Die Auswirkungen der Änderung der MwStSysRL auf die Rechnungsstellung und -verarbeitung

Rechtssituation der eRechnung

1 Die Vorteile der elektronischen Rechnung 18
1.1 Senden, Empfangen und Archivieren von originär digitalen Rechnungsdaten 20
1.2 Nachvollziehbarkeit durch Verfahrensdokumentation 20
1.3 schnelles Suchen & Finden 20
1.4 verbesserte Partner-Kommunikation 20
1.4.1 Rechnungsdisput 20
1.4.2 Versicherungsschäden 20
1.4.3 Prozess-Integrationen 20
Bestellung 20
Shipping 20
Abwicklung 20
Bezahlung 20
1.5 Beweisbarkeit, Non-Repudiation 20
1.6 Belegsicherheit 20
1.6.1 Jahresabschluss 20
Prüfbarkeit 20
Feststellung 20
Beschlüsse 20
Entlastung GL 20
Gewinnfeststellung 20
Gewinn-Verteilung 20
Tantieme-Beschlüsse 20
Ausschüttungen 20
Kreditsicherheit 20
Nachweisbarkeit der Transaktionen 20
Covenants 20
1.6.2 Rechnungswesen 20
1.6.3 Folgeprozesse 20
Mahnwesen 20
Zahlungsverkehr 20
1.6.4 Dokumente und Prozesse, Schematischer Aufbau nach Rechnungs-Richtlinie; fokussiert auf Potential für Wirtschafts- und Steuerprüfung 21
1.7 betriebswirtschaftliche Vorteile 21
1.7.1 bis zu 65 % Kostenreduzierung gegenüber papierbasierten Rechnungen (Rechnungsposten rangieren von 0,35 bis zu 60 US-Dollar. 21
1.7.2 Bessere Analyse der Ausgaben, was zu einer Ausgabenreduktion von 1,3 % bis zu 5,5 % führt 21
1.7.3 erweiterte Analyse der Vertragsteuerung 21
1.7.4 bessere Nachverfolgung/Steuerung interner und anderer Handelspartner auf Einhaltung von vereinbarten Bedingungen und Zielen 21
1.7.5 Fehlerreduzierung und schnellere Fehlerberichtigung 21
1.7.6 verbesserter Rechnungsdisput sowie Vermeidung von Rechnungsdisputen 21
1.7.7 Gelegenheit, verbesserter Rabattbedingungen bzw. erhöhtes Kontobedingungen zu erreichen. 21
1.7.8 Sofortige und permanente Prüfung der Rechnung aufEinhaltung definierter Regeln (business rules) unter den Bedingungen von Integrität, Authentizität und Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum, garantiert 21
1.7.9 Verbesserung der Datenqualität 21
• zur Einhaltung regulatorischer Bestimmungen, 21
• zur Einhaltung von Unternehmensinternenregeln und 21
• zur Verbesserung der Prozessketten in Beschaffung und Abwicklung 21
1.7.10 Verbesserung der Datenbasis für die Unternehmensplanung 21
Liquidität 21
Verbrauch und Bedarf 21
Personal und andere Ressourcen 21
1.7.11 Synchronisierung von 21
DSO vs. DPO 21
Kreditoren- zu Debitoren-Laufzeit 21
1.7.12 schnellere Zahlungen 21
1.7.13 Erlangung von Factoring-Fähigkeit 21
1.7.14 fast close 21
monatlich 21
vierteljährlich 21
jährlich 22
inkl. 22
Konsolidierung 22
Abstimmung K L R 22
Verrechnungspreis-... 22
Bildung 22
Dokumentation 22
2 globale Strategie des schlüssigen Managements von Integrität, Authentizität und Legitimität 22
2.1 Compliance in regelbasierten Umgebungen 24
2.2 Compliance in prinzpienbasierten Umgebungen 24
2.3 elektronische Signaturen als Basis für eine universelle Niedrig- Risikostrategie 24
2.3.1 langwierige Prüfungen 25
2.3.2 Prüfungen bei Handelspartnern 25
2.3.3 Rechtshilfe-Verfahren 25
2.3.4 Bußgeldvorschriften. 26
2.3.5 Verlust des Rechts auf Vorsteuerabzug 26
2.3.6 Verpflichtung, unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer an den Fiskus abzuführen 26
2.3.7 Spill-over-Effekte in anderen Bereichen des Steuer-und Handelsrechts 26
3 Was ist eine Signatur? 26
3.1 Was ist eine Signatur? 27
3.1.1 Eine Signatur ist eine Fiktion! 27
3.2 Arten der Signatur 28
3.2.1 einfach 28
3.2.2 fortgeschritten 28
3.2.3 qualifiziert 28
"deutsche Anforderung" 28
Trust-Center 28
öffentliche Vertrauens-Infrastruktur 28
neuer Personalausweis 28
3.2.4 benötigt 28
hardware 28
SC 28
SSEE 28
software 28
Signaturerstellungs-SW 28
Exklusivität 28
SiGG 28
SigV 28
3.2.5 Zeitstempel 28
3.3 Pseudonymisierung 28
3.4 Attributierung 28
3.4.1 Attributsverletzung bricht Signatur 28
4 Was bewirkt eine Signatur? 28
4.1 Dokumentensicherheit 28
4.1.1 Veränderungen an signierten Dokumenten werden nicht verhindert, aber zuverlässig angezeigt. 28
4.2 nicht: Prozesssicherheit 28
4.2.1 Bei herbeigeführter PS gilt: Dokumente können nicht verändert werden. Die Veränderungssperre und ihre Überwachung sichert das System/ die Systeme 28
4.3 Gleichsetzung von eigenhändiger und elektronischer Unterschrift 28
4.3.1 §§ 126 - 126 b BGB 29
4.3.2 Ausschluss-Tatbestände 29
Testament 29
Eheschliessung 29
notariatspflichtige Geschäfte 29
Grundstückskauf 29
Verbraucherkreditverträge 29
4.3.3 Signaturen im Rechnungswesen 29
Handelsrechtlich 29
Steuerrecht 29
5 Warum müssen elektronische Rechnungen signiert werden? 29
5.1 Müssen sie gar nicht! 29
5.1.1 Elektronische Rechnungen sind -im Originalzustand- sicher und maschinell auswertbar vorzuhalten, 29
vom 30
Rechnungssteller 30
vom Rechnungsempfänger 30
über einen Zeitraum von bis zu/ über 12 Jahren 30
auch bei System-Änderungen muss die Lesbarkeit gewährleistet bleiben 30
Belegsicherheit 30
Dokumentensicherheit 31
DAS dokument wird so aufbewahrt, dass nachträgliche Veränderungen sicher angezeigt werden können 31
Auf Prüferverlangen wird das Dokument vorgelegt. 31
Die Verfahrensdokumentation bildet die Buchungsprozesse, die Signaturprozesse und die Archivierungsprozesse ab. 31
Prozesssicherheit 31
alle Dokumente eines Geschäfsvorfalls bilden einen workflow. 32
Die Dokumente sind durch geeignete Schutzprozesse gegen Veränderungen zu sichern. 32
Auf Prüferverlangen werden alle Dokumente des Geschäftsvorfalls vorgelegt. 32
mit allen Verknüpfungen 32
Die Verfahrensdokumentation bildet "das System" Rechnungswesen vollumfänglich ab. 32
technisch bedeutet das 32
• Closed system controls 32
• Data-level controls 32
• Sealed-off environment 32
5.2 Alle Rechnungen unterliegen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum den Anforderungen nach 32
5.2.1 Integrität 32
5.2.2 Authentizität 32
5.2.3 Legitimität 32
6 Vorsteuer-Abzug aus elektronischen Rechnungen 32
6.1 Rechtliche Anforderungen sind nie "in Stein gemeisselt", schliesslich sind sie von Politikern formuliert. Ihre Interpretationen unterliegen starken Veränderungen und die betrieblichen Praktiken entwickeln sich ständig weiterWarum wird das Thema "elektronische Rechnung" in Deutschland fast nur vor dem Hintergrund von Umsatzsteuer und Vorsteuer-Abzug gesehen? 33
6.1.1 fiskalischer Hintergrund 34
Verkomplizierung durch die EU und ihr Bestreben nach "equal treatment" 34
Bedeutung der USt für die Staatshaushalte 34
6.1.2 Diese Rechtsgebiete sind zu beachten: 34
6.2 Grundsätzlich nicht anders als aus Papierrechnungen 34
6.2.1 gebunden an die Belegeigenschaft 34
Reichweite der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie 35
die Regeln zur Signatur stammen aus der Neuzeit, die Regeln zum Beleg hingegen stammen aus der Papierzeit. 35
Beispiel fehlerhafte Rechnung 36
moderner Zustellungsweg: PULL 36
Schlussfolgerung 37
6.2.2 gebunden an die Zustimmung des Rechnungsempfängers 37
Die Regeln in der EU sind sehr unterschiedlich 37
6.2.3 Aber: 38
bis jetzt: 38
qeS 38
EDI 38
ab 01.07.2011 zusätzlich 38
interne Sicherungsverfahren 38
IKS 38
entwickelte Prozesse 38
ausgearbeitete Verfahrensbeschreibung 38
entwickeltes Rechnungswesen 38
Hauptbücher 38
Nebenbücher 38
Signatur und Verifikationsprotokoll müssen mit dem Dokument untrennbar verbunden sein und gemeinsam archiviert werden. 38
6.2.4 EU-Unterschiede 38
6.2.5 Schlüsselrolle der Rechnung als Garantie für 39
Integrität 42
Authentizität 42
Legitimität 42
6.2.6 Sonderfall Gutschriftverfahren 42
6.3 Ist die Signatur ein Mittel gegen Vorsteuer-Abzugs-Betrug oder andere fraudulente Handlungen? NEIN! 42
6.4 europaweiter Vorsteuer-Abzug 49
6.4.1 immer noch problematisch 49
und sehr aufwendig 49
zeitlich 49
prozessual 49
In vielen Ländern wird eine eigene USt-Registrierung verlangt 49
In vielen Mitgliedsstaaten der EU refundieren die Finanzbehörden erst nach Vorlage einer Papierrechnung 49
Das ist dann zwar ein Verstoss gegen das Diskriminanzverbot, wird von den Unternehmen aber im Interesse einer zügigen Abwicklung der Erstattung hingenommen. An gerichtlicher Rechtsfortbildung sind hier allenfallst Theoriker interessiert. 49
6.4.2 Das reverse-charge ist ein echter Segen! 49
Auch wenn dazu verbesserte Zusammenfassende Meldungen rausgereicht werden müssen 49
7 Die Rechnung ist das Findelkind der digitalen Revolution 49
7.1 Warum ist der Gleichbehandlungsgrundsatz ein fataler Irrtum? 50
7.1.1 workflow mit Papier lebt von den Medienbrüchen an den einzelnen Stationen 50
An jeder Station werden 50
Dokumente hinzugefügt 50
Genehmigungen auf das Dokument geschrieben 50
Freigaben aufgestempelt 50
Folgeprozesse ausgelöst und die Auslösung durch Paraphe dokumentiert 50
7.1.2 workflow mit elektronischen Dokumenten läuft mit beinahe Lichtgeschwindigkeit ab 50
es gibt im Idealfall nicht einen einzigen Medienbruch 50
An keiner Station werden manuell Freigaben o.ä. auf das "Dokument" gestempelt 50
"Das" Dokument gibt es nicht mehr. 50
Beispiel: Versicherungsfall 52
Papier: 52
Kopie zur eigenen Akte 52
Dokument an Versicherung 52
Auf Grund welcher Belege wird gebucht? 52
eRechnung 52
Versicherung erhält "Klon" 52
Original bleibt im System 52
kein Zweifel, nach welchem Beleg gebucht wurde 52
7.1.3 Gerade die Unterschiedlichkeit zur Papierrechnung, die ja evolutionär ist, macht doch die Chance der eRechnung aus. 52
Fugenloser workflow 52
fast recording, fast close 52
information@your fingertipps 52
Stati 52
Kontenstände 52
Banken 52
Kreditoren 52
Debitoren 52
Stop-loss-Marken 52
dynamische Planung 52
Kollaboration mit externen Beratern 52
StB 52
WP 52
RA 52
beschleunigte Abrechnungsprozesse 52
Kreditoren 53
Sync DSO vs. DPO 53
Saldenmitteilung kurzfristig einholbar 53
Debitoren 53
Verkürzung Debitoren-Laufzeit 53
Factoring-Fähigkeit 53
beschleunigte Prüfprozesse 53
interne Revision 54
Prüfung Jahresabschluss 54
Steuerprüfung 54
andere Prüfungen 54
Zoll 54
berufsständische Selbstverwaltung, zB Apotheken 54
Sozialversicherung 54
Die Attraktion der eRechnung -gerade auch für KMU- ist die Vereinfachung und zugleich die Verschränkung der Unternehmensprozesse 54
Einmal gut 54
durchdacht 54
geplant 54
organisiert 54
gestaltet 54
dokumentiert 54
wird viel Zeit und Geld gespart 54
Vereinfachung heisst Automatisierung und workflow 54
Verschränkung heisst Integration 54
in der Höchstform: 54
Kunde 54
eigenes Unternehmen 54
Partner 54
Lieferanten 54
mit wenig manuellen Eingriffen 54
mit wenig personaler Sucharbeit 54
Rechnungen haben immer 2 Charaktere 54
öffentlich-rechtlich 54
Aufzeichnungspflichten 54
Jahresabschluss 54
Steuererklärung 54
Vorsteuer-Abzug 54
Zoll 55
privat-rechtlich 55
Begründung von Schuldverhältnissen 55
Erfüllung von Beweislasten 55
7.1.4 Was ist bei elektronischen Rechnungen anders? 55
Ihre Rechnungsdaten bestehen ausschliesslich aus 8er-Gruppen von Nullen und Einsen 55
0100110110 55
Diese Daten existieren nur in virtuellen Umgebungen 56
Und auch das nur, wenn diese Umgebungen "leben". 56
Es ist nicht wirklich festzustellen,... 56
wem sie gehören 56
wem sie zuzurechnen sind 56
wer sie erzeugt hat 56
und ob der Erzeugen dazu überhaupt berechtigt war 56
wer für die Daten verantwortlich ist 56
wann 56
über welche Zeit 56
Von welcher Eingangs- bis zu welcher Ausgangs-Schnittstelle 56
Diese 2 Anforderungen bestimmten die Diskussion der letzten 25 Jahre: 56
Medienneutralität 57
elektronische Rechnungen dürfen nicht, nur weil sie digitale Rechnungen sind, diskriminiert werden 57
Gleichbehandlung (equal treatment) 57
elektronische Rechnungen sind genau gleich Papierrechnungen zu behandeln 57
Es ist nicht schwierig, Regeln zur Medienneutralität zu formulieren 57
Eine Gleichbehandlung elektronischer Rechnungsdaten zu formulieren und durchzusetzen ist weit schwieriger. 57
Diese Regeln hängen davon ab, wann die Datenqualität der Rechnungsdaten "gut genug" ist. 57
Authentizität 58
Integrität 58
Legitimität 58
Elektronische Rechnungen sind maschinell auswertbar und bilden daher die Zukunft der Prüfung (WpG, StPrfg. und andere) ab 58
Beweiswert im Cloud Computing 59
7.2 Wie lässt sich "eInvoicing compliance" herstellen? 59
7.2.1 59
8 Änderung des UStG w/ Novellierung der MwStSysRL 59
8.1 Änderung des UStG 59
8.1.1 Begründung 61
8.2 Kann die Signatur jetzt einfach so weggelassen werden? 67
8.2.1 Sie kann weggelassen werden, aber 67
Das ist eine Änderung der Vereinbarung mit dem Rg-Empfänger 67
dessen interne Prozesse müssen 67
Beweislasten tragen können 67
Prozesssicherheit herstellen können 67
auditierbar sein 67
den gesamten Geschäftsvorfall abbilden können 67
Verantwortlich für die Herstellung der steuerlich geforderten Voraussetzungen nach Paragraph 14 Umsatzsteuergesetz ist der Aussteller der Rechnung! 67
8.3 Empfehlung: 67
8.3.1 die qeS ist DAS geeignete Mittel zur erstellung von (Dokumenten-) Belegsicherheit für KMU 67
KMU sind sicher gutwillig, sie haben aber kaum oder sogar keine Erfahrung im Umgang mit Prozesssicherheit 67
8.3.2 grosse Unternehmen verzichten "für die paar Cents" nicht auf die Herbeiführung von Dokumentensicherheit im Gesamtprozess! 67
Dabei ist ihnen völlig klar, dass sie für ihr eigenes Unternehmen bereits einen hohen Grad von Sicherheit erreicht haben. 67
Sie sehen sich international aufgestellt. Dadurch müssen sie auf sehr unterschiedliche Situationen flexibel reagieren können. 67
8.4 Müssen die Signaturen jetzt nicht mehr geprüft werden? 67
8.4.1 Signierte Rechnungen bedürfen weiterhin der Validierung der Signatur 67
8.5 Übersicht der bisherigen Entwicklung, ohne Änderung der MwStSysRL 2010 67
8.5.1 67
8.6 Die Zukunft fragt nach "Interoperationalität", Partner-Integration und "roaming" 67
8.6.1 67
high-level-solutions 68
optimierte Ansteuerung von compliance-Anforderungen 68
Schematische Darstellung der Abstimmung von compliance-Anforderungen 68
8.6.2 Typologie der rechtlichen Regelungen im eInvoicing 68
Betrachtung der rechtlichen Regelungen und der Marktverhältnisse 68
st eine vorherige Genehmigung in Form von Akkreditierung, Zertifizierung oder Zulassung notwendig? 69
Unterzweig 70
9 Design eines den Regeln von good corporate governance & compliance entsprechenden elektronischen Abrechnungsverfahrens, für eingehende- und ausgehende Rechnungen 70
9.1 ganzheitlicher Ansatz, ausgehend vom rechtssicheren Design 70
9.1.1 direkte Abrechnung, Lieferant ist Rechnungs Steller 72
9.1.2 Intermediale Abrechnung, der Service Provider des Lieferanten erstellt und versendet die Rechnung namens und im Auftrage des Lieferanten mit einer rechtssicheren Authorisierung des Lieferanten 72
9.1.3 Intermediale Abrechnung im "four-corner-model", der Service Provider des Lieferanten erstellt und versendet die Rechnung namens und im Auftrage des Lieferanten mit einer rechtssicheren Authorisierung des Lieferanten; der Rechnungsempfängern hat steuerrelevante Rechnungs- empfangsaktivitäten – einschließlich der Signaturprüfung, falls relevant – an einen anderen Service Provider unter angemessener Authorisierung ausgelagert 72
9.1.4 intermedialer Rechnungsstellung, der Lieferant schreibt und versendet seine Rechnung selbst. Der Empfänger hat steuerrelevante Rechnung Empfangsaktivitäten – einschließlich der Signaturprüfung, falls relevant – an einen anderen Service Provider mit angemessener Authorisierung ausgelagert. 72
9.1.5 intermediale Abrechnung im "three-corner-model"; der Service Provider des Lieferanten erstellt und versendet die Rechnung namens und im Auftrage des Lieferanten einer rechtssicheren Automatisierung des Lieferanten; der Rechnungsempfänger hat steuerrelevante Rechnungs- empfangsaktivitäten – einschließlich der Signaturprüfung, falls relevant – an denselben Serviceprovider unter angemessener Motorisierung und unter Beachtung des Verbots der selbst hier – in Deutschland: Paragraph 181 BGB – ausgelagert 72
9.1.6 Gutschriftverfahren, der eigentliche "Rechnungsempfänger" erstellt und versendet eine als Rechnung geltende Gutschrift an den leistenden Lieferanten 72
9.1.7 falls ein elektronisches Abrechnungssystem bereits vorhanden ist, dieses auf B 2B-Verwendungen referenziert und außerdem administrative Infrastrukturen vorhanden sind, die beide nicht oder nur, soweit dies unumgänglich ist, geändert/angepasst werden sollen, muss unbedingt eine Analyse der Prozesse zum herausfinden passender oder anzupassender Prozessschritte durchgeführt werden; und zwar für jeden Lebenszyklus einer Rechnungin den unterschiedlichen Abrechnungsprozessen 72
9.2 in einem ganzheitlichen Ansatz sind diese Regelungsfelder zu beachten 73
9.2.1 Regulatorische Anforderungen 73
Hierarchien und typisierende Regeln 73
Geographie 73
Rechtliche Vorgaben 74
Compliance von Vereinbarungen zwischen den Handelsparteien 74
Auf die Transaktionen anzuwendendes Recht 74
9.2.2 Geschäftsprozesse 74
Arten der Abrechnung 74
direkte Rechnungsstellung 74
Ausgelagerte Abrechnungsverfahren 74
Gutschriftverfahren 74
Rollen der Handelspartner 74
Rechnungsfluss 74
Betriebswirtschaftliche Bedingungen 74
Aufbewahrung 74
9.2.3 Technik 75
Standards und Formate 75
Sicherheitsmaßnahmen 75
9.2.4 75
9.3 Maximierung der Vorteile elektronischer Rechnungen 75
9.4 Lesbarkeit der Dokumente, insbesondere Menschen-Lesbarkeit 76
9.5 downstream processing 76
9.6 Fehler, Ausnahmen und ihre Behandlung 77
9.7 Langzeit-Aufbewahrung 77
9.7.1 78
9.8 Notizen in Rechnungen 78
9.9 Managements des Umstiegs von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen 78
10 historische Entwicklung 79
10.1 lokale Unterschiede in der Regelung von Signaturen 79
10.2 Validierung/Signaturprüfung 80
10.3 EDI 80
10.3.1 Prozesssicherheit im EDI-Verfahren 81
Interchange Agreement und angeschlossene Sicherheitsmaßnahmen 81
Sammelrechnungen 81
Andere länderspezifische Anforderungen 82
10.4 Änderungen aus der Überarbeitung der Mehrwertsteuersystem- Richtlinie, wirksam spätestens ab 1. Januar 2013 82
11 Kontaktdaten und Informationen 85
11.1 85
11.2 85
11.3 Kontakt 85
11.3.1 Blog FIBU-Lotse 85
11.3.2 Profildaten 85
11.4 Beratung 85
11.4.1 Schwerpunkte 87
• Prüfung des Verfahrens 11Eiectronic lnvoicing" 87
Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen 87
• Hilfestellung bei der Auswahl der Software oder eines Dienstleisters 87
Einbindung in die Kommunikation 87
Kurzprüfung der Erfüllung wesentlicher Anforderungen 87
• lnhouse-Seminare 87
Abteilungsübergreifende Fortbildung von Entscheidern 87
• Verfahrensdokumentation 87
Unterstützung bei der Erstellung einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation 87
• Grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen 87
Notwendigkeit und Ausgestaltung von elektronischen Rechnungen 87
• Vertragsprüfung aus steuerlicher Sicht 87
Ausgestaltung oder Prüfung erforderlicher Nutzungsvereinbarungen, 87
Vollmachten und Einverständniserklärungen 87
• Kommunikation mit der Finanzverwaltung 87
Klärung von Zweifelsfragen 87
Verbindliche Auskunft 87
















1 Die Vorteile der elektronischen Rechnung
Der Wechsel von einer papierbasierten Rechnung hin zu einem elektronischen Rechnungsdatenaustausch ist ein effizienter Weg, um Kosten zu sparen und zugleich Prozesse zu integrieren. Allerdings verlangen die meisten europäischen Länder eine äquivalente Prüfungsbasis nicht nur für Zwecke der Umsatzsteuer, sondern auch zur Beweisführung, zur handelsrechtlichen Absicherung von Buchführung und Jahresabschluss, zum Nachweis von "good compliance" und nicht zuletzt für Zwecke der Ertragsbesteuerung. Viele Länder haben ganz spezielle Sicherheitsanforderungen. Diese Anforderungen nicht zu treffen kann zu Sanktionen inklusive Strafen führen und die Möglichkeit beinhalten, dass Vorsteuer, die aufgrund einer nicht ordnungsgemäßen elektronischen Rechnung gezogen wurde, zurückzuzahlen ist.
Viele Länder außerhalb der Europäischen Union beginnen gerade, elektronischer Rechnungen und den Austausch von Rechnungsdaten in den Unternehmen zuzulassen. Die Bedingungen ähneln denen der Europäischen Union, es gibt aber auch dort länderspezifische Anforderungen, die strikt zu beachten sind.
Die Einführung eines kosteneffizienten sowie den steuerlichen Bedingungen genügenden systematischen elektronischen Rechnungsdatenaustausches verlangt nach einem ganzheitlichen Ansatz, der technische, prozessuale und legale Aspekte eines Unternehmens im Rechnungsdatenaustausch über alle betroffenen Abteilungen hinweg abbilden muss. Es handelt sich hierbei um eine Querschnittsaufgabe. insbesondere signaturbasierte Maßnahmen müssen eine umfassende Steuerdokumentation, Signatursysteme und Signaturprüfverfahren sowie diverse regelbasierte Rechnungsprüfungen beinhalten. Die regelbasierten Rechnungsprüfungs-Routinen bestimmen, welche Signaturen und angehängten Prozesse benötigt werden um einen Ende-zu-Ende Prozess transparent für jeden Prüfer, sei er Steuerprüfer oder Wirtschaftsprüfer, abzubilden. Die Nachvollziehbarkeit einer Buchführung, die mit elektronischem Rechnungsdatenaustausch arbeitet, verlangt nach einer -historisierten- Verfahrensbeschreibung. Fehlt diese, ist darin ein gravierender Mangel zu sehen, der die Ordnungsmässigkeit des Rechnungswesens gefährden kann.
Elektronischer Rechnungs Datenaustausch meint Senden, Empfangen und Archivieren von Rechnungen in elektronischen Formaten, ohne auf papierbasierte steuerliche Rechnungs- Originale zurückgreifen zu müssen. Das Scannen von einkommenden Papierrechnungen oder der Austausch von elektronischen Rechnungen parallel zu Papier basierten Originalen ist kein elektronischer Rechnungsdatenaustausch.
Das Internet erzeugte in den Unternehmen Erwartungen nach medienbruchfreien Prozessen, die weitestgehend automatisiert und damit kosteneffizient ablaufen können. Viele größere Unternehmen suchen jetzt die Gelegenheit, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihren Datenfluss zu konsolidieren. Während die meisten Geschäftsnachrichten -solche wie Bestellungen und Lieferankündigungen- meistens einfach automatisiert werden können, haben die Unternehmen eine solche Automatisierung beim papierlosen Rechnungs- datenaustausch noch nicht darstellen können. Zum Teil ist das einer fehlenden Interoperabilität oder sehr hohen länder- oder unternehmensspezifischen Sicherheitsanforderungen geschuldet, aber die größte Hürde war bisher an dieser Stelle eine latente rechtliche Unsicherheit. Zu beachten ist dabei, dass eine Rechnung nicht nur ein wichtiges Element in den Geschäftsprozessen ist. Sie ist genauso essenziell in der Belegsammlung, die Umsatzsteuerfragen beantworten soll. Die Umsatzsteuer wiederum ist eine wichtige Einnahmequelle für viele Staaten. Eine Abweichung, eine Nicht- Übereinstimmung mit steuerlichen Bedingungen kann vielfach zu signifikanten Strafen und anderen Sanktionen führen. Abgesehen davon ist eine Buchführung, die an Belegmängeln leidet, eben auch handelsrechtlich nicht in Ordnung. Damit stehen die Qualität der Jahresabschlüsse, die Rechtsgültigkeit ihrer Feststellungsbeschlüsse sowie alle auf dem Jahresabschluss aufbauenden Entscheidungen wie Gewinnverteilung, Entlastung der Geschäftsführung, aber auch an Jahresabschluss-Kennziffern gebundene Kreditvergabe-Regeln auf dem Spiel.
Es haben sich in den letzten Jahren neue Technologien und neue Dienste entwickelt, um einen elektronischen Rechnungsdatenaustausch unter handelsrechtlichen und steuerlichen Bedingungen in vielen Ländern ohne das Eingehen von Kompromissen zu ermöglichen. Viele Unternehmen suchen jetzt nach Möglichkeiten, eine handelsrechtlich und steuerlich verträgliche elektronische Rechnungs- datenaustausch-Lösung auf dem Fundament bestehender Geschäftsprozesse aufzubauen. Es gibt bereits Lösungen, die signifikante Vorteile versprechen und dabei zugleich die zwei Stolpersteine "Über- Vereinfachung" und "überhöhte Komplexität" vermeiden. Diese Lösungen beinhalten:
• 65 % Kostenreduzierung gegenüber papierbasierten Rechnungen (Rechnungsposten rangieren von 0,35 bis zu 60 US-Dollar)
• Bessere Analyse der Ausgaben, was dadurch zu einer Ausgabenreduktion von 1,3 % bis zu 5,5 % führt
• erweiterte Analyse der Vertragsdatensteuerung
• bessere Nachverfolgung/ Steuerung interner und anderer Handelspartner auf Einhaltung von vereinbarten Bedingungen und Zielen
• Fehlerreduzierung und schnellere Fehlerberichtigung
• verbesserter Rechnungsdisput sowie Vermeidung von Rechnungsdisput
• Gelegenheit, verbesserte Rabattbedingungen bzw. erhöhtes Kontobedingungen zu erreichen.
• Sofortige und permanente Prüfung der Rechnung auf definierten Regeln unter den Bedingungen von Integrität, Authentizität und Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum, garantiert
• Verbesserung der Datenqualität
• zur Einhaltung regulatorischer Bestimmungen,
• zur Einhaltung von Unternehmensinternenregeln und
• zur Verbesserung der Prozessketten in Beschaffung und Abwicklung

1.1 Senden, Empfangen und Archivieren von originär digitalen Rechnungsdaten
1.2 Nachvollziehbarkeit durch Verfahrensdokumentation
1.3 schnelles Suchen & Finden
1.4 verbesserte Partner-Kommunikation
1.4.1 Rechnungsdisput
1.4.2 Versicherungsschäden
1.4.3 Prozess-Integrationen
Bestellung
Shipping
Abwicklung
Bezahlung
1.5 Beweisbarkeit, Non-Repudiation
1.6 Belegsicherheit
1.6.1 Jahresabschluss
Prüfbarkeit
Feststellung
Beschlüsse
Entlastung GL
Gewinnfeststellung
Gewinn-Verteilung
Tantieme-Beschlüsse
Ausschüttungen
Kreditsicherheit
Nachweisbarkeit der Transaktionen
Covenants
1.6.2 Rechnungswesen
1.6.3 Folgeprozesse
Mahnwesen
Zahlungsverkehr
1.6.4 Dokumente und Prozesse, Schematischer Aufbau nach Rechnungs-Richtlinie; fokussiert auf Potential für Wirtschafts- und Steuerprüfung
1.7 betriebswirtschaftliche Vorteile
1.7.1 bis zu 65 % Kostenreduzierung gegenüber papierbasierten Rechnungen (Rechnungsposten rangieren von 0,35 bis zu 60 US-Dollar.
1.7.2 Bessere Analyse der Ausgaben, was zu einer Ausgabenreduktion von 1,3 % bis zu 5,5 % führt
1.7.3 erweiterte Analyse der Vertragsteuerung
1.7.4 bessere Nachverfolgung/Steuerung interner und anderer Handelspartner auf Einhaltung von vereinbarten Bedingungen und Zielen
1.7.5 Fehlerreduzierung und schnellere Fehlerberichtigung
1.7.6 verbesserter Rechnungsdisput sowie Vermeidung von Rechnungsdisputen
1.7.7 Gelegenheit, verbesserter Rabattbedingungen bzw. erhöhtes Kontobedingungen zu erreichen.
1.7.8 Sofortige und permanente Prüfung der Rechnung aufEinhaltung definierter Regeln (business rules) unter den Bedingungen von Integrität, Authentizität und Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum, garantiert
1.7.9 Verbesserung der Datenqualität
• zur Einhaltung regulatorischer Bestimmungen,
• zur Einhaltung von Unternehmensinternenregeln und
• zur Verbesserung der Prozessketten in Beschaffung und Abwicklung
1.7.10 Verbesserung der Datenbasis für die Unternehmensplanung
Liquidität
Verbrauch und Bedarf
Personal und andere Ressourcen
1.7.11 Synchronisierung von
DSO vs. DPO
Kreditoren- zu Debitoren-Laufzeit
1.7.12 schnellere Zahlungen
1.7.13 Erlangung von Factoring-Fähigkeit
1.7.14 fast close
monatlich
vierteljährlich
jährlich
inkl.
Konsolidierung
Abstimmung K L R
Verrechnungspreis-...
Bildung
Dokumentation
2 globale Strategie des schlüssigen Managements von Integrität, Authentizität und Legitimität
nachstehend eine Aufstellung der Länder, in denen elektronische Rechnungs Datenaustausch zugelassen ist und gleichzeitig eine Einordnung dahingehend, wie restriktiv die Bestimmungen in diesen Ländern sind.

Die Belegsicherheit wird gewöhnlich durch elektronische Signaturen erzeugt zusätzlich zur Herstellung von Dokumenten Sicherheit durch Signaturen werden auch Rechnungen im Original akzeptiert, deren Sicherheit auf prozessualer Basis im Wie die-Verfahren hergestellten aufrechterhalten wird. Das Verfahren muss so genanntes „proper EDI“ sein. Freiheit der Beweisführung, um die Einhaltung der rechtlichen Bedingungen in Umsatzsteuer, Ertragsteuer und Handelsrecht sicher nachweisen zu können. Wenn es kein Rechnungsoriginal gibt, das aufbewahrt wird, müssen Kontrollmaßnahmen greifen, ob die verlässlich zurückgegriffen werden kann und die eine interne Kontrolle als belastbaren Prüfungspfad darstellen, der die Transaktionen im Wege der Prüfung des Geschäftsvorfalls beweisen kann.
Die Nicht-Übereinstimmung oder Nichterfüllung vorgeschriebener Anforderungen bedeutet für die Unternehmen hohe Risiken, sowohl umsatzsteuerrechtlich, als auch ertragsteuerrechtlich (Betriebsausgabenabzug) und ganz besonders hinsichtlich der Risiken, die sich aus Buchungen ohne Beleg ergeben (nicht Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, rechtswidrige Feststellung von Jahresabschlüssen, darauf aufbauend rechtswidrige Entlastung der Geschäftsleitung, Tantieme-, Gewinnverwendungs- und Ausschüttungsbeschlüsse) Die Nicht-Überinstimmung oder Nichterfüllung vorgeschriebener Anforderungen bedeutet für die Unternehmen hohe Risiken, sowohl umsatzsteuerrechtlich, als auch ertragsteuerrechtlich (Betriebsausgabenabzug) und ganz besonders hinsichtlich der Risiken, die sich aus Buchungen ohne Beleg ergeben (nicht Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, rechtswidrige Feststellung von Jahresabschlüssen, darauf aufbauend rechtswidrige Entlastung der Geschäftsleitung, Tantieme-, Gewinnverwendungs- und Ausschüttungsbeschlüsse)
Um sicherzustellen, dass die Anforderungen an Dokumenten-oder Prozesssicherheit auch erfüllt werden, ist es wichtig, dass Design der Prozesse von Ende-zu-Ende zu betrachten.
Grundsatz ist die Prüfbarkeit des gesamten Geschäftsprozesses einschließlich seiner Dokumentation. Belastbare Prüfpfade sind gefordert und dabei wird davon ausgegangen, dass die Notwendigkeit dieser Prüfpfade nicht durch die Signatur entfällt . Grundsatz ist die Prüfbarkeit des gesamten Geschäftsprozesses einschließlich seiner Dokumentation. Belastbare Prüfpfade sind gefordert und dabei wird davon ausgegangen, dass die Notwendigkeit dieser Prüfpfade nicht durch die Signatur entfällt . Für das EDI-Verfahren ist das Management der Prüfungspfade Voraussetzung für rechtssichere Compliance im EDI-Prozess. Grundsatz ist die Prüfbarkeit des gesamten Geschäftsprozesses einschließlich seiner Dokumentation. Belastbare Prüfpfade sind gefordert und dabei wird davon ausgegangen, dass die Notwendigkeit dieser Prüfpfade nicht durch die Signatur entfällt . Für das EDI-Verfahren ist das Management der Prüfungspfade Voraussetzung für rechtssichere Compliance im EDI-Prozess; hinzu kommt als bestimmender Faktor für die Beweissicherheit des Geschäftsprozesses die Gestaltung und Beschreibung der betriebsinternen Steuerung und Kontrollmaßnahmen in der Verfahrensdokumentation.

2.1 Compliance in regelbasierten Umgebungen
In der Mehrzahl der Länder scheint es keine Auswahlmöglichkeiten an strategischen Optionen zu geben. Wenn die rechtlichen Anforderungen klar genug formuliert sind, um sie in der betrieblichen Praxis umzusetzen, dann minimieren natürlich die Rechtsregeln die Risiken bei Vorsteuerabzug, Betriebsausgabenabzug und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Es ist leider so, dass nicht alle Länder, die spezifische Anforderungen oder Compliance-Maßnahmen für Integrität, Authentizität und Legitimität vorschreiben, diese Regeln in einer Weise präsentieren, dass sich daraus Antworten auf alle Fragen hinsichtlich der anzuwendenden Technologien oder der zu gestaltenden Prozesse so ergeben, dass man die ohne Expertenwissen beantworten kann. In solchen Fällen sollte man zunächst einmal den umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen folgen, dabei aber schon noch beachten, dass das ertragsteuerrechtlich, das Grundlagenrecht der Besteuerung (in Deutschland: Abgabenordnung) und das Handelsrecht dabei auch noch zu beachten sind. In den meisten grenzüberschreitenden Fällen wird lokales Expertenwissen dazu benötigt.
2.2 Compliance in prinzpienbasierten Umgebungen
Die korrekte Umsatzsteuerbehandlung von Leistungsaustauschen, die durch das jeweilige nationale Umsatzsteuerrecht gestaltet wird, kann auf verschiedene Weise ausfallen. Die Handelspartner können dafür diejenige Compliance-Strategie auswählen, die am besten zu ihrem Geschäftsmodell und zu ihren Geschäftsprozessen passt. Das bedeutet nicht, dass die normalen Geschäftsprozesse immer einen ausreichenden Steuerungs-und Kontrollrahmen für interne Kontrollsystemen bilden. Die Anforderungen an die langzeitige Verfügbarkeit und Prüfbarkeit, die inhärent in allen Umsatzsteuergesetzen, die auf dem Mehrwertsteuersystem beruhen, enthalten ist, bedeutet, dass Unternehmen weitere Schritte zur Absicherung von Compliance über den gesamten Lebenszyklus der Rechnung und den begleitenden Geschäftsdokumenten gestalten müssen.
In den Ländern, die das Thema eInvoicing und dessen Sicherheit stringent regulieren, ist der Gebrauch elektronische Signaturen oder „proper EDI“ immer auch die Basis für Integrität, Authentizität und Legitimität in Bezug auf die Compliance-Strategien. Elektronische Signaturen und „proper EDI“ sind getestete und eingeführte Methoden, die für die Handelspartner den Vorteil haben, Beweis-Anforderungen in Bezug auf die Rechnungsprozesse zu erfüllen. Dies bedeutet hinreichende Compliance-Absicherung über die diversen Handelspartnerschaften eines Unternehmens (gross oder klein, integriert oder nicht-integriert, direkt oder indirekt, Material oder Dienstleistungen etc..)
2.3 elektronische Signaturen als Basis für eine universelle Niedrig- Risikostrategie
Die meisten Unternehmen wollen Rechtssicherheit für sich und ihre Handelspartner , und zwar so viel wie möglich über einen Zeitraum von mindestens sechs bis höchstens 20 Jahren, und sie wollen dabei insbesondere Steuerrisiken ausschließen. Die handelsrechtlichen Risiken, die sich aus einer fehlerhaften Beweisführung in der Belegerstellung und-Aufbewahrung ergeben, sind aber auch nicht zu vernachlässigen. Die meisten Unternehmen wünschen sich, eine schlüssige Niedrig-Risiko-Strategie für Steuern und Handelsrecht in ihren Rechnungswesen einzuführen. Tatsächlich kann aber die Multiplikation von Compliance-Massnahmen über verschiedene Geschäftsfelder oder sogar verschiedene Unternehmenseinheiten hinweg die Verwaltungskosten in den Unternehmen signifikant hochtreiben und dabei auch noch das Risiko des Versagens der Massnahmen wegen einer resultierenden übergrossen Komplexität deutlich erhöhen.
Eine kurze Bemerkung zur immer wieder gern zitierten Betrugsanfälligkeit von elektronischen Rechnungen: elektronische Rechnungen sind, egal ob sie einer Dokumentensicherheit oder einer Prozesssicherheit unterliegen, genauso oder auch genauso wenig anfällig oder betrugsresistent wie papiergebundene Rechnungen. Eine Signatur auf einer Rechnung ist keineswegs ein Hinweis darauf, dass die Rechnung in höherem Maße gegen Betrug geschützt ist als ohne Signatur (aus der Signatur heraus lässt sich immerhin ermitteln, wer die Signatur aufgebracht hat). Eine Signatur ist auch keine Veränderungssperre, sondern lediglich eine Maßnahme zur Anzeige von Veränderungen in der Zeit zwischen Anbringung der Signatur und der jeweiligen Prüfung der Signatur.
Rechnungsbetrügereien kosten Unternehmen Milliarden. Solcherlei Handlungen aufzudecken oder zu verhindern ist Aufgabe der internen Revision im Unternehmen. Dies ist im Übrigen keine Aufgabe von Steuerrecht oder Handelsrecht, sondern eine Aufgabe von Gesellschaftsrecht und Unternehmens-Verfassung. Die Geschäftsleitung schuldet dem Geschäftsherrn eine stets ordnungsgemäß organisierte Geschäftsorganisation, und dazu gehört, die Unternehmensprozesse möglichst betrugsresistent zu gestalten.
Wenn ein Unternehmen sich dazu entschließt, international zu agieren, ist die Nutzung elektronischer Rechnungen mit elektronischer Signatur eine gute Wahl. Eine signifikante Anzahl von großen Handelsnationen akzeptiert keine andere Methode als diese zur Herbeiführung von Sicherheit im Belegwesen, auch dann, wenn Integrität, Authentizität und Legitimität auch durch Prozesssicherheit nachgewiesen werden könnten. Auch von daher aus sind elektronische Signaturen als übliche Methode anzusehen, die den höchsten Grad an Rechtssicherheit anbietet.
Heutzutage können elektronische Signaturen in alle Rechnungswesensysteme so implementiert werden, dass sie alle Anforderungen nach Integrität, Authentizität und Legitimität über alle Länder hinweg, die eInvoicing erlauben, so abdecken, dass die Anforderungen aus den jeweiligen nationalen juristischen Kulturen heraus erfüllt werden. Standards, die auf service-orientierter Architektur basieren, sind verfügbar und bieten einen ausreichenden compliance-footprint für jedes eInvoicing-System; diese Systeme bieten parallel dazu gradlinig konstruierte Anbindungen an Archive zur Gewährleistung einer langfristigen Nachprüfbarkeit der Dokumente, ihrer Integrität, ihrer Authentizität und ihrer langfristige Lesbarkeit, und das alles auf einem angemessenen Kostenniveau.
2.3.1 langwierige Prüfungen
Eigentlich sollten Prüfungen nur einige wenige Tage dauern. Das gilt für Wirtschaftsprüfung genauso wie für steuerliche Betriebsprüfung und für andere Prüfungen. Es ist aber festzustellen, dass viele Unternehmen über Wochen oder Monate hinweg geprüft werden. Dies verschlingt sehr viel Zeit und Expertenwissen und erzeugt Risiken dergestalt, dass immer mehr Prozesse hinterfragt und immer mehr Dokumente herausgesucht und vorgelegt werden und diese möglicherweise nur zufällig im Archiv gefunden werden oder, auch gar nicht. Das alles ist eine Frage von Unternehmens- organisation und Unternehmensgröße und natürlich kann man einen Weltkonzern nicht innerhalb weniger Tage mit Anspruch auf Ergebnissicherheit prüfen. Die Organisation elektronischer Rechnungen in Unternehmen, sowohl ein-wie ausgehend, sorgt aber für eine Reduzierung des Verbrauchs an Expertenzeit.
2.3.2 Prüfungen bei Handelspartnern
Mindestens die Finanzverwaltungen haben überhaupt keine Alternative zu Kontrollmitteilungen über Amts- und Unternehmensgrenzen hinweg. Damit verifizieren Sie Buchungen und die Originalität der Dokumente sowohl beim geprüften Unternehmen als auch bei dessen Handelspartnern.
2.3.3 Rechtshilfe-Verfahren
International aufgestellte Wirtschaftsprüfer brauchen nur das Büro in dem anderen Land anzurufen, um eine klare Aussage über dem Beweiswert von Dokumenten oder von Prozessen zu erhalten. Erheben sich anlässlich der durchgeführten Wirtschaftsprüfung Zweifel an den Beweiswerten in der Belegsammlung, wird einer der Kollegen aus dem ausländischen Büro dorthin gehen und die Sache vor Ort untersuchen.
2.3.4 Bußgeldvorschriften.
Wenn ein Unternehmen seine Belegsammlung nicht in der Weise in Ordnung hat, dass es zu jeder Zeit anhand von Belegen Auskunft über die Abwicklung von Geschäftsvorfällen geben kann, dann wird es mittels Bußgeldern auf den richtigen Weg zurückgebracht. Und sofern seine Handelspartner ebenso davon betroffen sind, dann werden auch die bestraft.
2.3.5 Verlust des Rechts auf Vorsteuerabzug
Der Vorsteuerabzug richtet sich nach der rechtlichen Belegqualität. Das ist in allen Mehrwertsteuersystemen dieser Welt so. Ein Unternehmen, das in seiner Belegsammlung nicht ausreichend Beweiskraft hat, um seine bezogenen Leistungen durch rechtskonforme Rechnungsdokumente zu belegen, kann nicht beweisen, dass es seine Prozesse ordnungsgemäß steuerte, und das Mindeste, was von ihm erwartet wird, ist, dass es auf die aus solchen unzureichenden Belegen gezogene Vorsteuer zurückerstattet. Mit einem durchschnittlichen Umsatzsteuersatz von 20 % europaweit bedeutet das ein hohes Risiko, welches ein Unternehmen im Eintrittsfall retroaktiv trifft und das deutlich oberhalb der üblicherweise erzielten Gewinnmargen liegt. Hinzu kommt noch eine sehr gute Verzinsung von in Deutschland 6 % pro Jahr, nach abwarten einer fünfzehnmonatigen Frist. Die finanziellen Auswirkungen einer Rückzahlung von zu Unrecht gezogener Vorsteuer sind also nicht eben gering.
2.3.6 Verpflichtung, unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer an den Fiskus abzuführen
Es kann durchaus passieren, dass Rechnungen vom Lieferanten irrtümlich doppelt versendet werden. Es kann auch passieren, dass Rechnungen fraudulent erzeugt und in betrügerischer Absicht an Handelspartner geschickt werden. Diese Rechnungen sind nicht wirklich zu unterscheiden von rechtmäßigen Rechnungen und deshalb verlangen alle Finanzverwaltungen, die ein Mehrwertsteuersystem kontrollieren müssen, im Einklang mit ihren Gesetzen vom Aussteller auch die Abführung der unberechtigt ausgewiesenen Umsatzsteuer; egal, ob es sich hierbei um einen Irrtum oder um einen dolosen Fall handelt.
Und selbst verständlich werden in solchen Fällen Kontrollmitteilungen geschrieben, nachgeprüft, ob der Rechnungsempfänger Vorsteuer abgezogen Anspruch nahm und wenn das der Fall war, dann wird dieser Vorsteuerabzug wieder zurückgefordert.
2.3.7 Spill-over-Effekte in anderen Bereichen des Steuer-und Handelsrechts
Stellt eine Finanzverwaltung bei Überprüfung der Umsatzsteuersituation eines Unternehmens fest, dass nicht alle zum Vorsteuerabzug herangezogen Rechnungen beweisbar richtig sind, ergeben sich sofort Fragen nach der Rechtmäßigkeit Betriebsausgabenabzugs, und zwar sowohl auf der steuerlichen als auf der handelsrechtlichen Seite. Inkorrekt geführten Unternehmen werden dann in einem aufwändigen Verfahren Buchführungen und Jahresabschlüsse der Vergangenheit korrigiert bzw. es wird der letzte noch offene Jahresabschluss zur Korrektur herbeigezogen. Problematisch wird es immer mit Beschlüssen, die auf falschen Jahresabschlüssen beruhen und problematisch wird es auch mit Entlastungen der Geschäftsleitung, die auf nicht berichteten Tatsachen, nämlich nicht bewiesenen Belegen beruht. Insoweit nämlich wird die Geschäftsleitung nicht entlastet, weil es Entlastungen nur über Berichtetes geben kann.
3 Was ist eine Signatur?
Elektronische Signaturen, Zertifikate und Zertifizierungsstellen
Der Ausdruck elektronische Signatur bedeutet im Kontext mit der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie der Europäischen Union "digitale Signatur, die auf einer so genannten PKI (public key infrastructure/ öffentliche Vertrauensinfrastruktur) basiert". Dies ist eine Technik, die elektronische Anmelde- informationen, so genannte Zertifikate, mit zwei unterschiedlichen kryptographischen Schlüsseln so miteinander verbindet, dass Daten mit dem einen Schlüssel verschlüsselt und mit dem anderen Schlüssel -in Kenntnis des ersten, geheimgehaltenen- wieder entschlüsselt werden.
Der erste Schlüssel, der so genannten private Schlüssel, ist vom Halter des Zertifikates geheim zu halten. Der zweite, der öffentliche Schlüssel -der nur mit einer automatisierten Kommunikation zum ersten Schlüssel funktioniert, ist als Teil des Zertifikates -in Deutschland: von der Bundesnetz-agentur-veröffentlicht. Diese Zertifizierungsstelle, die sichere Prozesse und Technologien zur einmaligen Identifizierung des Zertifikatsinhabers bietet und nutzt, veröffentlicht so genannte Sperrlisten, die Auskunft darüber geben, ob ein Zertifikat noch gültig ist, abgelaufen ist oder zurückgezogen wurde.
Wenn ein Zertifikatsinhaber seinen privaten Schlüssel zur Verschlüsselung von Daten nutzt, dann nutzt er eine Verschlüsselungstechnik, die auf einer digitalen Signatur beruht. Jeder Andere, der den öffentlichen Schlüssel besitzt und der über die Kommunikation zwischen beiden Schlüsseln als "berechtigt zur Entschlüsselung dieser einen Nachricht" erkannt wird, kann damit die Authentizität des Senders der Nachricht ebenso überprüfen wie die Integrität der gesendeten und signierten Nachricht. Damit wird eine sehr hohe Dokumentensicherheit bei Nachrichtenaustausch und Dokumenten-Archivierung erreicht.
3.1 Was ist Sicherheit durch eine Signatur?
3.1.1 Sicherheit durch Signatur ist eine Fiktion!
Als Fiktion bezeichnet die Rechtswissenschaft die Anordnung des Gesetzes, tatsächliche oder rechtliche Umstände als gegeben zu behandeln, obwohl sie in Wirklichkeit nicht vorliegen. Hierbei kann die Fiktion das genaue Gegenteil der tatsächlichen Umstände als rechtlich verbindlich festlegen. Eine Fiktion kann deshalb in einem Gerichts- Prozess auch nicht widerlegt oder entkräftet werden, da sie definitionsgemäß vom tatsächlichen Sachverhalt abweicht. Das Wort „gilt“ ist in Gesetzestexten ein Indiz für das Vorliegen einer Fiktion, sie kann sich aber auch in Legaldefinitionen verbergen.
3.2 Arten der Signatur
3.2.1 einfach
3.2.2 fortgeschritten
3.2.3 qualifiziert
"deutsche Anforderung"
Trust-Center
öffentliche Vertrauens-Infrastruktur
neuer Personalausweis
3.2.4 benötigt
hardware
SC
SSEE
software
Signaturerstellungs-SW
Exklusivität
SiGG
SigV
3.2.5 Zeitstempel
3.3 Pseudonymisierung
3.4 Attributierung
3.4.1 Attributsverletzung bricht Signatur
4 Was bewirkt eine Signatur?
4.1 Dokumentensicherheit
4.1.1 Veränderungen an signierten Dokumenten werden nicht verhindert, aber zuverlässig angezeigt.
4.2 nicht: Prozesssicherheit
4.2.1 Bei herbeigeführter PS gilt: Dokumente können nicht verändert werden. Die Veränderungssperre und ihre Überwachung sichert das System/ die Systeme
4.3 Gleichsetzung von eigenhändiger und elektronischer Unterschrift
= setzt sich in der Gleichbehandlung von Papier- und elektronischen Rechnungen fort
4.3.1 §§ 126 - 126 b BGB
4.3.2 Ausschluss-Tatbestände
Testament
Eheschliessung
notariatspflichtige Geschäfte
Grundstückskauf
Verbraucherkreditverträge
4.3.3 Signaturen im Rechnungswesen
Handelsrechtlich
Steuerrecht
5 Warum müssen elektronische Rechnungen signiert werden?
Rechtstheoretische Überlegungen sind natürlich sehr spannende abendfüllende Themen -für Juristen, Wirtschaftinformatiker, Angehörige der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe. Sie sind aber nicht interessant für die Praktiker in den Unternehmen. Viel spannender finden die es, sich einmal mit den Empfehlungen der Expertenkommission zu befassen. Ob es uns gefällt oder nicht, auf den 111 Seiten feinster Eurokraten-Lyrik in englischer Sprache -natürlich!- steht kurz zusammengefasst nicht mehr und nicht weniger als: Sender und Empfänger sollen jeweils für die Einhaltung der GoBS sorgen, dann fallen Abweichungen schon auf. Ansonsten ist es halt unternehmerisches Risiko.
Kostprobe gefällig? The invoice is only one important document in the value chain of transactions for the supply of goods and services and therefore only one important document in the audit trail. Other relevant documents include purchase orders, transport documents, delivery notifications and remittance advices. These documents need to be auditable and accessible and tax authorities can ask for them within their audit processes.
Aha!

5.1 Müssen sie gar nicht!
5.1.1 Elektronische Rechnungen sind -im Originalzustand- sicher und maschinell auswertbar vorzuhalten,
= Vorschriften hierzu:
= GoB
= GoBS
= GDPdU
vom
Rechnungssteller
vom Rechnungsempfänger
über einen Zeitraum von bis zu/ über 12 Jahren
auch bei System-Änderungen muss die Lesbarkeit gewährleistet bleiben
Belegsicherheit
Heisst: Übereinstimmung der empfangenen mit den erhaltenen Dokumenten (cross-check-fähig über den ganzen Aufbewahrungszeitraum).
Jede Vorsteuerabzugsberechtigung ergibt sich aus § 15 UStG. Voraussetzung ist das Vorliegen einer Rechnung. Das kann eine mit allen umsatzsteuerlichen Pflichtbestandteilen einer Rechnung bekrittelte Obsttüte von Bananen-Fred sein oder eben eine elektronische Rechnung. Dazwischen ist ein breites Spektrum. Der Vorsteuer-Abzug nach § 15 UStG und die dort genannten Regeln jedenfalls definiert die Rechnung nicht. Was eine Rechnung ist, steht in § 14 UStG, und diese Vorschrift befasst sich mit der Ausstellung von Rechnungen. Und genau hier ist vorgeschrieben, wie eine elektronische Rechnung zu behandeln ist, und zwar von Seiten des Ausstellers, nicht des Empfängers. Dem obliegen dann Verifikationspflichten.
Ganz gleich ob ein Unternehmen Papierrechnungen schreibt oder elektronische Rechnungen nutzt: es muss in jedem Falle einen sauberen audit trail herstellen, pflegen und verfügbar halten; und zwar für die interne Revision ebenso wie für externe Prüfer. Unternehmen müssen diese Anforderungen beachten, weil die dazu ergangenen Regularien sich in jedem Mitgliedsland der EU in den handelsrechtlichen Gesetzen wiederfinden. Die Rechnung ist ein wichtiges, aber eben nur ein Dokument in der Abbildung eines Geschäftsvorfalls. Und damit nur ein relevantes Dokument im audit trail. Hinzu treten andere Dokumente wie Bestellschein, Konossemente und Transportpapiere, Lieferscheine und Überweisungsbelege. Diese Dokumente müssen in gleicher Weise auditierbar sein und die Finanzbehörden können die Vorlage dieser Belege verlangen. Hinzu kommt, dass in der EU alle Finanzverwaltungen direkten Zugang zu den IT-Systemen (in D: Z1) verlangen dürfen, was sie dann in die Lage versetzt, detaillierte Prüfungen von Geschäftsvorfällen und deren Abbildung und Abwicklung sowie die Dokumentation der Entstehung und Abwicklung von Geschäftsvorfällen in einer Gesamtbetrachtung zu beurteilen. Dies gilt EU-weit und garantiert schon heute das vollständige Audit von Transaktionen, Prozessen, Systemen und Dokumentationen.
Wo elektronische Rechnungen im Einsatz sind, kann die Effizienz jeder Prüfung gesteigert werden, gemeint sind damit sowohl steuerliche als auch handelsrechtliche (und da interne und externe) Prüfungen. Weil die Daten in elektronischer Form vorliegen, können IT-gestützte Prüfverfahren und statistische Verfahren die Daten vailidieren. Auch elektronische Archive geben schnellen Zugang zu Unternehmensinformationen. Prüfungen und cross-checks werden signifikant schneller durchgeführt.
= Problem: für beide Formen von Sicherheit müssen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger bei der eRechnung zusammenarbeiten!
= Der elektronische Rechnungsdatenaustausch bedarf der Zustimmung des Rechnungsempfängers
= Sehr empfohlen, leider nicht verbindlich vorgeschrieben: Schriftform
= die unverbindliche Zustimmung durch mündliche Erklärung regelt beweisbar gar nichts
= die Zustimmung durch konkludentes Handeln ist eine Nicht-Regelung; das ist noch schlimmer!
Dokumentensicherheit
DAS Dokument wird so aufbewahrt, dass nachträgliche Veränderungen an Form oder Inhalt sicher angezeigt werden
Auf Prüferverlangen wird das Dokument vorgelegt
Die Verfahrensdokumentation bildet die Buchungsprozesse, die Signaturprozesse und die Archivierungsprozesse ab.
Prozesssicherheit
Rechnungsdatenaustausch-Verfahren ohne qeS sind bürokratischer. Man denke nur an die dabei erheblich gestiegene Bedeutung einer Verfahrensdokumentation. Im Verfahrensvergleich zeigt sich: Dokumentensicherheit, also das Verfahren mit qeS ist heute Standard. Gerade international operierende Unternehmen nutzen diese Möglichkeit, zu einem guten Teil auch zusätzlich zu der bei ihnen ohnehin vorhandenen Prozesssicherheit.
Wenn das Produkt (die Rechnung) keine qeS besitzt, aber trotzdem die Integrität und Authentizität der Rechnungüberprüfbar sein muss, dann muss das gesamte Verfahren des Rechnungsaustauschs daraufhin überprüt werden, ob dieses "wasserdicht" ist. Dabei muss der Rechnungsempfänger sicherstellen, dass die Email mit der Rechnung nach einem Verfahren, das keine Manipulation auf dem Transportweg zulässt, übermittelt wurde. Dieses Verfahren muss erst einmal beschrieben werden. Und es muss regelmäßig kontrolliert werden, ob das Verfahren auch wie vorgesehen eingehalten wird. Die Kontrolle muss dokumentiert werden etc. Verfahrensdokumentation verlangt auch die Abbildung des internen Kontrollsystems IKS! Und dann muss der für die Kontrolle Verantwortliche, um aus der Haftung zu sein, seine Kontrolltätigkeit regelmäßig dokumentieren und abzeichnen (Warum nicht per elektronischer Signatur?). So ein Verfahren zu verifizieren ist doch nun wahrlich ein größerer Aufwand, als eine Signatur zu verifizieren. Zumal Teile des Verfahrens ja gar nicht in dem vom Rechnungsempfänger unmittelbar prüfbaren Bereich stattfinden, sondern beim Rechnungsaussteller.
Im EDI-Bereich gibt es in Deutschland seit Anfang des Jahres 2009 diese Problemstruktur. Da wurde für den innerdeutschen Rechnungsdatenaustausch mit EDI die Sammelrechnung komplett gestrichen. Und die war bis dahin der Beleg, das Produkt, an dem die Integrität und Authentizität der Rechnung formal festgemacht wurde. Die EDI-Daten waren formal lediglich eine elektronische Zugabe zur Sammelrechnung.
Jetzt ist das Produkt Sammelrechnung ersatzlos verschwunden. Also werden an das EDI-Verfahren erhöhte Anforderungen gestellt. Das ist vielen EDI-Anwendern noch gar nicht richtig bewusst. Wenn sie keine Verfahrensdokumentation haben, dann ist das nach ein gravierender formaler Mangel, der den Vorsteuerabzug in Frage stellt. Das ist neu. Eine Sammelrechnung hatte in der Regel nie vergleichbare formale Mängel.

Alle Dokumente eines Geschäfsvorfalls bilden einen workflow.
Die Dokumente sind durch geeignete Schutzprozesse gegen Veränderungen zu sichern.
Auf Prüferverlangen werden alle Dokumente des Geschäftsvorfalls vorgelegt.
mit allen Verknüpfungen
Die Verfahrensdokumentation bildet "das System" Rechnungswesen vollumfänglich ab.
technisch bedeutet das
• Closed system controls
• Data-level controls
• Sealed-off environment
5.2 Alle Rechnungen unterliegen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum den Anforderungen nach
5.2.1 Integrität
5.2.2 Authentizität
5.2.3 Legitimität
Es ist den Unternehmen freigestellt -ab 01.07.2011 auch umsatzsteuerlich- wie sie diese Anforderungen erfüllen.
= Gleichbehandlungsgrundsatz
= Die qeS ist die wirtschaftlichste Möglichkeit, diese Anforderungen über die lange Archivdauer zu erfüllen.
= Eine Nachsignatur ist in D nicht verlangt.
6 Vorsteuer-Abzug aus elektronischen Rechnungen
Innerhalb der EU gibt es 2 unterschiedliche Freistellungen von Umsatzsteuer:
1. steuerbefreite Transaktionen, sogenannte steuerbefreite Leistungen mit dem Recht zum Vorsteuer-Abzug
2. Transaktionen ohne jeden Bezug zur Umsatzsteuer, demzufolge auch ohne Abzug von Vorsteuer; normalerweise zu finden bei gemeinnützigen Einrichtungen etc.
In beiden Fällen wird eine normale Rechnung verlangt, in der auf den Tatbestand der Steuer-Ausnahme ebenso wie auf die gesetzliche Fundstelle dazu explizit hingewiesen wird. Die Mitgliedsstaaten haben aber die Möglichkeit, bestimmte Steuerpflichtige von der Verpflichtung zur formellen Rechnungsstellung zu befreien.

= Die hier nachstehenden Anmerkungen sind wichtig für das rechtliche Verständnis der MwStSysRL
Die MwStSysRL betrifft Rechnungen. Eine Rechnung beginnt ihren Lebenszyklus mit ihrer formellen Übergabe an den Rechnungsempfänger; bis dahin ist sie lediglich eine Sammlung von Rechnungsdaten für den betroffenen Geschäftsvorfall.
Ein Dokument, das eine Rechnung ändert, ist ebenfalls eine Rechnung im Sinne der MwStSysRL.
Die begrenzte Sichtweise der MwStSysRL bedeutet nicht, dass sich Wirtschaftsprüfung und Steuerprüfung nicht auch für andere Dokumente des Geschäftsvorfalls interessieren. Tatsächlich werden gerade Dokumente wie Bestellungen, Verträge, Lieferscheine und andere kommerzielle Dokumente zur Prüfung und Beurteilung des Geschäftsvorfalls beigezogen. Neben der Wirtschaftsprüfung verlangen heute auch immer öfter Steuerprüfungen nach Vorlage der Dokumentensammlung über den gesamten Geschäftsvorfall. Daher sollten Unternehmen, die die elektronische Rechnung einführen, darauf achten, dass ihre Informationssysteme diese erweiterten Audit-Anforderungen in angemessener Frist erfüllen können. Auch sollte klar sein, dass sowohl Wirtschaftsprüfung als auch Steuerprüfung sich künftig verstärkt die gegenseitige Integration von Rechnungssteller zu Rechnungsempfänger -von ERP zu ERP- ansehen werden. Daher sollten alle Integrationen sehr gut und stets historisiert dokumentiert sein, so dass jede Ereigniskette -zB die Transformation von Rechnungsdaten in unterschiedliche Formate- stets nachvollzogen werden kann. Vor dem Hintergrund der Tatsache, dass eine jede Geschäftsleitung dem Geschäftsherrn zu jeder Zeit eine ordnungsgemässe Unternehmensverfassung und -organisation schuldet, muss auch das Management eines Unternehmens hieran interessiert sein.

= Es gibt keine direkte Verbindung von den "rules of good governance and compliance" zur MwStSysRL! Wichtig sind allein die nationalen Bestimmungen zur MwSt. Diese sind entwickelt aus Gesetz, Rechtsprechung, Verwaltungsanweisungen, Hinweisen und Kommentaren
= Legale Definitionen und Anforderungen, so zB zu EDI und "elektronischen Signaturen" weichen -zum Teil erheblich- von Land zu Land ab. Diese Definitionen stammen zum grössten Teil aus der Zeit vor den Möglichkeiten der elektronischen Rechnung, also aus der Papierwelt. Ihre legalen und betriebswirtschaftlichen Definitionen können die gleichen Begriffe nutzen; das heisst nicht, dass sie die gleichen Definitionen geben; diese können zwischen Recht und Betriebswirtschaft stark voneinander abweichen
6.1 Rechtliche Anforderungen sind nie "in Stein gemeisselt", schliesslich sind sie von Politikern formuliert. Ihre Interpretationen unterliegen starken Veränderungen und die betrieblichen Praktiken entwickeln sich ständig weiter. Warum wird das Thema "elektronische Rechnung" in Deutschland fast nur vor dem Hintergrund von Umsatzsteuer und Vorsteuer-Abzug gesehen?
Es gibt keine global geltenden Regeln, ja nicht einmal Versuche zu einer weltweiten Umsatzsteuer-Harmonisierung. Die EU ist das am Weitesten geschlossene System einer Value Added Tax. Das Mehrwertsteuer-System wurde in den 1950er Jahren entwickelt und verbreitete sich dann über die Steuersysteme, zunächst in Europa und dann weltweit. Trotz dieser langen Entwicklungs- und Gebrauchszeit hat sich schon in der EU keine durchgehende Harmonisierung herbeiführen lassen. Umso weniger für den weltweiten Standard einer VAT.

6.1.1 fiskalischer Hintergrund


Rechnungsdaten müssen prüfbar sein. Das gilt für papierbasierte Rechnungen und für elektronische Rechnungen gleichermassen. Die Finanzbehörden aller Staaten haben ein hohes Interesse an der Sicherung eines auf der Basis ihres Rechtswesens beruhenden Umsatzsteuer-Aufkommens. Jede tax collection wäre in hohem Masse ineffizient, könnte sie nicht auf formulierte und durchgesetzte Standards aufbauen. Diese Standards betreffen vor allem Form und Inhalt einer Rechnung. Aus historischer Entwicklung heraus -und um die Einheitlichkeit, die Uniformität von Steuererklärung und Erhebung zu sichern-, haben die Nationalstaaten ein komplexes Regelwerk zur Anerkennung von Rechnungen aufgebaut. Die dort hinterlegten Regeln sind aber stark papierlastig.







Bedeutung der USt für die Staatshaushalte

Verkomplizierung durch die EU und ihr Bestreben nach "equal treatment"
Die EU versucht mit einer Novellierung der MwStSysRL, die rechtlichen Anforderungen an eine Anerkennung von Rechnungen zu minimieren. Elektronische Abrechnungsprozesse sind aber nicht gleich zu den papierbasierten Abrechnungsprozessen.
Digitale Rechnungsdaten existieren nur in hochkomplexen technischen Umgebungen; und auch das nur, wenn diese Umgebungssysteme aktiv sind, wenn sie "leben". Nur in diesen Systemen sind die Daten geschützt von Korrumption und vor Veränderungen. Und die Fiskalbehörden aller Länder sind angewiesen auf beweisbare Transaktionen, die sich aus Geschäftsprozessen ergeben und in der Belegsammlung abbilden und damit nachvollziehen lassen.

6.1.2 Diese Rechtsgebiete sind zu beachten:

6.2 Vorsteuer-Abzug? Grundsätzlich nicht anders als aus Papierrechnungen
6.2.1 gebunden an die Belegeigenschaft
Grundsätzlich richtet sich die MwSt.-Systemrichtlinie an alle Rechnungen, die innerhalb der Europäischen Union an Rechnungsempfänger versendet werden. Dies gilt auch für Rechnungen, die umsatzsteuerfreie Leistungen abrechnen.
Innerhalb der Europäischen Union gibt es grundsätzlich zwei Typen von Umsatzsteuerbefreiung:
1. Leistungen mit Umsatzsteuersatz null = Befreiung; mit vollen Vorsteuerabzug
2. Leistungen mit Umsatzsteuersatz null = Befreiung; ohne Vorsteuerabzug.
In den oben genannten Fällen 1. und 2. müssen die Leistungen mit einer formellen Rechnung abgerechnet werden. Die Nichtabrechnung einer erbrachten Leistung in angemessener Zeit bedroht § 26 a UStG mit einem Bußgeld. Die Mitgliedstaaten haben aber das Recht, bestimmte Steuerpflichtige von der Verpflichtung auf Abrechnung per formeller Rechnung zu befreien.
Eine Rechnung muss im Fall einer Umsatzsteuerbefreiung auf die rechtliche Basis für diese Befreiung hinweisen. Die Regeln der MwSt.-Systemrichtlinie gelten in vollem Umfang auch für Rechnungen, die steuerbefreite Leistungen abrechnen. Die Begründung hierfür ist, dass auch in diesen Fällen die Finanzverwaltung in einen genauen Einblick in die Begründung und Abrechnung steuerbefreiter Leistungen haben wollen. Daneben und als Besonderheit gibt es Leistungen, die der Umsatzsteuer gar nicht erst unterliegen (so genannte nicht steuerbare Leistungen), weil sie nicht unter die Begrifflichkeit des § 1 UStG subsummiert werden können.
• Nicht von Unternehmer erbracht
• Nicht im Rahmen eines Unternehmens erbracht
• Nicht gegen Entgelt erbracht
• Nicht im Inland erbracht
Reichweite der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie
Die Richtlinie schreibt vor, dass Mitgliedstaaten keine Konditionen der Übertragung von elektronischen Rechnungen, welche nicht in der MwSt.-Systemrichtlinie geregelt sind, vorschreiben dürfen. Diese Vorgabe erscheint zunächst als großer Vorteil, der Benefit hieraus ist jedoch begrenzt. Zunächst einmal fehlt der Determination "Übertragung"jegliche Regelverbindung zum Archiv. Die zweite Begrenzung ist in der hochkomplexen Verbindung zu einer Vielzahl anderer Rechtsgebiete zu sehen. Die Verbindung der Rechtsgebiete untereinander ist auf einem so hohen Level formuliert und abstrahiert, dass viele technische Anforderungen nur vor dem Hintergrund gesehen werden können, dass die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen durch technische Massnahmen die jeweilige Rechtssituation überhaupt beherrschbar machen.
die Regeln zur Signatur stammen aus der Neuzeit, die Regeln zum Beleg hingegen stammen aus der Papierzeit.
Hierin liegt eines der größten Verständnisprobleme im Behandeln elektronischer Rechnungen. Die Regeln zur Bearbeitung und zur Archivierung von Papier belegen stammen vom Ende des 14. Jahrhunderts; als nämlich Luca Pacioli die doppelte Buchführung in das italienische Rechtswesen einführte. Dies ermöglichte es Händlern, einen transalpinen Handel aufzuziehen, ohne Bargeld bei sich führen zu müssen. Die Fugger -und auch andere Familien-Banken- gaben den Kaufleuten Kreditbriefe mit, die von der ausstellenden Bank gesiegelt wurden. Die Echtheit dieses Kreditbriefes wurde von der annehmenden Bank mit einem Siegelring überprüft, der eine genau gleiche Abbildung des Siegelrings der abgebenden Bank war. Passte das Siegel fugenlos, war der Kreditbrief echt. Bargeld wurde nur ein- und ausgezahlt unter Verwendung dieser Siegel. Vor diesem Hintergrund muss man alles betrachten, was an Regeln um die elektronische Rechnung aufgebaut ist, denn diese Regeln stammen sämtlich aus der Papierwelt. in einer digitalen Welt versagen diese Regeln aber.
Die Mitgliedstaaten der Europäischen Union haben nun Hunderte von bereits existierenden Regeln, die zwar haargenau vorschreiben, wie Papierdokumente zur Abrechnung von Leistungen zu erstellen sind; diese Regeln haben aber wenig Bezug zur elektronischen Rechnungen oder zu den Regeln der MwSt.-Systemrichtlinie. Die Richtlinie versucht, bestehende Regeln zu übersetzen und durch Vorgabe technischer Maßnahmen elektronischer Rechnungen handhabbar zu machen.
Beispiel fehlerhafte Rechnung
Alle EU Mitgliedstaaten haben auf Papier ausgerichtete Regeln, die beschreiben, wie fehlerhafte Rechnungen zu behandeln sind. In einer digitalen Welt ist es ziemlich schwierig, dieselben hart durchkonstruierten Prozesse wie in einer Papierwelt greifen zu lassen und Vorschriften durchzusetzen, die genau bestimmen, wie die einzelnen steuerpflichtigen Parteien handeln sollen, wenn sie Fehler in Rechnungen entdecken.
Eine elektronische Rechnung kann fehlerhaft sein,
• weil sich der Aussteller im Rechnungsformat geirrt hat.
Daneben gibt es
• Inhaltsirrtümer,
• Fehler, die entstehen aus Diskrepanzen zwischen der tatsächlichen Transaktion und dem Rechnungsinhalt,
• Versende- Fehler oder
• Übermittlungsfehler und natürlich
• Fehler aus der Verletzung von Datenschutzrechten.
All diese Kategorien müssen in gutem Rechnungsschreibungs-und Rechnungs empfangssystemen abgebildet sein können, und der einzige Weg, welcher zum Erfolg führt, ist eine Re-Interpretation der bereits bestehenden papierbasierten Verfahrensregeln.
moderner Zustellungsweg: PULL
Bei einer elektronischen Abrechnung ist es relativ einfach für den Rechnungssteller, die Rechnung über die PULL-Methode auf seiner Website für den Empfänger verfügbar zu machen. Es ist nahezu unmöglich, diese Methode mit der traditionellen Postübergabe von Rechnungen zu vergleichen. Es stellen sich dabei nämlich solche Fragen wie: wann ist eigentlich die Rechnung beim Empfänger angekommen?
Der Rechnungssteller ist aber verantwortlich auch dafür, dass der Rechnungsempfänger seine Rechnung überhaupt erhält! Damit erhebt sich dann die Frage, wie der Lieferant absichern kann, dass seine Abrechnungsdokumente den Rechnungsempfänger beweisbar erreichen, wenn er diese PULL- Technologien nutzen will. Die Antwort darauf (in einigen Ländern eher informell, in anderen Ländern explizit) ist, dass der Lieferant Regeln in sein System einbauen muss, die prüfbare Steuerungen vorhalten, welche einen Prüfer in die Lage versetzen, den Download von Rechnungsdokumenten durch die Rechnungsempfänger innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen zu können.
Und wenn der Rechnungsempfänger die Rechnung nicht in angemessener Zeit abruft, dann hat ihm der Rechnungssteller unaufgefordert ein Rechnungsdokument zusenden.
In Deutschland erhebt sich damit zugleich das Problem des § 14 C UStG; der Schuldnerschaft an USt aus einer Doppelrechnung. Es muss also in diesen Fällen auch sichergestellt sein, dass diese Rechnung
1. im Zeitpunkt seiner Löschung (nur im PULL-System selbstverständlich) vom Rechnungsempfänger wirklich noch nicht abgerufen worden ist
2. dieses Rechnungsdokument vollständig aus dem PULL-System entfernt werden kann und dann auch entfernt worden ist.
Auf den ersten Blick scheint dies eine perfekte rationale Transposition von papierbasierten Geschäftsregeln zu sein. In Wahrheit jedoch reiht sie sich in eine lange Kette technischer Anforderungen ein, die elektronische Abrechnungssysteme erfüllen müssen, um ein für den Lieferanten ein rechtssicheres System zu sein.
Schlussfolgerung
Die Prozesse zur elektronischen Rechnung bestimmen hunderte von technischen Anforderungen, die es bisher einfach nicht gab. Diese Anforderungen ergeben sich auch nicht aus der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie und sie erweitern auch nicht deren Regelungshorizont.
6.2.2 gebunden an die Zustimmung des Rechnungsempfängers
Diese Voraussetzung wird gern übersehen. Auch in der aktuellen Form verlangt die MwSt.-Systemrichtlinie, dass der Rechnungsempfänger sein Einverständnis mit dem Empfang elektronische Rechnungsdaten gegenüber dem Lieferanten erklären musste, und zwar bevor dem Lieferanten erlaubt ist, elektronischer Rechnungen zusenden. Diese Regel wurde geschaffen, um den Rechnungsempfänger davor zu schützen, elektronischer Rechnungen zu erhalten, ohne überhaupt in der Lage zu sein, diese Rechnungen prozessual zu behandeln und in Übereinstimmung mit den handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Regeln zu archivieren.
Natürlich sollte ein Lieferant hier nicht Fakten schaffen, indem er Rechnungen einfach elektronisch übermittelt, und damit den Rechnungsempfänger verschiedenen Sanktionen für die Nichteinhaltung rechtlicher Bestimmungen aussetzt, ohne über dieses Rechnungs Datenaustauschverfahren Konsens hergestellt zu haben.
Es ist allerdings nicht immer der Rechnungsempfänger, der rechtlichen Schutz braucht, denn in einer großen Zahl von Fällen wird das Verlangen nach elektronische Abrechnung von marktmächtigen Rechnungsempfängern vorangetrieben. Die wollen ihre Kostenstruktur optimieren und ihre Systeme sind in der Lage, sowohl Papierrechnungen als elektronischer Rechnungen anzunehmen; die elektronische Abrechnung ist jedoch die billigere der beiden Varianten.
Die Regeln in der EU sind sehr unterschiedlich
Manche Staaten sehen diese Frage ganz entspannt, ihnen reicht stillschweigende Zustimmung, also konkludentes Handeln. Andere Länder sind mir formalistisch orientiert und einige wenige verlangen ausdrücklich eine schriftliche Automatisierung, die durch ein zeichnungsberechtigtes Mitglied der Geschäftsleitung unterschrieben wird.
6.2.3 Aber:
bis jetzt:
qeS
EDI
ab 01.07.2011 zusätzlich
interne Sicherungsverfahren
IKS
entwickelte Prozesse
ausgearbeitete Verfahrensbeschreibung
entwickeltes Rechnungswesen
Hauptbücher
Nebenbücher
Signatur und Verifikationsprotokoll müssen mit dem Dokument untrennbar verbunden sein und gemeinsam archiviert werden.
6.2.4 EU-Unterschiede
Ursprünglich enthielt die MwSt.-Systemrichtlinie eine lange Liste von Anforderungen, die die Staaten der Gemeinschaft aber nicht alle erfüllten und auch nicht erfüllen wollten. Die europäische Union schrieb eine Umsetzung bis zum 1. Januar 2004 vor. Die steuerlichen Regeln in den meisten Ländern der Europäischen Union stimmen weitgehend, aber eben nicht vollständig überein. Varianten berühren allerdings weniger die Umsatzsteuerprozesse als vielmehr Prozessanforderungen oder sie stammen aus anderen Rechtsgebieten.

Beispiele für prozessgetriebene Inhalte sind:
• In Belgien muss eine Gutschrift eine spezifische Nachricht enthalten, die dem Rechnungsempfänger mitteilt, dass er den belgischen Finanzbehörden die aus seiner Rechnung gezogene Vorsteuer von sich aus zurückzuzahlen hat, weil in Verbindung mit der Gutschrift ja die Rechnung zurück- gezogen wurde.
• In Polen muss die Kopie einer Rechnung den Vermerk" Duplicata" tragen.
• In Frankreich müssen sämtliche kommerziellen Dokumente, einschließlich Rechnungen, Hinweise auf den rechtlichen Status des Rechnungsstellers wie zum Beispiel Registrierungsnummer und eingezahltes Stammkapital enthalten.
Zusammengenommen können diese unterschiedlichen Regeln nicht geahnte Herausforderungen im Design von länderübergreifenden Abrechnungssystemen darstellen.
Hier die normale, in international agierenden Unternehmen auftretende Komplexität der Rechtsumgebung im Rechnungsdatenaustausch.
• Etwa 5-25 % der Rechnungen sind grenzüberschreitend, der Rest kommt in vielfältigen Formen aus dem Inland.
• In zunehmendem Maße steuern die Unternehmen den Datenfluss ihrer Rechnungen von einer oder von wenigen zentralen Lokationen und benutzen dabei shared service center.
Um in solchen Situationen technische Änderungen ebenso wie Prozessänderungen durchführen zu können, die gleichzeitig eine homogene Prüfbarkeit der Handelsbeziehungen darstellen, verlangt nach einer einheitlichen und robusten Prüfungsstrategie.
Das Design einer solchen Lösung, die nur niedrige Risiken eingehen will, die multiple legale Entitäten (Unter-Gesellschaften und Handelspartner, seien sie Lieferanten oder Kunden) einbeziehen muss, muss sich darauf verlassen, dass ihre entwickelten Systeme auf Nachhaltigkeit und Dauerhaftigkeit angelegt sind und dass das die Handelspartner genauso sehen.
Ganz besonders zu beachten ist dabei die in den Unternehmen festzustellende Veränderungsrate. Die durchschnittliche Archivierungsdauer in den Ländern der Europäischen Union beträgt sieben Jahre. Deutschland ist das Land mit der längsten Archivierungsdauer, nämlich zehn Jahre plus bis zu zwei Jahren Anlaufhemmung. Schon bei der kürzeren Periode von sieben Jahren wechseln in den Unternehmen die Mitarbeiter, Prozesse werden geändert, Systeme werden ausgetauscht, die rechtliche Struktur ändert sich, dass physische Establishment, Produktion, Distribution und Management bleiben in dieser Zeit auch nicht unverändert.
6.2.5 Schlüsselrolle der Rechnung als Garantie für
(1) Integrität
(2) Authentizität
(3) Legitimität
Historisch gesehen ist ein Rechnungsdokument vertrauenswürdig, wenn nachgewiesen werden kann, dass seine Herkunft real ist (Authentizität) und dass es seitdem nicht geändert wurde (Integrität) sowie dass die Lesbarkeit über den Aufbewahrungszeitraum gewährleistet war und gewährleistet ist. Diese Attribute des Vertrauenswerts hängen voneinander ab. Wenn die Integrität der Eintragung in den Büchern nicht garantiert werden kann, ist sie logischerweise auch nicht authentisch. Und wenn die Authentizität der Daten nicht bewiesen werden kann, dann ist ihre Integrität ohne öffentliches Interesse. Das öffentliche Interesse und die Erfüllung der hieraus resultierenden Fragen sind aber das Ziel von Wirtschafts-und Steuerprüfung. Sie sind auch das Ziel des Berichtswesens von Unternehmen, mindestens insoweit als sie am Kapitalmarkt tätig sind oder insoweit, als sie Kapitalnehmer am Kapitalmarkt sind.
Bevor verschiedene Typen von Vertrauenswertes untersucht werden, ist es wichtig, herauszuarbeiten, warum die Mehrwertsteuerregeln und die Prüfungsrichtlinien für die Bearbeitung von ein-und ausgehenden Rechnungen wichtig sind. Die Regeln zur Abrechnung von Mehrwertsteuer beeinflussen das Rechnungswesen der Unternehmen und die jeweiligen Staatshaushalte der einzelnen Länder. Ein Prüfer kann sich also darauf verlassen, dass, wenn die Mehrwertsteuerregeln in einem Land in einem Unternehmen eingehalten sind, an der Einhaltung der handelsrechtlichen und an der übrigen steuerlichen Regeln wenig Anlass zu Kritik sein wird. Deshalb ist die Rechnung der logische Kandidat für eine herausragende Rolle in jeder Prüfung. Die Rechnung enthält alle oder fast alle Informationen, um die Verlässlichkeit eines Rechnungswesens beurteilen zu können und um einen tiefen Einblick in die Unternehmensverwaltung zu nehmen. Die Umsatzsteuergesetze in Ländern mit einem Mehrwertsteuersystem verpflichten die Unternehmen üblicherweise, Rechnungen mit einem Mindeststandard von Daten auszustatten, so dass alle relevanten Informationen in strukturierter Form aufbereitet und geprüft werden können. Oft wird verlangt, dass der Rechnungsempfänger bestimmte Pflichten erledigt und Rechnungen bei Bemerken von Fehlern einfach zurückweist. Alle beteiligten Handelspartner müssen ihre Rechnungen für eine bestimmte vorgeschriebene Periode archivieren; innerhalb dieser Zeit muss das Dokument lesbar sein. Alle Parteien müssen in der Lage sein, Integrität und Authentizität der Rechnung nachweisen zu können. Eine einmal akzeptierte und dann archivierte Rechnung bietet dem Unternehmen und seinen Prüfern weit mehr Hinweise als jedes andere Transaktions-Dokument wie zum Beispiel Bestellung, Lieferschein, Auszüge und Verträge oder solche Dokumente wie Ladeschein, Lagerschein, Zahlungsanweisung, weitere verbindliche Dokumente zu Bestellung.

= Methoden hierzu:
Es ist äußerst schwierig, die drei angebotenen Methoden miteinander zu vergleichen und dann zu bewerten. Die Begrifflichkeiten "elektronische Signaturen" und "EDI" beschreiben formale und legale Konzepte, die vom allgemeinen Verständnis in Industrie und Technik abweichen.
Was die Handelspartner unter EDI oder unter elektronischen Signaturen verstehen, ist nicht das, was es aus technischer Sicht bedeutet und das wiederum ist nicht das, was es zur Herstellung von Dokumenten- oder Verfahrenssicherheit bedeuten würde.
Die Dichotomie zwischen EDI und elektronischen Signaturen ist aus juristischer Sicht nur technisch, aber eben nicht juristisch definiert.
Elektronische Signaturen sind im Kontext mit der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie Signaturen, die auf PKI basieren. PKI ist eine Sicherheits Technik.
EDI wurde nie als Sicherheitstechnik definiert. In moderner, der Industrie entstammender Definition, ist Sicherheit nicht notwendigerweise eine Komponente von EDI. Aus rechtlicher Sicht werden die EDI-Anforderungen am besten aus einer nicht bindenden Empfehlung der Europäischen Kommission abgeleitet. Um sicherzustellen, dass auch EDI ein sicheres Übertragungsverfahren ist, darf jede Sicherheitstechnik gebraucht werden. Die meisten der in EDI genutzten Sicherheitstechniken stammen aus der PKI.
= Signaturen
Grenzüberschreitende Anerkennung von Signaturen
Immer wieder zeigen sich Menschen überrascht, wenn sie erfahren, dass alle Gesetze betreffend elektronische Signaturen eine grenzüberschreitende Anerkennung beinhalten. Tatsächlich erkennen die meisten Regierungen (einschließlich aller EU Mitgliedsländer) ausländische elektronische Signaturen unter den Konditionen des Heimatlandes als gültig an. Und darüber hinaus gilt in der Europäischen Union, dass qualifizierte Zertifikate in allen Mitgliedsstaaten als höchste Form der elektronischen Signatur anerkannt werden.
Es war jedoch nicht einfach, diese Sichtweise in die heutige Realität einzubringen. Das liegt daran, dass nur wenige Regierungen und noch weniger die Gerichte der jeweiligen Mitgliedsländer eine Kombination von ausreichendem Wissen juristischer und technischer Art sowie hinreichende Werkzeuge besitzen, um die Authentizität eines fremden Zertifikats zu überprüfen und dann zu entscheiden, ob die Sicherheitsstufe hieraus akzeptabel ist. Das Ganze muss auch noch mit angemessenen Kosten und in angemessener Zeit erledigt werden können.
In vielen Diskussionen wird dies immer wieder als ein Irrtum internationalen Rechts und als ein Problem gesehen, das elektronische Signaturen im internationalen Handel disqualifiziert. Gerade die grenzüberschreitende Anerkennung verkleinert jedoch nicht den intrinsischen Wert von elektronischen Signaturen als eine einheitliche Technologie zur Herstellung von Dokumentensicherheit. Aus diesem Grunde wächst die Anzahl der Anwendungen elektronische Signaturen unter der Bedingung von PKI signifikant. Und die Dienstleister, die elektronische Signaturen anbieten, haben eine Reihe von verschiedenen Wegen über die unterschiedlichen Rechtsgrenzen hinweg entwickelt. So lassen sich beispielsweise verschiedene lokale Rechtsanforderungen in Komponenten zerlegen und dann anwenden. Diese so genannten "Zentralschalter" vermeiden grenzübergreifende Anerkennungsprobleme durch Standardisierung.

ein Steuerrecht, das spezifische Anforderungen an Form oder Methode von elektronische Rechnungs stellt, erfährt mehr Aufmerksamkeit als ein solches Steuerrecht, das den Unternehmen mehr Freiheiten lässt. Natürlich sind die Regularien zwischen den einzelnen Ländern sehr unterschiedlich und es wäre ein großer Fehler für jedes Unternehmen, die Prüfbarkeit der Transaktionen und die Unternehmenssteuerung nur auf die Anforderungin solchen Ländern mit expliziten Rechtsregeln hin zu gestalten.
Tatsächlich haben gerade Länder mit einer niedrigschwelligen Regelung des Rechts zur elektronischen Rechnung bezüglich Form oder Methode sehr hohe Anforderungen, was die Belastbarkeit der Prüfungspfade im Unternehmen angeht. Die Basis aller unternehmensinternen Regelungen zur elektronischen Abrechnung sollten daher die Regeln zu good governance & compliance sowie -was sicherlich noch wichtiger sein wird - die Prüfbarkeit der Transaktionen für Wirtschaftsprüfung und steuerliche Betriebsprüfung sein.
Gerade jetzt veröffentlichen viele Finanzverwaltungen der EU Mitgliedstaaten ihre Vorschriften zu den steuerlichen Betriebsprüfungen. Es ist jedoch klar, dass jede Regelung nationaler Eigenheiten und lokale Besonderheiten hat. Es gibt zwar einen großen Grad von Übereinstimmung, das gilt für die grundsätzlichen Bedingungen; daneben müssen immer spezifische Besonderheiten des Landes betrachtet werden.
Eine Gemeinsamkeit der Betriebsprüfungsordnungen aller Länder ist die Überwachung der Zeitnähe der Eintragung in den Büchern. Jede Transaktion muss in möglichst kurzer Zeit gebucht und festgeschrieben sein. Die Ansichten darüber, was eine zeitnahe Buchführung ist, mag von Land zu Land unterschiedlich sein. Es ist aber allgemeiner Konsens, dass eine gut gestaltete Rechnungs Abwicklung sowohl auf der Rechnungssteller-als auch auf der Rechnungsempfänger Seite den Vertrauenswert des Rechnungswesens signifikant erhöht. Das wiederum bedeutet, dass Prüfungszeiten seitens Wirtschaftsprüfung oder steuerliche Betriebsprüfung oder anderer Prüfungen deutlich verkürzt werden.
= fortgeschrittene Signatur
= qualifizierte elektronische Signatur
= EDI
Die Übertragung von Rechnungsdaten nach Rechnungserstellung bedeutet unter EDI die Benutzung von sicheren Transportverbindungen (Punkt zu Punkt). In diesem Sinne wird EDI in den meisten Ländern als automatisiertes Verfahren zum Rechnungsdatentransport verstanden, in dem elektronische Signaturen nicht genutzt werden.
Die MwSt.-Systemrichtlinie nutzt den Begriff "Garantie" zur Beschreibung der Rechtsqualität der Eigenschaften Authentizität, Integrität und Legitimität. Das bedeutet, dass die steuerpflichtigen Personen in der Lage sein sollten, aus objektiver Sicht diese Eigenschaften auch herzustellen. Es reicht nicht aus, dass die beteiligten Personen übereinstimmen, die Anforderungen erfüllen zu wollen.
Der Begriff Integrität ist technisch bekannt und gut definiert als Sicherheitsmaßnahme, die eine Verifikation von Daten dahingehend erlaubt, dass diese Daten seit ihrer Erzeugung bis zum aktuellen Zeitpunkt der Validierung nicht verändert wurden. Authentizität als technischer Begriff ist weniger weit verbreitet und wird gesehen als abgeleitete Möglichkeit einer Authentifizierung. Eine Rechnung, die von einer authentifizierten Partei geschickt wurde, kann als authentisch angesehen werden.
= interne Massnahmen
Integrität
Authentizität
Legitimität
6.2.6 Sonderfall Gutschriftverfahren
Gutschriften sind in manchen Branchen üblicher Praxis, der Leistungsempfänger erstellt namens und im Auftrage des Lieferanten die Rechnung und schickt diese als Gutschrift an den Lieferanten
Gutschriftverfahren sind in vielen Ländern akzeptiert, in manchen aber nur unter sehr strikten Bedingungen. Der Grund dafür liegt darin, dass im Mehrwertsteuersystem der Vorsteuerabzug existiert und das Gutschrift der Gutschriftersteller sich sozusagen zum Vorsteuerabzug selbst veranlagt. Dies birgt für den Staatshaushalt erheblich höhere Risiken als ein normaler Rechnungs Datenaustausch.
Die Bedingungen für Gutschriften sind generell dieselben wie für Papierrechnungen oder elektronischer Rechnungen: spezifische vertragliche und prozedurale Maßnahmen müssen durchgeführt werden, bevor der Gutschriftprozess in Gang gesetzt wird. Vertragliche Maßnahmen beinhalten oft die Notwendigkeit schriftlicher Vereinbarungen, manches Mal auch mit einem spezifischen Inhalt (so wie in Frankreich), der eine Beschreibung des Verfahrens beinhaltet, dass der die Gutschrift empfangende Lieferant annehmen oder ablehnen kann. In manchen Ländern muss die Vereinbarung zum Rechnungsdatenaustausch über Gutschriften periodisch erneuert werden. Ablehnung und Akzeptanz der Rechnungsdatenaustauschprozeduren zur Gutschrift sind manches Mal bis tief ins Detail ausformuliert, bis hin zu der Anforderung, dass der Lieferant die empfangene Gutschrift eigenhändig unterschreiben muss. Diese und andere vorgeschriebene Maßnahmen machen das Handling von Gutschriften gelegentlich komplex, vor allem in digitalisierten Umgebungen.
Für den Einsatz von Service Providern im Rechnungs Datenaustausch mag gelten, dass diese sich um all diese Fragen kümmern und es den beteiligten Handelspartnern egal ist, ob sie Rechnungs Daten per Rechnung oder per Gutschrift austauschen.
Die Vorteile des Gutschriftverfahrens für beide Seiten sind signifikant. Der Leistungsempfänger, der also die Gutschrift erstellt, erledigt den Bestelldatenabgleich im Zeitpunkt der Gutschrifterstellung. Die Freigabeprozesse für ihn sind dadurch einfacher und schneller. Der Gutschriftempfänger als leistender Unternehmer empfängt die Gutschrift von seinem Kunden in aller Regel schneller, als wenn er selbst eine Rechnung schreiben und versenden würde. Üblicherweise wird in den bilateralen Vereinbarungen das Zahlungsziel vereinbart mit einer sehr kurzen Frist, so dass der leistende Unternehmer für seine Leistung in kürzerer Zeit sein Geld erhält, als wenn er eine Rechnung selbst stellen würde. Der Gutschriftersteller als Leistungsempfänger hingegen kann im Gutschriftverfahren deutlich besser die eigene Liquidität planen.
6.3 Ist die Signatur ein Mittel gegen Vorsteuer-Abzugs-Betrug oder andere fraudulente Handlungen? NEIN!
WIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN DAS BETRUGSRISIKO MINDERN HELFEN
Wie bei Papierrechnungen liegt das echte Risiko bei elektronischen Rechnungen nicht in der Zustellung der Daten, sondern beim Abgleich, der Bearbeitung und Zahlung der Rechnungen durch das System des Empfängers. Ein Unternehmen kann nur dann Opfer betrügerischen Handelns werden, wenn es nicht über die geeigneten Kontrollen verfügt.
Sicherheits- oder Authentisierungsmaßnahmen auf Ebene der Datenübertragung schützen nicht vor Betrug. Wenn zum Beispiel ein Unternehmen (oder ein Betrüger innerhalb dieses Unternehmens) eine elektronische Rechnung für Produkte ausstellt, die niemals hergestellt wurden, oder eine andere Bankverbindung angibt, kann eine elektronische Signatur den Empfänger in keiner Weise schützen. Nur die internen Kontrollen und Verfahren können den Empfänger schützen.
Typische Versäumnisse sind der fehlende Datenabgleich und Überprüfung der Bankverbindung des Lieferanten. Um interne oder externe Betrugsfälle effektiv zu minimieren, ist es von größter Wichtigkeit, dass eine Firmenpolitik zur Arbeitstrennung besteht, um sicherzustellen, dass:
• die Überprüfung der Bankverbindung eines Kunden unabhängig (z.B. Überprüfung durch Person A) von der Eingabe dieser Bankverbindung in die Stammdaten des Unternehmens (z.B. Person B) erfolgt
• die Überprüfung den Pfad von der ursprünglichen Eingabe einschließlich aller nachträglichen Änderungen an den Stammdaten des Unternehmens umfasst
• diese Überprüfung in jedem Fall erfolgt, unabhängig davon, ob die Bankverbindung automatisiert oder manuell aufgerufen wird.
Die oben geschilderte Policy stellt den wichtigsten Schritt in der Betrugsbekämpfung dar. Für kleinere Unternehmen kann es recht schwierig sein, immer ausreichend Mitarbeiter zu haben, um den Erhalt, die Eingabe und Freigabe einer Rechnung personell sorgfältig und vollständig voneinander zu trennen. Somit sind das Unternehmen und oft nichtsahnende Mitarbeiter anfällig für Betrug. Da mit der elektronischen Rechnungsstellung der Empfang der Rechnung durch den Mitarbeiter entfällt (neben der manuellen Zuordnung, Freigabe und Eingabe in das ERP-System), verringert sich das Betrugsrisiko beträchtlich. Ein KMU ist daher in der Lage, diese automatisierten Transaktionen und Kontrollen mit weniger Mitarbeitern auszuführen.
Ein wichtiger Schritt bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung ist der Austausch von Kennungen zwischen den Geschäftspartnern, mit deren Hilfe eine Reihe von „Querverweistabellen“ konfiguriert werden. Zweck dieser Tabellen ist es, einen Pfad für die wichtigsten Referenzen in der Rechnung des Senders anzulegen (Stammdaten wie Kennung des Lieferanten, Mehrwertsteueridentifikationsnummer, Konditionen oder Produktcodes), die dann in die entsprechenden Codes konvertiert werden, die im System des Empfängers hinterlegt sind. Diese Tabellen bilden die Grundlage für die erste Etappe des Identitätserkennungsprozesses, den eine Rechnung durchlaufen muss, um vom System des Empfängers angenommen zu werden.
Die zweite Phase des Rechnungsabgleichs erfolgt beim Herunterladen in das ERP-System des Empfängers. Hier handelt es sich in der Regel um eine detaillierte Form der Datenerkennung, wo Auftragsnummern, Produktangaben, Rechnungsbeträge etc. abgeglichen werden. Rechnungen, die sich während dieses automatisierten Abgleichs nicht laden lassen, werden abgewiesen und der jeweilige Geschäftspartner wird informiert. Dies ist der zweite wichtige Schritt zur Verminderung des externen Betrugsrisikos.
Zusammenfassend kann man sagen, dass die Kombination aus Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und strenger Kontrolle der Bankkontoeinträge eine wichtige Maßnahme ist, um Geschäftsbetrug zu verhindern.


= Prüfbarkeit der Unterlagen
Traditionell wünschen Länder mit einem Mehrwertsteuersystem eine ex post Prüfung. Unter solchen Bedingungen werden Prüfungen nicht zeitnah erfolgen, sondern es wird ein größerer Zeitraum von mehreren Jahren auf einmal geprüft.
Andererseits nutzen auch die Finanzverwaltungen heute moderne Techniken und stellen ihre Prozesse um. Beispielsweise experimentieren die Niederlande und Australien mit einem freiwilligen Partnerschaftsmodell, das so genannte ex ante Prüfungen durchführt und dabei die Transaktionen schon mit Prüfungshandlungen begleitet.
Ein anderes, ebenfalls hoch interessantes Modell basiert auf so genannten Echtzeit-Berichten. Brasilien und China experimentieren damit bereits. Die Türkei, Griechenland und Mexiko variieren das brasilianische Model. Das alles geht einher mit einer schnelleren Verbreitung der elektronischen Rechnung. In fast allen Fällen sind sowohl die Rechnung als solche als auch der Kommunikationskanal zu den Finanzverwaltungen technisch hochwertig abgesichert. Aus Sicht der Finanzverwaltung ist eine der großen Vorteile das Gewinnen von detaillierten Einsichten in die Unternehmensverwaltung, was einhergeht mit einer Reduzierung von ex post Prüfungen. Die Steuergesetze dieser Länder reduzieren sogar die Rechtsregeln für die traditionelle Betriebsprüfung.
Ein Prüfer, der die Einhaltung von Mehrwertsteuersystemregeln einer steuerpflichtigen Person für die Vergangenheit überprüfen will, muss sich auf das Archiv des Unternehmens verlassen. Das Ziel von Ex Post Prüfungen ist die Verifikation oder Falsifikation der Tatsache, dass das Unternehmen alle im Zeitraum gültigen Regeln beachtete, richtige rechnete, richtig archivierte, richtig Umsatzsteuer abführte oder richtig den Vorsteuerabzug vornahm.
= Vertrauenswert der Buchhaltung

Um die Richtigkeit ihres Rechnungswesens (nicht nur für Zwecke von Wirtschafts- und Steuerprüfung, sondern vor allem für Zwecke der Feststellung des Jahresabschlusses sowie aller darauf aufbauenden Gesellschafterbeschlüsse und ihrer Rechtmäßigkeit) beweisen zu können, muss ein Unternehmen auf bestimmte Quelldokumente zurückgreifen können, die typischerweise in unterschiedlichen administrativen Subsystemen mit unterschiedlichen Funktionen enthalten sind.

= Warum sollten die Steuerbehörden Ihrer Buchhaltung vertrauen?
= intrinsischer (portabler) Beweiswert
In manchen Fällen können Integrität und Authentizität sowie Legitimität eines Datenobjekts (Papier oder elektronisches Dokument, oder strukturierte Daten, ohne Referenz zu anderen Businessdaten oder Prozessen demonstriert werden.
Diese Art von Vertrauenswürdigkeit basiert auf den physischen oder logischen Verbindungen zum Objekt oder das Dokument trägt den Beweis (zum Beispiel Signatur) in sich. In beiden Fällen ist der Beweis portabel. Die Art des Archivs oder das Trägermedium (zum Beispiel gesiegelter Umschlag, mit Wasserzeichen gekennzeichnetes Papier, verschlüsselter Kommunikationskanal) kann Beweis für Integrität und Authentizität der Daten zwischen zwei Kommunikation-oder Prozess-Punkten sein , oder einen bestimmten Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt beweisen. Wenn der Beweis logisch mit den Daten verbunden ist (zum Beispiel durch eine elektronische Signatur) können Integrität und Authentizität verifiziert werden, und zwar unabhängig vom Trägermedium und in bestimmten Fällen für eine sehr lange Zeit. Dabei ist zu beachten, dass Vertrauenswürdigkeit auf das Archivsystem und seine Prozesse oder das Hinzufügen technischer Verifikationsmöglichkeiten zu einer Rechnung im Moment der Archivierung niemals aus sich selbst heraus ausreicht, um Integrität und Authentizität zu beweisen, weil der so genannte lifecycle der Rechnung nicht mit der Archivierung beginnt, sondern früher.
Rein theoretisch ist der Beweis von Integrität, Authentizität und Legitimität bei Einsatz von Signaturtechniken einfacher. Das Niveau der Vertrauenswürdigkeit fängt in solchen Fällen einfach früher an und die Vermutung, dass, wenn solche Techniken benutzt werden, das Rechnungswesen verlässlich organisiert wird, ist zulässig. Wenn dabei auch andere Geschäftsdaten wie zum Beispiel Bestellungen, Kontoauszüge et cetera auf diesem Wege verifiziert werden können, lässt sich der Beweiswert über den ganzen Geschäftsvorfall noch deutlich steigern.
darf schneller unterstellt werden.


= andere Beweise
Wenn das Geschäftsdokument, hier: die Rechnung, nicht aus sich selbst heraus einen hohen Beweiswert für Integrität und Authentizität sowie Legitimität mitbringt, dann können solche Beweise von anderen Quellen in einer ex post Prüfung erhoben werden. Jede dieser Arten von Vertrauenswürdigkeit genügt nur den seltensten Fällen alleine, eine Kombination ist oft notwendig, um zu hinreichenden Beweise zu kommen.
= historischer Datenkontext (audit trail)
Wenn ein Prüfer ausreichende Zugangs und Zugriffsrechte zum Datenbestand hat, um Rechnungserstellung, Rechnungsempfang oder damit verbundene Prozesse zu überblicken, kann er eine Kette, die ihm Vertrauenswürdigkeit garantiert, logisch aufbauen. Das setzt jedoch voraus, dass der historische Kontext der Daten (information system logs) mindestens genauso vertrauenswürdig ist. Diese Vertrauenswürdigkeit muss sich ergeben aus anderen Vertrauenswerte in der Umgebung des Systems. Wenn der Beweiswert im historischen Datenkontext hoch ist, dann erhöht die steuerpflichtige Person den Beweiswert für die gesamte Belegführung. Aus dem Umfeld des zu prüfenden Belegs können dann für einen Verzicht auf weitere Prüfungs- maßnahmen hinreichende Beweiswerte gezogen werden. Beispielsweise genannt seien
• information system logs
• Verbundene Handelsdaten oder Handelsdokumente
• Signaturen
• Verfahrensbeschreibungen
• interne Prüfberichte
= interner Zusammenhang komplexer Daten
Generell ist das Risiko einer Modifizierung oder Fälschung von komplexen semantisch zusammenhängenden Daten relativ gering. Die Daten bilden ein Informationsgeflecht; jede Änderung einer einzelnen Information würde darin als Störung der Darstellung des workflow oder der Daten bemerkt. Welche Datenmenge hier als ausreichender Schutz gelten kann, hängt ab von der Komplexität der Datenverbindungen, vom Umfang der miteinander verbundenen Daten und von den technischen Fähigkeiten des Personals, dass diese Daten dann korrumpieren müsste. In einer typischen Papierumgebung wäre die Menge, die hier als Schutzwall dienen würde, geringer, vor allem, wenn die Dokumente auch mechanisch miteinander verbunden sind. In einer computerisierten Umgebung steigt die dazu nötige Datenmenge deutlich an, denn in ihr ist es nicht besonders schwierig, signifikante Mengen von komplex miteinander verbundenen Daten in kurzer Zeit zu erzeugen.
Ein Teil der in letzter Zeit moderner werdenden automatischen Prüfungssysteme für interne Revision, Wirtschaftsprüfung und auf steuerliche Betriebsprüfung fußen auf statistischen Verfahren, die sich genau an dieser Philosophie ausrichten. Allerdings ist zu beachten, dass statistische Verfahren für sich allein keinerlei Beweiswert erzeugen. Es müssen andere Beweiswert für Verfälschungen von Daten oder Dokumenten hinzutreten.
= Kontrollmitteilungen, cross-check
Buchungen können vertrauenswürdig sein, weil Kontrollmitteilungen in anderen Unternehmen auf eine Identität des eingehenden Belegs zum abgehenden Beleg hinweisen. ein verlässlichercross-check oder eine verlässliche Mitteilung können garantieren, dass die Rechnung und die damit verbundenen prozessualen Dokumente ausreichenden Beweiswert bieten.
= Herstellung von Prüfungspfaden
= das klassische Prüfszenario



= die moderne Papierwelt als Herausforderung für das Unternehmen

= Dokumentensicherheit (Signaturverfahren) vs. Prozesssicherheit (EDI und "betriebsinterne Kontrollen")
= elektronische Signatur: die Materialisierung des klassischen Beweis-Szenarios

Diese Methode ist tatsächlich eine elektronische Version des klassischen Papierbeweises: Fokussierung auf die Prüfung der Rechnung als logisches Objekt. Der Gebrauch von Hochsicherheit in der Informationstechnik durch Nutzung von PKI erlaubt ein weit höheres Niveau einer Verifikation und zugleich eine höhere legale Sicherheit. Durch das Schaffen eines rechtlichen Rahmens für die rechtlich einwandfreie Erkennung von elektronischen Signaturen ergibt sich die Möglichkeit des Arbeitens mit der Fiktion der Rechtsunsicherheit: Integrität, Authentizität und Legitimität dürfen als gesetzlich gegebene Tatsache bei einem entsprechend behandelten Dokument vorausgesetzt werden. Die Angriffsfläche während des Rechnungserstellungsprozesses wird als vernachlässigbar angesehen, weil eine jede Veränderung zu Rechnung, ist sie erst einmal signiert, zuverlässig in jedem Moment, der danach folgt, angezeigt wird bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist.
Viele Unternehmen nutzen die Beweiswerte aus einer elektronischen Signatur zur Ableitung von Dokumenten Sicherheit neben ihrem eigentlichen prozessualen Sicherheitsmaßnahmen, wie sie sich aus ERP-Systemen ergeben. Diese führen dann ergänzende Belegsammlungen wie Bestellwesen, Management des Lagers, Anlagenbuchhaltung, CRM customer relationship management zusammen Steuerprüfer wünschen gelegentlich eine Erweiterung ihrer Prüfungshandlungen um die Frage, ob die Lieferung, die durch Beleg nachgewiesen und die auch bezahlt wurde, tatsächlich stattgefunden hat; routinemäßig geschieht dies aber nicht, wenn das Belegwesen eine belastbare Vertrauenswürdigkeit besitzt.
= EDI
I
Eine Reihe mittelgroßer bis großer Gesellschaften haben eine Sonderform integrierten elektronischen Datenaustausches für einen Teil ihrer Transaktionen eingebaut. Wichtig ist hier die Struktur der elektronischen Nachricht, die Papierdokumente ersetzen soll. EDI ist ein streng formalisiertes Verfahren, das bestimmten Verfahrensregeln unterliegt, in dem die Parteien nur Punkt zu Punkt-Verbindungen aufbauen dürfen und das vertraglich mit Standard- und Mustervereinbarungen abgesichert werden muss.
Die Rechnungsnachricht muss in dem Zustand in dem sie gesendet/empfangen wurde, archiviert werden. Der Beweiswert für Integrität, Authentizität und Legitimität liegt nicht in der Rechnung als Datenobjekt, sondern in der Sicherheit, über die sich die Beteiligten Handelsparteien vereinbart haben und die durch entsprechende Vereinbarungen abgesichert wird. In vielen Ländern setzt EDI-Verfahren die strikte Befolgung von Regeln hinsichtlich technischer Formate und Inhalte der Nachrichten, insbesondere der Rechnungsnachricht, voraus. Auch ein sehr robustes Niveau von Transportsicherheit im Übertragungskanal wird verlangt. In modernen Übermittlungssystemen dürfen Rechnungsdaten, auch wenn sie über verschlüsselte Kanäle gesendet werden, temporär für den Zeitraum ihrer Transmission signiert werden. Da solche Art transportierte Rechnungen aus technischer Sicht ungeschützt sind, wenn sie die abgesicherte und getunnelte Verbindung verlassen, müssen die Beteiligten Handelspartner grundsätzlich sich gegenseitig versichern, dass es keine unkontrollierten Schritte in die ungeschützte Außenwelt gibt, die die Daten einem Veränderungsrisiko aussetzen.
Nationale Rechtssysteme, die eine solche Methode erlauben, verlangen manchmal, dass das Archiv direkt vom EG-System bestückt wird, um die Angriffsfläche klein zu halten und solche Risiken zu vermeiden. Handelspartner, die diese Version wünschen oder aus Rechtsgründen betreiben müssen, sind gut beraten, darauf zu achten, dass alle Dokumente in einem Menschen-lesbaren Format präsentiert werden können.
Genauso müssen die Handelspartner darauf achten, dass sie ihr so genanntes interchange agreement Inversionsform ins Archiv aufnehmen, denn das Rechnungsobjekt trägt keine unterscheidbaren Merkmale in sich, die erlauben, Integrität, Authentizität und Legitimität unabhängig voneinander nachzuweisen. Aus diesem Grunde müssen die Informationen, die im interchange agreement enthalten sind (Sende-/Empfangsbericht; mapping tables, mit denen Rechnungen konvertiert werden; cross-check audit reports, Regeln zur Datenvalidierung) für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist in historisierter/versionierter Form und auditierbar aufbewahrt werden.
= innerbetriebliche Kontrollmassnahmen; der Geschäftsprozess ist der Beweis

Papierloser Datenrechnungsaustausch schafft keinen separaten Beweiswert im Datenobjekt. Der Beweiswert ergibt sich ausschließlich aus den integrierten und transparenten Geschäftsprozessen sowohl auf seiten des Rechnungstellers als auch auf Seiten des Rechnungsempfängers. Hier ist das Rechnungsdokument nicht nur dematerialisiert, es ist tatsächlich immateriell: die Rechnung ist nur ein Schritt im Prozess, bei dem Kontroll-und Steuerungsmaßnahmen, die auf einem semantischen Level ausgeführt werden, ein Indizienknäuel bilden, das den gesamten spezifischen Prozess und dessen Prozesssicherheit nachweist. Dabei geht es nicht mehr um den Beweiswert der einzelnen Rechnung, sondern um die Herbeiführung und Aufrechterhaltung von Prozesssicherheit über den gesamten Geschäftsprozess von Anbeginn seiner Entstehung bis zur Abwicklung der letzten Transaktion.
Die ersten Beispiele einer solchen Gestaltung ergeben sich aus Varianten, in denen der Empfänger drei oder vier Prozessschritte miteinander verknüpft und so über Bestellung, Lieferschein, Verträge, andere business rules und deren Dokumentation zusammen mit den Logbüchern des IT-Systems seine Prozesse effizient steuert, möglicherweise ergänzt mit Handelsdaten in verschiedenen Iterationen, und den Prozess von Ende-zu-Ende betrachtet und daraus einen belastbaren Prüfungspfad bildet, der nachweist, dass bei jedem einzelnen Prozessschritt im Geschäftsvorfall eine Soll-Ist-Analyse stattfand; dass im Falle von unbeabsichtigten Prozessänderungen so genannte exception reports geschrieben und dass die Korrekturen hieraus korrekt durchgeführt wurden.
Ergänzt werden können diese innerbetrieblichen Kontrollmaßnahmen durch Berichte von dritter Seite (third party audit reports), die zur Herbeiführung, zur Aufrechterhaltung oder zur Verbesserung der Beweiswerte zusammen wirken. Völlig klar ist, dass es hier keine Rechnung mehr gibt, die als "standalone-object" mit Aussicht auf Beweiswert archiviert werden kann. Auch ein Archivierungssystem, dass originäre Beweiswert auf Dokumentenebene erzeugt, ist hierbei schlicht nicht notwendig. Das ERP System enthält sämtliche aus rechtlicher Sicht verlangten Informationen zur Prüfung der Umsatzsteuerkonformität der Dokumente im Geschäftsprozess.
= real time reporting audit systems
Es gibt verschiedene Varianten dieser Systeme. Das chinesische - bezeichnenderweise- "Golden Tax System" genannte- System basiert auf einer point-of-sale- Erzeugung identischer Rechnungen für jeden Handelspartner; diese Rechnungen werden nachfolgend in einem zentralen government reporting system zusammengeführt und finanzamtlich abgeglichen.
In Brasilien gibt es ein ähnliches System, das auf einer Vorabprüfung beruht. In Ländern, in denen derlei Systeme eingeführt und betrieben werden, kann die einzige Strategie der Unternehmen bei der Bearbeitung und Archivierung gibt ihrer Geschäftsdokumente nur sein, den von der jeweiligen Finanzverwaltung gestellten Bedingungen und Regeln blind zu folgen.
= rechtssichere Erkennung von elektronischen Rechnungs Austauschdaten: das Fundament der Rechtssicherheit

= Buchungen
Die Dokumente sind es, die hier geprüft werden. Es geht um die Rechtmäßigkeit der vorgelegten Buchungsbelege. In den meisten Fällen (in allen Fällen, in denen eine Unternehmung nicht ausschließlich bargeldorientiert arbeitet und deshalb mit einer zeitnah geführten Kassenaufschreibung auskommt) müssen Geschäftsvorfälle akkurat und komplett, d.h. zeitnah und vollständig gebucht werden; in sehr kurzer Nähe zu den Zeitpunkten, wo Rechnungen empfangen oder versendet worden. Diese Buchungen sind nicht wiederum selbst Rechnungen, und in einer modernen Welt werden viele der Buchungen aus ein- und ausgehenden Rechnungen automatisch erzeugt.
Die Belegarchivierung übernimmt entweder das System selbst, ein online service oder ein komplettes Enterprise Ressource Planning Programm ERP.
= Rechnungen
Die Rechnung ist die allererste Quelle von Bedeutung im Rechnungswesen und in der Archivierung. Im Falle eines Zweifels an der Vertrauenswürdigkeit der Buchungen oder an der Korrektheit der Umsatzsteuerabwicklung eines Vorfalls wird ein Prüfer typischerweise die dem Geschäftsvorfall zugrunde liegende Rechnung als erstes zur Prüfung herbei ziehen und sich dabei die Frage stellen: Ist diese Rechnung korrekt erstellt, korrekt übermittelt, korrekt verarbeitet und korrekt archiviert oder gibt es Irrtümer ihrer Behandlung oder sogar fraudulente Handlungen oder dolose Modifikationen?
Wenn die Rechnung als verlässlich erkannt wird und es keine anderen Gründe gibt, Betrug oder fehlerhafte Behandlungen anzunehmen, wird und kann der Prüfer darauf schließen, dass Rechnungswesen und Umsatzsteuerbehandlung verlässlich sind. In anderen Fällen wird er weitere Belege zur Beurteilung der Verlässlichkeit des Rechnungswesens bei ziehen.
= ergänzende Unterlagen
In den meisten Ländern verlangt das Steuerrecht eine ordnungsgemäße Belegführung. In Deutschland sind die Anforderungen des Steuerrechts höher als die des Handelsrechts, so dass generell gesagt werden kann: wer die steuerrechtlichen Bedingungen einer Belegführung einhält, der erfüllt auch die handelsrechtlichen Bedingungen. International bedeutet das in der Praxis oft, dass Unternehmen die generellen Anforderungen des jeweiligen Handelsrechts treffen müssen. Diese Anforderungen enthalten oft allgemeine Verpflichtungen, alle Buchungen zu belegen um damit das Rechnungswesen des Unternehmens auch von der Belegseite her prüfbar zu machen. Handelspartner sind nicht explizit verpflichtet, formalisiert Handelsdaten auszutauschen (vorvertragliche Dokumente, vertragliche Dokumente, Transaktionsdaten unterhalb der Rechnung). Unternehmen, die solche Daten erzeugen, sind gut beraten, diese in ihr Archiv aufzunehmen.
=
6.4 europaweiter Vorsteuer-Abzug
6.4.1 immer noch problematisch
und sehr aufwendig
zeitlich
prozessual
In vielen Ländern wird eine eigene USt-Registrierung verlangt
In vielen Mitgliedsstaaten der EU refundieren die Finanzbehörden erst nach Vorlage einer Papierrechnung
Das ist dann zwar ein Verstoss gegen das Diskriminanzverbot, wird von den Unternehmen aber im Interesse einer zügigen Abwicklung der Erstattung hingenommen. An gerichtlicher Rechtsfortbildung sind hier allenfallst Theoriker interessiert.
6.4.2 Das reverse-charge ist ein echter Segen!
Auch wenn dazu verbesserte Zusammenfassende Meldungen rausgereicht werden müssen
7 Die Rechnung ist das Findelkind der digitalen Revolution
Heute basieren Geschäftsprozesse in fast allen ihren Teilen auf digitaler oder digitalisierter Information. Das Internet ist auch dafür das prinzipielle Informationsmedium geworden. Seine Entwicklung dahin setzte die Fortentwicklung der Rechtssysteme unter Druck; nicht zuletzt auch durch Richterrecht aus fiskalischen Streitigkeiten um Beweiswert und Anerkennungsverfahren von digitalen Daten. Die EU versuchte dabei, eine Gleichbehandlung für Papierrechnungen und digitale Rechnungen durchzusetzen.
7.1 Warum ist der Gleichbehandlungsgrundsatz ein fataler Irrtum?
Es gibt einen auf graphentheoretischen und komplexitätstheoretischen Hintergründen beruhenden Unterschied. Zeichnen und beschriften Sie auf einem Blatt Papier einfach einmal den Prozess (Verfahren), den eine (unsignierte) Papier-Rechnung durchläuft. Welche Wege zwischen welchen Beteiligten es gibt, die parallel, sequentiell oder alternativ durchlaufen werden. Stellen Sie dabei dar, über wie viele Schreibtische eine solche Rechnung im Unternehmen läuft und wo überall Schwachstellen sein können. Dann werden Sie schnell sehen, dass diese Zeichnung wesentlich umfangreicher ist als folgende: zwei Kreise mit einem Pfeil vom einen zum anderen. Im einen Kreis steht "Rechnungsaussteller" im anderen "Rechnungsempfänger" und auf dem Pfeil "Rechnung". Letztere ist die Zeichnung für den elektronischen Rechnungsaustausch mit qeS.

7.1.1 workflow mit Papier lebt von den Medienbrüchen an den einzelnen Stationen
An jeder Station werden
Dokumente hinzugefügt
Genehmigungen auf das Dokument geschrieben
Freigaben aufgestempelt
Folgeprozesse ausgelöst und die Auslösung durch Paraphe dokumentiert
7.1.2 workflow mit elektronischen Dokumenten läuft mit beinahe Lichtgeschwindigkeit ab
Gerade diese hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit ist es, die den Gesetzgeber bewogen hat, an der elektronischen Signatur nicht nur festzuhalten, sondern sie sogar als Beispiel für die Herbeiführung von Dokumentensicherheit herauszustellen.
Eine Signatur verhindert nicht einen einzigen Bit-Umfaller und eben auch keine unbefugte, dolose oder fraudulente Manipulation von Stamm- oder Bewegungsdaten. Sie zeigt aber jede Veränderung am Belegdatensatz zuverlässig und über die gesamte Aufbewahrungsdauer (ohne Nachsignatur) an.
es gibt im Idealfall nicht einen einzigen Medienbruch
An keiner Station werden manuell Freigaben o.ä. auf das "Dokument" gestempelt
"Das" Dokument gibt es nicht mehr.
= Hieraus ergeben sich neue Probleme
= anders als in der Papierwelt ist ein Original nur noch systemisch über seine Metadaten zu identifizieren
= In Fällen, wo zB der Service Provider ein .xml und ein .pdf erzeugt, droht ein § 13 c UStG-Problem
§ 14c Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis

(1) Hat der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen (unrichtiger Steuerausweis), schuldet er auch den Mehrbetrag. Berichtigt er den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger, ist § 17 Abs. 1 entsprechend anzuwenden. In den Fällen des § 1 Abs. 1a und in den Fällen der Rückgängigmachung des Verzichts auf die Steuerbefreiung nach § 9 gilt Absatz 2 Satz 3 bis 5 entsprechend.
(2) Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist (unberechtigter Steuerausweis), schuldet den ausgewiesenen Betrag. Das Gleiche gilt, wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet und einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er nicht Unternehmer ist oder eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt. Der nach den Sätzen 1 und 2 geschuldete Steuerbetrag kann berichtigt werden, soweit die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt worden ist. Die Gefährdung des Steueraufkommens ist beseitigt, wenn ein Vorsteuerabzug beim Empfänger der Rechnung nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer an die Finanzbehörde zurückgezahlt worden ist. Die Berichtigung des geschuldeten Steuerbetrags ist beim Finanzamt gesondert schriftlich zu beantragen und nach dessen Zustimmung in entsprechender Anwendung des § 17 Abs. 1 für den Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Voraussetzungen des Satzes 4 eingetreten sind.
= Hier sind ganz eindeutige System-Beschreibungen nötig.
= Denn: eine Buchführung muss in angemessener Zeit von einem fremden Dritten, der sachkundig ist, nachvollzogen werden können.
Beispiel: Versicherungsfall
Papier:
Kopie zur eigenen Akte
Dokument an Versicherung
Auf Grund welcher Belege wird gebucht?
eRechnung
Versicherung erhält "Klon"
Original bleibt im System
kein Zweifel, nach welchem Beleg gebucht wurde
7.1.3 Gerade die Unterschiedlichkeit zur Papierrechnung, die ja evolutionär ist, macht doch die Chance der eRechnung aus.
Fugenloser workflow
fast recording, fast close
information@your fingertipps
Stati
Kontenstände
Banken
Kreditoren
Debitoren
Stop-loss-Marken
dynamische Planung
Kollaboration mit externen Beratern
StB
WP
RA
beschleunigte Abrechnungsprozesse
= Zugleich abgesicherte Prozesse
= dolose Handlungen
= fraudulente Verfahren
Kreditoren
Sync DSO vs. DPO
Saldenmitteilung kurzfristig einholbar
Debitoren
Verkürzung Debitoren-Laufzeit
Factoring-Fähigkeit
beschleunigte Prüfprozesse
Gesamtproblems aus. Interessant und lesenswert hierzu der Final Report of the Expert Group on e-Invoincing, S. 70:
„Ganz gleich ob ein Unternehmen Papierrechnungen schreibt oder elektronische Rechnungen nutzt: es muss in jedem Falle einen sauberen audit trail herstellen, pflegen und verfügbar halten; und zwar für die interne Revision ebenso wie für externe Prüfer. Unternehmen müssen diese Anforderungen beachten, weil die dazu ergangenen Regularien sich in jedem Mitgliedsland der EU in den handelsrechtlichen Ausführungen wiederfinden. Die Rechnung ist ein wichtiges, aber eben nur ein Dokument in der Abbildung eines Geschäftsvorfalls. Und damit neur ein relevantes Dokument im audit trail. Hinzu treten andere Dokumente wie Bestellschein, Konossemente und Transportpapiere, Lieferscheine und Überweisungsbelege. Diese Dokumente müssen in gleicher Weise auditierbar sein und die Finanzbehörden können die Vorlage dieser Belege verlangen. Hinzu kommt, dass in der EU alle Finanzverwaltungen direkten Zugang zu den IT-Systemen (in Deutschland Z1) verlangen dürfen, was sie dann in die Lage versetzt, detaillierte Prüfungen von Geschäftsvorfällen und deren Abbildung und Abwicklung sowie der Dokumentation der Entstehung und Abwicklung von Geschäftsvorfällen in einer Gesamtbetrachtung zu beurteilen. Dies gilt EU-weit und garantiert schon heute das vollständige Audit von Transaktionen, Prozessen, Systemen und Dokumentationen.
Wo elektronische Rechnungen im Einsatz sind, kann die Effizienz jeder Prüfung gesteigert werden, gemeint sind damit sowohl steuerliche als auch handelsrechtliche (und da interne und externe) Prüfungen. Weil die Daten in elektronischer Form vorliegen, können IT-gestützte Prüfverfahren und statistische Verfahren die Daten vailidieren. Auch elektronische Archive geben schnellen Zugang zu Unternehmensinformationen. Prüfungen und cross-checks werden signifikant schneller durchgeführt.


interne Revision
Prüfung Jahresabschluss
Steuerprüfung
andere Prüfungen
Zoll
berufsständische Selbstverwaltung, zB Apotheken
Sozialversicherung
Die Attraktion der eRechnung -gerade auch für KMU- ist die Vereinfachung und zugleich die Verschränkung der Unternehmensprozesse
Einmal gut
durchdacht
geplant
organisiert
gestaltet
dokumentiert
wird viel Zeit und Geld gespart
Vereinfachung heisst Automatisierung und workflow
Verschränkung heisst Integration
in der Höchstform:
Kunde
eigenes Unternehmen
Partner
Lieferanten
mit wenig manuellen Eingriffen
mit wenig personaler Sucharbeit
Rechnungen haben immer 2 Charaktere
öffentlich-rechtlich
Aufzeichnungspflichten
Jahresabschluss
Steuererklärung
Vorsteuer-Abzug
Zoll
privat-rechtlich
Begründung von Schuldverhältnissen
Erfüllung von Beweislasten
7.1.4 Was ist bei elektronischen Rechnungen anders?
Ihre Rechnungsdaten bestehen ausschliesslich aus 8er-Gruppen von Nullen und Einsen
Geschäftsprozesse hängen heute in hohem Maße von digitalisierten oder von originär digitalen Informationen ab.die Unternehmen verlassen sich auf das Funktionieren ihrer IT-Systeme. Mehr und mehr zunehmend wird das Internet zu einem prinzipiellen und globalen Informations- und Kommunikationsmedium. diese Entwicklungen sind es, die Gesetzgebung, Wirtschaftsprüfung und Finanzverwaltung unter Druck setzen und Nachregularien sowie modernen Prüfung und Arbeitsumgebungen verlangen. Zunehmend wird Papier als prinzipielle Informationsträger in Geschäftsprozessen verdrängt. Das hat Folgen für die Unternehmensverwaltung.
Eines der größeren Hindernisse bei der Anerkennung elektronischer Daten in Unternehmens- verwaltungen und beim zuordnen des legalen Status, die diese Daten dann erhalten sollen, ist die Schwierigkeit, die sich beim Versuch der Zuordnung von Eigentum über die Daten und Verantwortung für die Daten ergibt. Diese bestehen aus Bits und Bytes, diese Daten sehen genauso aus wie andere Bits und Bytes, es sind Achtergruppen aus Nullen und Einsen; die können undefiniert ersetzt, geändert oder kopiert werden.
0100110110
= Jede "0" und jede "1" sieht aus wie die andere!
= und könnte damit unbemerkbar [......} werden
= verändert
= hinzugefügt
= gelöscht
= dupliziert
Diese Daten existieren nur in virtuellen Umgebungen
Und auch das nur, wenn diese Umgebungen "leben".
Es ist nicht wirklich festzustellen,...
wem sie gehören
wem sie zuzurechnen sind
wer sie erzeugt hat
und ob der Erzeugen dazu überhaupt berechtigt war
wer für die Daten verantwortlich ist
wann
über welche Zeit
Von welcher Eingangs- bis zu welcher Ausgangs-Schnittstelle
Diese 2 Anforderungen bestimmten die Diskussion der letzten 25 Jahre:
Die zwei umfangreichsten Punkte beim Versuch, digitale und legale Welten miteinander zu verbinden waren
1. Medienneutralität; Absicherung dagegen, das elektronische Daten nicht deswegen diskriminiert werden, weil sie elektronische Daten sind
2. Gleichbehandlung; B und Verarbeitung von elektronischen Daten auf gleicher Ebene wie Papier-basierte Daten, die jeweils andere Daten von darf weder bevorzugt noch benachteiligt werden.
Eine ganze Reihe von internationalen und nationalen Gremien haben sich dieser Frage gestellt. Dabei hat sich deren Arbeit oft darauf konzentriert, Konzepte wie Schreiben, Dokumente, Buchungen, Original und Signaturen zu re-interpretieren.dies geschah ganz im Sinne der UN Kommission für Internationales Handelsrecht UNCITRAL, wie die Diskussion durch Bereitstellung von Vorschlägen für Modell-Gesetze oder durch weitergehendes Material unterstützt.

= Gesetzgebung und Finanzverwaltung sowie die Finanzrechtsprechung aller europäischen Länder arbeiten seit den 1980er Jahren an Instrumenten, um eine Diskriminanzfreiheit ebenso wie ein equal treatment umzusetzen.
= Dabei fokussieren Sie auf die Re-Interpretation von Konzepten wie
= Schreiben als Kulturtechnik zum Informationstransport
= Dokument als Medium zum Informationstransport
= Buchhaltung im Sinne von Journalbuchführung
= Original und Signatur als
= Beweismittel
= Beweiswert
= Diese Form von Regel-Bearbeitung und -Erweiterung wurde von den UN gefördert (UNCITRAL)
= und von diversen Gremien der EU aufgenommen OECD, EC, CEN
Medienneutralität
elektronische Rechnungen dürfen nicht, nur weil sie digitale Rechnungen sind, diskriminiert werden
Gleichbehandlung (equal treatment)
elektronische Rechnungen sind genau gleich Papierrechnungen zu behandeln
Es ist nicht schwierig, Regeln zur Medienneutralität zu formulieren
Eine wichtige Schlussfolgerung, die heute aussieht Diskussion gezogen werden kann, ist, dass sich generell alle gesetzlichen Rahmenbestimmungen um electronic commerce und um digitalisierte Buchungen nach einer Billigsicherheit ausrichten, deren Sicherheitsniveau sich an der bekannten und seit Jahrhunderten bewährten Papierwelt orientiert. Die in der Vergangenheit definierten Sicherheitsbestimmungen im Belegwesen werden als verlässlich angesehen. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen verlangen daher nach Dokumentensicherheit und die kann nur mit Signaturen herbeigeführt und aufrechterhalten werden.die Begründung hierfür ergibt sich aus der historischen Entwicklung der Belegnachweise im Rechnungswesen. Diese Nachweise mussten bisher verkörpert sein, sie mussten eindeutig einem Eigentümer zugeordnet werden und sie mussten" lebensfähig" aus sich selbst heraus sein, also nicht ausschließlich lebensfähig sein in speziellen Bedingungen wie IT-Anlagen sind nun einmal darstellen.
In einer Zeit der Internationalisierung des Handels und der Globalisierung der Wirtschaft gelten die Anforderungen an die Belieferung grundsätzlich weltweit; sie sind dann umzusetzen in nationales Recht. Dabei realisieren Unternehmen eher selten, dass die Handlungsvorteile, die sich aus Signaturen ergeben können, einmalig sind; und zwar sowohl in Bezug auf den rechtlichen Status von Dokumenten als auch in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit ihres Einsatzes in der Unternehmensverwaltung. In der digitalen Welt lassen sich innerhalb von Millisekunden Zigtausende von Dokumenten mit Signaturen absichern, in einer papierbasierten Welt würde eine rechtliche Absicherung einer solchen Anzahl von Dokumenten eine große Arbeitslast auf die einzelnen Mitarbeiter eines Unternehmens bringen.
Eine Gleichbehandlung elektronischer Rechnungsdaten zu formulieren und durchzusetzen ist weit schwieriger.
Diese Regeln hängen davon ab, wann die Datenqualität der Rechnungsdaten "gut genug" ist.
Die Datenqualität wurde versucht, mit den Begriffen Authentizität, Integrität und neuerdings hinzukommend Legitimität zu beschreiben. Diese Umschreibungen galten ja auch bisher schon -eigentlich, seit Luca Paccioli die doppelte Buchführung für einen sicheren transalpinen Handel erfand- für Papierrechnungen.
Diese Umschreibungen haben zu einer unendlichen Diskussion um Sicherheitsanforderungen im digitalen Belegwesen geführt. Immer wieder gern hinterfragt wird dabei das zun fordernde "Niveau von Datensicherheit". Das ist aber eine Gespenster-Diskussion, denn die Daten, die zu sichern sind, bestehen nur aus "0" und "1" und sie leben nur in aktiven virtuellen, hochkomplexen und hochtechnisierten Umgebungen. Wegen dieser Unübersichtlichkeit weicht die Erörterung dann gern auf Fragen von IT-Sicherheit, rechtliche Beweiswerte und Signaturfragen aus. Als diese Diskussionen etwa 1996 mit dem "Copenhaguen Meeting" begannen, wurden technische Neuerungen wie etwa PKI public key infrastructure eingeführt. Die Rechtsentwicklung und -auslegung favorisierte diese hochkomplexen technischen Methoden zur Herbeiführung von Dokumentensicherheit und zog sie anderen Verfahren zur Herbeiführung von Prozesssicherheit vor; versprachen doch diese neuen Methoden absolute Rechtssicherheit über lange Zeit. Signaturen boten höchsten Beweiswert der Integrität des Dokuments, einfache Identifizierung des Ausstellers sowohl des Dokuments als auch der Signatur, eine Langzeitstabilität in der Aufbewahrung und zudem wurden elektronische Signaturen in allen Ländern der EU der eigenhändigen Unterschrift weitestgehend gleichgestellt (in Deutschland §§ 126 - 126b BGB.
Authentizität
Integrität
Legitimität
Elektronische Rechnungen sind maschinell auswertbar und bilden daher die Zukunft der Prüfung (WpG, StPrfg. und andere) ab
Große Unternehmen unterliegen weltweit einer Verpflichtung zur Überprüfung ihrer Jahresabschlüsse durch Wirtschaftsprüfer; mittelgroße Unternehmen lassen ihre Jahresabschlüsse regelmäßig freiwillig von Wirtschaftsprüfungsunternehmen prüfen. Wirtschaftsprüfungsunternehmen verdienen an der reinen Wirtschaftsprüfung eher wenig. Die Einrichtung, die Aufrechterhaltung und die Durchführung berufsständischer Kontrollen ist sehr teuer. Sie verdienen einen Großteil ihres Honorars aus der Beratung, wobei Beratung und Prüfung nicht miteinander verknüpft werden dürfen. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften erstellen Software-Bescheinigungen und Zertifizierungenbeleg Verarbeitungs-und Buchungssysteme.
Steuerbehörden prüfen weltweit Unternehmen auf Einhaltung der nationalen steuerlichen Bestimmungen. Sie prüfen aber nicht billig Verarbeitungs-und Buchungssysteme mit dem Ziel einer Zertifizierung. sie überprüfen lediglich, ob nach ihren eigenen steuerlichen Bestimmungen die Belegverarbeitung in einem Unternehmen in Ordnung ist oder nicht. Die Unterscheidung, ob eine Belegverarbeitung in Ordnung ist oder nicht, treffen Sie anhand der Anwendung steuerlicher Bestimmungen und die Konsequenzen richten Sie nach der steuerlichen Auswirkung der Behandlung aus.
Gelegentlich halten Mitarbeiter der Finanzverwaltungen Vorträge zu verschiedenen Themen steuerlicher Betriebsprüfungen. Als Ergebnis dieser informellen Veranstaltungen werden dann gerne Aussagen zitiert, die sich wiederum im Laufe der Zeit und (je nach Anzahl der Wiederholungen durch verschiedene Personen) verändern. Auf diese Weise kommt es dann zu Aussagen, wie sie jüngst zu beobachten sind, dass generell auf elektronische Signaturen verzichtet werden kann, "weil das jetzt so im Gesetz steht; als Quellennachweis wird dann gern der Vortragende mit der Veranstaltung zitiert. Dies ist kein rein deutsches Problem, sondern ist in vielen Ländern zu beobachten.
Manche Finanzverwaltungen haben die sich daraus ergebenden Probleme erkannt und bieten für den individuellen Einzelfall verbindliche Auskünfte an im Sinne einer vorweggenommenen Regelung. Eine solche Regelung hat auch Deutschland geschaffen: Steuerpflichtige haben einen gesetzlichen Anspruch auf verbindliche Auskünfte über die Beurteilung von genau bestimmten Sachverhalten besteht im Hinblick auf die steuerlichen Auswirkungen ein besonderes Interesse seitens des Steuerbürgers, so kann einen Antrag auf Erteilung einer verbindlichen Auskunft nach Paragraph 89 Abs. 2 AO stellen.
Voraussetzung für die Erteilung einer solchen verbindlichen Auskunft ist das wirtschaftliche Interesse des Steuerpflichtigen, ausgerichtet an seinem im Auskunftsersuchen genau umschriebenen individuellen Einzelfall. Bei wichtigen Geschäftsentscheidungen kann der Steuerpflichtige eine verlässliche Auskunft über die steuerlichen Auswirkungen seiner Maßnahme beantragen. Erteilt die Finanzverwaltung eine solche Auskunft, ist sie später bei der steuerlichen Beurteilung des Sachverhaltes an diese Auskunft gebunden. Grundsätzlich besteht in Deutschland ein Rechtsanspruch an die Erteilung dieser, im Übrigen kostenpflichtigen, Auskunft.
In allen Fragen zur rechtssicheren Gestaltung von Belegverarbeitung im Rechnungswesen tun sich die Finanzämter regelmäßig schwer, weil sie darin keinen besonderen wirtschaftlichen Gehalt entdecken können. Die Gestaltung des Rechnungswesens ist Aufgabe des Steuerpflichtigen, von diesem selbst zu erledigen und und im übrigen nach Ansicht der Finanzverwaltung auch nicht besonders kompliziert. Es sind Belege zu verbuchen, und daraus sind Jahresabschlüsse zu machen, aus denen Steuererklärungen abgeleitet werden.

Beweiswert im Cloud Computing
Einer der wesentlichen Vorteile der serviceorientierten Architektur in Cloud Computing ist die niedrigschwellige Verfügbarkeit von standardisierten Programmierschnittstellen zu gut definierten Service-und Funktionalitäten-Blöcken.
Natürlich müssen dieses Services, um im Rechnungswesen eingesetzt werden zu können, auf vertraglichen Vereinbarungen basieren. Es werden sich dabei standardisierte Servicelevel Agreement Modelle herausbilden, die vor allem Kern-Aktivitäten im Rechnungswesen abbilden, nicht hingegen Sonderwünsche, die in anderen Rechnungswesen-Anwendungen per Customizing erledigt werden könnten. Auch die Vertragsbedingungen werden standardisiert sein und nicht ausgehandelt werden können. Anbieter werden sich vor allem durch Preis, Leistung und Skalierbarkeit differenzieren.
Der Einsatz von Cloud Computing im Rechnungswesen hat zur Zeit zwei erkennbare Herausforderungen.
1. Datenschutz
2. Beweisbarkeit
Das deutsche Datenschutzgesetz ist verbindlich anzuwenden auch auf Anwendungen des Cloud Computing.
Beweisregeln lassen sich durch Cloud Computing nicht erleichtern. Steuerlich liegt die Herausforderung in den Anforderungen der Abgabenordnung an Bestimmung des Ortes der Archivierung und an die die Einräumung von Zugriffsrechten Z1 bis Z3. Handels und steuerrechtlich muss ein beweisbarer/ belastbarer Prüfungspfad dargestellt werden können.
Vor allem die Anforderungen, die sich aus der Beweisbarkeitder Belegführung ergeben, stellen hohe Anforderungen sowohl an den Dienstleister als auch an den Buchführenden.
7.2 Wie lässt sich "eInvoicing compliance" herstellen?
7.2.1
8 Änderung des UStG w/ Novellierung der MwStSysRL
8.1 Änderung des UStG
Gesetzentwurf
der Bundesregierung
Steuervereinfachungsgesetz 2011
Artikel 5
Änderung des Umsatzsteuergesetzes
Das Umsatzsteuergesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. Februar 2005 (BGBl. I S. 386), das durch Artikel 4 des Gesetzes vom 8. Dezember 2010 (BGBl. I S. 1768) geändert worden ist, wird wie folgt geändert:
1. § 14 wird wie folgt geändert:
a) Absatz 1 wird wie folgt gefasst:
„(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“
b) Absatz 3 wird wie folgt gefasst:
„(3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch
1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl. L 338 vom 28. Dezember 1994 S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.“
2. § 14b Absatz 1 Satz 2 wird wie folgt gefasst:
„Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen.“
3. Dem § 27 wird folgender Absatz 18 angefügt:
„(18) § 14 Absatz 1 und 3 ist in der ab 1. Juli 2011 geltenden Fassung auf alle Rechnungen über Umsätze anzuwenden, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden.“
4. Dem § 27b Absatz 2 werden folgende Sätze angefügt:
„Wurden die in Satz 1 genannten Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und soweit erforderlich hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen nach § 14 Absatz 1 Satz 8.“



8.1.1 Begründung
Zu Artikel 5 (Änderung des Umsatzsteuergesetzes):
Zu Nummer 1:
§ 14
Die bisherige Regelung des § 14 Absatz 3 UStG sieht für auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen hohe technische Anforderungen vor. Durch die Neufassung des § 14 Absatz 1 und 3 UStG werden diese Anforderungen an eine elektronische Rechnung für die Belange der Umsatzsteuer deutlich reduziert und ein wichtiger Beitrag zum Bürokratieabbau geleistet. Bereits der Koalitionsvertrag vom 26. Oktober 2009 enthält die Vorgabe, dass die elektronische Rechnungsstellung auf möglichst unbürokratische Weise ermöglicht werden soll. Die Änderungen nutzen vorhandene Spielräume des derzeit geltenden Unionsrechts aus, um die Anforderung an die elektronische Rechnung zu reduzieren. Im Übrigen entsprechen die Änderungen auch den aktuellen Bestrebungen auf unionsrechtlicher Ebene. Am 13. Juli 2010 wurde die Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften verabschiedet, die zum 1. Januar 2013 in nationales Recht umzusetzen ist. Hiernach sind ab dem 1. Januar 2013 zwingend Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln. Im Ergebnis können zukünftig auch elektronische Rechnungen, die z. B. per E-Mail, als PDF- oder Textdatei (als E-Mail-Anhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedürfte.
Zu Buchstabe a:
§ 14 Absatz 1
Die Neufassung des § 14 Absatz 1 UStG dient der umsatzsteuerlichen Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen. § 14 Absatz 1 Satz 8 UStG definiert eine elektronische Rechnung als eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, per Computer-Telefax oder Fax-Server (nicht aber StandardTelefax) oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden.
Die Gleichstellung führt zu keiner Erhöhung der Anforderungen an Papierrechnungen. Bei Papierrechnungen sind bereits nach den bestehenden Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit zu gewährleisten. Die Regelungen in § 14 Absatz 1 Satz 2 bis 6 UStG haben insoweit lediglich deklaratorischen Charakter.
Unter Echtheit der Herkunft ist die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers (leistender Unternehmer oder Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift oder Dritter, sofern sich der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift eines Dritten zur Rechnungsstellung bedient) zu verstehen. Unversehrtheit des Inhalts liegt vor, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.
Den unionsrechtlichen Vorgaben in Artikel 233 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a und b und Absatz 2 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (ABl. EU 2006 Nr. L 347, S. 1) - MehrwertsteuerSystemrichtlinie - entsprechend sah bisher § 14 Absatz 3 UStG für auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen vor, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz (bisher § 14 Absatz 3 Nummer 1 UStG) oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (bisher § 14 Absatz 3 Nummer 2 UStG) gewährleistet sein mussten.

Artikel 233 Absatz 1 Satz 2 Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie räumt den Mitgliedstaaten jedoch ebenfalls die Möglichkeit ein, auch andere elektronische Rechnungen anzuerkennen. Von dieser Option wird nunmehr Gebrauch gemacht.
Das Erfordernis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts bleiben als abstrakte Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen bestehen; jedoch werden die sonstigen Vorgaben für elektronische Rechnungen aufgegeben. Somit sind keine technischen Verfahren mehr vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen. Die Regelung ist technologieneutral ausgestaltet.
Selbst die Übermittlung als schlichte E-Mail ohne Signatur würde ausreichen. Nach Artikel 233 Absatz 1 Unterabsatz 2 Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie in der Fassung der Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften vom 13. Juli 2010 legt jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können.
§ 14 Absatz 1 Satz 5 und 6 UStG entsprechen dieser unionsrechtlichen Regelung, wobei statt des Begriffs „innerbetriebliches Steuerungsverfahren“ in § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG der in der Sache deutlichere Begriff „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ verwandt wird. Unter „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“ sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenem Interesse insbesondere überprüfen, ob:
– die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung
tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
– der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
– die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches,
um zu gewährleisten, dass das Unternehmen tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung es auch verpflichtet ist. Der Unternehmer ist frei darin, ein für ihn geeignetes Verfahren zu wählen. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber z. B. auch durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein). Diese Regelung führt für den Unternehmer zu keiner zusätzlichen Verpflichtung zur Dokumentation des Kontrollverfahrens.
In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass für die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen für den Vorsteuerabzug (z. B. ordnungsgemäße Rechnung, Leistungsbezug für sein Unternehmen, Höhe der gesetzlich geschuldeten Steuer) der Unternehmer bereits nach geltendem Recht die Feststellungslast trägt.
Auch bei elektronischen Rechnungen sind § 147 AO, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. Danach hat die Speicherung der Inhalts- und Formatierungsdaten der elektronischen Rechnung auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt. Der Originalzustand der übermittelten Daten muss erkennbar sein. Dies entspricht der derzeitigen Verwaltungsanweisung zur elektronischen Archivierung von Rechnungen nach § 14b UStG und steht im Einklang mit Unionsrecht, da Artikel 247 Absatz 2 Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie den Mitgliedstaaten das Recht einräumt vorzuschreiben, dass Rechnungen in Originalform aufzuwahren sind.
Zu Buchstabe b:
§ 14 Absatz 3
Nach den bisherigen Regelungen in § 14 Absatz 3 Nummer 1 und 2 UStG wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke nur anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit AnbieterAkkreditierung nach dem Signaturgesetz oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches gewährleistet wurden.
Diese bisher sehr hohen Anforderungen werden durch die Neufassung des § 14 Absatz 1 und 3 UStG aufgehoben. Elektronische Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 8 UStG sind unter den in § 14 Absatz 1 Satz 2 bis 6 UStG genannten Voraussetzungen anzuerkennen.
Die Neufassung des § 14 Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 und 2 UStG nennt lediglich als Beispielsfälle Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts bei einer elektronischen Rechnung gewährleisten, zum einen die qualifizierte elektronische Signatur oder die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz und zum anderen den elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl. L 338 vom 28. Dezember 1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Dies entspricht bereits Artikel 233 Absatz 2 MehrwertsteuerSystemrichtlinie in der Fassung der Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften vom 13. Juli 2010.
Hierbei handelt es sich um ein Angebot an Unternehmer, die an den bisher gebräuchlichen Verfahren festhalten wollen. Sie können weiterhin die ihnen bekannten Verfahren anwenden. Die Regelung stellt darüber hinaus sicher, dass elektronische Rechnungen, die auf diesen Verfahren basieren, unionsweit für Zwecke des Vorsteuerabzugs grundsätzlich anzuerkennen sind. Die Gewährleistung der Unversehrtheit des Inhalts setzt natürlich voraus, dass die nach dem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.
Die in § 14 Absatz 3 UStG genannten Technologien gewährleisten dadurch, dass ggf. eine Veränderung sofort sichtbar wäre (qualifizierte elektronische Signatur) beziehungsweise durch den gesicherten Übermittlungsweg (EDI) per se die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung. Gleichwohl sind auch andere Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen unter den Voraussetzungen des § 14 Absatz 1 Satz 5 und 6 UStG zulässig. In diesen Fällen ist der Unternehmer zur Überprüfung durch innerbetriebliche Kontrollverfahren verpflichtet. In Betracht kommen z. B. der Empfang als E-Mail (ohne oder mit einfacher Signatur versehen), als PDF- oder Textdatei (EMail-Anhang oder Web-Download), per Computer-Telefax, Fax-Server (nicht aber Standard-Telefax) oder im Wege des Datenträgeraustausches, wenn die Anforderungen des § 14 Absatz 1 UStG jeweils erfüllt sind.


Zu Nummer 2:
§ 14b Absatz 1 Satz 2
Sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger müssen während der jeweils für sie geltenden Dauer der Aufbewahrungsfrist nach § 14b UStG die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleisten. Dies entspricht bereits Artikel 233 Absatz 1 Unterabsatz 1 MehrwertsteuerSystemrichtlinie in der Fassung der Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften vom 13. Juli 2010 und steht im Einklang mit dem derzeit geltenden Artikel 246 Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie.
Zu Nummer 3:
§ 27 Absatz 18 - neu -
Die Änderungen in § 14 Absatz 1 und 3 UStG sind erstmals auf Rechnungen anzuwenden, die nach dem 30. Juni 2011 ausgestellt werden, sofern die zugrunde liegenden Umsätze nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden.
Zu Nummer 4:
§ 27b Absatz 2 Satz 2 und 3 - neu -
Die Reduzierung der Anforderungen an eine elektronische Rechnung und der damit einhergehende Bürokratieabbau für die Unternehmen kann nicht einseitig zu Lasten einer effektiven Steuerbetrugsbekämpfung gehen und zu Risiken für die Haushalte von Bund und Ländern führen.
Die Herabsetzung der Anforderungen an elektronische Rechnungen durch die Neufassung des § 14 Absatz 1 und 3 UStG bedarf daher zwangsläufig einer Ergänzung des § 27b UStG, um auch weiterhin eine effektive Umsatzsteuerkontrolle sicherzustellen.
Mit der Änderung wird geregelt, dass im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und elektronische Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 8 UStG auf Verlangen durch den die Umsatzsteuer-Nachschau durchführenden Amtsträger eingesehen werden können. Soweit dies für die Feststellung der der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte erforderlich ist, hat der die Umsatzsteuer-Nachschau durchführende Amtsträger das Recht, hierfür die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme zu nutzen.
8.2 Kann die Signatur jetzt einfach so weggelassen werden?
8.2.1 Sie kann weggelassen werden, aber
Das ist eine Änderung der Vereinbarung mit dem Rg-Empfänger
dessen interne Prozesse müssen
Beweislasten tragen können
Prozesssicherheit herstellen können
auditierbar sein
den gesamten Geschäftsvorfall abbilden können
Verantwortlich für die Herstellung der steuerlich geforderten Voraussetzungen nach Paragraph 14 Umsatzsteuergesetz ist der Aussteller der Rechnung!
8.3 Empfehlung:
8.3.1 die qeS ist DAS geeignete Mittel zur erstellung von (Dokumenten-) Belegsicherheit für KMU
KMU sind sicher gutwillig, sie haben aber kaum oder sogar keine Erfahrung im Umgang mit Prozesssicherheit
8.3.2 grosse Unternehmen verzichten "für die paar Cents" nicht auf die Herbeiführung von Dokumentensicherheit im Gesamtprozess!
Dabei ist ihnen völlig klar, dass sie für ihr eigenes Unternehmen bereits einen hohen Grad von Sicherheit erreicht haben.
Sie sehen sich international aufgestellt. Dadurch müssen sie auf sehr unterschiedliche Situationen flexibel reagieren können.
8.4 Müssen die Signaturen jetzt nicht mehr geprüft werden?
8.4.1 Signierte Rechnungen bedürfen weiterhin der Validierung der Signatur
8.5 Übersicht der bisherigen Entwicklung, ohne Änderung der MwStSysRL 2010
8.5.1
8.6 Die Zukunft fragt nach "Interoperationalität", Partner-Integration und "roaming"


Signatur- und Verifikations-Services
• Rechnungssteller und Rechnungsempfänger müssen beim Service Provider logisch und operativ (also galvanisch und organisatorisch, auch räumlich) getrennt sein
• Prozesse sind "vorgeladen" mit Zertifikaten und Prüfschlüsseln
• Signaturen werden nach Ursprungsprinzip und Bestimmungslandprinzip richtig angebracht
• Kryptographische Verifikation und Online-Status-Check mit den zuständigen Zertifikate-Ausstellern
• Doppelsignaturen, multiple Signaturen und beliebige Dokumentenformate werden unterstützt
Netzwerk der Zulassungsstellen/ Zertifizierungs-Stellen
• Voll-Integration und Partnerschaften mit qualifizierten Zertifikate-Ausstellern wird angestrebt
• Breites Spektrum von fortgeschrittenen Signaturen wird angeboten
• Registrierungsbehörde -in D BNetzA- ist zuständig für viele Zertifizierungsstellen
Compliance-Beschreibung
• Vollständige Beschreibung der Anforderungen in allen Ländern
• wird durch ortsansässige Stellen wie WpG ergänzt/ fortgeschrieben
• bildet die Basis für die Verfahrensbeschreibungen, immer aktuelle Abbildungen der Anforderungen und ihrer Erfüllungen
• End2End-Prozess-Analyse einschliesslich inländischer und grenzüberschreitender Leistungsprozesse
Prüf-Routinen
• zeigen fortlaufende Integrität der Signatur und der Validität des Zertifikats im Zeitpunkt der Signaturanbringung
• einfach, browser-basiert, erlaubt für Prüzwecke upload der Rechnung
• Zeigt die Rechnung in einem menschenlesbaren Format
• Support/ helpdesk in den jeweiligen Landessprachen durch "Muttersprachler"
high-level-solutions

optimierte Ansteuerung von compliance-Anforderungen

Schematische Darstellung der Abstimmung von compliance-Anforderungen
Siehe Anhang/Anhänge: internationale Unterschiede im eInvoicing.docx

8.6.1 Typologie der rechtlichen Regelungen im eInvoicing
Es gibt in unterschiedlichen Ländern verschiedene Regelungen des eInvoicing. Jedes Land hat eine eigene andere Erfahrung im Umgang mit elektronischen Daten und verfolgt andere Philosophien. Anforderungen, die sich in einem Land als problematisch erweisen, kann an in einem anderen Land übliche Praxis sein. Das kann gleichermaßen für Papier-basierte Abrechnungen, für Gutschriftverfahren oder für die Dokumentation von Geschäftsprozessen und deren Beweiswerte gegeben sein. Und natürlich hat jede Steuerbehörde den Wunsch, das Risiko von Fehlbehandlungen im steuerlichen Rechnungswesen ebenso zu minimieren wie Steuerbetrug.
Betrachtung der rechtlichen Regelungen und der Marktverhältnisse
Die nachstehende Skala bewertet den Reifegrad der rechtlichen Regelungen auf dem damit verbundenen Markt für eInvoicing

stabiles Regelwerk,
das Regelwerk wird von den Unternehmen umfassend genutzt relativ stabiles Regelwerk,
das Regelwerk wird von den Unternehmen noch nicht umfassend genutzt das Regelwerk wird noch entwickelt,
die Annahmerate ist gering
Kleinere Änderungen im Regelwerk werden vorgenommen, deren Frequenz beträgt > 1 mal in 2 Jahren Kleinere Änderungen im Regelwerk werden vorgenommen, deren Frequenz beträgt > 1 mal in 1 Jahr Kleine und auch fundamentale Änderungen können unverhofft auftauchen und umgesetzt werden
Fundamentale Änderungen > 1 mal in einer Dekade Fundamentale Änderungen > 1 mal in 5 Jahren



st eine vorherige Genehmigung in Form von Akkreditierung, Zertifizierung oder Zulassung notwendig?
Die nachstehende Skala zeigt an, ob eine Genehmigung im Bezug auf alle Teile eines eInvoicing-Systems oder auf Teile des Verfahrens rechtliche Voraussetzung für den Betrieb ist

eine Genehmigung durch Regierungsbehörden ist absolute Voraussetzung zum eInvoicing Eine vorherige Konsultation der Finanzverwaltung ist Voraussetzung oder wird stark empfohlen, insbesondere wenn bestimmte Kontrollmaßnahmen durch die Finanzverwaltung in gefordert werden; das kann dazu führen, dass Finanzverwaltungen verbindliche Auskunft zum beabsichtigten System geben müssen. Handelsrecht und Steuerrecht erlauben generell den Einsatz von eInvoicing ohne vorherige Autorisierung
Die Regierung kann Kontrollmaßnahmen, deren Verwendung Pflicht für den Betrieb eines eInvoicing ist, vorschreiben. Eingeschlossen ist hier die ausschließlich regierungsamtliche Vergabe von öffentlichen und privaten Schlüsseln sowie die Benutzung eines Generalsschlüssels durch regierungsamtliche Stellen Freiwillige Akkreditierungsvoraussetzungen für Zertifikateanbieter sind rechts Bestandteil, ohne eine solche legale Akkreditierung dürfen keine Signatur-Zertifikate erzeugt werden Vor abgehende Zertifizierungen durch regierungsamtliche Stellen können durchgeführt werden
Regierungsamtliche Stellen dürfen den Gebrauch von bestimmten Kontrolletechniken verlangen, gelegentlich wird das verbunden mit einer Liste von regierungsamtliche zertifizieren Softwareprodukten es existieren sowohl regierungsamtliche kontrollierte als auch marktgetriebene freie Akkreditierung von Zertifizierungsstelle



Unterzweig
Das Auslagern von Prozessen ist weit gehend akzeptierte Praxis im heutigen Geschäftsleben. Es existieren unterschiedliche Modelle und die berühren per se nicht dteuerung der Unternehmen
9 Design eines den Regeln von good corporate governance & compliance entsprechenden elektronischen Abrechnungsverfahrens, für eingehende- und ausgehende Rechnungen
9.1 ganzheitlicher Ansatz, ausgehend vom rechtssicheren Design
Der Schlüssel zur vollen Entfaltung des Potenzials elektronische Abrechnungsverfahren im Rechnungswesen ist, Prozesse so aufzusetzen, dass sie sowohl die betriebswirtschaftlichen als auch die übrigen notorischen Anforderungen erfüllen. Dabei können einige goldene Regeln helfen, die zwei größten Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg zu umfahren:
1. Über-Vereinfachung
2. Übergroße Komplexität
• Man folge einem an den eigenen rechtlichen Gegebenheiten ausgerichteten die sein, welches die Transaktionen aus der Sicht des Steuerrechts – gelegentlich auch aus der Sicht des Steuerprüfers – betrachtet.
• Man wähle einen ganzheitlichen, ressortübergreifenden, multidisziplinären Ansatz, der gleichermaßen Geschäftsprozesse, technische und rechtliche Imperative beachtet.
Wenn man in der Diskussion um das richtige Design von rechtlichen Perspektiven ausgeht, ermöglicht man allen Beteiligten Parteien, allen Ressorts, allen technischen und allen betriebswirtschaftlichen Disziplinen, ein klares Verständnis für die rechtlichen Anforderungen der ins Auge gefassten, künftig elektronisch durchzuführenden, Transaktionen zu entwickeln; und dies mit einem Blick auf die Zukunft für die nächsten 3-11 Jahre von heute an und auch im Hinblick auf mögliche Prüfungen durch Wirtschafts oder Steuerprüfer. Die Benchmark für ein gut gestaltetes elektronisches Abrechnungssystem liegt immer in seiner Fähigkeit, Steuer- oder Wirtschaftsprüfungen sehr schnell und einfach durchführen zu lassen. Es kann daher davon ausgegangen werden, dass ein rechtssicheres Design sehr schnell Prüfungspfade herstellen kann und dabei vor allem die retrograde Prüfung, also die von der Buchung auf den Beleg, erleichtert.
Die bisherige Entwicklungszeit für elektronische Abrechnungssysteme ist relativ kurz, gemessen an den Zeitraum, den Papier gebundene Abrechnungssysteme bisher durchlaufen haben. bei der Entwicklung elektronische Abrechnungssysteme haben viele Unternehmen nicht sauber unterschieden zwischen "die richtigen Dinge tun" (de facto compliance) und "dazu fähig zu sein, zu beweisen, dass in der Vergangenheit die Dinge richtig gemacht wurden" (auf langfristige Dauer abgesicherte prüf des Rechnungswesens). Das Ergebnis des Nichtbeachten dieser Beweisdimension ist, dass Kontrollmaßnahmen entwickelt und installiert wurden, ohne die Unternehmens-Compliance zu verbessern. Beweisqualität und Beweiskraft ergeben sich ausschließlich aus dem Zeitpunkt der Belegerzeugung, sie können nicht nachträglich herbei geprüft werden.
Dabei sollten die Unternehmen stets bestrebt sein, einen unternehmensweiten – und damit Abteilungs übergreifenden – Blick auf die wichtigsten Punkte im Lebenszyklus einer Rechnung zu haben, und das beginnt mit Beantwortung der Frage, wann und von wem eine Rechnung ausgestellt wurde.in einer Welt, in der viele Unternehmen ihre Prozesse miteinander verschränken, verbinden oder sogar integrieren und dabei auch nicht vor dem verzahnen der jeweils gegenseitigen ERP-Systeme halt machen, ist es doch ganz normal, dass sich die Erzeugung und der Zugriff auf transnationale Dokumente nicht allein auf "die Rechnung" begrenzt. Und natürlich kann aus rechtlicher Sicht nur ein Dokument die Originalrechnung darstellen.
Die steuerrechtliche Sicht der Dinge ist dabei ganz einfach: Zwei unterschiedliche steuerpflichtige Personen führen eine Transaktion durch. Es gibt immer einen Käufer und einen Lieferanten und es gibt eine Leistung, nämlich die Lieferung von Material oder die Leistung von Diensten, und immer ist die Leistung vorher vertraglich vereinbart. Aufgrund der in den meisten Ländern der Europäischen Union herrschenden Vertragsfreiheiten müssen Verträge dabei nicht immer schriftlich geschlossen werden, obwohl sich das empfiehlt, vor allem bei komplexeren Leistungen. Immer ist der Lieferant verpflichtet eine Rechnung in angemessener Zeit zu erstellen. Und völlig egal, wie komplex aus betriebswirtschaftlicher, handelsrechtlichen oder technischer Sicht heraus das Rechnungswesen gestaltet wird: für steuerliche Zwecke sind die Flüsse von Gütern und Leistungen sowie von Geld auf definierte Käufer-Lieferanten-Transaktionen reduziert darzustellen, damit ein Prüfer sie in kurzer Zeit durchschauen kann.und genau das ist der Grund, warum jede Prozessanalyse zur Einführung elektronischer Abrechnungssysteme unter Beachtung der Anforderungen des Steuerrechts sowie der Bedürfnisse von good governance & compliance an diesem Punkt ansetzen muss. Das rechtliche Design des Abrechnungssystems muss sich genau an dem prozessualen Modell, das im Unternehmen genutzt wird, ausrichten.
9.1.1 direkte Abrechnung, Lieferant ist Rechnungs Steller

9.1.2 Intermediale Abrechnung, der Service Provider des Lieferanten erstellt und versendet die Rechnung namens und im Auftrage des Lieferanten mit einer rechtssicheren Authorisierung des Lieferanten

9.1.3 Intermediale Abrechnung im "four-corner-model", der Service Provider des Lieferanten erstellt und versendet die Rechnung namens und im Auftrage des Lieferanten mit einer rechtssicheren Authorisierung des Lieferanten; der Rechnungsempfängern hat steuerrelevante Rechnungs- empfangsaktivitäten – einschließlich der Signaturprüfung, falls relevant – an einen anderen Service Provider unter angemessener Authorisierung ausgelagert

9.1.4 intermedialer Rechnungsstellung, der Lieferant schreibt und versendet seine Rechnung selbst. Der Empfänger hat steuerrelevante Rechnung Empfangsaktivitäten – einschließlich der Signaturprüfung, falls relevant – an einen anderen Service Provider mit angemessener Authorisierung ausgelagert.

9.1.5 intermediale Abrechnung im "three-corner-model"; der Service Provider des Lieferanten erstellt und versendet die Rechnung namens und im Auftrage des Lieferanten einer rechtssicheren Automatisierung des Lieferanten; der Rechnungsempfänger hat steuerrelevante Rechnungs- empfangsaktivitäten – einschließlich der Signaturprüfung, falls relevant – an denselben Serviceprovider unter angemessener Motorisierung und unter Beachtung des Verbots der selbst hier – in Deutschland: Paragraph 181 BGB – ausgelagert

9.1.6 Gutschriftverfahren, der eigentliche "Rechnungsempfänger" erstellt und versendet eine als Rechnung geltende Gutschrift an den leistenden Lieferanten

9.1.7 falls ein elektronisches Abrechnungssystem bereits vorhanden ist, dieses auf B 2B-Verwendungen referenziert und außerdem administrative Infrastrukturen vorhanden sind, die beide nicht oder nur, soweit dies unumgänglich ist, geändert/angepasst werden sollen, muss unbedingt eine Analyse der Prozesse zum herausfinden passender oder anzupassender Prozessschritte durchgeführt werden; und zwar für jeden Lebenszyklus einer Rechnungin den unterschiedlichen Abrechnungsprozessen

Die Grafik zeigt die Schlüsselprozesse und-Steuerungen, die die prinzipielle Struktur für eine solche Lückenanalyse bilden. Für jeden dieser Schritte sollten die nachstehenden Punkte beachtet werden:
• Eine Verfahrensbeschreibung, die auf hohem Niveau die technischen, betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Gegebenheiten abbildet
• Benennung der legalen Entität, die hier Prozesseigner ist
• Benennung der legalen Entität, die hier Systemeigner ist
• Benennung der physischen Lokation des System-Hosting und der Ausführungen
• relevante Vereinbarungen zwischen den beteiligten Parteien, einschließlich der Vereinbarungen zur Auslagerung von Prozessen
• technische Details von steuerrelevanten betriebsinternen Kontrollen
• Beweiswerte der steuerrelevanten betriebsinternen Kontrollen
• Bericht und Behandlung von Fehlern und Ausnahme-Zuständen
Sind durch diese Prozessanalyse bestehende Lücken erkannt und ausgefüllt, bilden diese Prozesse gleichsam den Kern der Basis-Dokumentation, jedes Unternehmen, das elektronische Abrechnungsverfahren betreibt, ihren Prüfern bietet, damit diese das System verstehen können. Die Dokumentation muss historisiert und systemisch gemanaged werden, um abzusichern, dass ein Prüfer prüfungsrelevantes Material für die Zeitpunkte, in denen Rechnungen erstellt oder empfangen wurden, bezogen auf jeden Einzelfall der Prüfung, erhält.
"Das Sein bestimmt das Bewusstsein", das wusste schon Karl Marx und hier ist es ähnlich: das rechtliche bestimmt das technische Design, und das rechtliche Design treibt gleichfalls die Ausgestaltung der Vereinbarungen an, die zwischen den einzelnen Parteien getroffen werden müssen, um ein sicheres und kompliantes Ende-bis-Ende-System darzustellen. Die initialen Aktivitäten hinsichtlich Technik und Vertragssteuerung müssen in enger Koordination aller beteiligten Unternehmenseinheiten erfolgen, um zu einem optimierten Gebrauch der geplanten Schnittstellen und zu rechtlich brauchbaren und betriebswirtschaftlich vorteilhaften vertraglichen Vereinbarungen zu kommen.
Das Prozessdesign muss alle Rechnungs relevanten Prozesse, rechtliche Vorgaben und technischen Parameter beachten. Organisational eingesehen braucht ein elektronisches Abrechnungsprojektdie Rechtsabteilung, die Steuerabteilung, die IT, das Finanzwesen, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung sowie die Experten für supply chain management. Und wenn ein Unternehmen aufgrund seiner Größe oder seiner Organisationsstruktur diese Funktionen nicht im eigenen Haus hat, dann hat sie ausgelagert oder es muss diese Expertisen aushäusig einkaufen.
in einem ganzheitlichen Ansatz sind diese Regelungsfelder zu beachten
9.1.8 Regulatorische Anforderungen
Hierarchien und typisierende Regeln
Die gesamte Hierarchie der anzuwendenden Regel muss bekannt sein, einschließlich
1. formalrechtlicher Anforderungen, nachrangiger Bestimmungen sowie zum Beispiel Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, Steuerrichtlinien; Publikationen der Finanzverwaltung, Rechtsprechung, Publikationen von Experten in diversen Medien
2. verbindlicher Vereinbarungen mit bestimmten Finanzbehörden
3. Meinungsäußerungen und Leitfäden von lokalen Industrie-und Handels Verbänden oder-Kammern sowie berufsständischen Organisationen
4. Branchenweit gültige Regelwerke
Geographie
Selbst innerhalb der Europäischen Union, umso mehr global gesehen, weichen anzuwendende Rechtslagen voneinander ab.
Rechtliche Vorgaben
Natürlich bestimmen die Regeln des Umsatzsteuerrechts, gerade in Ländern, die Mehrwertsteuersysteme betreiben (und in Deutschland alle Mal), die Analyse der regulatorischen Anforderungen, der Geschäftsprozesse und der Technik.
Selbstverständlich sind aber Bestimmungen aus dem Ertragssteuerrechts, aus dem Handels- und Gesellschaftsrecht, aus dem Zivilrecht und hier insbesondere aus dem Vertragsrecht, dem Datenschutzrecht genauso einzubeziehen wie das Recht oder das Verbot auf den Einsatz kryptographischer Verfahren.
Compliance von Vereinbarungen zwischen den Handelsparteien
Mit den Handelspartnern bestehende Vereinbarungen müssen überprüft werden, gegebenenfalls sind sie anzupassen oder sogar zu erneuern; dabei sind Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der beteiligten Parteien genau zu definieren und abzugrenzen.
Auf die Transaktionen anzuwendendes Recht
Hier gilt es zu beraten, welcher Teil der Abrechnungs Prozesse durch rechtliche Situationen aus welchem Land gesteuert und beeinflusst wird
9.1.9 Geschäftsprozesse
Arten der Abrechnung
direkte Rechnungsstellung
Ausgelagerte Abrechnungsverfahren
Gutschriftverfahren
Rollen der Handelspartner
Ein Handelspartner kann Lieferant sein, Kunde, Mitbewerber, Serviceprovider, Berater; und das alles zur selben Zeit. Ist das Unternehmen gewillt, Rechnungen namens interner und externer Lieferanten und Kunden zu stellen und zu empfangen?
Rechnungsfluss
Eine grafische Darstellung der Abrechnungsprozesse ist hilfreich; diese Darstellung sollte sich auch beziehen auf den Fluss der Güter und Gelder, um ein komplettes Abbild der Schlüsselprozesse zu bieten. Wo in den Prozessen wird die Rechnung formal erzeugt/erhalten?
Betriebswirtschaftliche Bedingungen
Man sollte immer den Return on Invest und die Risiken im Auge behalten. Der durchschnittliche Wert von Transaktionen, die strategische Bedeutung, die Zuständigkeit für einzelne Prozesse, die Größe der Beteiligten Handelspartner und andere Aspekte gehören zur Betrachtung dazu, um einen Den unterschiedlichen Unternehmensaktivitäten angemessenen Mix von betriebsinternen Kontroll- und Steuerungsmaßnahmenzu entwickeln und zu betreiben.
Aufbewahrung
Soll jede interne Entität ihre Aufbewahrung selbst regeln oder ist ein Zentralarchiv aus Sicht einer Kosteneffizienz günstiger?
InHouse-Lösung oder Outsourcing?
Ist das Unternehmen dazu bereit, für kleine Handelspartner die Archivierung zu übernehmen?
9.1.10 Technik
Standards und Formate
Welche Standards werden heute verlangt/genutzt, welche davon sind kritisch für die Handelspartner?
Compliance meint immer auch die Absicherung/Bereitstellung effizient arbeitender Schnittstellen sowie Prüfmöglichkeiten für Wirtschaftsprüfung und Steuerprüfer. Das wiederum bedeutet für die Diskussion von Standards und Formaten, dass dies nicht aus der internen Geschäftsperspektive ausgeführt werden darf, sondern auch aus der Sicht von compliance risk management.
Sicherheitsmaßnahmen
Jedes System verlangt nach einem in Grundzügen definierten Sicherheitsniveau, denn immer ist die Anforderung von Kosten-Effizienz auszubalancieren gegen regulatorische Anforderungen im Bereich von Compliance. Iim Gesamtsystem muss ein bestimmter Beweiswert erzeugt werden können; zum Beispiel für den Datentransport, die Archivierungsmethoden genauso wie für Datenstandards und Formate, die genutzt werden und aus deren Kombination angemessene betriebsinterne Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen erzeugt werden.
Verfahrensdokumentation und ein Mindestmaß an Informationen über die Dokumentationen der Sicherheitsmaßnahmen sollten in lesbarer Form zu jeder Zeit vorgelegt werden können.
9.2 Maximierung der Vorteile elektronischer Rechnungen
Die Aufgabe, ein robust arbeitendes und zugleich mit den Rechtsregeln übereinstimmendes elektronisches Abrechnungssystem für ein-oder ausgehende Rechnungen zu installieren, mag auf den ersten Blick schwierig erscheinen. Natürlich ist ein komplexes und interdisziplinäres Projekt niemals einfach. Auf der anderen Seite kann der Gebrauch von elektronischen Signaturen das Design von Lösungen und Prozessschritten drastisch vereinfachen.
Durch Kombination der verschiedenen heutzutage zur Verfügung stehenden Möglichkeiten der Auslagerung von Rechnungstellung und der elektronischen Signaturen lassen sich Entscheidungen und Rechtsanforderungen zur Anbringung und zur Verifizierung von Rechnungen und Signaturen zentralisieren, wobei der größte Teil der innerbetrieblichen Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen darauf gerichtet ist, langzeitigen Beweiswert hinsichtlich Integrität, Authentizität und Legitimität herbeizuführen und aufrechtzuerhalten. Am besten wird dies in einem zentralen Service erledigt , wo die Vielzahl der verlangten Steuerungen und Beweiswerte erzeugt und zusammengefasst wird, und zwar für die Beteiligten "Rechnungssteller" und "Rechnungsempfänger", natürlich unter angemessener Authorisierung aller Beteiligten. Wird so verfahren, ist es für die Beteiligten unnötig, lokale Signaturtechniken und Prozesse in ihren eigenen IT-Umgebungen vorzuhalten. Die Prozesse der Rechnungstellung und Versendung einerseits und der Rechnungsprüfung andererseits lassen sich dadurch verkürzen, der Prozess der Signaturerzeugung und Anbringung sowie ihrer Prüfung kann ausgelagert und dabei zugleich klar und einfach strukturiert werden; auch Fehlerbehandlung und die Behandlung von Zuständen in Übereinstimmung mit den jeweils nationalen Umsatzsteuerregeln lässt sich auslagern.
Das Ziel eines jeden Unternehmens, das sich mit elektronischen Abrechnungsverfahren beschäftigt, ist, auf diesem Feld die Prozesse schneller, besser und kosteneffizienter zu gestalten und gleichzeitig einen Mehrwert für den Kunden zu erzeugen.
Steuerbehörden und Wirtschaftsprüfer können ihre Prüfungsprozesse vereinfachen, wenn qualifizierte elektronische Signaturen genutzt werden, weil die Anerkennungsfähigkeit, der Beweiswert der Signatur, in diesen Fällen durch die in Gestalt von Zertifizierungsstellen vorhandene öffentliche Vertrauensinfrastruktur gegeben ist und nicht mühsam – wie bei fortgeschrittenen Signaturen – heraus geprüft werden muss. Innerhalb der Europäischen Union gilt für Signaturen das Herkunftslandprinzip der Rechnung, alle Länder erkennen jedoch die qualifizierte elektronische Signatur als Form der Signatur mit dem höchsten Beweiswert an. In bestimmten außereuropäischen Ländern kann es erforderlich werden, sowohl eine Signatur des Rechnungsstellers als auch eine des Rechnungsempfängers auf das Dokument aufzubringen. Auf diesem Wege wird sichergestellt, dass in beiden Ländern Wirtschaftsprüfung und Steuerbehörden leicht und einfach Integrität, Authentizität und Legitimität prüfen können.
Wichtig zu wissen ist, dass die anzuwendenden rechtlichen Bestimmungen sich aus den jeweiligen Gesetzen ergeben. Sie sind nicht unbedingt getrieben vom Niederlassungsprinzip oder vom Ort der Unternehmens-Registrierung. Jedes Land hat eigene Regeln, die bestimmen, welche ihrer rechtlichen Bestimmungen auf die Transaktionen der Handelspartner anzuwenden sind. Innerhalb eines Unternehmens finden sich oft sehr unterschiedliche Interpretationen über die Bestimmungen und damit über die Länder, die in einem Rechnungsfluss involviert sind, denn die Geschäftsperspektive ist anders als der Blick der Finanzbehörden auf die Geschäftsprozesse. Allerdings bestimmt das Niederlassungsprinzip oft, welche handelsrechtlichen Buchführungspflichten und Aufbewahrungspflichten zu erfüllen sind.
9.3 Lesbarkeit der Dokumente, insbesondere Menschen-Lesbarkeit
Dies ist eine Schlüsselanforderung aus Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung. Wenn Rechnungs- originale nur im Maschinen-lesbaren Formaten vorliegen, müssen Maßnahmen ergriffen werden, die absichern, dass die strukturierten Daten auch als "normale Rechnung" dargestellt werden können.
Wichtig dabei ist, dass die Unternehmen in der Lage sein sollten, zu erklären, wie diese menschen-lesbare Präsentation der Rechnung in Verbindung zu den Quelldaten erzeugt wurde. In den meisten Fällen bedeutet dies, den Prozess zu wiederholen, und dabei dasselbe Resultat zu erhalten. Dies wird auch als reproduktive Anforderung bezeichnet.
Es gibt verschiedene Techniken, um diese Anforderungen zu erfüllen. Modern strukturierte maschinen-lesbare Datenformate nutzen oft style-sheets, die eine Transformation des Rechnungsoriginals im Moment der Prüfung in menschen-lesbare Äquivalente erzeugen. Zusätzlich zu dem Vorteil, dass damit die Konvertierung aus dem Kernbereich der Abrechnung herausgehalten wird, sichert dieser Umformungsrozess den Prüfungspfad zwischen beiden Formaten.
Können solche style-sheets nicht genutzt werden, nutzen die Unternehmen oft . PDF-Formate, die sie aus der strukturierten Nachricht während des eigentlichen Rechnungstellungs- oder-Empfangs-Prozesses ableiten. Dieses PDF wird dann zusammen mit dem steuerlichen Original und einen dazugehörigen Viewer genutzt, um einen menschen-lesbare Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm des Prüfers anzuzeigen. Diese Methode bearbeitet und archiviert zwei Renditionen der Rechnung, was bedeutet, dass es Steuerprüfern möglich sein muss, einfach zu entscheiden, welche Ausgabe selbst die Original-Rechnung darstellt. Dazu können verschiedene Techniken angewandt werden und hinischtlich Signaturen empfiehlt es sich, nicht das menschen-lesbare Dokumente zu signieren, sondern dieses ganz klar als Kopie zu kennzeichnen.
9.4 downstream processing
Nach dem Rechnungsempfang wird in der weiteren Rechnungsbearbeitungs der duale, handels-und steuerrechtliche Charakter ebenso wie der gesellschaftsrechtliche Charakter des Rechnungsbelegs deutlich. Die beteiligten Handelspartner brauchen einerseits einen den steuerlichen/handelsrechtlichen Beweisregeln folgenden Beleg als Rechnungsoriginal, dass für Prüfzwecke aufbewahrt werden kann; der Rechnungsempfänger braucht jedoch zur weiteren Bearbeitung des Vorfalls in seinen Systemen strukturierte elektronische Daten.
Wenn ein neues elektronisches Abrechnungssystem designed wird, besteht die Herausforderung darin, ohne Kompromisse an irgendeiner Stelle beide Ziele zu treffen. Nicht-strukturierte Formate wie zum Beispiel PDF arbeiten in bestimmten workflow-Systemen sehr gut; diese Systeme sind oft bestimmt für manuelle Freigaben von Rechnungen ohne formelle Bestellungen. Nicht strukturierte Formate lassen sich aber nicht nutzen für automatisches matching und für eine direkte Integration von ERP-Systemen.
Ein automatischer Bestellabgleich basiert ausschließlich auf formellen Bestellungen (purchase orders oder PO-Flip), möglicherweise noch ergänzt durch Liefernachweise (shipping note, delivery). ERP-Systeme benötigen Daten in einem spezifisch strukturierten Format, das bei strukturierten Originalrechnungen aus der erhaltenen Rechnung abgeleitet werden kann. Bei nicht-strukturierten Rechnungen, also bei Freitext, wie es PDF darstellt, funktioniert das nicht.
Wenn die Systeme der beteiligten Handelspartner exakt das selbe Datenformat wie zum Beispiel IDOC nutzen, könnten Rechnungssteller und Rechnungsempfänger eine Vereinbarung schließen, die beiden Seiten eine schlanke Gestaltung auf der Basis eines einheitlichen Rechnungsdatenformats erlaubt. Dies ist jedoch längst nicht in allen Fällen möglich und selbst, wenn es möglich wäre, wird der Rechnungsbe- und -verarbeitungsprozessauf der Seite des Rechnungsempfängers oft aufgespalten in:
1. Signiertes Original, bestimmt für das Archiv
2. Nicht-signiertes Arbeitspapierfür downstream processing, konvertiert in das Format, dass der Empfänger in seinen Systemen für die weitere Bearbeitung benötigt; und unbedingt – mindestens zur Vermeidung von Paragraph 14c UStG-Problemen – klar als Kopie oder Arbeitspapier gekennzeichnetes Dokument.
Eine solche Aufteilung ist in sehr vielen ERP-Systemen auf der Seite des Rechnungsempfängers üblich. Diese Aufteilung wird von den Steuerbehörden als Prüfungspfad akzeptiert, wenn nicht eine stichprobenweise Überprüfung Diskrepanzen zwischen den transnationalen Daten in den ERP-Systemen und den Originalrechnungen im steuerlichen Archiv aufweist .

9.5 Fehler, Ausnahmen und ihre Behandlung
Jedes gut gemachte Systemdesign beinhaltet Fehlerbehandlung; ein elektronisches Abrechnungssystem aber muss Irrtümer, Ausnahmen und ihre Behandlung vor allem von einer steuerlichen Perspektive aus automatisieren. Handels-und Steuerrecht beinhalten oft spezifische Regeln, die vorschreiben, welche Handelspartner in diesen Fällen welche Handlungen vorzunehmen haben, um zu einer Vervollständigung oder zu einer Berichtigung von fehlerhaften Rechnungsdaten zu gelangen. Bei materiellen Fehlern muss die Rechnung durch den Rechnungsempfänger so gebucht werden, wie erhalten, während der Rechnungssteller eine Gutschrift oder eine Korrekturrechnung mit einer neuen einzigartigen Rechnungsnummer versendet. Ein klares systemisches Design, das dem anzuwendenden Recht folgt, ist hilfreich, um die sich hier stellenden komplexen technischen Anforderungen zu erfüllen.
9.6 Langzeit-Aufbewahrung

Integrität, Authentizität und Lesbarkeit der Rechnungsdokumente müssen während des gesamten Rechnungs-Lebenszyklus des Geschäftsvorfalls systemisch erzeugt werden. Eine Lösung, die nur auf einzelnen Komponenten basiert, ist nicht hinreichend. Wenn Signaturen genutzt werden, dann sind grundsätzlich Integrität, Authentizität und Lesbarkeit der Rechnung qua gesetzlicher Fiktion für Übertragungs- und Aufbewahrungsprozesse garantiert. Generell sind aber Signaturen nicht geeignet, um hier für einen Beweiswert über sehr lange Zeit herzustellen, denn
1. laufen die den Signaturen zu Grunde liegenden Zertifikate der Automatisierung stellen nach einer definierten Zeit ab
2. werden die Signaturen aus mathematischer Sicht im Laufe der Zeit schwächer, weil bedingt durch eine nach dem morschen Gesetz sich alle 18 Monate verdoppelnde durchschnittliche Rechnerleistung den Entschlüsselungszeitraum eine Signatur bis hin zu ihrem Bruch verkürzt.
Erfreulicherweise hat der deutsche Gesetzgeber das Problem erkannt und gesetzlich festgelegt, dass Signaturen auf elektronischen Rechnungen ihre Gültigkeit unbeschadet der Laufzeit von Gültigkeitsfristen der Zertifikate behalten; es muss daher nicht nachsigniert werden. Moderne Standards wie CAdES und XAdES nach ETSI TS 101 903 und ETSI TS 101 733 erlauben Unternehmen die Nutzung von Signaturen für sehr lange Aufbewahrungszeiträume. Integrität, Authentizität und Lesbarkeit werden dabei erhalten. Dabei werden Prüfdaten in eine standardisierte Signaturstruktur während des Signier-oder Prüfprozesses eingebettet und können damit unabhängig von externen Parteien wie Zertifizierungsstellen zu jeder Zeit geprüft werden.
9.6.1
Durch Nutzung der "A"-Version von CAdES oder XAdES Signaturen werden die Rechnungsdaten zusammen mit der Signatur aufbewahrt. Die Validierung des Zertifikates als Beweisprüfung hängt von der das Zertifikat ausgebenden Zertifizierungsstelle ab. Dessen Komponenten sind abgesichert durch Zeitstempel, die einen starken sich selbst absichernden Beweis für die Gültigkeit des Zertifikates und damit der Signatur zum Zeitpunkt der Anbringung der Signatur auf der Rechnung schaffen.
9.7 Notizen in Rechnungen
Ein gut konstruiertes Abrechnungssystem für ein- und ausgehende Rechnungenberücksichtigt die Notwendigkeit, auf den Rechnungen oder den begleitenden Dokumenten Notizen anzubringen. Zum Beispiel schreibt der die Rechnung im Auftrage des Rechnung erzeugende Dienstleister den Vermerk "Rechnung erstellt durch Dienstleister namens und im Auftrage des Lieferanten". Darüber hinaus werden auf Duplikaten der Rechnung und auch auf Gutschriften im Zuge der Weiterbearbeitung – vor allem unter Berücksichtigung der rechtlichen Situation in verschiedenen Ländern – weitere Notizen erforderlich.
9.8 Management des Umstiegs von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen
Die Steuerbehörden gehen davon aus, dass ein Unternehmen entweder elektronischer Rechnungen oder papierbasierte Rechnungen bearbeitet, niemals aber beide Erscheinungsformen. Und die Finanzbehörden gehen davon aus, dass sich die Entscheidung in einem Unternehmen immer sowohl auf die Eingangs-als auch auf die Ausgangsrechnungen erstreckt, niemals aber entscheidet zwischen zB "Debitorenrechnungen elektronisch" und "Kreditorenrechnungen in Papier". Das wiederum bedeutet, dass zumindest die Finanzbehörden davon ausgehen, dass, wenn zwei Handelspartner Rechnungsdaten für eine Art von Transaktionen elektronisch austauschen, es zwischen ihnen Rechnungsdatenaustausch nur noch in elektronischer Form gibt.
Diese Annahme der Finanzverwaltung den ist auch der Grund dafür, dass die weit verbreitete Aufteilung in zwei unterschiedliche Dokumentarten, nämlich
1. Originaldokument für Archivierungszwecke
2. Arbeitspapiere für downstream processing (siehe dort)
in Zukunft in vielen Ländern nicht mehr toleriert wird.
Außerdem nutzen Unternehmen vielfach hybride Prozesse – der Lieferant behandelt Rechnungen als Papierrechnungen, während der Rechnungsempfänger sie als elektronischer Rechnungen behandelt. Hybride Prozesse aber – zum Beispiel solche, wie sie in Web-EDI-Formationen häufig sind, sind für die Finanzverwaltungen vieler Länder schon heute nicht akzeptabel.
Die Mehrwertsteuersystem-Richtlinie, die europäische Union und deren Ministerrat, und auch der deutsche Gesetzgeber verlangen eine Gleichbehandlung von Papierrechnung und elektronische Rechnung. Diese Anforderung von Gleichbehandlung hilft zwar, die Herausforderungen, die sich aus der elektronischen Rechnungsstellung ergeben können, zu analysieren. Es ist jedoch unbedingt zu beachten, dass Papierrechnung und elektronische Rechnung sich in vielfacher Weise voneinander unterscheiden. Die Anforderung des "equal treatment"ist praxisfremd und allein der Tatsache geschuldet, dass über einige Jahrhunderte hinweg ein ausgefeiltes papierbasiertes Buchhaltungssystem entwickelt wurde und die Entwicklungsgeschwindigkeit des Internetzeitalters die Steuergesetzgeber aller Länder überfordert. Für elektronische Rechnungen gibt es ein ähnlich ausgefeiltes System eben noch nicht. Man darf das auch nicht allein vor dem Hintergrund der deutschen Steuerrechts-Lage diskutieren. Schon innerhalb der Europäischen Union, die ja immerhin über ein gemeinsames Mehrwertsteuer-System (wenn auch mit sehr vielen unterschiedlichen nationalen Ausprägungen) verfügt, gibt es signifikante Unterschiede. außerhalb der europäischen Union sind die Unterschiede noch drastischer.
In papierbasierten Rechnungsstellungsverfahren gibt es nur wenige spezifische Anforderungen für den Rechnungsempfänger (manche Nationen verlangen manuelle sequenzielle Nummerierung einkommender Papierrechnungen), wohingegen bei elektronischen Rechnungen der Rechnungsempfänger ausgefeilte spezifische technische Maßnahmen zur Absicherung von Compliance durchführen muss.
Abschließend sei darauf hingewiesen, dass Unternehmen, die mit bestimmten Handelspartnern papiergebundenen Rechnungs Datenaustausch betreiben und mit anderen elektronischen Rechnungs Datenaustausch, unbedingt sicherstellen sollen, dass Wirtschaftsprüfer und steuerliche Betriebsprüfer im Rechnungswesen die unterschiedlichen Bearbeitungskreise auseinanderhalten können. beispielsweise muss diesen Personen klar sein, dass die Anforderung nach der Vorlage von "Originalrechnungen" von unterschiedlichen Systemen erfüllt werden muss.
10 historische Entwicklung
Im Dezember 2001 erließ die europäische Union eine Mehrwertsteuersystem-Richtlinie, die neue Regeln für die Rechnungsschreibung und -Verarbeitung im Allgemeinen und für elektronische Rechnungen im besonderen beinhaltete. Die Richtlinie enthält Regelungen zum Inhalt der Rechnung, zum Auslagern von Rechnungsschreibung an Dienstleister, zur Gutschrift und zur elektronischen Rechnung. Die Richtlinie ist in Kraft seit dem 1. Januar 2004; im Juli 2010 modifiziert die die europäische Union die Richtlinie; die Änderungen sollen Inkrafttreten spätestens zum 1. Januar 2013.
10.1 lokale Unterschiede in der Regelung von Signaturen
Innerhalb der Europäischen Union sind rechtliche Regelungen für elektronische Signaturen seit über zehn Jahren in Kraft. Jedes Land hat Regeln, die sich in irgendeiner Weise von den Regeln der anderen Länder unterscheiden. Dabei geht es vor allem um Unterschiede formaler Art, nicht aber Unterschiede hinsichtlich höherer oder niedrigerer Sicherheit der Signaturdefinitionen für fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen in den nationalen Gesetzen. Diese reflektieren lokale Regeln, Rechtsprechung, Zollregelungen, Standards und industrielle Strukturen. Aus einem Vergleich der einzelnen Bestimmungen ergeben sich Unterschiede wie folgt:
• Bestimmung des Inhalts der Zertifikate; auf welche Zeile wird der Name des Zertifikateinhabers benannt, Verbindung zum Unternehmen, Attribute hinsichtlich Zeichnungsberechtigung oder Beträgen
• Identifikation-Prozeduren bei Zertifikates Ausstellung
• Restriktionen hinsichtlich des Gebrauchs von unterschiedlichen Signaturarten oder des Ausstellung von Zertifikaten auf natürliche oder juristische Personen
• technische und vertragliche Maßnahmen über die Delegation von Identifikationsprozeduren bei Zertifizierungsstelle
• Akkreditierung-und Freigabekriterien bei Zertifizierungsstelle; Vorgaben für kryptografische Software und Hardware, die bei Erzeugung und Prüfung von Signaturen genutzt werden muss
• Prozessanforderungen bei Signatur Erzeugung, Anbringung und Prüfung; einschließlich "what-you-see-is-what-you-sign"-Anforderungen, Bestimmungen zum Gebrauch von Kryptographie und zur Gestaltung automatischer Prozesse bei Signaturerzeugung, einschließlich Zeit-oder Volumenfenster
• Hardwarebestimmungen, logische oder juristische Separation für die Prozesse auf Seiten des Rechnungssteller und des Rechnungsempfängers
• Prozeduren der Außerkraftsetzung von Signaturzertifikaten, die in den Signaturprozessen zu beachten sind
• Gebrauch und Veröffentlichung von Standards und Hinweisen zur Zertifikatsausgabe sowie zu Signaturprozessen
• Anforderungen an Zeitstempel

In einem nationalen Kontext gestellt, ist die Regelungsdichte bei qualifizierten Signaturen meist größer als von Brüssel verlangt.
10.2 Validierung/Signaturprüfung
Dies beschreibt einen der wichtigsten Aspekte im Gebrauch elektronischer Signaturen. Empfänger elektronischer Rechnungen sind manches Mal von Handels- und/oder Steuergesetze explizit aufgefordert, die Signaturen zu prüfen. In den meisten Fällen ist eine solche Prüfungsanforderung aber implizit, da beide Parteien Integrität und Authentizität sowie Legitimität des Rechnungsdokuments garantieren müssen. Die Validierung des Zertifikates, korrespondierend mit dem privaten Signaturschlüssel, ist ein unverzichtbarer Schritt in der Verifikation der Signatur.
Viele Mitgliedstaaten der Europäischen Union verlangen Zertifizierungsstellen, die Validierungsinformationen wie zum Beispiel Sperrlisten veröffentlichen. Dies ist bereits heute Standard. Es gibt jedoch innerhalb der Europäischen Union keine zentrale Stelle für die Verifikation von Zertifikaten unterschiedlicher nationaler Zertifizierung stellen. Gleichermaßen haben nicht alle Zertifizierungsstellen die Fähigkeit, historisierte Prüfungen auf Zertifikate hinsichtlich der Gewissheit/Ungewissheit, ob das Zertifikat im Zeitpunkt der Signaturanbringung gültig war, zu ermöglichen.
Moderne Standards erlauben eine Verbindung der Zertifikatsprüfung (gegebenenfalls einschließlich Zeitstempel und) mit der signierten Rechnung; beide beteiligten Parteien können zu jeder Zeit prüfen, ob die Signatur im Zeitpunkt der Signaturerzeugung und den Zeitpunkt des Rechnungsempfangs gültig war.
Nur sehr wenige Länder erlauben den Zertifikates Ausstellern, Ihre eigenen Zertifikate zu nutzen. Sie sehen selbst-Zertifizierung als unterlaufen der minimalen Identifikationskontrollen, die bei Erstellung und Ausgabe eines Zertifikates verlangt werden.
10.3 EDI
Die Mehrwertsteuersystem-Richtlinie referenziert auf eine Definition von electronic data interchange aus 1994. Verlangt wird elektronischer Datenaustausch, von Computer zu Computer, für Handels-und Verwaltungsdaten, auf der Basis eines vereinbarten Standards mit strukturierten Nachrichten. Diese Definition bedeutet, dass das, was die Finanzbehörden als EDI verstehen, noch lange nicht das ist, was Unternehmen als EDI ansehen.
Die alte EU- Definition mag dazu führen, dass hier in kurzer Zeitänderung bedarf erkannt und dann auch erfüllt wird. Die heutige Praxis lässt sich ihr dahingehend beschreiben das EG eher eine Business-to-Business Automatisierung bedeutetbei der Teile von ERP-Systemen miteinander verknüpft sind. Einzelne Länder wie zum Beispiel Litauen schreiben die Nutzung eines spezifischen EDIFACT-Standards vor.
Auch die aus dem Jahr 1994 stammende EG-Definition ist streng formalisiert und erlaubt ausschließlich die Benutzungsmaschinen-lesbarer Formate. Rechnungs Datenaustausch, der Menschen-lesbarer Formate nutzt, ist kein EDI. Daher sind auch modernere Verfahren wie zum Beispiel Web-EDI, bei denen der eine Transaktion Partner, nämlich der Rechnungssteller, auf einem Web-Interface seine Daten ein gibt, ergänzt oder der andere Partner, nämlich der Rechnung stellen die Daten Freigabe durch manuelle Eingabe erledigt, und eine Gutschriftverfahren, die in irgendeiner Weise mit manuellen Prozeduren erledigt werden, nicht EDI.
Auch die Tatsache, dass ein Verfahren juristisch als EDI bezeichnet werden darf, sagt nichts über die Garantien aus die dieses Verfahren hinsichtlich Integrität, Authentizität und Legitimität gibt. Fast alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union haben unterschiedliche zusätzliche Anforderungen, die die Systeme der Handelspartner erfüllen müssen, wenn sie unter den nationalen Bestimmungen EDI nutzen wollen.
10.3.1 Prozesssicherheit im EDI-Verfahren
Interchange Agreement und angeschlossene Sicherheitsmaßnahmen
Wenn einmal ein System aus juristischer Sicht als EDI qualifiziert werden darf, verlangt die Rechnungsrichtlinie der Europäischen Union ein so genanntes Interchange Agreement für den Betrieb des Systems, um prozedural die Authentizität des Ursprungs des Dokumentes und Integrität der in ihm enthaltenen Daten zu garantieren. welche Prozeduren gemeint sind, definiert die europäische Union nicht die Länderstaaten haben ganz unterschiedliche Regelungen entwickelt. Die meisten Mitgliedsländer gehen dabei von folgender Vorgabe aus und nutzen dabei Art. 6 des Musterabkommens:
• Die Handelspartner implementieren und entwickeln Sicherheitsmaßnahmen, um EG-Nachrichten gegen Risiken nicht autorisierten Zugangs, Veränderungen, Verspätungen, zerstören oder Verlust zu schützen.
• Diese Sicherheitsmaßnahmen beinhalten auch die Verifikation der Herkunft des Dokuments, die Verifikation seiner Integrität, die nicht abstrahlt von Herkunft und empfangen der Nachricht sowie die Vertrauenswürdigkeit
• Für jede EDI-Nachricht ist es Pflicht, Sicherheitsprozeduren und Maßnahmen zur Verifikation der Herkunft und zur Verifikation der Integrität mitzuführen, um den Sender der Nachricht zu identifizieren und um zu vergewissern, dass jede EG-Nachricht, die empfangen wurde, vollständig und nicht korrumpiert ist.
Traditionelle EDI-Verfahren, die "Ende zu Ende"- Verschlüsselung und Punkt-zu-Punkt- Verbindungen nutzen, erfüllen diese Anforderungen in aller Regel. Systeme, die das Internet nutzen, müssen diese extensiven Sicherheitsanforderungen in anderer Weise darstellen. Sie können sich dazu der elektronischen Signatur bedienen.
Sammelrechnungen
Manche Länder (nicht mehr: Deutschland; wohl aber: Frankreich, Ungarn und Spanien als Beispiele) verlangen zusätzlich zu den EG-Nachrichten eine Sammelrechnung, die als legale Rechnung gilt. Die Bedingungen hinsichtlich der Übertragungs Methode, Übertragungs Frequenz, des Inhalts und der Berichtsprozeduren unterscheiden sich von Land zu Land. Normalerweise müssen diese Sammelrechnungen direkt im Rechnungs Schreibungssystem erzeugt und direkt von dort aus aufbewahrt werden. In einigen, aber nicht in allen Ländern darf dieser Berechnung in einem elektronischen Format gestellt und übermittelt werden.
Andere länderspezifische Anforderungen
Viele Länder haben explizite Bestimmungen, die sich nur in diesem Land finden. Viele dieser Regelungen stammen noch aus den Anfangszeiten von EDI. In Frankreich beispielsweise muss eine Nachricht an den Partner direkt aus dem Rechnungs Schreibungssystem kommen und spezifische Details über jeden Handelspartner enthalten.
10.4 Änderungen aus der Überarbeitung der Mehrwertsteuersystem- Richtlinie, wirksam spätestens ab 1. Januar 2013
Spätestens ab dem 1. Januar 2013, und in einigen Mitgliedsländern schon vor diesem Datum (in Deutschland ab 1. Juli 2011) haben die Unternehmen eine weitere Möglichkeit, wie sie den Nachweis von Authentizität und Integrität und dann auch von Legitimität ihrer elektronischen Rechnungen erbringen können.
Eine elektronische Rechnung ist definiert als Rechnung, die ausgesandt und empfangen wird in einem elektronischen Format. Der Beweis von Integrität und Authentizität einer Rechnung muss sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronische Rechnungen möglich sein von der Rechnungs Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Rechnungen müssen innerhalb der Aufbewahrungsfrist zu jeder Zeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können.
Die geänderte Richtlinie schafft eine klare Unterscheidung und erzeugt eine explizite Hierarchie zwischen
1. den Anforderungen an die Rechnung als Datenobjekt und
2. den Zielen dieser Anforderung (Verifikation, dass eine Lieferung tatsächlich stattfand/eine Leistung wirklich erbracht wurde).
Als neue Möglichkeit des Beweises der Einhaltung von Compliance-Bestimmungen wie Integrität und Authentizitätdürfen jetzt betriebsinterne Kontroll- und Steuerungsmaßnahmen, die einen verlässlichen Prüfungspfad zwischen Rechnung und Leistung bilden, beigezogen werden.
Diese als so genannter "Dritter Weg" bezeichnete Möglichkeit des Nachweises von Prozesssicherheit im Rechnungswesen, die einem Prüfer (Wirtschaftsprüfung oder steuerliche Betriebsprüfung; da diese Regelung sich aber in der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie befindet, ist hier mehr der verkehrssteuerliche Aspekt gemeint) auf der Basis kombinierter historischer/historisierter Belege über die der Transaktion zu Grunde liegenden Verkaufs-und Kauf-Transaktionen Auskunft geben, ist eine weitere Möglichkeit und bietet - unter ansonsten gegebenen Voraussetzungen– den Unternehmen die Möglichkeit, auf Signaturanbringung zu verzichten. Ausdrücklich bleibt die Mehrwertsteuersystem Richtlinie dabei, dass der Nachweis der legalen Sicherheit hinsichtlich Integrität und Authentizität elektronischer Rechnungen auch weiterhin durch die bisherigen Verfahren
• Elektronische Signaturen
• vertraglich vereinbartes sicheres EDI
nachgewiesen werden kann.

Auf der Grundlage der Änderung der Mehrwertsteuersystem Richtlinie bestehen die Länder darauf, dass zum Nachweis von Integrität und Authentizität elektronischer Rechnungen auch die elektronische Aufbewahrung gehört. Sie weisen darauf hin und legen Augenmerk darauf, dass jetzt Methoden erforderlich werden, die eine Rechnung dadurch verifizieren können, dass der gesamte Geschäftsvorfall mit allen dazugehörigen Belegen den verlässlichen Prüfungspfad abbildet; und das aus diesem Grunde bei Berufung auf Prozesssicherheit durch das Unternehmen verlangt werden kann, dass nicht nur das Rechnungs Dokument zur Prüfung beigezogen wird, sondern alle begleitenden Dokumente, die in diesen Geschäftsvorfall entstanden sind. Auch die müssen dann elektronisch archiviert sein. Auch die Anforderung an den Rechnungssteller, vor Ausstellung elektronischer Rechnungen die Zustimmung des Rechnungsempfängers eingeholt zu haben, blieb bestehen.
Um Zweifel gar nicht erst aufkommen zu lassen, weist die Mehrwertsteuersystem-Richtlinie darauf hin, dass unter ihre Regelungen aller Rechnungen im Austausch umsatzsteuerbarer Leistungen, seien sie auch steuerbefreit oder nicht, gefasst sind.
Der Grundsatz der Gleichbehandlung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen (equal treatment) ist eine der Schlüsselstellen zum Verständnis der Regelungen in der Richtlinie. Die Richtlinie fordert explizit Herbeiführung und Aufrechterhaltung von Integrität, Authentizität und Legitimität sowohl für die Papier-als auch für die elektronische Rechnung. damit wird die gewünschte Gleichbehandlung zum Rechtskonzept. Die stringente Formulierung des Grundsatzes der Gleichbehandlung weicht aber signifikant ab von der aus politischen Gründen empor gehobenen Vereinfachung von Rechnungsregeln, die die Wichtigkeit von Integrität und Authentizität im Rechnungsstellung und-Empfangsprozess eher herunter spielen und dabei völlig übersehen, dass es diese Forderungen für Papierrechnungen sein schon seit 400 Jahren gibt. Das Argument, dass diese Anforderungen in der Praxis für Papierrechnungen eben nicht relevant seien, ist nicht sehr weit hergeholt, sondern es ist komplett falsch. Eine solche Lesart der gesetzlichen Bestimmungen mag dem heutigen Zeitgeist entsprechen, das macht sie aber auch nicht richtiger.
Das Gleichbehandlungskonzept, das dazu führt, dass sowohl Papierrechnungs-Konzepte als auch elektronische Rechnungen frei von eigenen Pflichten oder von methodischen Anforderungen sind , die nur in der jeweils anderen Art zu erfüllen wären, ist jetzt förmlich kodifiziert: spätestens vom 1. Januar 2013 an und frühestens von der Einführung der Regelung in nationale Bestimmungen können Unternehmen nicht mehr gezwungen werden, spezifische Technologien oder Prozesse bezogen auf die elektronische Rechnung zu entwickeln. Diese Regel bricht die Philosophie der "Form über Substanz"-Mentalität, die mit Einführung der Rechnungsrichtlinie im Jahr 2001 eingeführt wurde. Von jetzt an wird gelten: wenn eine steuerpflichtige Person durch innerbetriebliche Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen über einen verlässlichen Prüfungspfad, der den gesamten Geschäftsvorfall erfasst, einen Zusammenhang zwischen einer Rechnung und der in der Rechnung abgerechneten Leistung beweisen kann,So folgt daraus, dass die Rechnung über ein Stimmung mit den Anforderungen nach Integrität, Authentizität und Legitimität steht. Dieses Prinzip kann man als "Substanz über Form"- Prinzip benennen. Auch das ist eine Neuerung, die sich aus der neugefassten Mehrwertsteuersystem-Richtlinie ergibt: Ganz klar wird das Ziel einer Rechnung artikuliert als mit intrinsischen Qualitäten ausgestatteter Beweis für den Bezug der abgerechneten Leistung. Ein Leistungsdokument wie eine Rechnung wird unwichtig, wenn Leistungsbezug und Abrechnung auf andere Weise glaubhaft gemacht werden können.
Sicher ist damit, dass die zwei bisher bekannten und zugelassenen Methoden, nämlich
• Elektronische Signatur (Dokumentensicherheit)
• EDI (Prozesssicherheit)
nun ergänzt werden durch den so genannten Dritten Weg, nämlich durch ein Bündel von innerbetrieblichen Steuerungs-und Kontrollmaßnahmen, die zu einer Prozesssicherheit führen, die es erlaubt, über einen verlässlichen Prüfungsfahrt den gesamten Geschäftsvorfall zu dokumentieren und damit lang zeitig prüfbar zu halten.
Um Missverständnisse gar nicht erst aufkommen zu lassen, weist die Mehrwertsteuersystem-Richtlinie darauf hin, dass weder elektronische Signatur noch EG aus sich selbst heraus beweisen können das vom Rechnungs Stelle eine Leistung bezogen wurde. Mit anderen Worten: bei einer Rechnung, die mit einer elektronischen Signatur ausgestattet oder die per EDI übermittelt wurde, darf – als gesetzliche Fiktion – unterstellt werden, dass sie vom in Dokument genannten Aussteller kommt; aber sie kann aus sich selbst heraus den Leistungsbezug nicht beweisen. Das aber trifft auf alle anderen Rechnungen, die als isoliert betrachtete Dokumente einer Prüfung beigezogen werden, ebenso zu.
Es ist nicht möglich, vorherzusagen, wie die europäischen Mitgliedsstaaten die neuen Bestimmungen der Mehrwertsteuer System-Richtlinie umsetzen werden. Diese Bestimmungen wurden formuliert, weil die Volkswirtschaften der einzelnen Mitgliedsländer eine größere Flexibilität wünschten und der jetzt formulierte "Dritte Weg" scheint auf den ersten Blick unendliche Möglichkeiten zu bieten und welche davon gewählt werden, unterliegt der Entscheidung des einzelnen Unternehmens. Das bedeutet, dass Steuerprüfer bei Unternehmen, die diesen so genannten "dritten Weg" nutzen wollen, eine ganz andere Bedeutung bekommen als heutzutage. Die Steuerprüfer werden hierdurch zu einer zentralen Figur, ihre Entscheidungen bestimmen das Tagesgeschäft eines Unternehmens künftig mit. Es gibt also eine Dreiecksbeziehung zwischen Lieferant/Rechnungssteller, Kunde/Rechnungsempfänger und Steuerprüfer. Natürlich kann eine so breit angelegte Verifikation der Handelswege und ihrer Abrechnungen immer weiter ausgebaut werden, um Unternehmen zu überwachen. Auf der anderen Seite ist es so, dass auch die sicherste Rechnung der Welt nicht beweisen kann, dass die darin abgerechnete Leistung auch wirklich erbracht wurde. Der große Unterschied ist der des verlässlichen Prüfungspfades über den Geschäftsvorfall und dieser wird damit zur Plattform der Absicherung der Validität von Rechnungen, die sich bei Anwendung des "Dritten Weges" nicht mehr auf Objekt gebundene intrinsische Qualitäten berufen darf.
Diese größere Offenheit in der Beweisführung bei elektronischen Rechnungenwird zunächst vor allem eines zur Folge haben: eine verworrene Rechtslage. Und es wird ganz sicher auch keine Europa-einheitliche Ansicht und keine einheitliche Auslegung-Regelung geben. Das wiederum bedeutet, dass international tätige Unternehmen, die für eine effiziente Unternehmensverwaltung auf einheitliche, konzernweit geltende Abrechnungsregeln angewiesen sind,
• entweder Standorte konzentrieren und damit die Vielfalt der Möglichkeiten beschneiden
• oder aus dem komplexen Regelwerk einheitliche Regeln für Ihr Unternehmen schaffen, dass im Einzelfall und bezogen auf die einzelnen Nationalstaaten verschiedene Regelungen und Anforderungen eben übererfüllt; was aber im Interesse der Einheitlichkeit der Abrechnungsregeln im Konzern hingenommen wird (dann werden eben auch in Deutschland finnische, litauische oder französische Abrechnungsregeln gleich mit befolgt).
Es ist durchaus möglich, dass einzelne Mitgliedsländer der Versuchung erliegen, zu definieren und dann in steuerliche oder handelsrechtliche Regeln hineinzuschreiben, was sie unter in einem Prüfungspfad notwendigerweise zu findenden Informationen verstehen oder welche Dokumente in einem Geschäftsvorfall unbedingt archiviert werden müssen. Das Risiko für alle Unternehmen besteht darin, dass es hier keine europaweit gültige Regelung geben wird und dass bei Abfassung dieser Richtlinien gegen das Verbot der Methodenvorgabe, dass auch in der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie enthalten ist, verstoßen wird. Darüber hinaus würde eine Definition dessen, was ein verlässlicher Prüfungspfad ist, die von den Unternehmen gewünschte Flexibilität und Freiheit bei der Beweisführung in der Belegsammlung wieder zurückschneiden.
Erfreulicherweise bringt die Neufassung der Direktive Klarheit in die lang diskutierte Frage, ob für die Rechnung das Recht des Lieferanten oder das Recht des Käufers gilt. Die Generalregel ist, dass das Recht des Mitgliedsstaates gilt, in den die Leistung vertragsgemäß erbracht wird.
Leider gibt es eine große Anzahl von Ausnahmen. Muss sich jetzt der Lieferant im Falle einer innergemeinschaftlichen Lieferung um die Rechtsregeln im Land des Bestellers kümmern? Und liegt dann der Rechnungsempfänger völlig sorgenfrei bezüglich der Umsatzsteuerbehandlung dieser Leistung?
Ganz sicher dürfen die Finanzverwaltungen der Mitgliedsstaaten des Rechnungsempfängers nicht ihre eigenen Regeln durchsetzen und insbesondere nicht bestimmen, ob die Rechnung, die der Rechnungsempfänger erhalten hat, die nationalen Ansichten von Integrität und Authentizitäterfüllt oder nicht. Und natürlich sind die Finanzverwaltungen der Empfängerländer – weil der Vorsteuerabzug im Empfängerland geschieht – daran interessiert, dass die berechnete Leistung in der Wirklichkeit auch erfolgte. das wiederum bedeutet, dass die Finanzverwaltungen prüfen müssen, ob die empfangene Rechnung die Anforderungen von Integrität und Authentizität im Lieferland erfüllte. Darin aber liegt eine Herausforderung für noch gar nicht bestehende Methoden zum Nachweis von good governance & compliance. und damit ist hier eine spannende Frage eröffnet hinsichtlich dessen, was eigentlich – und in welchem Land denn bitte – ein verlässlicher Prüfungspfad ist.
Die europäische Standardisierungsorganisation CEN Hatte Richtlinien erarbeitet, die den Finanzverwaltungen der Mitgliedsländer Material zur Beantwortung der Frage, was denn ein Prüfungspfad sei, an die Hand geben sollen. Die Richtlinien basieren auf einem Ende-zu-Ende-Prozess für elektronische Rechnungen, wobei jeder Prozessschritt analysiert wird hinsichtlich
• Prinzipielle Risiken
• rechtliche Anforderungen
• Prüfungsoptionen
Diese Richtlinien können genutzt werden durch Unternehmen und Serviceprovider und dienen dann als Instrument einer Selbstbeurteilung des eigenen Regelwerks mit dem Ziel, die Einhaltung steuerlicher Regeln im eigenen elektronischen Rechnungsprozess zu verifizieren.