfach herzustellen. Die Rechnung ging per Post ein, ging durch verschiedene Stationen, wurde Sichtprüfungen und Freigaben unterzogen, gestempelt, kontiert, gebucht und archiviert. Für das Archiv reichten Aktenplan, Aktenschrank, Aktenordner, Register; und das war die Grundausstattung der Archivierung in allen Unternehmen, egal welcher Grösse.

Der audit trail ging vom Beleg über die Buchung im Hauptbuch (amerikanisches Journal), das mit Hilfe von Nebenbüchern wie Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch, Kassenbuch etc. abgestimmt wurde. Aus der Addition der Kontenspalten im Journal wurden Kontensalden gebildet, die in die Hauptabschlussübersicht übertragen wurden. Die Abschlussbuchungen wurden in Papier belegt und danach in der Buchungsspalte der HAÜ gebucht. Aus den zeilenweisen Additionen der Kontensalden und der Abschlussbuchungen ergab sich die Hauptabschlussspalte, die dann zerlegt wurde in Bilanz (Aktiva - Passiva = Kapital) und Gewinn- und Verlustrechnung (Umsatz – Kosten = Ergebnis).
An diese Technik der Buchführung und Abschlusserstellung erinnert sich in den Unternehmen heute kaum noch jemand. Und doch liegt hier der Kern des Verlangens nach Verfahrensdokumentation.

Ein digitales Rechnungswesen ist, damit ein sachverständiger fremder Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Buchführung sowie die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage verschaffen kann, in hohem Masse erklärungsbedürftig. Das Archivprinzip „Aktenschrank“ nämlich funktioniert nicht mehr. Durch die Integration der Prozesse, durch Digitalisierung und Parallelisierung, verbunden mit den Prinzipien „Datensparsamkeit“ und „Singularität“ werden Dokumente digital vorgehalten. Schon 1995 wurden deshalb die Gundsätze ordnungsmässiger DV-gestützter Buchführungssysteme „GoBS“ formuliert. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen „GDPdU“ wurden 2002 veröffentlicht. Sie bekräftigten den schon in den GoBS enthaltenen Anspruch auf unveränderte Prüfbarkeit durch progressive und retrograde Prüfungspfade und Belegsichtung. Dieser Anspruch wird auch in der den GoBS nachfolgenden Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung berim Einatz von IT-Systemen „GoBIT“ (Veröffentlichung 2011?) aufrechterhalten. Die GoBIT werden dazu weiterentwickelte Definitionen enthalten und erstmalig das Gerüst einer Verfahrensdokumentation vorstellen. Denn nur eine Verfahrensdokumentation setzt den „sachverständigen Dritten“ überhaupt in die Lage, sich in angemessener Zeit den geforderten Überblick zu verschaffen. Alle drei Grundsätze erwarten eine ausgearbeitete Verfahrensdokumentation.

Eine Verfahrensdokumentation ist vor allem eine handelsrechtliche Anforderung. Die Geschäftsleitung eines Unternehmens schuldet den Unternehmenseignern eine ordnungsgemässe Leitung; dazu gehören Transparenz, Dauerhaftigkeit, Organisation der Unternehmensrechnung, internes Kontrollsystem u.v.m. Eine gepflegte VFD ist nützlich für die Geschäftsleitung, denn sie will anlässlich der Vorlage und Feststellung des Jahresabschlusses entlastet werden. Entlastung gibt es nur für berichtete Geschäftsvorfälle. Da nicht jeder einzelne Geschäftsvorfall berichtet werden kann, muss eine Dokumentation nachweisen, dass die Geschäftsleitung zu jeder Zeit Überblick über die Vermögungs-, Finanz- und Ertragslage haben konnte und danach Entscheidungen traf. Fehlt es daran, wirkt die Entlastung nur teilweise, nämlich insoweit, als sich der Entlastungsbeschluss am von der VFD gestützen Teil des vorgetragenen Jahresberichts ausrichtet. Was nicht darunter fällt, wurde nicht berichet und kann auch nicht entlastet werden.

Eine Verfahrensdokumentation ist auch sehr hilfreich im Falle einer Unternehmensveräusserung/ eines Unternehmenskaufs. Wie sonst soll der Interessent erkennen, mit welchem Organisationsgrad gearbeitet wurde und wie belastbar die ihm vorgelegten Jahresabschlusszahlen, betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Liquiditätssteuerungen etc. sind? Ist eine VFD vorhanden, verkürzt sich die Zeit des due diligence und die VFD wird sich auch positiv im Kaufpreis auswirken, denn sie beeinflusst den Unternehmenswert positiv, weil die Risikofaktoren des Unternehmens sich mindern.

Die GoBS verlangen als Inhalt der Verfahrensdokumentation
1. eine Anwenderdokumentation
2. eine technische Systemdokumentation
3. eine Betriebsdokumentation
4. ein internes Kontrollsystem im Sinne von einer Sammlung innebetrieblicher Steuerungsmassnahmen

Die GDPdU formulieren präzise Anforderugnen an den Umgang mit elektronischen Rechnungen und referenzieren auf die GoBS.

• Neben den maschinell auswertbaren elektronischen Daten des Rechnungswesens sind nun auch nicht elektronisch auswertbare Dokumente wie Verträge o.ä. zu verwalten.

• Im papiergebunden Rechnungswesen gab und gibt es Konventionen, die sich bei unterschiedlichen Unternehmen nicht voneinander unterscheiden. Die Organsiationsmittel sind dabei in allen Unternehmen gleich.

• in einer digitalisierten Unternehmensorganisation ergibt sich die Organisationsdividende vor allem aus der Parallelisierung von Vorgängen. Diese führt zu einer signifikanten Beschleunigung der Prozesse im Rechnungswesen und darüber zu einer höheren Verarbeitungsqualität der Daten. Die Auswertungen sind belastbarer. Allerdings ist die Organisation auch komplexer. Wer keine Detailkenntnisse über die Unternehmensorganisation hat, wird sich in einem solchen Rechnungswesen nicht in angemessener Zeit zurechtfinden, wenn er nicht eine Wissensvermittlung über das Gesamtsystem -in Form einer Verfahrensdokumentation- erhält.

Zur Nachvollziehbarkeit gehört auch die IT-Sicherheit und die Sicherheit der Archivierung. Die dazu genutzten Verfahren sind in der VFD zu beschreiben, damit die Brauchbarkeit der Verfahren nachgeprüft werden kann. Ohne IT-Sicherheit gibt es keine Revisionssicherheit.

Eine Verfahrensdokumentation ist ein in Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung vorzulegendes Dokument. Es muss Systemveränderungen mitbeschreiben und ist daher zu versionieren und versioniert aufzubewahren.

one-page-information zur elektronischen Rechnung, Infos zur elektronischen Signatur

Elektronische Rechnungsstellung ist hocheffizient und kostengünstig. Sie führt zu einer Bescheunigung der Abrechnungsprozesse beim Rechnungssteller und beim -empfänger. Die Digitalisierung bisher papiergebundener Unternehmensverwaltung erlaubt eine Parallelisierung von bisher nacheinander ausgeführten Einzelschritten. Die Verteilung digitaler Dokumente an die betroffenen, bearbeitenden, freigebenden Stellen kann vertaktet und vergleichzeitigt werden. Bisher einzeln erfolgende Bearbeitungsschritte werden ineinander verzahnt. Digitale Rechnungsdaten können in vor- und nachverarbeitende Systeme wie Rechnungswesen, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Bestellwesen, Rechnungsfreigabe etc. integriert werden.

Die handelsrechtlich und steuerlich verlangte Dokumentensicherheit, ausgedrückt in Identität des Rechnungsstellers und Authentizität des Rechnungsbelegs, wird in Deutschland mit der qualifizierten elektronischen Signatur hergestellt. Es handelt sich dabei um

• eine normierte Infrastruktur mit hoher Sicherheit (Signaturzertifikate von Trust Center, Signaturen nur mit Signaturkarte und sicherer Signaturerstellungseinheit)
• geringe Ausstattungsanforderungen (abhängig von der Menge der zu signierenden und zu verifizierenden Rechnungen, dem Integrationsgrad der Weiterverarbeitung, den Schulungskosten für die Mitarbeiter)
• ein eingeführtes Verfahren (eine verstärkte Nutzung bedarf nur noch der Wissensvermittlung bei kleinen und mittelgrossen Unternehmen)

Diese Massnahmen steigern die Effizienz der Unternehmensverwaltung und –steuerung. Gleichwohl ist der Betriebsaufwand solcher Lösungen auch für kleine Unternehmen überschaubar. Zertifikat mit SmartCard, sichere Signaturerstellungseinheit und eine einfache Signatur-Software reichen aus.
Der wirtschaftliche Gehalt der elektronischen Rechnung steckt in der „Organisations-Dividende“ aus der Verzahnung der einzelnen Abrechnungsprozesse eim Rechnungssteller und –empfänger. „ibi-research 2009“ der Uni Regensburg kommt auf Kosteneinsparungen von bis zu 50% „all-in“ gegenüber herkömmlichen Abrechnungen.

Gerade jetzt, da die elektronische Rechnung ihren Weg zum Erfolg auch in kleinen und mittelgrossen Unternehmen antritt, gibt es Störsignale aus Brüssel. Ursache ist die geplante Änderung der Mehrwertsteuer-System-Richtlinie 2006/112 EG. Nach dem Willen der EU sollen Rechnungen und elektronische Belege auch ohne technische Dokumentensicherheit (Signaturen) versendet werden können. Statt der Dokumentensicherheit wünscht man nun Prozesssicherheit. Mit dem Argument der Gleichbehandlung von Paperrechnungen zu elektronischen Rechnungen sollen allein die beteiligten Partner mit ihren IT-Systemen und ihrer jeweiligen Prozessorganisation für die Sicherheit der ausgetauschten Dokumente verantwortlich sein. Diese Änderung soll Prozesskosteneinsparungen und Vereinfachungen ermöglichen.

Die Folgen dieser Änderung wären beträchtlich:
• zur Herstellung der Prozsssicherheit gehören ein internes Kontrollsystem und ausgearbeitete, wohldurchdachte Prozesse im Rechnungswesen
• die Unternehmen gehen ein hohes Risiko bei der Herstellung der Prozesssicherheit ein. Sie müssen betriebsinterne Steuerungsregeln, die sie so bisher nicht kannten, einführen, dokumentieren, pflegen und versionieren. Erweiterte Sicherheitsprüfungen in Unternehmen wären die Folge.

Und erst wenn Wirtschaftsprüfer oder steuerliche Betriebsprüfung einige Zeit später diese individuellen Regelwerke anerkennen, gibt es Rechtssicherheit. In der Zeit dazwischen gibt es eine Lücke der Ungewissheit. Die Rechtssicherheit ist auch geringer als bisher, denn ein qualifiziert elektronisch signiertes Dokument ist ein Anscheinsbeweis. Ein prozesssicheres Dokument ist dagegen nur ein Objekt der freien richterlichen Beweiswürdigung.

• Es kommt zu einer Lücke zwischen Umsatzsteuerrecht, das dann irgendwann einmal qualifizierte Signaturen nicht mehr vorschreibt und Aufbewahrungsvorschriften, die sich gerade nicht an der MwStSysRL ausrichten und für die in Deutschland nach wie vor Signaturregeln bestimmend sind.

• Die Finanzverwaltung fürchtet neue Betrugsmöglichkeiten und arbeitet daher schon an neuen Techniken der Betriebsprüfung. Sie könnte die Regeln für den elektronischen Rechnungsversand verschärfen, wenn die Dokumente als Belege anerkannt werden und zum Vorsteuer-Abzug berechtigen sollen.

Es ist allerdings zunächst einmal Entwarnung angesagt. Zum Einen wurde die für den 24. April 2010 terminierte Abstimmung über die Änderung der MwStSysRL soeben –auf unbestimmte Zeit?- verschoben; zum Anderen gelten die bestehenden Signaturregeln mindestens bis zum 31.12.2012, da die geplante Umsetzung in nationales Recht erst zum 01.01.2013 erfolgen soll. Und Drittens wird die qualifizierte elektronische Signatur als anerkanntes Mittel der Dokumentensicherheit erhalten bleiben. Sie gilt weiterhin. Eine Änderung der MwStSysRl würde daran nichts ändern. Die qualifizierte elektronische Signatur darf nur nicht mehr zwingend als Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug vorgeschrieben werden. Sie träte dann gleichberechtigt neben die anderen, prozesssichernden Verfahren, die der EU vorschweben.

one-page-information zum Fortfall der Sammelrechnung im EDI-Verfahren, deutsch und englisch

One-page-informationone-page-information Fortfall der Sammelrechnung in EDI ab 01.01.2009

Ursache: Änderung § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG; Sammelrechnung aus Gesetzestext entfernt
Wirkung: Sammelrechnung in EDI gibt es nicht mehr; Integrität und Authentizität der Rechnung sind jetzt in einem nachprüfbaren Verfahren sicherzustellen: die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt diese Anforderung
Begründung: Forderung der Wirtschaftsverbände nach Verwaltungs- und Steuervereinfachung; Gesetzgeber kommt den Forderungen nach. Aber: Aufgrund der bisherigen zentralen Kontrollfunktion der Sammelrechnung im EDI würde durch ersatzlose Entfernung -ohne Alternative und ohne zusätzliche Massnahmen- die handelsrechtliche Ordnungsmässigkeit und die steuerliche Konformität beeinträchtigt. In vielen Fällen geriete auch der Vorsteuerabzug in Gefahr.

Handlungsbedarf: Daher Anpassung der Rechnungsstellungs- und –prüfungsprozesse erforderlich; EDI sieht nicht zwingend ein Signaturverfahren vor. Die Herstellung von Beweiswert und Vertrauen in den Beleg ist vom Gesetzgeber bewusst nicht vorgegeben. Jedes Verfahren, das Integrität und Authentizität beweist, ist zulässig. Die Anreicherung der bisherigen „Teil-Rechnungen“ mit vorgegebenen Stammdaten und qualifizierter elektronischer Signatur ist ausreichend. Mit Einschaltung eines qualifizierten Providers, der die Rechtskonformität garantiert und bei Rechtsänderungen automatisch für update sorgt , ist diese Arbeit wegdelegiert. Unternehmen, die das lieber selbst erledigen wollen, benötigen zum Nachweis der Belegsicherheit

1. EANCOM-Vereinbarung
2. interchange agreement; Vereinbarung Rechnungsdatenaustausch mit Geschäftspartner und durch
3. Verfahrensdokumentation, die auch nach Grundsätzen der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gefordert wird.
Weitere Nachweise können in Betriebsprüfung erhoben werden durch Prozessbetrachtung. Verlangt wird dokumentenbezogene Sicherheit.

Alle bisherigen „Teil-Rechnungen“ werden zu „Vollrechnungen“. Sie bedürfen zur Erlangung von Vorsteuer-Abzug daher der Pflichtbestandteile des § 14 Abs. 4 UStG
• Namen und Anschriften Leistender und Leistungsempfänger (*)
• Steuernummer oder USt-ID-Nummer des Leistenden (*)
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung; Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Leistung; bei Vorschussanforderung Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn abweichend von Ausstalltungsdatum Vorausrechnung
• Aufschlüsselung Entgelt nach Steuersätzen, ggf. Angabe der Begründung Steuerbefreiung
• Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag daraus
• In Fällen § 14 b UStG Hinweis auf Aufbewahrungspflicht
(*): Daten lassen sich aus Stammdatenbank anreichern

Für die bisher als Teilrechnungen erstellten (jetzt: Voll-) Rechnungen müssen Visualisierungsmöglichkeiten in den Systemen aktiviert oder geschaffen werden. PDF/A ist möglich und erleichtert Archivierung. Archiv-Volumen erhöht sich durch Erhöhung Rechnungsanzahl und Archivierung von Daten PLUS PDF/A.

Verfahrensdokumentation ist anzupassen; die Anpassungen sind zu historisieren.
Betroffene Prozesse; Übersicht, nicht vollzählig:
• Rechnungssteller
o Rechnungserzeugung; Herstellung und Sicherung von Identität und Authentizität
 Rechnungserzeugung
 Integration von Metadaten
 Visus der Einzelrechnung
 Archvierung
o Rechnungsempfänger
 Visus der Einzelrechnung
 Übersetzen Metadaten in Zielformat
 Archivierung
 Rechnungsverarbeitung

Ausweg: aus Teilrechnungen werden Vollrechnungen, die werden qualifiziert elektronisch signiert, alle anderen Prozesse werden beibehalten

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One-page-information – Elimination of collective bill from January 1st 2009in Germany
Causa: Change § 14 paragraph 3 Nr. 2 UStG, Terminus “collective bill” eliminated from text of law

Effect; from view of legislative in EDI there is no longer any collective bill; integrity & authenticity of document shall be proofed in other verifiable procedures; qualified electronic signature meets theese requirements

Reason: triggered by business associations and concerning tax simplification, legislators follows proposals. As collective bill was central control function in the records when using EDI there has to be a substitute to ensure trade regularity and tax conformity. Otherwise the commercial and tax compliance might come in risk. In many cases, the tax deduction would be compromised

Action: adjustment of billing and auditing processes required. EDI does not necessarily provide a signature scheme. Proof of probative value and confidence into documents content is not deliberately set by the legislature..Any scheme giving integrity & authenticity to the documents content -seen from view of law- is permitted. Enrichment from previous “partial bills” with qualified electronic signature will do. Involvement of a provider like OB10 who guarantees the legal & tax compliance actual and offers automatic updates in future will delegete this task off-customers-staff. Companies who will do this in their own responsibility need for this

1. EANCOM-Agreement
2. Interchange agreement, for any partner dealing invoice data with
3. Regulatory publication, which is required by german law, too (GDPdU)
Other requests on proof of scheme or on proof of integrity & authenticity can be done by the german fiscal authorities. Required is document-driven security.

All further “partial bills” grow to “bills”. For tax deduction they need “components required by law” as
• Name and adress of customer (*)
• Tax Number or VAT-Number of biller(*)
• Date of bill
• Current bill number
• Quantity and type of delivery
• Date of delivery
• Data of receipt on request for advance payment, if different from pro forma invoice
• Information on tax rates, if so: specifying reasons for exemption
• Tax rate and amount of taxation
• In case of § 14 UStG, evidence of retention requirement
(*) enrichment from database is permitted

“Grow to bills” means possibility of retrieval in data base and archiv for fiscal authorities by viewer in records systems. PDF/A is permitted, enlightens archiving. Volume of archives will grow significant by archiving PDF/A-document as well as system-induced dataset.

Regularity publication has to be adjusted including history of adjustment, affected processes are (not complete!)
• Biller
o Billing, process of giving integrity & authenticity to documents content
 Billing process
 Integration of data bases including meta-dates
 Visus of any single bill
 Archiving
o Invoice recepient
 Visus of any single bill
 Transformation of meta-dates to meta-dates in target
 Archiving
 Operating processes on invoicing

Exit: Grow further “partial bills” to regular bills, sign qualified electronically; keep all other procedures unchanged

Zur Beratungsaufgabe von StB und WP in der Verfahrensdokumentation

7. Zunahme der Prüfungen

7.1. Beratungsbedarf

Steuerliche Betriebsprüfungen nach GdPDU werden zunehmen. Eine Aufgabe des Steuerberaters ist dabei die Beratung zur Erlangung einer „GdPDU-Fitness“ seiner Mandanten. Dass es derzeit nur wenige Prüfungsanordnungen gibt, die einen digitalen Datenzugriff ankündigen, liegt an der Zurückhaltung der Betriebsprüfungsdienste der Landesfinanzverwaltungen. Da die Prüfer aber inzwischen flächendeckend und ausreichend mit hard- und software ausgestattet sind, da auch die Schulungen inzwischen wenigstens die grundsätzliche Ausbildung mit Prüfprogrammen erledigt haben und da auch die Prüfroutinen zwischenzeitlich in die Prüfsoftware eingearbeitet wurden, wird die Anzahl der digitalen Prüfungen zunehmen.

Aktuelle Studien besagen, dass derzeit 5% der Unternehmen in Deutschland sich mit Fragen der GdPDU in der Betriebsprüfung befasst haben. Diese Unternehmen dürften eher im Bereich der Gross-Unternehmen zu finden sein. Das heisst: die klassische Klientel der steuerberatenden Berufe bietet ein weites Feld der Beratung und wird bald mit entsprechender Nachfrage auf den Markt treten.

Die im Rahmen einer GdPDU-Prüfung zu lösenden Aufgaben fordern zunächst einmal die Lösungsbereitschaft der Beteiligten. Es ist gerade nicht damit getan, Archiv-CDs abzurufen. In dem Masse, in dem Unternehmen Daten originär digital erzeugen, müssen viele verschiedene Probleme gelöst werden. Die Verwaltung des Unternehmens ist dauernd neu zu überdenken und bei Änderungen in der IT gibt es jetzt auch Dokumentationspflichten, die der Steuerprüfer einfordert. Die mit der gesetzlichen Vorgabe nach langzeitiger Verfügbarkeit über 10 Jahre bei gleichzeitiger maschineller Auswertbarkeit einhergehenden Anforderungen an die IT stellen eine echte Herausforderung dar, vor allem für mittlere bis kleine Unternehmen. Neben der Bereitstellung von Speicherplatz und regelmässigen Bestandstests zur Sicherstellung der Haltbarkeit und Lesbarkeit der Daten sind viele andere Themen auch zu bedenken. Als Beispiel sei nur die Migration von Datenbeständen genannt.

7.2. Beratung zur Gestaltung der IT ist betriebswirtschaftliche Beratung

Der Steuerberater kann seinem Mandanten wertvollen Rat erteilen, wenn er sich in dieses Sachgebiet einarbeitet und sich nicht dazu verleiten lässt, jedes Einzelproblem nur aus der Sicht der Finanzbuchhaltung oder nur aus der Sicht der Datenverarbeitung zu betrachten. Gerade seine Expertise in allen Fragen der betriebswirtschaftlichen Gestaltung von Unternehmen und im Management von Informationstechnik aus der Sicht des Praktikers ist doch bei den Mandanten gefragt. Natürlich ist die einfachste Anforderung einer Betriebsprüfung die nach Datenträgerüberlassung von Buchführungsdaten. Aber daneben sind auch solche Fragen zu beraten wie die einer effizienten, das Mandantenunternehmen wenig belastenden Datentrennung von „steuerlich relevanten“ und „anderen“ Daten. Die Organisation von Betriebsgeheimnissen gehört ebenso hierher wie die Organisation der Einhaltung von Regeln zum Datenschutz. Die vielen Subsysteme einer Buchführung wie Warenwirtschaftssystem, Rechnungsschreibung, Material- und Zeitverwaltung u.a. müssen zum Erreichen einer GdPDU-Fitness in ihrem Zusammenspiel neu organisiert werden, solche Daten wie Planung, interne Revision, Management-Informationssysteme und andere, die den Betriebsprüfer nichts angehen, weil sein Prüfungsauftrag sie nicht erfasst, müssen von Prüfungshandlungen fern gehalten werden. . Änderungen an der IT-Landschaft müssen dabei beachtet werden. Der Prüfer braucht im Falle von direktem oder indirektem Datenzugriff einen organisierten Prüfer-Arbeitsplatz und er braucht eine Einweisung. Unschwer zu erkennen: Das ist sehr beratungsintensiv. Und genauso beratungsintensiv ist die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung. Es ist schon ausgeführt worden, dass diese Dokumentation nicht nur für die Betriebsprüfung geschrieben werden sollte. Das wäre einfach zu aufwendig, denn das Unternehmen profitiert von den Möglichkeiten einer Verfahrensbeschreibung und von der damit bewirkten Verbesserung der Unternehmensverwaltung deutlich mehr als die Betriebsprüfung.

7.3. besondere Beratungsfelder

Die Organisation der effizienten Analyse von Massendaten muss irgendwo im Unternehmen dokumentiert sein, damit die Mitarbeiter wissen, wer es macht und wie es geht. Diese Organisation ist Voraussetzung für das Einlesen und Zuordnen der Daten, mit denen sich dann in kürzester Zeit Auffälligkeiten der unterschiedlichsten Art entdecken lassen. Die haben keineswegs immer steuerliche Relevanz, führen aber oft zu einer Verschlankung der Verwaltung im Unternehmen.

Die Kassenminus-Prüfung gehört zum Standard moderner Buchhaltungsprogramme. Die Altersstruktur und die Reichweite des Waren- und Erzeugnislagers stets aktuell zu erhalten, ist da schon ein wichtigeres Steuerungsinstrument. Neben der Betriebswirtschaft liefert es auch noch die Begründung für die Vornahme von Teilwertabschreibungen wegen langer Lagerdauer. Zudem lassen sich so Inventuren in kürzester Zeit auch unterjährig durchführen.

Lückenanalysen in Bereich der Rechnungs- und Lieferbeleg-Nummern sichern die Vollständigkeit der erfassten Belege und verhindern Doppelvergaben.

Die Überprüfung von Kontodaten im Bereich der Kunden, der Lieferanten und der eigenen Mitarbeiter sichert den Zahlungsverkehr effektiv ab. Insbesondere zeigt es an, dass zB keine Beschäftigungsverhältnisse aufgeteilt wurden, um unter Gleitzonen- oder Geringverdienergrenzen zu gelangen. Diese Frage wäre dann in der Betriebsprüfung schon von vornherein erledigt.

Die Überprüfung von Verrechnungspreisen an verbundene Unternehmen wird in Zeiten der zunehmenden Verflechtung auch kleinerer Unternehmen sehr wichtig. Eine Überprüfung durch eine Artikel-Datei kann sehr effizient durchgeführt werden.

7.4. Beratungsposition der Berater

Der Steuerberater ist, dies zeigen alle einschlägigen Untersuchungen, „der“ Berater seiner Mandanten. Sein Rat ist in vielen Bereichen der Unternehmensführung gefragt. Die Mandanten sehen ihn in der Pflicht, eine Beratung zur Vorbereitung und Gestaltung eines modernen Rechnungswesens anzubieten. Das soll vor allem die Möglichkeiten der IT, ihre Effizienz und ihre Sparpotentiale ausnutzen. Das es daneben auch noch die Pflichtprüfung des Wirtschaftsprüfers oder in mittleren und kleinen Unternehmen die Arbeit des Betriebsprüfers beschleunigt, ist Nebeneffekt.

Der Steuerberater ist vor allem in der Beantwortung der Frage nach „steuerlich relevanten Daten“ herausgefordert. Auch die Erstellung von Datenträgern zur Überlassung an Prüfer könnte seine Aufgabe sein. Vor allem aber ist er Ratgeber bei der Organisation des Rechnungswesens und des Unternehmensarchivs. Und wer ausser dem Unternehmen und seinem Steuerberater könnte die Aufgabe nach einer fachlich durchdachten Verfahrensbeschreibung sonst erfüllen.

7.4.1. Prüfungs-Simulation durch Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer?

Natürlich könnte man auf die Idee kommen, eine digitale Selbstprüfung als „vorweggenommene Betriebsprüfung“ durchzuführen. So könnten kritische Prüffelder aufgespürt und bearbeitet werden. Vor diesem Ansinnen ist zu warnen. Die allgemeinen Regeln der Betriebsprüfung sind nicht geändert worden. Die digitale Betriebsprüfung ist lediglich Werkzeug, nicht Prüfungszweck. Die Prüffelder der Betriebsprüfung sind im Vorherein selten bekannt und die Vorgehensweise des Prüfers sehr individuell. Die Sache ist also nicht vorhersehbar.

7.5. Schlussbemerkung

Immer noch ist und bleibt ein hochwertiges Rechnungswesen, eine gute Unternehmensorganisation eine Absicherung gegen böse Überraschungen. Das Stichwort heißt Qualitätssicherung in Finanzbuchhaltung und Unternehmensverwaltung; und Qualitätssicherung ist immer prozessbegleitend. Wer ausser dem Steuerberater wäre sonst noch so gut geeignet, diese Sache anzugehen und natürlich auch die Dokumentation hierzu vorzubereiten. Es geht hier vor allem um die Sachkenntnis des Praktikers. IT-spezifisches know-how lässt sich ebenso wie steuerverfahrensrechtliches Spezialwissen immer „dazukaufen“. Ausser dem Unternehmer ist doch nur sein Steuerberater aufgrund seines langjährigen Einsatzes im Mandat und durch seine Berufserfahrung so intim mit den Bedingungen des Unternehmens vertraut, dass er diese Aufgabe zum Erfolg führen kann.

Verfahrensdokumentation und Inventory

3. Bedeutung der Verfahrensdokumentation für Jahresabschlussprüfung, steuerliche Betriebsprüfung und due diligence

3.1. Inventory

IT-Management-Systeme sind aufwendig. Sie tragen nicht zur direkten Wertschöpfung bei und sie verursachen hohen Schulungs- und Betreuungsaufwand. Sie sind aber notwendig, um die Dokumentation der eingesetzten Systeme abbilden zu können. Erfreulicherweise sind die Komponenten zum Teil bereits vorhanden, zum Teil auch für vergleichsweise geringe Preise zu haben. Die Technik hat sich auch hier weiterentwickelt, und so sinken die Kosten. Im Grunde genommen ist ein IT-Management-System eine Zusammensetzung aus

• Überblick über die Software-Verteilung
• Remote-desktop
• Hard- und software-inventory
• License management

Ein Werkzeug zur Gestaltung der „Software-Landkarte“ ist bereits in Windows (ab W2000) enthalten, der remote desktop ist seit Windows XP Bestandteil des Betriebssystems.

3.2. Software-Einsatz zur Inventarisierung

Für ein hard- und software-inventory gibt es verschiedene Software zu kaufen. Die Programme unterscheiden sich in Leistung und Preis. Alle Systeme erfassen automatisch hard- und software-Informationen zu jedem System. Danach unterscheiden sie sich deutlich. So gibt es monolithische und modulare Systeme; solche mit und ohne license management; es gibt grafische Auswertungen in Form von Netzplänen und es gibt exception reports, die Störfälle dokumentieren. Einige Systeme verwalten auch die System-Handbücher, die Serviceverträge und sogar Notfall- und Wiederanlaufpläne. Werden die vorhandenen Informationen verknüpft, sind im Fehlerfall Auswirkungen erkennbar, Ausfälle eingrenzbar. Es gibt standortübergreifende Programme und lokale Anwendungen. Es gibt auch Systeme, die Soll- und Ist-Zustände der System-Komponenten erkennen und damit ein Frühwarnsystem darstellen. Wofür auch immer man sich entscheidet: Wichtig ist es, das Ziel einer Inventarisierung in Erinnerung zu halten: Denn in einem Unternehmen, in dem mehr als ein PC genutzt werden, ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Hardware-Ausstattung und Software-Stände „leben“; ebenso die peripheren Systeme wie Scanner, Drucker etc. Daher sollte gelten:

• Eine betriebsbereite EDV ist für ein Unternehmen heute lebensnotwendig. Fehler oder Ausfälle mindern die Verfügbarkeit. Sie lassen sich nicht ausschliessen. Wer einen kurzfristig möglichen Wiederanlauf wünscht, braucht aktuelle Informationen zum Stand seiner Informationstechnik.
• Redundante Daten sind gefährlich für die Datenintegrität und die –konsistenz. Sie sind deshalb dringend zu vermeiden. Nutzen hieraus: Es muss immer nur ein Datum gepflegt werden.
• Schutz- und Verwaltungsprozesse wie Netzwerküberwachung, trouble-ticketing, facility management etc. brauchen zum Funktionieren aktuelle Dokumentationsdaten.
• Die Administration der Systeme muss zudem wissen, welche Wartungsverträge bestehen, welche Servicepartner wofür zuständig sind und wo die Notfallpläne liegen, abzulegen sind und zugeordnet werden.
• Die im Inventory enthalten Daten sind idealerweise verknüpft. Damit können Schadensanalysen und Schadensfolge-Schätzungen durchgeführt werden. Im Schadensfall sind damit schnelle Antworten auf nachstehende Fragen möglich:
o Was passiert, wenn System X für eine Zeit von Y ausfällt?
o Welche Anwendungen sind davon sonst noch betroffen?
o Welche Hilfsmassnahmen sind erforderlich?
• Wenn das Inventory mittels Software erzeugt wird, sollte diese Software offengelegte Schnittstellen aufweisen wie zB XML, damit die Inventardaten in anderen Anwendungen weiterverarbeitet werden können.
• Wenn das Inventory mittels Software erzeugt wird, sollte diese Software eine einfache und konsistente Benutzeroberfläche aufweisen. Nur dann wird sie von den Mitarbeitern, die sie in kleinen Unternehmen ja neben ihrem eigentlichen Tagesgeschäft bedienen müssen, akzeptiert.
• Das Inventory sollte Auskunft geben können über Chronologien und Historiken wie: Welche Änderung wurde wann an welchem Subsystem durchgeführt. Diese historischen Daten sind über die geplante Archivdauer ebenso verfügbar zu halten.
• Das Inventory braucht eine Rechte- und eine Benutzerverwaltung. Nur damit sind unterschiedliche „Sichten“ möglich.
• Ganz wichtig: Je umfassender, je unternehmensspezifischer die vorhandenen Daten ins Inventory eingestellt werden, umso höher der erzeugte Nutzen!

Ein Inventory ist als Bestandteil einer Verfahrensbeschreibung unverzichtbar.

Ohne IT-Sicherheit keine Revisionssicherheit

6. Revisionssicherheit

6.1. Grundsatz

Eine revisionssichere Archivierung ohne Beschreibung des Archivs, seiner Arbeitsweise, seiner Aufbewahrungs-, Verwaltungs- und Entsorgungsregeln ist sicher nicht denkbar. Schon für die Papierablage gab es Verfahrensanweisungen, wie ein Archiv gestaltet wird, wie in ihm zu suchen, wie mit Entnahmen und Rückgaben umzugehen ist. Diese Verfahrensbeschreibung ist heute nur auf digitale Daten erweitert worden. Der traditionelle Dokumentenbegriff geht vom Papier aus, im Vordergrund steht das papiergebundene Dokument. Daher stand zunächst auch die bildhafte Reproduktion in der elektronischen Archivierung im Vordergrund. Dieser Dokumentenbegriff erfährt zur Zeit eine Wandlung. Der Gesetzgeber hat die elektronische Signatur eingeführt. Dies schafft die Möglichkeit der Abkehr von der bildhaften Wiederverfügbarkeit in Archiven. Auch Datenströme, die Dokumente darstellen, lassen sich so in Archive einbinden. Dies ergibt noch keine neuen Anforderungen an Verfahrensdokumentationen, denn die Qualität der Archivierung ist unverändert geblieben. Es gelten immer noch ZPO und BGB. Internet und Signaturgesetz schaffen die Möglichkeit des Datenaustauschs im Geschäftsleben. Die Grundlage für sichere elektronische Unterschrift und ebenso sichere Identifizierung des Unterzeichners sind gegeben; auch die Sicherung der Unverfälschtheit des „Dokuments“ ist da. Dass das Verfahren sich bislang noch nicht durchsetzte, liegt eher an seiner Komplexität, seinen Kosten und spricht nicht gegen die rechtlichen Möglichkeiten. Die Änderung des BGB führte zur Abkehr von der Schriftform und zur „Textform“. Auch die Änderung der AO muss in diesem Kontext gesehen werden. Die Betriebsprüfung gab es in der AO schon immer, nunmehr darf sie auch Werkzeuge nutzen, die einer modernen Unternehmensverwaltung entsprechend sind. Die §§ 146, 147 AO beschreiben ganz klar die Regeln, unter denen Betriebsprüfungen in einer zunehmend digitalen Welt ablaufen. Die Ausführungsbestimmungen dazu entwickeln sich weiter. Die Dokumentformate, die längerfristige Archive abgeben können müssen, sind

• Gescannte Papiere tiff (s/w) und jpg (Farbe)
• Digitales Fax tiff
• Farbbilder jpeg
• eMails ASCII-Basis, zB XML oder MIME
Signaturen nur im Originalformat
• Screen-dumps ASCII-basierter Druckstrom, XML
• Datenstrom d.o.
• Output-Dateien d.o.
• MultiMedia Objekte alle in Frage kommenden
• Sprachdateien d.o.
• Digitales Video d.o.
• Office-Dokumente steuerl. Relevanz: Originalformat
Wandlung in XML
Nicht steuerl. Relevanz:
pdf, tiff, jpg

6.2. Aussage der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation zum Archiv muss Auskunft geben über
• Ordnungsmässigkeit
• Vollständigkeit
• Verfahrenssicherheit
• Schutz vor Änderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Berechtigungskonzepte, Zugriffskonzepte
• Aufbewahrungsfristen, Alterung, Lösch-Konzepte
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Schon an dieser Aufzählung wird sichtbar, dass es keine Neuerungen in den Grundanforderungen an Archive gibt. Bei Konstruktion, Aufbau und Betrieb eines digitalen Archivs gibt es verschiedene Beteiligte. Deren Verantwortlichkeit ist in einem Pflichtenheft zu regeln und auch dieses Pflichtenheft ist Bestandteil der Verfahrensbeschreibung.

• Der Anwender selbst ist für den ordnungsgemässen Betrieb unter Einhaltung der Herstellervorgaben verantwortlich.
• Der Lieferant des Systems verantwortet die Funktionsfähigkeit der einzelnen Bausteine wie Speichersysteme, Software, Scannersysteme, Drucker, Laufwerke etc.
• Der Konstrukteur verantwortet die Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems, sofern es nach seinen Vorgaben aufgebaut wurde.

6.4. Beschreibung der Funktionsfähigkeit

Ein funktionierendes Archiv erfüllt nachstehende Massgaben:
Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert. Die Sicherungsmedien erfüllen diese Bedingung auch über Generationenwechsel von software.

Dokumente gehen im Archiv nicht verloren. Das bedeutet nicht nur die Speicherung auf Speichermedien, es umfasst auch die Speichermedien selbst und ihre Haltbarkeit. Die Konsistenz der Verwaltungsdateien ist immer gesichert. Sicherungskopien, ggf. Doppelung oder Spiegelung sind Verfahren, die das Archiv beherrscht.

Jedes Dokument wird planvoll gesucht und plangemäss gefunden. Informationen werden schnell und ohne Medienbrüche zur Verfügung gestellt. Das bedeutet, dass der Anwender sich über Verschlagwortung und Indexierung Gedanken machen muss. Wenn Dokumente nicht wiedergefunden werden, sind zumeist inkonsistente oder unzureichende Indexierung die Gründe.

Es wird genau das Dokument gefunden, nach dem gesucht wird. Indexe sind und bleiben klar und trennscharf, sie verrutschen nicht. Dies setzt hohe Anforderungen an die Qualität der Eingabe.

Dokumente sind während der vorgesehenen Archivzeit vor Zerstörung absolut sicher. Eine der härtesten Anforderungen. Archive müssen Entsorgungskonzepte haben, sonst wuchern sie ins Unendliche und werden unbeherrschbar. Während der vorgesehenen Zeit aber muss das Dokument immer vorhanden sein. Das bedeutet, dass ein Archiv ein Sicherungskonzept einschliesslich desaster recovery und Wiederanlaufplanung braucht.

Ein Dokument muss formidentisch wieder verfügbar gemacht werden. In standardisierten Formaten ist das leicht einhaltbar, anders aber in Office-Umgebungen, wo verschiedenste Formate benutzt werden und diese in unterschiedlichen Dialekten vorkommen können und dynamische Verknüpfungen ein weiteres tun, um Formate zu individualisieren. Reine Archivsysteme lösen dies Problem mit Speicherplatz und Indexierung. Jedes Dokument, das in einer neuen Erscheinungsform auftritt, wird als neues Dokument archiviert. Dynamische Verfahren versionieren die Dokumente. Unterschiedliche Formate werden mit „Viewern“ bewältigt.

Jedes Dokument wird schnell gefunden. Die Zeit, ein full recovery durchlaufen zu lassen, gibt es nicht. Das ist der Vorteil der digitalen Welt.

Alle Manipulationen, die Organisation und/ oder Struktur des Archivs verändern, werden protokolliert; eine Wiederherstellung des Ausgangs-Zustands ist möglich. Diese Forderung bleibt auch für den Fall aufrechterhalten, dass in einer Datenbank Felder wegfallen oder hinzukommen oder zusammengeführt werden. Auch auf ältere Dokumente muss immer sicher zugegriffen werden können. Die tools und Verfahren hierzu sind in der Verfahrensbeschreibung zu dokumentieren.

Migrationen auf neue Plattformen, Medien, Software-Stände und auch das Hinzufügen neuer hardware sind ohne Verlust an Informationen möglich. Dies ist eine ungeheuer wichtige Anforderung. Ständig ändern sich IT-Systeme, sie „leben“. Archivinformationen aber müssen langzeitig verfügbar sein. Die Verantwortung dafür liegt allein beim Anwender. Der muss seine Strategie festlegen und sichern.

Das Archiv ist rechtssicher, gesetzliche Bestimmungen werden eingehalten. Hierzu gehört, dass personenbezogene Daten geheim bleiben müssen und dass nur logisch gelöscht wird. Die betrieblichen Regeln zur Archivierung sind über die gesamte Archivierungszeit zu gewährleisten, genauso wie die handels-, steuer- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Darauf muss die Architektur des Systems schon in seiner Entwicklung ausgelegt werden. Der Betrieb des Archivs liegt allein in der Veranwortung des Betreibers. Die Architektur des Systems und die Regeln, unter denen es arbeitet, wird er mit den Anbietern der einzelnen Komponenten verhandeln und danach Kauf- und Leistungsverträge abschliessen. All dies ist idealerweise Anlage zur Verfahrensbeschreibung.

Neben funktionalen Anforderungen enthält die Verfahrensbeschreibung auch die technische Systembeschreibung. Die Prüfer, seien sie wirtschaftsprüfend tätig oder steuerliche Betriebsprüfer, sollen die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften zur Archivierung aller Dokumente auf den Speichermedien prüfen können. Sie sollen auch die Funktionsfähigkeit dieser Speicherung nach Systemänderungen beurteilen können. Zur Darstellung einer geordneten Migration brauchen sie dazu Ablaufbeschreibungen, dokumentierte Schnittstellen und definierte Aufzeichnungsformate. Deshalb gibt die Verfahrensbeschreibung vorzugsweise im Anhang ein Verzeichnis der Versionierung, verweist auf Verträge zB zur Wartung, gibt Auskunft über die Ablage der Hersteller-Handbücher, über Testunterlagen, über Sicherheitshandbücher und Arbeitsanweisungen. So gesehen ist eine Verfahrensbeschreibung auch Qualitätssicherung.

Im allgemeinen Teil wird das Unternehmen eine kurze Beschreibung seiner selbst liefern, weiter die von diesem Dokument betroffenen Unternehmensbereiche bezeichnen und über deren Aufgabenstellung und die Einbindung in die Unternehmensorganisation darstellen.


6.5. Beschreibung der Schnittstellen-Funktionen

Zum Verständnis des Zusammenwirkens der rechtlichen Bestimmungen sollten diese angeführt werden. Da der Datensicherheit in Produktions- und Archivsystemen eine besonders große Bedeutung zukommt, sollte in der Verfahrensbeschreibung klar dargestellt werden, wie die Datensicherung organisiert ist. Dabei kommt es an auf:
• Langfristige Verfügbarkeit
• Migrationskonzepte
• Vollständigkeit der Information
• Unveränderbarkeit der Information
• Bildliche Übereinstimmung da, wo es der Gesetzgeber oder die Betriebsabläufe im Unternehmen fordern
• Auffinden der Information in angemessener Zeit
• Sperrkonzepte
• Löschkonzepte
• Zugriffsberechtigungen

Da in jedem Unternehmen umfangreiche personenbezogene Daten erhoben und aufbewahrt werden und diese einem besonderen gesetzlichen Schutz unterliegen, sind geeignete Schutzmassnahmen zu treffen und zu beschreiben. Es gilt der Grundsatz, dass die Mitarbeiter die zu ihrer jeweiligen Aufgabe notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt erhalten. Darüber hinaus sollten sie keine personenbezogenen Daten Dritter zur Kenntnis nehmen können. Auch Unbefugte wie zB Wartungspersonal darf keinen Zugriff auf solche Daten haben. Das gilt nicht nur bei der Arbeit mit diesen Daten, sondern auch bei Wartungsarbeiten, bei Aufbewahrung, Transport und Vernichtung. Die hardware eines Unternehmens sollte dazu physikalisch gesichert werden, die Benutzerverwaltung sowohl zentral als auch da, wo erforderlich, anwendungsspezifisch organisiert werden. Vertretungsregeln sind dabei ebenso zu beachten wie Bewegungen im Personalbereich, also das Ersetzen von Personen und Rollen.

6.6. Beschreibung des Datenschutzes

Ein Archiv darf nur Daten nur logisch löschen. Reicht diese Art der Löschung nicht, muss der Umweg durch Migration über umkopieren der nicht zu löschenden Teile gegangen werden.

Der Datenschutz erfordert in den betrieblichen Richtlinien hierzu Aussagen zu
• Benutzergruppen und/ oder Funktionsklassen
o Ein- und Ausstellen von Benutzerprofilen
o Protokollierung von Änderungen durch die Benutzerverwaltung
o Vergabe von Benutzerrechten
 Einstellen von Informationen
 Recherchieren, Anzeigen, Drucken, Kopieren
 Ändern von Informationen
o Passwort-Konzept
• Steuerung des Zugriffs auf Systemteile
o User-ID
• Bildschirmschoner mit Passwortschutz
• LogIn-Prozeduren
o Arbeitsbeginn
o Kurzfristige Unterbrechung
o Remote access
o Zulässige Anzahl von Fehlversuchen beim LogIn
• Keine unverschlüsselten Daten auf dem Arbeitsplatzrechner, die über das Betriebssystem aufrufbar sind
• Absicherung der output-Schnittstellen am Arbeitsplatz
o Schloss am Disketten-Laufwerk, soweit noch solche Laufwerke vorhanden
o Software-mässige Sicherung von CD- und DVD-Laufwerken, serieller, paralleler und USB-Schnittstelle, Sicherung des PCMCIA-Schachts
• Sicherungskonzepte für notebooks
o Verschlüsselung
o Transportabler Diebstahlschutz
• Viren-Vorsorge
• Physikalischer Schutz der Arbeitsplätze und der Arbeitsräume
o Schliessanlage
o Klimatisierung
o Brandschutz
o Schutz vor Überspannung
o Pufferung der Energieversorgung
o Zugangsbarriere zu den Servern, Archivanlagen und zu offline-Medien
• Verschlüsselung bei Datentransfer über Telekommunikations-Anlagen

Der Umfang der Sicherungsmassnahmen ist individuell unterschiedlich und an die betrieblichen Erfordernisse anzupassen.

6.7. Beschreibung der Zugriffsbeschränkungen für die Prüfer

Da die steuerlichen Betriebsprüfer verschiedene Zugriffsrechte auf die Daten haben, sind für diese Zugriffe Beschreibungen zu erstellen. Aussagen zu nachstehenden Feldern sollten enthalten sein:
• Beschreibung der Zugriffsmöglichkeiten
• Definition der prüfungsrelevanten Datenbestände
• Beschreibung der prüfungsrelevanten Datenbestände
• Berechtigungskonzept
o Wie darf der Prüfer auf steuerlich relevante Informationen zugreifen?
o Wie wird der Datenschutz dabei gewährleistet?
• Schutzmechanismen
o Löschungssperre
o Veränderungs-Protokolle

6.8. Beschreibung des Archiv-Betriebs

Einführung und Betrieb eines Archivs müssen organisiert werden. Dabei ist zu beachten:
• Im System sind definierte Rollen mit zugewiesenen Kompetenzen zu schaffen
• Verständliche Arbeitsanweisungen sichern den Arbeitsablauf
• Jede Software braucht einen Nachweis der Funktionsfähigkeit und der Ordnungsmässigkeit der Verarbeitung. Dies Dokument gehört zur Verfahrensbeschreibung
• Unbefugte Eingriffe in den Arbeitsablauf sind nicht möglich.
• Die Eingriffskompetenz einzelner Personen richtet sich ausschliesslich nach ihrer Funktion, nicht nach ihrer hierarchischen Stellung.
• Die Betroffenen akzeptieren diese Vorschrift als ihren Beitrag zur ordnungsgemässen Funktion des Systems
• Nur berechtigte Benutzer können Auswertungen erstellen
• Das technische Umfeld wird in der Verfahrensbeschreibung abgebildet.

Die einzelnen Vorgänge im System –im Sinne von Prozessschritten- ist hinreichend beschrieben. Informationen im Archiv haben zwei Komponenten, einerseits den Inhalt und andererseits den Index. Der Index soll so gestaltet sein, dass die Information in angemessener Zeit aufgefunden wird. In der Verfahrensbeschreibung müssen neben der Beschreibung der Übernahme von Informationen die genutzten Formate offen zu legen. Bearbeitungs-Schritte sollen durch eine Vorgangsbeschreibung nachvollziehbar sein.

6.8.1. Beschreibung des Daten-Inputs

Beispielsweise sollte der Prozess „Dokumenten-Scan“ genau beschrieben sein. Dazu ist der Vorgang selbst genau zu beschreiben und die Massnahmen zu schildern, die die Unveränderbarkeit des gespeicherten Dokuments sichern. Zudem ist zu beschreiben, wie der Index gebildet wird

6.8.2. Beschreibung von Ein- und Auslagerung

Die Ein- und Auslagerung von Daten, der Austausch zwischen Produktivsystem und Archivsystem ist transparent darzustellen. Es kommt darauf an, den vollständigen, unveränderbaren und fehlerfreien Datentransport zu schildern. Das sichere Archiv ist ein Kernstück der Unternehmens-IT. Deshalb sollte neben der Darstellung des Datenflusses beschrieben sein
• Massnahmen der Vorbeugung des Datenverlustes bei Systemstörungen und –ausfällen
• Verfahren bei Spiegelung oder mehrfacher Sicherung
• Garantie der schnellen Suche des Dokuments
• Falls redundante Zwischenspeicherung auf Arbeitsplätzen erlaubt ist: Verfahren der Datenentnahme und –wiedereingliederung
• Protokollierung aller Vorgänge
• Wiederanlaufplanung/ desaster recovery
• Auslastungskontrolle

Die Indexdatenbank des Archivs ist einer seiner inneren Bestandteile. Diese integrierte Referenzdatenbank enthält die Indexmerkmale der archivierten Dokumente sowie alle nötigen Informatonen zu ihrer Verwaltung. Diese Indexdatenbank muss unzerstörbar sein oder sie muss in jedem Fall wieder hergestellt werden können. Deshalb ist in der Verfahrensbeschreibung zu nachstehenden Punkten Stellung zu nehmen:
• Wiederanlaufplanung/ desaster recovery
• Reorganisation der Daten
• Permanenter Konsistenzabgleich
• Verfahren des Im- und Exports
• Teilung und Auslagern von Datenbeständen
• Rücksichern von Datenbeständen/ Einspielen von Datenbeständen
• Statistiken
• Migration der Datenbank
Alle Änderungen und Ergänzungen der Datenbank sind zu protokollieren.

Es versteht sich von selbst, dass die hard- und software-Komponenten einschliesslich der Systemarchitektur hinreichend zu beschreiben sind.

6.8.3. Beschreibung der Speichermedien

Für die Archivierung der Dokumente sind heute optische Speicher Standard. Das Überschreiben der Daten muss durch die Wahl eines entsprechenden Aufzeichnungsverfahrens ausgeschlossen werden. In der Verfahrensbeschreibung sollte Auskunft gegeben werden über
• Art der Speichermedien
• Aufzeichnungsverfahren
o Formatierung
o Sicherung der Information
o Sicherung gegen Überschreiben
• Verfügbarkeit
• Kompatibilität
• Datenorganisation
o Gruppierung
o Clustering
• Gewährleistungs- und Haftungsvereinbarung
• Wiederherstellung

Die Funktion des Archivs wird durch Laufwerke beeinflusst. Diese technischen Teile sind deshalb in der Verfahrensbeschreibung zu erläutern:
• Hersteller
• Typ
• Betriebsbedingungen
o Spannung
o Klima
o Spannungspufferung
• Schnittstellen
• Austausch
• Serviceverfügbarkeit
• Generationen-Folge
• Lieferanten und Ersatz-Lieferanten
• Gewährleistung und Garantie
• Liefer- und Supportzusagen über den Garantiezeitraum hinaus

6.8.4. Beschreibung der Systemwartung

Der Anwender ist für die Funktionsfähigkeit seines Systems verantwortlich. Diese Verantwortung kann er nicht allein tragen, er braucht dazu Aussagen der Hersteller der Systemkomponenten hinsichtlich
• Support-Zeiträumen
• Reaktions-Fristen
• Kompatibilität der einzelnen Bestandteile
• Format-Standards bei Kompression
• Update-Garantien
Das System muss eine nahezu 100%ige Verfügbarkeit aufweisen. Es sollte daher so ausgelegt sein, dass ein Ausfall einzelner Teile die Systemstabilität nur insoweit beeinträchtigt, als dass mindestens ein Notbetrieb möglich sein muss. Dies und die Routinen zum Wiederanlauf muss in der Verfahrensbeschreibung enthalten sein. Bei besonders sensiblen Systemen kann vom Hersteller durchaus eine Garantie verlangt werden, auch sollten bei weniger sensiblen Systemen die Werte von Ausfallsicherheit und Lebensdauer zugesagt werden.

Das Datensicherungskonzept schützt Daten vor Verlust und Zerstörung. Die Anbieter von Sicherungs-Systemen sollen zur Verfahrensbeschreibung ihren Beitrag leisten und ausführen, welche Datensicherung sie mit ihren Systemen anbieten. Dazu gehören auch Testkonzepte und Wiederanlaufplanungen.

6.8.5. Beschreibung des Wiederanlauf-Konzepts

Diese Wiederanlauf-Konzepte müssen sicherstellen, dass bei nach Systemausfällen notwendigen Restarts keine Datenverluste und keine Inkonsistenzen entstehen. Darüberhinaus muss das Wiederanlauf-Konzept so gestaltet sein, dass nach Ausfall die Wiederanlaufzeit kurz ist. Auch die Darstellung der Konsistenz-Sicherung ist in der Verfahrensbeschreibung zu hinterlegen. Dazu gehört das Verfahren der Transaktions-Rücknahme, das Löschen teilvollständiger Dokumente und der Abgleich mit der Archivdatenbank.

6.8.6. Beschreibung der Betriebsbedingungen

Die Betriebsbedingungen des Archivs sind zu beschreiben. Dazu gehören insbesondere
• Stellenbeschreibungen für das Betriebspersonal
• Beschreibung der Kompetenzen der Mitarbeiter
o Aufgabentrennung
o Berechtigungskonzepte
• Benutzerhilfen
• Menusteuerung
• Beschreibung der Abnahme- und Freigabe-Prozesse
• Beschreibung der Löschfunktion
Zu den Betriebsbedingungen gehören auch die Wartungen. Deshalb sind Umfang und Rhythmus der Wartung aufzunehmen und auch die Verträge zur laufenden präventiven Wartung zu bezeichnen. Eigenwartung sollte in Handbüchern dokumentiert werden. Die Planung der Wartungsarbeiten sollte darauf ausgerichtet sein, den laufenden Betrieb eines Archivs möglichst nicht zu behindern.

Die technische Entwicklung schreitet schnell voran, und die Systemkomponenten müssen gelegentlich ausgetauscht werden, weil sich auch die Produktivsysteme erneut, modernisiert haben. In der Verfahrensbeschreibung wird daher das Thema Migration einen breiten Raum einnehmen. Vorzugsweise der Anbieter neuer Systeme liefert das Migrationskonzept mit und garantiert seine fehlerfreie Umsetzung. Bei einer Aufteilung zwischen verschiedenen Anbietern ist auf eine überschneidungsfreie, lückenlose Zuweisung der Verantwortung zu achten. In diese Garantien sind software-Komponenten einzubeziehen; und sollten die von anderen Herstellern kommen, dann sind auch diese Komponenten in die Garantie einzubeziehen.




6.8.7. Beschreibung der Prüfung der Ordnungsmässigkeit

Abschliessend sind in der Verfahrensbeschreibung Ausführungen zu Prüfungen der Ordnungsmässigkeit zu machen. Die formale Prüfung vergleicht die Verfahrensbeschreibung mit den System- und Anwendungsdokumentationen. Sie prüft, ob die Verfahren wahrheitsgemäß beschrieben werden, die Indexierung konsistent ist und die Wiederherstellung von Daten originalgetreu geschieht.

Die praktische Prüfung ist ein Funktionstest mit Testdaten. Erfassung, Indexierung, Suche und Finden werden „durchgespielt“. Die Abläufe und Ergebnisse müssen dem Tagesgeschäft gleichen. Sodann werden Manipulations- und Störungstests durchgeführt, um die Systemstabilität einschätzen zu können. Insbesondere die Abwehr unberechtigter Zugriffe, der Schutz der Datenkonsistenz, der Manipulationsschutz oder Eingriffe in die Indexdatenbank werden getestet. Danach sind Wiederanlaufroutinen zur Begutachtung dran. Für alle Tests gilt: Unter keinen Umständen darf ein Dokument verloren gehen, verändert werden, nicht mehr gefunden werden oder nicht in Übereinstimmung mit dem Original reproduziert werden.

Diese Tests führt ein sachkundiger neutraler Dritter durch. Im Prüfungszertifikat die die Prüfverfahren zu beschreiben, Testmaterial und Testfälle zu dokumentieren und die Ergebnisse niederzulegen.