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Überwachung und Optimierung der Zahlungsziele
Kapitalfluss-Rechnung
Berechnung Kapitaldienstgrenze
Controlling
Kapitalgeber-Reporting
Dienstleistungen
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Frühwarnsystem bei Abweichung relevanter Kennziffern
Budgetplanung und -überwachung
Kundenmanagement
Dienstleistung
Debitoren-Überwachung
Mahnlisten
Erstellen und Ausführen von Mahnungen
Transparente Dokumentation
Offene-Posten-Buchführung
Rechnungsausgangsbuch/ -liste
Zahlungseingangsliste
elektronische Belegarchivierung
Rabattstaffelsteuerung, insbesondere bei second-source-policy
Skontoüberwachung
Bonusermittlung
Limit-Überwachung
Factoring
Analyse Zahlungsziele und Debitoren-Laufzeiten
ABC-Analyse
Lieferantenmanagement
Dienstleistung
Kreditoren-Überwachnung
Offene-Posten-Buchführung
Transparente Dokumentation
Rechnungseingangsbuch/ -liste
Zahlungsvorschlagsliste
Erarrbeiten/ Bereitstellen von Zahlungsträgern, zum Zahlungstermin
Skontoüberwachung
Zahlungsausgangsliste
elektronische Belegarchivierung
Rabattstaffelsteuerung, insbesondere bei second-source-policy
Skontoüberwachung
Bonusermittlung
Analyse Liefer- und Zahlungskonditionen
ABC-Analyse
Mittwoch, 30. Januar 2008
Zukunft der Auftragsfinanzbuchhaltung?
Immer mehr Mandanten erledigen Teile ihrer Finanzbuchhaltung durch Vorerfassung von Geschäftsvorfällen und senden diese Vorerfassung (Kasse, Rechnungsein- und –ausgangsbuch) dann ihrem Steuerberater zur weiteren Verarbeitung. Damit lassen Sie es zumeist bewenden. Ein neuer Beratungsansatz könnte dies jetzt ändern. Einige, wenige, Kanzleien beginnen, die in einem Service-Rechenzentrum (hier: das der DATEV eG.) sowie die im Internet und seinen Kommunikationsmöglichkeiten steckenden Möglichkeiten zu einer Dienstleistung rund um das Rechnungswesen zu gestalten, die Vorerfassung durch den Mandanten dabei im Zentrum und rechnungswesennahe hochwertige Beratungsleistungen durch die Kanzlei fest im Blick.
Noch sind es nur wenige Kanzleien, die ihre Mandanten so mit betriebswirtschaftlicher und steuerlicher Beratung versorgen, es werden aber langsam mehr, denn: Kanzleien, die dies Angebot „fertig“ haben, sind anderen Kanzleien technisch um Längen voraus. Sie sind in der Lage, ihren Mandaten tagaktuelle, ständig frische Auswertungen und Berichte zu übermitteln und diese –unabhängig von Kanzleizeiten und –orten- mit dem Mandanten in einer Video-Konferenz zu besprechen. Sie werden damit zu hochattraktiven Partnern der Erfolgsgestaltung für die bestehende und potentielle Mandantschaft.
Die Bündelung von Rechenzentrum und breitbandiger Internet-Kommunikation ist eine „aus der Praxis – für die Praxis“ geschaffene Dienstleistungspalette, entstanden aus Befragungen von Mandanten und Gesprächen mit Berufskollegen. Ein Kernstück ist dabei die Digitalisierung der Prozesse des Rechnungswesens, angefangen von der Rechnungsschreibung bis zum Mahnwesen; begonnen beim digitalisierten Rechnungseingangsbeleg bis hin zum Zahlungsverkehr unter Einbezug von Skontierungen. Digitalisierte Belege stehen über eine Internet-Anbindung als Bild jederzeit dem Mandanten, dem Steuerberater und dem mit der Mandatsbearbeitung betrauten Mitarbeiter online zur Verfügung. Der Beleg wird fest mit dem Buchungssatz verbunden, Eingangsrechnungen werden mittels OCR-Software im Rechenzentrum gelesen, erkannt und mit Buchungsvorschlägen, deren Trefferquote durch eine Lerndatei ständig verbessert wird, belegt.
Dies Angebot wirkt mandantenfreundlich und lenkt zugleich eine ohnehin technikbegeisterte Klientel zu diesen Beratungsleistungen. Diese Mandanten sind erstaunlicherweise bereit, die Vorerfassungsarbeiten unentgeltlich zu übernehmen, erhalten sie doch dadurch Auswertungen und Beratung, die sie in dieser Aktualität und Qualität bisher nicht kannten. Für die Kanzlei ist diese Arbeitsteilung mit einer Reihe von Änderungen im Organisations- und Arbeitszeitmodell verbunden. Letztlich amortisiert sich aber die Einführung dieses Angebots in kurzer Zeit. Die Prozesse zur Erzeugung und Bereitstellung von Auswertungen laufen, nach der in der Kanzlei vorgenommenen Plausibilisierung und Nachbearbeitung der eingereichten Daten, weitestgehend automatisiert ab. Deshalb kann ein Kanzleimitarbeiter entweder mehr Mandate bearbeiten oder die gleiche Anzahl der Mandate tiefer betreuen und wertvolle Beratungsleistungen der Kanzlei vorbereiten.
Die Direktbanken haben es vorgemacht: In den vergangenen Jahren ist ein neuer Markt von Mandanten entstanden, die schnell, aktuell, preiswert und selbstbestimmt ihre Buchhaltung abwickeln wollen. Diese Zielgruppe ist sehr attraktiv. Es handelt sich dabei um hochaktive Unternehmer, zumeist jung bis mittleren Alters, mit Kleinst- und Kleinunternehmen (die klassische Klientel der Steuerberater!) und einer beruflichen Zukunft noch vor sich. Die wünschen keine langatmigen Beratungsgespräche, sondern aktuell bereitgestellte Fakten und eine daran ausgerichtete Besprechung ihrer Unternehmenssteuerung. So sind bis heute bei traditioneller Erledigung der Auftrags-Finanzbuchhaltung nicht mögliche Dienstleistungen wie
Gestellung von Rechnungsschreibungssystemen, mit automatischer Buchung der Ausgangsrechnungen
tägliche Übermittlung und Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Bank- und Kassenbewegungen
Vorbereitung oder gar Übernahme des Zahlungsverkehrs inkl. Skontierung, Bonus- und Rabattsteuerung bei Eingangsrechnungen
Vorbereitung oder Übernahme des Mahnwesens einschliesslich Skonto-Überwachung, Bonus- und Rabattsteuerung bei Ausgangsrechnungen
taggenaues Factoring
effizientes Berichtswesen zur unternehmerischen Zielannäherung
möglich. Damit dieser Service funktioniert, braucht es keinen grossen Stab von Kanzlei-Mitarbeitern oder teure IT-Ausrüstung. Auf Seiten des Mandanten reichen PC mit Internet-Zugang, SmartCard mit –Leser und ein Faxgerät. Die Kanzlei benötigt neben der bisher schon vorhandenen Ausstattung nichts, ausser einem eingerichteten Online-Zugang zum Service-Rechenzentrum, wie ihn zum Beispiel die DATEV eG. mit ihrem Produkt „Unternehmen online“ bietet. Ändern muss sich lediglich das sog. „backend“, die Auswertungssysteme, die jetzt rechenzentrumsgestützt sind und Auswertungen rund um die Uhr an den Mandanten adressiert und bereitgestellt werden können. Auch das Arbeitszeitmodell dieses backends ändert sich, weil die oben beschriebene Zielgruppe rechnungswesennahe Beratungsleistungen zu sehr ungewöhnlichen Tageszeiten verbraucht.
Die Vorerfassungssysteme werden standardisiert bereitgestellt. Das erspart Entwicklungs- und Pflegeaufwand, damit wird diese Lösung für kleine Kanzleien überhaupt erst machbar. Die Kanzlei muss ihre Leistungsbreite und –tiefe bestimmen und daran ihren Marktauftritt ausrichten. Das ist in verhältnismässig kurzer Zeit zu schaffen, wenn die Einführung selbst gut vorbereitet ist und die Mitarbeiter diese Art von Beratungsleistung kennen und beherrschen. Durch die Modularisierung der möglichen Auswertungspakete kann jede Kanzlei ihr eigenes Profil schaffen, Anpassungen sind schnell und flexibel möglich. Mit diesem Angebot wird die IT der Kanzlei vom Kostenfaktor zum Geschäftsmodell.
Aufgrund der Erfahrungen der Direktbanken mit ihren Kunden kann davon ausgegangen werden, dass über 90 % der ein solches Angebot nutzenden Mandanten als „geübte Internet-Nutzer“ eingestuft werden können. Darauf sollten alle Marktpositionierungen der Kanzlei und alle dann folgenden Innovationen ausgerichtet werden.
Natürlich ist das für eine traditionell ausgerichtete Buchführungs- und Beratungskanzlei nicht ganz einfach, steht doch der internetbasierte Dialog zum Mandanten dort nicht im Zentrum aller Bemühungen um Kommunikation. Von den hier möglichen Innovationen profitiert jedoch auch jene Kanzlei, denn zum Beispiel die Digitalisierung von Belegen und deren Verbindung mit dem Buchungssatz wird, wenn als kanzleiinterne Lösung eingesetzt, sehr viel Zeitersparnis in Abschlusserstellung, Betriebsprüfung und Gestaltungsberatung bringen.
Ein radikaler Schwenk einer Kanzlei auf eine rein internet-basierte Auftragsfinanzbuchhaltung dürfte zu radikal sein. Das Kunststück besteht darin, die Mitte zu treffen. Einerseits werden auch in den nächsten Jahren noch sehr viele Mandanten ihre Auftragsfinanzbuchhaltung auf herkömmliche Weise, mit Pendelordnern o.ä. abwickeln. Die traditionelle Kanzleiarbeit bleibt also unverzichtbar, auch wenn sie sich mit Blick auf eine wünschenswerte weitestgehende Digitalisierung der Belege und deren Verknüpfung mit Buchungssätzen ändern wird. Andererseits ist es eine Herausforderung, erfolgreiche, technikbegeisterte Unternehmer als Mandanten zu gewinnen und zu binden. Das wird nur mit Beratungsangeboten wie dem hier beschriebenen Ansatz möglich sein. Ein schwieriger Spagat! Kanzleien werden Wachstum in diesem Feld vielleicht nur dadurch erreichen, dass sie Produktivitätsvorteile, die sie mit diesem Angebot erzielen, zumindest teilweise an die Mandanten weitergeben. Diese Vorteile scheinen auch auf absehbare Zeit gesichert, denn für dieses Angebot entstehen weit weniger Kanzleibetriebskosten als bei traditionellen Angeboten. Genau genommen braucht es hierfür nicht einmal eine herkömmliche Kanzlei mit aller Ausrüstung.
Der Aufwand für die Einrichtung dieses Beratungsangebots wird sich sicher amortisieren. Über einen Mandanten, der dies Angebot annimmt, hat die Kanzlei ungleich mehr Informationen als über andere Mandanten. Die betriebswirtschaftliche und die steuerliche Beratung können so zielsicher und punktgenau auf das Problem gerichtet erfolgen. Die Technikbegeisterung der Mandanten erleichtert zudem die Einführung. Über das breite Spektrum an Beratungsleistungen, das sehr gut in Kommunikationsmedien abbildbar und damit zu vergegenständlichen ist, kann die Kanzlei sehr hochwertige Beratungsleistungen zum Nutzen des Mandanten erbringen. Die Bewerbung weiterer, für den Mandanten attraktiver Beratungsleistungen kostet wenig, der Deckungsbeitrag je Beratungsauftrag steigt hingegen deutlich an.
Es scheint deshalb jede Kanzlei gut beraten, sich dieses Themas anzunehmen und bewusst eine in die Zukunft gerichtete Entscheidung, welcher Richtung auch immer, zu treffen. Erfolgreiche Kanzleien werden ihre Online-Portale für diese Mandantengruppe künftig stark ausbauen und bewerben.
Noch sind es nur wenige Kanzleien, die ihre Mandanten so mit betriebswirtschaftlicher und steuerlicher Beratung versorgen, es werden aber langsam mehr, denn: Kanzleien, die dies Angebot „fertig“ haben, sind anderen Kanzleien technisch um Längen voraus. Sie sind in der Lage, ihren Mandaten tagaktuelle, ständig frische Auswertungen und Berichte zu übermitteln und diese –unabhängig von Kanzleizeiten und –orten- mit dem Mandanten in einer Video-Konferenz zu besprechen. Sie werden damit zu hochattraktiven Partnern der Erfolgsgestaltung für die bestehende und potentielle Mandantschaft.
Die Bündelung von Rechenzentrum und breitbandiger Internet-Kommunikation ist eine „aus der Praxis – für die Praxis“ geschaffene Dienstleistungspalette, entstanden aus Befragungen von Mandanten und Gesprächen mit Berufskollegen. Ein Kernstück ist dabei die Digitalisierung der Prozesse des Rechnungswesens, angefangen von der Rechnungsschreibung bis zum Mahnwesen; begonnen beim digitalisierten Rechnungseingangsbeleg bis hin zum Zahlungsverkehr unter Einbezug von Skontierungen. Digitalisierte Belege stehen über eine Internet-Anbindung als Bild jederzeit dem Mandanten, dem Steuerberater und dem mit der Mandatsbearbeitung betrauten Mitarbeiter online zur Verfügung. Der Beleg wird fest mit dem Buchungssatz verbunden, Eingangsrechnungen werden mittels OCR-Software im Rechenzentrum gelesen, erkannt und mit Buchungsvorschlägen, deren Trefferquote durch eine Lerndatei ständig verbessert wird, belegt.
Dies Angebot wirkt mandantenfreundlich und lenkt zugleich eine ohnehin technikbegeisterte Klientel zu diesen Beratungsleistungen. Diese Mandanten sind erstaunlicherweise bereit, die Vorerfassungsarbeiten unentgeltlich zu übernehmen, erhalten sie doch dadurch Auswertungen und Beratung, die sie in dieser Aktualität und Qualität bisher nicht kannten. Für die Kanzlei ist diese Arbeitsteilung mit einer Reihe von Änderungen im Organisations- und Arbeitszeitmodell verbunden. Letztlich amortisiert sich aber die Einführung dieses Angebots in kurzer Zeit. Die Prozesse zur Erzeugung und Bereitstellung von Auswertungen laufen, nach der in der Kanzlei vorgenommenen Plausibilisierung und Nachbearbeitung der eingereichten Daten, weitestgehend automatisiert ab. Deshalb kann ein Kanzleimitarbeiter entweder mehr Mandate bearbeiten oder die gleiche Anzahl der Mandate tiefer betreuen und wertvolle Beratungsleistungen der Kanzlei vorbereiten.
Die Direktbanken haben es vorgemacht: In den vergangenen Jahren ist ein neuer Markt von Mandanten entstanden, die schnell, aktuell, preiswert und selbstbestimmt ihre Buchhaltung abwickeln wollen. Diese Zielgruppe ist sehr attraktiv. Es handelt sich dabei um hochaktive Unternehmer, zumeist jung bis mittleren Alters, mit Kleinst- und Kleinunternehmen (die klassische Klientel der Steuerberater!) und einer beruflichen Zukunft noch vor sich. Die wünschen keine langatmigen Beratungsgespräche, sondern aktuell bereitgestellte Fakten und eine daran ausgerichtete Besprechung ihrer Unternehmenssteuerung. So sind bis heute bei traditioneller Erledigung der Auftrags-Finanzbuchhaltung nicht mögliche Dienstleistungen wie
Gestellung von Rechnungsschreibungssystemen, mit automatischer Buchung der Ausgangsrechnungen
tägliche Übermittlung und Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Bank- und Kassenbewegungen
Vorbereitung oder gar Übernahme des Zahlungsverkehrs inkl. Skontierung, Bonus- und Rabattsteuerung bei Eingangsrechnungen
Vorbereitung oder Übernahme des Mahnwesens einschliesslich Skonto-Überwachung, Bonus- und Rabattsteuerung bei Ausgangsrechnungen
taggenaues Factoring
effizientes Berichtswesen zur unternehmerischen Zielannäherung
möglich. Damit dieser Service funktioniert, braucht es keinen grossen Stab von Kanzlei-Mitarbeitern oder teure IT-Ausrüstung. Auf Seiten des Mandanten reichen PC mit Internet-Zugang, SmartCard mit –Leser und ein Faxgerät. Die Kanzlei benötigt neben der bisher schon vorhandenen Ausstattung nichts, ausser einem eingerichteten Online-Zugang zum Service-Rechenzentrum, wie ihn zum Beispiel die DATEV eG. mit ihrem Produkt „Unternehmen online“ bietet. Ändern muss sich lediglich das sog. „backend“, die Auswertungssysteme, die jetzt rechenzentrumsgestützt sind und Auswertungen rund um die Uhr an den Mandanten adressiert und bereitgestellt werden können. Auch das Arbeitszeitmodell dieses backends ändert sich, weil die oben beschriebene Zielgruppe rechnungswesennahe Beratungsleistungen zu sehr ungewöhnlichen Tageszeiten verbraucht.
Die Vorerfassungssysteme werden standardisiert bereitgestellt. Das erspart Entwicklungs- und Pflegeaufwand, damit wird diese Lösung für kleine Kanzleien überhaupt erst machbar. Die Kanzlei muss ihre Leistungsbreite und –tiefe bestimmen und daran ihren Marktauftritt ausrichten. Das ist in verhältnismässig kurzer Zeit zu schaffen, wenn die Einführung selbst gut vorbereitet ist und die Mitarbeiter diese Art von Beratungsleistung kennen und beherrschen. Durch die Modularisierung der möglichen Auswertungspakete kann jede Kanzlei ihr eigenes Profil schaffen, Anpassungen sind schnell und flexibel möglich. Mit diesem Angebot wird die IT der Kanzlei vom Kostenfaktor zum Geschäftsmodell.
Aufgrund der Erfahrungen der Direktbanken mit ihren Kunden kann davon ausgegangen werden, dass über 90 % der ein solches Angebot nutzenden Mandanten als „geübte Internet-Nutzer“ eingestuft werden können. Darauf sollten alle Marktpositionierungen der Kanzlei und alle dann folgenden Innovationen ausgerichtet werden.
Natürlich ist das für eine traditionell ausgerichtete Buchführungs- und Beratungskanzlei nicht ganz einfach, steht doch der internetbasierte Dialog zum Mandanten dort nicht im Zentrum aller Bemühungen um Kommunikation. Von den hier möglichen Innovationen profitiert jedoch auch jene Kanzlei, denn zum Beispiel die Digitalisierung von Belegen und deren Verbindung mit dem Buchungssatz wird, wenn als kanzleiinterne Lösung eingesetzt, sehr viel Zeitersparnis in Abschlusserstellung, Betriebsprüfung und Gestaltungsberatung bringen.
Ein radikaler Schwenk einer Kanzlei auf eine rein internet-basierte Auftragsfinanzbuchhaltung dürfte zu radikal sein. Das Kunststück besteht darin, die Mitte zu treffen. Einerseits werden auch in den nächsten Jahren noch sehr viele Mandanten ihre Auftragsfinanzbuchhaltung auf herkömmliche Weise, mit Pendelordnern o.ä. abwickeln. Die traditionelle Kanzleiarbeit bleibt also unverzichtbar, auch wenn sie sich mit Blick auf eine wünschenswerte weitestgehende Digitalisierung der Belege und deren Verknüpfung mit Buchungssätzen ändern wird. Andererseits ist es eine Herausforderung, erfolgreiche, technikbegeisterte Unternehmer als Mandanten zu gewinnen und zu binden. Das wird nur mit Beratungsangeboten wie dem hier beschriebenen Ansatz möglich sein. Ein schwieriger Spagat! Kanzleien werden Wachstum in diesem Feld vielleicht nur dadurch erreichen, dass sie Produktivitätsvorteile, die sie mit diesem Angebot erzielen, zumindest teilweise an die Mandanten weitergeben. Diese Vorteile scheinen auch auf absehbare Zeit gesichert, denn für dieses Angebot entstehen weit weniger Kanzleibetriebskosten als bei traditionellen Angeboten. Genau genommen braucht es hierfür nicht einmal eine herkömmliche Kanzlei mit aller Ausrüstung.
Der Aufwand für die Einrichtung dieses Beratungsangebots wird sich sicher amortisieren. Über einen Mandanten, der dies Angebot annimmt, hat die Kanzlei ungleich mehr Informationen als über andere Mandanten. Die betriebswirtschaftliche und die steuerliche Beratung können so zielsicher und punktgenau auf das Problem gerichtet erfolgen. Die Technikbegeisterung der Mandanten erleichtert zudem die Einführung. Über das breite Spektrum an Beratungsleistungen, das sehr gut in Kommunikationsmedien abbildbar und damit zu vergegenständlichen ist, kann die Kanzlei sehr hochwertige Beratungsleistungen zum Nutzen des Mandanten erbringen. Die Bewerbung weiterer, für den Mandanten attraktiver Beratungsleistungen kostet wenig, der Deckungsbeitrag je Beratungsauftrag steigt hingegen deutlich an.
Es scheint deshalb jede Kanzlei gut beraten, sich dieses Themas anzunehmen und bewusst eine in die Zukunft gerichtete Entscheidung, welcher Richtung auch immer, zu treffen. Erfolgreiche Kanzleien werden ihre Online-Portale für diese Mandantengruppe künftig stark ausbauen und bewerben.
Organisation des Rechnungseingangs
Eingang buchen, Lieferschein abhaken, Belege weiterleiten, zurückschicken, prüfen, abhaken, Zahlung anweisen….eine kleine Privatbrauerei bearbeitet seit März 2006 die eingehenden Rechnungen, soweit möglich, automatisch und spart damit Geld, Zeit und Nerven der Mitarbeiter. Erwünschte weitere Effekte: Ausnutzung der Skontofristen, Vermeidung von Mahngebühren und nicht zuletzt Digitalisierung des Archivs.
Andere Unternehmen können das auch! Allerdings ist deren Unternehmensalltag doch noch recht bürokratisch. Die Rechnung geht ein, im Sekretariat oder in der Poststellen. Sie wird an die Buchhaltung weitergeleitet, dort gebucht, an die zuständige Fachabteilung oder Kostenstelle weitergeschickt. Dort wird wieder geprüft, erfasst, Bestände nachgeführt, genehmigt und an die Buchhaltung zurückgeschickt. Die Buchhaltung löst die Zahlung der Rechnung aus und archiviert den Beleg. Die Einsparmöglichkeiten sind längst noch nichts ausgeeschöpft. So setzen immer noch zwei Drittel aller deutschen Unternehmen bei der Rechnungsbearbeitung auf manuelle Prozesse.. Erst 35% aller Unternehmen haben hier halb- oder vollautomatische Prozesse installiert (Quelle: Itella).
Dieser ganze Prozess birgt Risiken des Verlustes, der Fehlbehandlung und ist ausserdem zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Fach 80% aller Unternehmen suchen mehrmals wöchentlich –bis hin zu mehrmals täglich- nach verlorenen Rechnungen oder Rechnungsseiten. So kommt es vor, dass eine Eingangsrechnung erst nach 15 bis 20 Tagen „zahlungsreif“ ist. Dann sind die Skontofristen vielfach schon verlaufen. Noch schwieriger wird es bei temporärem Ausfall des Mitarbeiters, sei es durch Krankheit oder Urlaub. Und ein Nachvollzug, wo und in welchem Bearbeitungsstadium sich eine noch nicht voll abgewickelte Eingangsrechnung im Unternehmen befindet, ist nahezu unmöglich. Das Einsparpotential ist hoch. Die Bearbeitungskosten einer papiergebundenen Rechnung liegen lt. Itella bei mindestens 7 € je Dokument. Die mögliche Einsparung wird auf bis zu 70% geschätzt.
Das hat die kleine Privatbrauerei erkannt: Eine Rechnung ist nur noch 2 Tage unterwegs, bis sie bezahlt wird. Die Rechnung wird von der Buchhaltung gescannt und damit digitalisiert. Von da an geschieht ihre Bearbeitung „papierlos“. Freizuzeichnende Belege werden per eMail im Haus weiterverschickt, der schnelle Rücklauf überwacht. Die Genehmigungsverfahren werden „per Mausklick“ erledigt. So entsteht ein erheblicher Zeitgewinn.
Durch Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass Freizeichnungen nur durch dazu kompetente Mitarbeiter geschieht. Das Konzept bietet Transparenz und Kontrolle. Dadurch, dass die Rechnung von jedem Betroffenen eingesehen werden kann, ist jeder, der das wissen muss, in der Lage, den jeweiligen Bearbeitungsstand zur Kenntnis zu nehmen.
Damit ist in diesem Bereich das Ende der „Zettelwirtschaft“ nahe. Ziel eines solchen Verfahrens ist es, die Zeitfresser in den Bereichen Gegenzeichnung, Freigabe und Bezahlung zu eliminieren. Ausserdem erhält die Buchhaltung und die Finanzplanung einen zeitnahen Überblick über noch auszugleichende Positionen. Weil alle Rechnungen sofort bei Eingang im System erfasst werden, gibt es auch keine abwesenheitsbedingten „schwarzen Schubladen“ mehr. Das wirkt direkt auf die Qualitärt der Finanzplanung, denn wenn zu jeder Zeit bekannt ist, welche Rechnungen noch bezahlt werden müssen, gibt es keine Überraschungen mehr.
Weitere Vorteile ergeben sich dann, wenn die gesamte Buchhaltung zentralisiert wird, so wie es hier als Beratungsleistung geboten wird. Dann sind alle Arbeitsabläufe von allen Betroffenen zu jeder Zeit nachvollziehbar.
Die Einsparungen an Zeit und Geld ergeben sich daraus, dass hochqualifizierte Mitarbeiter für andere Arbeiten als bisher eingesetzt werden sowie aus dem Skonto, der zuverlässig gezogen werden kann. Effizienzgewinne aus der Digitalisierung ergeben sich bei Buchhaltung und Jahresabschluss durch die Verbindung des Belegbilds mit dem Buchungssatz. Ausserdem spart das Kopierkosten, denn entweder wird das Belegbild nicht auf dem Kopierer, sondern mit einem Drucker rekonstruiert oder das Belegbild wird gleich auch an externe Dritte wie zB das Finanzamt per eMail gesendet.
Andere Unternehmen können das auch! Allerdings ist deren Unternehmensalltag doch noch recht bürokratisch. Die Rechnung geht ein, im Sekretariat oder in der Poststellen. Sie wird an die Buchhaltung weitergeleitet, dort gebucht, an die zuständige Fachabteilung oder Kostenstelle weitergeschickt. Dort wird wieder geprüft, erfasst, Bestände nachgeführt, genehmigt und an die Buchhaltung zurückgeschickt. Die Buchhaltung löst die Zahlung der Rechnung aus und archiviert den Beleg. Die Einsparmöglichkeiten sind längst noch nichts ausgeeschöpft. So setzen immer noch zwei Drittel aller deutschen Unternehmen bei der Rechnungsbearbeitung auf manuelle Prozesse.. Erst 35% aller Unternehmen haben hier halb- oder vollautomatische Prozesse installiert (Quelle: Itella).
Dieser ganze Prozess birgt Risiken des Verlustes, der Fehlbehandlung und ist ausserdem zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Fach 80% aller Unternehmen suchen mehrmals wöchentlich –bis hin zu mehrmals täglich- nach verlorenen Rechnungen oder Rechnungsseiten. So kommt es vor, dass eine Eingangsrechnung erst nach 15 bis 20 Tagen „zahlungsreif“ ist. Dann sind die Skontofristen vielfach schon verlaufen. Noch schwieriger wird es bei temporärem Ausfall des Mitarbeiters, sei es durch Krankheit oder Urlaub. Und ein Nachvollzug, wo und in welchem Bearbeitungsstadium sich eine noch nicht voll abgewickelte Eingangsrechnung im Unternehmen befindet, ist nahezu unmöglich. Das Einsparpotential ist hoch. Die Bearbeitungskosten einer papiergebundenen Rechnung liegen lt. Itella bei mindestens 7 € je Dokument. Die mögliche Einsparung wird auf bis zu 70% geschätzt.
Das hat die kleine Privatbrauerei erkannt: Eine Rechnung ist nur noch 2 Tage unterwegs, bis sie bezahlt wird. Die Rechnung wird von der Buchhaltung gescannt und damit digitalisiert. Von da an geschieht ihre Bearbeitung „papierlos“. Freizuzeichnende Belege werden per eMail im Haus weiterverschickt, der schnelle Rücklauf überwacht. Die Genehmigungsverfahren werden „per Mausklick“ erledigt. So entsteht ein erheblicher Zeitgewinn.
Durch Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass Freizeichnungen nur durch dazu kompetente Mitarbeiter geschieht. Das Konzept bietet Transparenz und Kontrolle. Dadurch, dass die Rechnung von jedem Betroffenen eingesehen werden kann, ist jeder, der das wissen muss, in der Lage, den jeweiligen Bearbeitungsstand zur Kenntnis zu nehmen.
Damit ist in diesem Bereich das Ende der „Zettelwirtschaft“ nahe. Ziel eines solchen Verfahrens ist es, die Zeitfresser in den Bereichen Gegenzeichnung, Freigabe und Bezahlung zu eliminieren. Ausserdem erhält die Buchhaltung und die Finanzplanung einen zeitnahen Überblick über noch auszugleichende Positionen. Weil alle Rechnungen sofort bei Eingang im System erfasst werden, gibt es auch keine abwesenheitsbedingten „schwarzen Schubladen“ mehr. Das wirkt direkt auf die Qualitärt der Finanzplanung, denn wenn zu jeder Zeit bekannt ist, welche Rechnungen noch bezahlt werden müssen, gibt es keine Überraschungen mehr.
Weitere Vorteile ergeben sich dann, wenn die gesamte Buchhaltung zentralisiert wird, so wie es hier als Beratungsleistung geboten wird. Dann sind alle Arbeitsabläufe von allen Betroffenen zu jeder Zeit nachvollziehbar.
Die Einsparungen an Zeit und Geld ergeben sich daraus, dass hochqualifizierte Mitarbeiter für andere Arbeiten als bisher eingesetzt werden sowie aus dem Skonto, der zuverlässig gezogen werden kann. Effizienzgewinne aus der Digitalisierung ergeben sich bei Buchhaltung und Jahresabschluss durch die Verbindung des Belegbilds mit dem Buchungssatz. Ausserdem spart das Kopierkosten, denn entweder wird das Belegbild nicht auf dem Kopierer, sondern mit einem Drucker rekonstruiert oder das Belegbild wird gleich auch an externe Dritte wie zB das Finanzamt per eMail gesendet.
Die Idee "FiBu-Lotse"
FiBu-Lotse heisst die internetbasierte Finanzbuchhaltung, mit der der Unternehmer alle wichtigen Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung gut aufbereitet in sein eMail-Postfach erhält.
So ging es bisher: Belege sammeln, Excel-Tabellen für dies und jenes erstellen, nach Monatsende Belege in Pendelordner für den Steuerberater umsortieren, Belege zum Steuerberater schicken, nach Rückgabe der Belege (zum Teil 14 Tage später) Belege aus dem Pendelordner entnehmen und wieder in eigenes System einsortieren.
Das ist ein umständliches Verfahren mit hohem Zeitaufwand. Die zur Unternehmensführung benötigten Daten sind nie wirklich aktuell. Abweichungen von Vorjahreszahlen werden erst mit Verspätung diskutiert, Soll-Ist-Vergleiche haben grosse Verspätung. Die Erreichung von gewünschten Rohergebnissen, Personalkosten oder Monatsergebnissen sind so nicht steuerbar.
Heute gibt es eine hochflexible Lösung, die auch tagaktuell eingesetzt werden kann. Der einfachste Weg ist, eingehende Rechnungen täglich an eine „persönliche“ Fax-Nummer beim Service-Rechenzentrum der DATEV eG zu schicken. Der Steuerberater holt sich die dort digitalisierten Daten per geschütztem Internet-Zugang. Natürlich kann der Mandant die Belege auch scannen und dann per eMail entweder in der Kanzlei oder direkt im Rechenzentrum einreichen. Wichtig ist, dass die Originalbelege im Betrieb des Mandanten verbleiben und dass dennoch in der Kanzlei aktuell gebucht wird. Diese Lösung eignet sich für jede Branche, die Finanzbuchhaltung wird vereinfacht und beschleunigt. Unternehmen mit hohen Aussenständen lässt sich so ein sehr zeitnahes Mahnwesen errichten.
So könnten die Ausgangsrechnungen „im System“ erzeugt und entweder per eMail oder ausgedurckt und dann per Post versandt werden. Das System erzeugt Buchungsvorschläge, die durch eine dahinter liegende „Lerndatei“ eine immer bessere Treffsicherheit erreichen. Eingangsrechnungen können, wie oben beschrieben, ans Rechenzentrum geschickt werden. Sie werden dort digitalisiert und mittels OCR-Software erkannt und auch wieder mit Buchungsvorschlägen vorbelegt. Auch dabei sorgt eine „Lerndatei“ nach einer Trainingsphase für eine hohe Trefferquote.
Zur Steuerung des Unternehmens ist die genaue Kenntnis und die richtige Interpretation der aktuellen Unternehmenszahlen wichtig. Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind das eine, offene-Posten-Listen das andere; und dazu kommen dann noch aktuelle Mahn- oder Zahlungsvorschlagslisten. So behält der Unternehmer seine Erfolgsfaktoren wie Auftragseingang, Umsätze und offene Rechnungen immer im Blick. Ausserdem gibt es nur noch ein zentrales System, eine Plattform, die die Zahlen aufbereitet. Diese Plattform ist mit jedem SmartCard-geschützten Internet-Zugang erreichbar. Das verschlankt Prozesse und vermeidet Fehler.
So ging es bisher: Belege sammeln, Excel-Tabellen für dies und jenes erstellen, nach Monatsende Belege in Pendelordner für den Steuerberater umsortieren, Belege zum Steuerberater schicken, nach Rückgabe der Belege (zum Teil 14 Tage später) Belege aus dem Pendelordner entnehmen und wieder in eigenes System einsortieren.
Das ist ein umständliches Verfahren mit hohem Zeitaufwand. Die zur Unternehmensführung benötigten Daten sind nie wirklich aktuell. Abweichungen von Vorjahreszahlen werden erst mit Verspätung diskutiert, Soll-Ist-Vergleiche haben grosse Verspätung. Die Erreichung von gewünschten Rohergebnissen, Personalkosten oder Monatsergebnissen sind so nicht steuerbar.
Heute gibt es eine hochflexible Lösung, die auch tagaktuell eingesetzt werden kann. Der einfachste Weg ist, eingehende Rechnungen täglich an eine „persönliche“ Fax-Nummer beim Service-Rechenzentrum der DATEV eG zu schicken. Der Steuerberater holt sich die dort digitalisierten Daten per geschütztem Internet-Zugang. Natürlich kann der Mandant die Belege auch scannen und dann per eMail entweder in der Kanzlei oder direkt im Rechenzentrum einreichen. Wichtig ist, dass die Originalbelege im Betrieb des Mandanten verbleiben und dass dennoch in der Kanzlei aktuell gebucht wird. Diese Lösung eignet sich für jede Branche, die Finanzbuchhaltung wird vereinfacht und beschleunigt. Unternehmen mit hohen Aussenständen lässt sich so ein sehr zeitnahes Mahnwesen errichten.
So könnten die Ausgangsrechnungen „im System“ erzeugt und entweder per eMail oder ausgedurckt und dann per Post versandt werden. Das System erzeugt Buchungsvorschläge, die durch eine dahinter liegende „Lerndatei“ eine immer bessere Treffsicherheit erreichen. Eingangsrechnungen können, wie oben beschrieben, ans Rechenzentrum geschickt werden. Sie werden dort digitalisiert und mittels OCR-Software erkannt und auch wieder mit Buchungsvorschlägen vorbelegt. Auch dabei sorgt eine „Lerndatei“ nach einer Trainingsphase für eine hohe Trefferquote.
Zur Steuerung des Unternehmens ist die genaue Kenntnis und die richtige Interpretation der aktuellen Unternehmenszahlen wichtig. Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind das eine, offene-Posten-Listen das andere; und dazu kommen dann noch aktuelle Mahn- oder Zahlungsvorschlagslisten. So behält der Unternehmer seine Erfolgsfaktoren wie Auftragseingang, Umsätze und offene Rechnungen immer im Blick. Ausserdem gibt es nur noch ein zentrales System, eine Plattform, die die Zahlen aufbereitet. Diese Plattform ist mit jedem SmartCard-geschützten Internet-Zugang erreichbar. Das verschlankt Prozesse und vermeidet Fehler.
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