Elektronische Rechnung; ganz einfach!

1 Anforderungen an den Aussteller der Rechnung (= Lieferant)

1.1 Die Rechnung muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
1.1.1 Dazu brauchen Sie ein Zertifikat, eine Chipkarte, ein Lesegerät sowie eine passende Software.
1.1.2 Es kann auch ein Dienstleister bevollmächtigt werden, die Rechnung mit der Signatur zu versehen. Die mit Collmex verschickten Rechnungen werden z.B. von unserem Partner Pixelletter signiert.
1.2 Es ist die Eingabe einer PIN erforderlich, während die Karte im Lesegerät steckt, um das Dokument zu signieren.
1.3 Es gibt auch Lösungen für Massensignaturen, damit nicht für jede Rechnung die PIN eingegeben werden muss.
1.4 Es kann entweder die E-Mail oder das PDF-Dokument signiert werden.
1.5 Der Rechnungsempfänger muss mit dem elektronischen Versand einverstanden sein.
1.5.1 Bei "Einmal-Rechnungen mag konkludentes Handeln noch ausreichen.
1.5.2 Bei einer Dauer-Geschäftsbeziehung sollte eine Vereinbarung schriftlich fixiert werden.

Das scheint auf den ersten Blick gerade für kleine Unternehmen ein ganz schöner Aufwand.

Aber: einfache Signaturlösungen sind schon für unter 100,- EUR zu haben.
Massensignaturfähige Anwendungen schlagen schnell mit mehreren tausend Euro zu Buche. Von den Kosten für die Abwicklung und den möglichen technischen Problemen mal ganz abgesehen.

Trotzdem ist das für viele noch machbar, insbesondere wenn die Rechnung von einen Dienstleister signiert wird.

2 Anforderungen an den Empfänger der Rechnung (= Kunde)

Die elektronisch übermittelte Rechnung ist eine digitale Unterlage und damit greifen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU, Kapitel II.1). Es reicht nicht, die Rechnung nur auszudrucken und abzuheften.

2.1 Das übermittelte, verschlüsselte Dokument muss im Originalzustand jederzeit überprüfbar sein.
2.1.1 Die Signatur muss geprüft und das Ergebnis der Prüfung muss dokumentiert werden.
2.1.2 Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung muss protokolliert werden
2.1.3 Die verschlüsselte, die entschlüsselte Rechnung, sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung und die Prüfprotokolle müssen auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen zulässt.
2.2 Damit ist der Rechnungsempfänger praktisch gezwungen, ein elektronisches Archiv zu betreiben. Die einfache Ablage ein einem E-Mail Postfach ist nicht ausreichend.

3 Hintergrund

3.1 Ausgangspunkt
Ausgangspunkt der Regelungen ist die EU Richtlinie 2001/115/EG zu den mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung. Die Richtlinie legt die Mindestanforderungen fest, lässt den Mitgliedsstaaten jedoch Freiraum bei der Umsetzung. Leider hat der Deutsche Gesetzgeber seinen Spielraum voll ausgeschöpft, und stellt besonders hohe Anforderungen an die Unternehmen.

3.2 Ziel: Bekämpfung Umsatzsteuer-Betrug
Mit Hilfe der Regelungen sollte der Umsatzsteuerbetrug effizienter bekämpft werden können. Eine Nachfrage bei einem Mitglied des Finanzausschusses des Deutschen Bundestages hat dies bestätigt: "Der deutsche Gesetzgeber hat vor dem Hintergrund der Notwendigkeit der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs bei der Umsetzung der Rechnungsrichtline entschieden, von der den Mitgliedsstaaten eingeräumten Optionsmöglichkeit Gebrauch zu machen und zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der Daten zu verlangen, dass eine elektronisch übermittelte Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden muss".

3.2.1 Das Ziel kann nicht erreicht werden!
Dabei wurde offensichtlich nicht berücksichtigt, dass ein Umsatzsteuerbetrüger in krimineller Absicht handelt und sich ohne Probleme auch ein Zertifikat besorgen kann - schließlich hat er ja auch ein Unternehmen angemeldet, ein Bankkonto eröffnet, fälscht Rechnungen, tätigt Scheingeschäfte. Außerdem wird er seine Rechnungen an ahnungslose Kunden besser per Post verschicken. Inhaber von beteiligten Unternehmen tauchen meist vor der ersten Prüfung ab. Mit Hilfe der umgesetzten Regelungen kann ein Prüfer die Umsatzsteuerbetrüger jedenfalls nicht leichter erkennen.

Das ist aber auch egal, denn Ziel der elektronischen Rechnung ist immer die Automatisierung und die Parallelisierung von Geschäftsprozessen. Da mag der Steuergesetzgeber an Steuer-Unterschleif denken. Das zeigt nur, was für ein Bild er vom Steuerbürger hat. Der Nutzen einer elektronischen Rechnung erschliesst sich dem, der sie nutzt; und die sie nutzen, wollen nichts anderes mehr. Noch jedes Projekt hierzu hat sich in weniger als 12 Monaten amortisiert.