Eingang buchen, Lieferschein abhaken, Belege weiterleiten, zurückschicken, prüfen, abhaken, Zahlung anweisen….eine kleine Privatbrauerei bearbeitet seit März 2006 die eingehenden Rechnungen, soweit möglich, automatisch und spart damit Geld, Zeit und Nerven der Mitarbeiter. Erwünschte weitere Effekte: Ausnutzung der Skontofristen, Vermeidung von Mahngebühren und nicht zuletzt Digitalisierung des Archivs.
Andere Unternehmen können das auch! Allerdings ist deren Unternehmensalltag doch noch recht bürokratisch. Die Rechnung geht ein, im Sekretariat oder in der Poststellen. Sie wird an die Buchhaltung weitergeleitet, dort gebucht, an die zuständige Fachabteilung oder Kostenstelle weitergeschickt. Dort wird wieder geprüft, erfasst, Bestände nachgeführt, genehmigt und an die Buchhaltung zurückgeschickt. Die Buchhaltung löst die Zahlung der Rechnung aus und archiviert den Beleg. Die Einsparmöglichkeiten sind längst noch nichts ausgeeschöpft. So setzen immer noch zwei Drittel aller deutschen Unternehmen bei der Rechnungsbearbeitung auf manuelle Prozesse.. Erst 35% aller Unternehmen haben hier halb- oder vollautomatische Prozesse installiert (Quelle: Itella).
Dieser ganze Prozess birgt Risiken des Verlustes, der Fehlbehandlung und ist ausserdem zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Fach 80% aller Unternehmen suchen mehrmals wöchentlich –bis hin zu mehrmals täglich- nach verlorenen Rechnungen oder Rechnungsseiten. So kommt es vor, dass eine Eingangsrechnung erst nach 15 bis 20 Tagen „zahlungsreif“ ist. Dann sind die Skontofristen vielfach schon verlaufen. Noch schwieriger wird es bei temporärem Ausfall des Mitarbeiters, sei es durch Krankheit oder Urlaub. Und ein Nachvollzug, wo und in welchem Bearbeitungsstadium sich eine noch nicht voll abgewickelte Eingangsrechnung im Unternehmen befindet, ist nahezu unmöglich. Das Einsparpotential ist hoch. Die Bearbeitungskosten einer papiergebundenen Rechnung liegen lt. Itella bei mindestens 7 € je Dokument. Die mögliche Einsparung wird auf bis zu 70% geschätzt.
Das hat die kleine Privatbrauerei erkannt: Eine Rechnung ist nur noch 2 Tage unterwegs, bis sie bezahlt wird. Die Rechnung wird von der Buchhaltung gescannt und damit digitalisiert. Von da an geschieht ihre Bearbeitung „papierlos“. Freizuzeichnende Belege werden per eMail im Haus weiterverschickt, der schnelle Rücklauf überwacht. Die Genehmigungsverfahren werden „per Mausklick“ erledigt. So entsteht ein erheblicher Zeitgewinn.
Durch Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass Freizeichnungen nur durch dazu kompetente Mitarbeiter geschieht. Das Konzept bietet Transparenz und Kontrolle. Dadurch, dass die Rechnung von jedem Betroffenen eingesehen werden kann, ist jeder, der das wissen muss, in der Lage, den jeweiligen Bearbeitungsstand zur Kenntnis zu nehmen.
Damit ist in diesem Bereich das Ende der „Zettelwirtschaft“ nahe. Ziel eines solchen Verfahrens ist es, die Zeitfresser in den Bereichen Gegenzeichnung, Freigabe und Bezahlung zu eliminieren. Ausserdem erhält die Buchhaltung und die Finanzplanung einen zeitnahen Überblick über noch auszugleichende Positionen. Weil alle Rechnungen sofort bei Eingang im System erfasst werden, gibt es auch keine abwesenheitsbedingten „schwarzen Schubladen“ mehr. Das wirkt direkt auf die Qualitärt der Finanzplanung, denn wenn zu jeder Zeit bekannt ist, welche Rechnungen noch bezahlt werden müssen, gibt es keine Überraschungen mehr.
Weitere Vorteile ergeben sich dann, wenn die gesamte Buchhaltung zentralisiert wird, so wie es hier als Beratungsleistung geboten wird. Dann sind alle Arbeitsabläufe von allen Betroffenen zu jeder Zeit nachvollziehbar.
Die Einsparungen an Zeit und Geld ergeben sich daraus, dass hochqualifizierte Mitarbeiter für andere Arbeiten als bisher eingesetzt werden sowie aus dem Skonto, der zuverlässig gezogen werden kann. Effizienzgewinne aus der Digitalisierung ergeben sich bei Buchhaltung und Jahresabschluss durch die Verbindung des Belegbilds mit dem Buchungssatz. Ausserdem spart das Kopierkosten, denn entweder wird das Belegbild nicht auf dem Kopierer, sondern mit einem Drucker rekonstruiert oder das Belegbild wird gleich auch an externe Dritte wie zB das Finanzamt per eMail gesendet.
Andere Unternehmen können das auch! Allerdings ist deren Unternehmensalltag doch noch recht bürokratisch. Die Rechnung geht ein, im Sekretariat oder in der Poststellen. Sie wird an die Buchhaltung weitergeleitet, dort gebucht, an die zuständige Fachabteilung oder Kostenstelle weitergeschickt. Dort wird wieder geprüft, erfasst, Bestände nachgeführt, genehmigt und an die Buchhaltung zurückgeschickt. Die Buchhaltung löst die Zahlung der Rechnung aus und archiviert den Beleg. Die Einsparmöglichkeiten sind längst noch nichts ausgeeschöpft. So setzen immer noch zwei Drittel aller deutschen Unternehmen bei der Rechnungsbearbeitung auf manuelle Prozesse.. Erst 35% aller Unternehmen haben hier halb- oder vollautomatische Prozesse installiert (Quelle: Itella).
Dieser ganze Prozess birgt Risiken des Verlustes, der Fehlbehandlung und ist ausserdem zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Fach 80% aller Unternehmen suchen mehrmals wöchentlich –bis hin zu mehrmals täglich- nach verlorenen Rechnungen oder Rechnungsseiten. So kommt es vor, dass eine Eingangsrechnung erst nach 15 bis 20 Tagen „zahlungsreif“ ist. Dann sind die Skontofristen vielfach schon verlaufen. Noch schwieriger wird es bei temporärem Ausfall des Mitarbeiters, sei es durch Krankheit oder Urlaub. Und ein Nachvollzug, wo und in welchem Bearbeitungsstadium sich eine noch nicht voll abgewickelte Eingangsrechnung im Unternehmen befindet, ist nahezu unmöglich. Das Einsparpotential ist hoch. Die Bearbeitungskosten einer papiergebundenen Rechnung liegen lt. Itella bei mindestens 7 € je Dokument. Die mögliche Einsparung wird auf bis zu 70% geschätzt.
Das hat die kleine Privatbrauerei erkannt: Eine Rechnung ist nur noch 2 Tage unterwegs, bis sie bezahlt wird. Die Rechnung wird von der Buchhaltung gescannt und damit digitalisiert. Von da an geschieht ihre Bearbeitung „papierlos“. Freizuzeichnende Belege werden per eMail im Haus weiterverschickt, der schnelle Rücklauf überwacht. Die Genehmigungsverfahren werden „per Mausklick“ erledigt. So entsteht ein erheblicher Zeitgewinn.
Durch Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass Freizeichnungen nur durch dazu kompetente Mitarbeiter geschieht. Das Konzept bietet Transparenz und Kontrolle. Dadurch, dass die Rechnung von jedem Betroffenen eingesehen werden kann, ist jeder, der das wissen muss, in der Lage, den jeweiligen Bearbeitungsstand zur Kenntnis zu nehmen.
Damit ist in diesem Bereich das Ende der „Zettelwirtschaft“ nahe. Ziel eines solchen Verfahrens ist es, die Zeitfresser in den Bereichen Gegenzeichnung, Freigabe und Bezahlung zu eliminieren. Ausserdem erhält die Buchhaltung und die Finanzplanung einen zeitnahen Überblick über noch auszugleichende Positionen. Weil alle Rechnungen sofort bei Eingang im System erfasst werden, gibt es auch keine abwesenheitsbedingten „schwarzen Schubladen“ mehr. Das wirkt direkt auf die Qualitärt der Finanzplanung, denn wenn zu jeder Zeit bekannt ist, welche Rechnungen noch bezahlt werden müssen, gibt es keine Überraschungen mehr.
Weitere Vorteile ergeben sich dann, wenn die gesamte Buchhaltung zentralisiert wird, so wie es hier als Beratungsleistung geboten wird. Dann sind alle Arbeitsabläufe von allen Betroffenen zu jeder Zeit nachvollziehbar.
Die Einsparungen an Zeit und Geld ergeben sich daraus, dass hochqualifizierte Mitarbeiter für andere Arbeiten als bisher eingesetzt werden sowie aus dem Skonto, der zuverlässig gezogen werden kann. Effizienzgewinne aus der Digitalisierung ergeben sich bei Buchhaltung und Jahresabschluss durch die Verbindung des Belegbilds mit dem Buchungssatz. Ausserdem spart das Kopierkosten, denn entweder wird das Belegbild nicht auf dem Kopierer, sondern mit einem Drucker rekonstruiert oder das Belegbild wird gleich auch an externe Dritte wie zB das Finanzamt per eMail gesendet.
