Das ist das Angebot!

Standard
Tägliche Buchung und Auswertung all Ihrer Geschäftsvorfälle mit...
...Bruttolohnverbuchung zur einfachen Abstimmung Ihrer Personalkosten
...monatlicher Buchung Ihrer Abschreibungen
...monatlicher Buchung Ihrer Abgrenzungsbuchungen
Termingerechte Bereitstellung aller steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Anmeldungen
Archivierung Ihrer Finanz- und Anlagenbuchhaltung, revisionssicher, nach GOBS und GDPdU
Abwicklung durch fachkompetente Mitarbeiter der Kanzlei und durch Steuerberater
Bereitstellung von Vorerfassungssystemen
Kasse
Rechnungseingangsbuch
Rechnungsausgangsbuch
Lohn- und Gehaltsabrechnung


Premium; zusätzlich zu den Standard-Leistungen
Bereitstellung aller Auswertungen in elektronischer Form
Einrichtung Ihres elektronischen Aktenschranks
alle notwendigen Zahlungsträger für Finanzamt und Sozialversicherung werden termingerecht erstellt und zur Weiterleitung an Ihre Bank rechtzeitig bereitgestellt
Wir erledigen die Vorerfassung von Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
Wir stellen Ihnen ein eigenes System bereit, mit dem Sie Ihre Rechnungen schreiben und verwalten können


Professional
Wir wickeln Ihr Debitoren-Management ab
Mahnliste
auf Wunsch: Ausfertigung und Versand von Mahnschreiben in Ihrem Auftrag
Skonto-Überwachung
Bonus-Überwachung
ABC-Liste
Top-Ten
Factoring in Zusammenarbeit mit unseren Partnern: DATEV und DGV
So kommen Sie schnell an Ihr Geld und erhalten wertvolle Liquidität
Dies Angebot ist eine individuelle Zusatzleistung, die einzeln und gesondert vereinbart werden muss
Wir wickeln Ihr Kreditoren-Management ab
Zahlungsvorschlagsliste
auf Wunsch: Übermittlung an Bank
Skonto-Überwachung
Bonus-Überwachung
ABC-Liste
Top-Ten
Wir erstellen für Sie Soll-Ist-Vergleiche
Vorjahresvergleich
Plan-Ist-Vergleich
Zielvergleich nach Ihren vorgegebenen Kennzahlen
Mit dem ControllingReport der DATEV bieten wir Ihnen eine Steuerungsübersicht, die Ihnen die wichtigsten Daten zu Vermögens- , Finanz- und Ertragslage übersichtlich und verständlich bereitstellt. Sie verbessern damit Imagen, Standing und Rating bei Ihren Kapitalgebern
Wir richten für Ihre Belege ein digitales Belegarchiv ein, das den Bedingungen von GOBS und GDPdU entspricht


Finanzbuchhaltung
Die ordnungsgemässe Erstellung Ihrer Buchhaltung ist eine Selbstverständlichkeit, darüber müssen wir nicht reden.
Grundleistungen
Alle Vorerfassungssysteme und alle Auswertungssysteme sich hochsicher,
Die Fax-Nummer kennen allein Sie!
Die anderen Systeme sind mit SmartCard gesichert.
Die Auswertungen sind durch SmartCard geschützt.
Bereitstellung Vorsysteme
Die Bereitstellung dieser Zugänge spart Ihnen und uns Zeit; Kosten für Installation, Pflege und Verwaltung von Software sind Vergangenheit
Stammdaten
Kategorie
Hier können zu den vorhandenen neue Kategorien angelegt werden. Bei der Neuanlage muss ein Name für die Kategorie angelegt werden. Ausserdem kann hier bestimmt werden, ob Ordner einer Kategorie für die Belegablage in Kanzlei-Rechnungswesen und in den "Geschäftsbüchern online" gezeigt werden sollen.
Eine Kategorie kann jederzeit gelöscht werden, wenn ihre Ordner zuvor gelöscht wurden.
Die Struktur der Kategorie ist frei. Es empfiehlt sich, hier nach Art eines Ablagerahmenplans zu arbeiten.
Ordner
Für die jeweilige Kategorie (zB. FiBu) können Ordner angelegt werden (zB Jan 2008....) Bestehende Ordner können jederzeit bearbeitet werden, bei Neuanlage sind Ordnername, Status (öffentlich oder privat) und optional der Belegzeitraum anzugeben.
Bis auf die Standard-Ordner, die nicht gelöscht werden können, lassen sich alle Ordner löschen, wenn deren Belege zuvor aus dem Ordner UND aus dem Papierkorb gelöscht wurden.
Unter Stammdaten/ Ordner können Belegordner vom Standardspeicher in den Langzeitspeicher ausgelagert werden. Die Belegordner werden dabei automatisch in Belege/ ausgelagerte Belege verschoben. Die Anzeige dieser Belege ist weiterhin möglich, nicht aber die Bearbeitung dieser Belege. Es ist daher empfehlenswert, die Belege erst dann auszulagern, wenn sie für Buchführungs- und Jahresabschlusszwecke nicht mehr benötigt werden.
Die Ordnerstruktur ist frei, Ordner können für diverse Belegtypen angelegt werden. Es empfiehlt sich, nach Art eines Ablagerahmenplans zu arbeiten und eine geschäftsjahresbezogene Struktur zu schaffen, da erst so eine jahresbezogene Archivierung möglich wird.
Register
Unter Stammdaten/ Register können neue Register angelegt oder bestehende bearbeitet werden. Register unterteilen die Ordner. In Kanzlei-Rechnungswesen werden die Belege nach Buchung in Register verschoben.
Register können gelöscht werden, wenn sie keine Belege mehr enthalten UND die Belege auch aus dem Papierkorb gelöscht wurden. Standardregister können nicht gelöscht werden.
Belegtyp
Unter Stammdaten/ Belegtyp werden -zusätzlich zu bereits vorhandenen Typen- neue Belegtypen angelegt, wenn das notwendig ist. Belegtypen dienen der Untergliederung des Posteingangs.
Hier wird auch die Reihenfolge der Belegtypen festgelegt; für die jeweiligen Belegtypen können Fax- Deck- und -Trennblätter gedruckt werden.
Belegtypen können über das Symbol "Löschen" gelöscht werden. Sind im Posteingang Belege des zu löschenden Typs enthalten, müssen zuerst diese gebucht bzw in den Ablageordner verschoben oder gelöscht werden.
Ihre persönliche Fax-Nr im Service-Rechenzentrum
Bei Einrichtung von Unternehmen online wurde(n) die Sende-Fax- Nummer(n) des Mandanten angelegt. Das Rechenzentrum der DATEV erzeugt daraufhin eine persönliche Ziel-Fax-Nummer nur für diesen Mandanten. Diese Ziel-Fax-Nummer wird unter Stammdaten/ Fax- Zugangsdaten angezeigt. Sie kann nicht geändert oder gelöscht werden.
Zum Senden von Belegen muss die Ziel-Fax-Nummer gewählt werden. Die Zugangsberechtigung für Faxe und deren Zuordnung zum persönlichen Postfach des Mandanten geschieht über den Vergleich von Absender- und Zielnummer. Für diese Prüfung ist es erforderlich, dass das Fax-Gerät die Absendernummer mitschickt. Dafür muss die sog. "Clip-Funktion" freigeschaltet sein. Der einfachste Test dafür ist, mit dem Fax-Gerät das eigene Mobiltelefon anzurufen. Wird auf dem Display die Fax-Nummer angezeigt, ist die Clip-Funktion aktiv. Eine weitere Möglichkeit ist ein Fax an die DATEV-Fax-Nummer 0911-366 00000. Als Antwort gibt es eine Fax-Nachricht mit der Ziel- Fax-Nummer. Bei nicht- aktivierter Rufnummern-Übermittlung gibt es eine Antwort mit Hinweisen zur Abhilfe.
Unter Stammdaten/ Fax-Zugangsdaten kann jederzeit eine neue Absender-Fax-Nummer angelegt werden, die wieder eine neue persönliche Ziel-Fax-Nummer erzeugt.
siehe auch
http://www.datev.de/inus2/inus?handler=doc&type=0&docnr=1034939&outfmt=view&acc=1
Einrichtung Fax
siehe auch
http://www.datev.de/inus2/inus?handler=doc&type=08&docnr=1034761&outfmt=view&acc=1
Digitalisierung und Bearbeitung
Wer macht was?
Mandant sendet
je gefaxter Seite ca. 40 kB. Datei im Format .tiff, abhängig von Schwärzungsgrad und Auflösung des Faxgeräts
Kanzlei bucht
Alternative: Belege scannen
siehe auch
http://www.datev.de/inus2/inus?handler=doc&type=0&docnr=1034943&outfmt=view&acc=1
Kassenbuch online
siehe auch
http://www.datev.de/inus2/inus?handler=doc&type=0&docnr=1034951&outfmt=view&acc=1
Belegerkennung OCR
siehe auch
http://www.datev.de/inus2/inus?handler=doc&type=0&docnr=1070103&outfmt=view&acc=1

tägliche oder wöchentliche Buchungen Ihrer Vorerfassungen
Verknüpfung von Beleg und Buchungssatz
Ihre Belege werden mit dem Buchungssatz verknüpft. Sie können sofort jeden Beleg sehen und wissen, wie der gebucht wurde. Auch der Betriebsprüfer kann das und hat dadurch weniger Fragen, ist also schneller wieder aus dem Haus.
Das spart Ihre und unsere Zeit und damit Kosten
Langzeit-Archivierung der eingereichten Belege
Kontenabstimmung nach Buchungen
Zeitgenaue monatliche Buchungen von
Abschreibungen
Lohn- und Gehaltsabgrenzungen
Privatanteilen
Zinsabgrenzungen
halbfertiger Produkte/ Arbeiten/ Leistungen
Bestandsveränderungen
Urlaubsrückstellungen
automatische Aufteilung von
Grundstückskosten
nicht abziehbaren Betriebsausgaben
automatische Buchung von Anlage-Zu- und Abgängen
Überwachung Investitionsabzugsbetrag
Kontokorrent-Buchhaltung
täglich buchen wir Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen, egal ob bezahlt oder nicht. Die Belege bleiben immer bei Ihnen. Auf Wunsch erstellen wir Mahn- und Zahlungsvorschlagslisten; ja, wir führen diese sogar nach Freigabe durch Sie für Sie aus. Bei Umsatzversteuerung nach vereinbarten Entgelten ist die Buchung aller, auch der bisher nicht bezahlten, Eingangsrechnung verpflichtend für die ordnungsgemässe Umsatzsteuer-Voranmeldung. Und wenn Sie Ihre Vorsteuern aus Eingangsrechnungen schnell wieder haben wollen, dann führt an der Buchung auch der unbezahlten Lieferantenrechnungen kein Weg vorbei.
Dafür können Sie eine ganze Reihe für Sie nützlicher Auswertungen erhalten, mit denen Sie Ihre Kunden und Ihre Lieferanten überwachen:
offene-Posten-Listen
Rechnungseingangsbuch im Service-Rechenzentrum
siehe auch
http://www.datev.de/inus2/inus?handler=doc&type=0&docnr=1034978&outfmt=view&acc=1
Rechnungsausgangsbuch im Service-Rechenzentrum
siehe auch
http://www.datev.de/inus2/inus?handler=doc&type=0&docnr=1034983&outfmt=view&acc=1
Rechnungsschreibung online


Auswertungen
Sie erhalten einen Überblick über Ihr Unternehmen, der genau Ihre Bedürfnisse trifft. Sie wählen aus den möglichen Auswertungen Ihr individuelles Paket. Bei Bedarf erweitern oder kürzen Sie das. Die Auswertungen werden täglich aktualisiert und stehen Ihnen online zur Verfügung.
Grundleistungen
Summen- und Saldenliste
Betriebswirtschaftliche Auswertung lfd. Jahr
Umsatzsteuer-Voranmeldung
auf Ihren Wunsch:
Vorjahresvergleich
ControllingReport
Jahresentwicjklung
12-Monats-Entwicklung
Frühwarnsystem
Gemeinsam legen wir die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen wichtigen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen fest. Wir überwachen die, und wenn diese Kennzahlen signifikant von den Ziel- Kennzahlen abweichen, dann teilen wir Ihnen das mit. Damit Sie ggf. schnell reagieren können.
Unternehmenssteuerung
Unternehmensplanung
Soll-Ist-Vergleich
Frühwarnsystem
Branchenvergleiche
Sie erhalten einen Überblick über Ihr Unternehmen, der genau Ihre Bedürfnisse trifft. Sie wählen aus den möglichen Auswertungen Ihr individuelles Paket. Bei Bedarf erweitern oder kürzen Sie das. Die Auswertungen werden täglich aktualisiert und stehen Ihnen online zur Verfügung.
Kostenstellenvergleiche
Sie wissen genau, was Ihre Kostenstellen für Ihr Unternehmen leisten
Besprechung, per NetViewer
Wenn Sie das wünschen, besprechen wir mit Ihnen alle Auswertungen, Ihre Planungen und alles andere. Dazu müssen Sie nicht ausser Haus und wir nicht aus dem Büro, denn NetViewer ist eine einfache Konferenzsoftware. Auch dabei gilt: Internet-Zugang reicht, keine Installation. Und natürlich spielt auch die Uhrzeit eine geringere Rolle.
Kapitaldienstgrenze
Kapitalflussrechnung
Bewegungsbilanz/ Gewinnverwendungsrechnung
CashFlow


Zusatzleistungen Auswertungen
Debitoren-Überwachung
ABC-Analysen
Kreditlimits (stopp-loss)
Steuerungen
Skonti
Boni
Rabatte
Nachlässe
offene-Posten-Liste
Fälligkeitenliste
Mahnvorschlagsliste
Ausfertigung Ihrer Mahnungen nach Freigabe durch Sie
Versand Ihrer Mahnungen in Ihrem Auftrag, auf Ihrem Briefbogen, in neutralen Umschlägen
Und wenn Sie lieber Ihre Rechnungen sofort beglichen haben wollen? Bitte sehr, in Zusammenarbeit mit DATEV und DGV bieten wir Ihnen Hilfe bei der Gestaltung und Durchführung eines Factoring-Konzepts; auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.
Besprechung Ihrer Mahnaktivitäten, per NetViewer, zu mit Ihnen vereinbarten Zeiten. Weder Sie noch wir müssen dazu aus dem Büro.
Kreditoren-Überwachung
ABC-Analysen
Steuerungen
Steuerungen
Skonti
Boni
Rabatte
Nachlässe
offene-Posten-Listen
Fälligkeitslisten
Zahlungsvorschlagslisten
termingerechte Vorbereitung Zahlungsträger
auf Wunsch: bankgerechte Zahlungslisten, die Sie sofort ausführen lassen können
Ihre Fälligkeiten besprechen wir gern mit Ihnen per NetViewer, zu vereinbarten Zeiten. Weder Sie noch wir müssen dazu aus dem Büro.

Optimiertes Rechnungswesen

Gemeinsam optimieren wir Ihr Rechnungswesen. Unsere Angebotspalette bietet innovative Lösungen unter fachlicher Leitung Ihres Steuerberaters.
Wir bieten Ihnen Anwendungen, die Sie vor der Erfassung Ihrer Kassenbelege bis zur Erstellung - und Freigabe- von Zahlungsaufträgen bei der Verwaltung Ihres Unternehmens unterstützen. Sie sparen damit wertvolle Arbeitszeit, die Sie aus der notwendigen Verwaltung umsetzen können in produktive oder strategisch-planende Zeiten.
Digitale Belege sind ein Kernstück unseres Angebots. Die von Ihnen - oder auf Ihren Wunsch hin von uns- erfassten Beleginformationen führen zum sofortigen Buchen. Sie behalten Ihre Originalbelege stets im Unternehmen. Die aktuellen Auswertungen geben Ihnen zu jeder Zeit eine genaue Position Ihrer Ziele.

auf Ihren Bedarf abgestimmt

Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir eine Stuktur für Ihre Finanzbuchhaltung. Dabei nutzen wir Internet-Techniken ebenso wie die Verbindung zu Service- und Logistik-Rechenzentren. Im Rechnungswesen automatisieren wir soviel, wie möglich. So werden die von Ihnen durchzuführenden Arbeiten auf ein Mindestmass zurückgeführt, damit Sie Freiheit für die Arbeit an Ihrem Unternehmen haben. Die Belge bleiben zu jeder Zeit bei Ihnen. Wir schalten Ihnen, SmartCard-gesichert, einen zuverlässigen, geschützten jederzeitigen Zugriff auf Ihre digitalisierten Belege, auf die Vorerfassungsmodule und auf Ihre für Sie wichtigen Informationen und Auswertungen.
Wir schützen Ihre Daten durch Zugangskontrollen, die aus "Besitz" und "Wissen" bestehen. Das ist immer noch die effiziente Zugangskontrolle. Sie nutzen eine SmartCard, die wir Ihnen, zusammen mit einem SmartCard-Leser, zur Verfügung stellen. Das Service-Rechenzentrum der DATEV erzeugt für Ihre SmartCard ein individuelles password, das Ihnen mit getrennter Post mitgeteilt wird. Niemand ausser Ihnen erfährt dieses password. Auf Ihren Wunsch können SmartCards für Ihre Mitarbeiter erzeugt werden. Die Zugriffsrechte lassen sich dabei einschränken. Es gilt der Grundsatz, dass nur auf solche Daten zugegriffen werden darf, die zur Erledigung der Aufgaben benötigt werden. Auf andere Daten gibt es keinen Datenzugriff.
Mit der gleichen Technik greifen wir auf Ihre Belegdaten zu und verarbeiten Ihre Belege. Alle unsere Mitarbeiter haben eine SmartCard. Nur die an Ihrem Mandat arbeitenden Mitarbeiter haben mit dieser SmartCard und mit ihrem eigenen password, das wiederum auch nur die Mitarbeiter kennen. Zugriff auf Ihre Daten.
Die Datenübertragung erfolgt über sog. "getunnelte" Leitungen. Damit sind Daten und Datenübertragung sicher und geschützt vor fremden unberechtigten Zugriffen.

hohe Aussagekraft Ihres Rechnungswesens - tagaktuell!!

Durch Aktualität und Qualität bieten wir Ihnen eine Unternehmenssteuerung, die es bisher so nicht gab. Und das zu einem preiswerten Honorar. Ihr Arbeitsaufwand für Ihr Rechnungswesen ist deutlich geringer als bisher. Durch tägliche Verarbeitung haben Sie stets aktuellste Informationen. Ihre Kunden und Lieferanten, die Zahlungsziele und Mahnfristen werden automatisch überwacht. Sie erhalten in von Ihnen vorgegebenen Intervallen Zahlungsvorschlagsl- und Mahnlisten, deren Ausführung Sie mit einem Mausklick freigeben. Damit schaffen Sie sich Freiräume, die Sie für sich selbst nutzen können, zum Wohle Ihrer Familie und zum Wohle Ihres Unternehmens.
Zum Beispiel wird bei Ihrer Kassenerfassung durch eine andauernde Kassenminusprüfung die Ordnungsmässigkeit Ihrer Kassenführung dokumentiert und unterstützt. Durch Anlage mehrerer Kassen kann die Struktur Ihres Unternehmens auch in diesem Bereich abgebildet werden.
Die Nebenbücher "Rechnungseingangsbuch" und "Rechnungsausgangsbuch" bieten Ihnen stets aktuelle Übersicht über die Rechnungsdaten. Zu jeder Zeit haben Sie eine tagaktuelle Sicht auf offene und bezahlte Rechnungen, auf Forderungen und Verbindlichkeiten. So steuern Sie Ihre Liquidität; und die Fälligkeitsübersicht erleichtert Ihnen die Nutzung von Skontofristen.
Die Erstellung von Zahlungsaufträgen und deren Übermittlung an Sie zur Freigabe bietet Ihnen hohen Nutzen. Bereits erfasste Stammdaten wie zB Bankverbindungen werden automatisch eingesetzt, ebenso Zahlungsdaten wie Rechnungsnummer, -datum und -betrag. Dies schafft einen redundanzfreien durchgängigen Prozess vom Beleg zur rechtzeitigen Zahlung. Bei den Übermittlungswegen bieten wir Ihnen alle gängigen Verfahren: HBCI, PIN/ TAN, BCS/ FTAM- Sammelverfahren und DTAUS-Export, ganz wie Sie und Ihre Bank es für Sie festgelegt haben. Dabei berücksichtigen wir Bankgebühren und Organisationsstruktur.
Die ABC-Analyse Ihrer Kunden- und Lieferantendaten hilft Ihnen, Ihre Top-Kunden und -Lieferanten zu erkennen. So steuern Sie Ihre Boni; erhaltene und zu erhaltende.
Durch bankübergreifende Anzeige Ihrer Kontoumsätze ersparen Sie sich die tägliche Anmeldung bei jeder Ihrer Geschäftsbanken.
Auch im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung bieten wir Ihnen komfortable, selbsterklärende Eingabemasken für die wichtigsten Stamm- und Bewegungsdaten. Die Erfassung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten kann daher im Allgemeinen ohne spezifische Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgen. Und wenn doch einmal Fragen sind, sind wir telefonisch oder gleich per Video-Konferenz, bei Ihnen.

Das bietet FiBu-Lotse Ihnen an Auswertungen

Erfolgsmanagement
Unternehmer-Info-Container
Dienstleistungen
Liquiditätsplanung
Überwachung und Optimierung der Zahlungsziele
Kapitalfluss-Rechnung
Berechnung Kapitaldienstgrenze

Controlling
Kapitalgeber-Reporting
Dienstleistungen
Vorbereitung Bankengespräch
Frühwarnsystem bei Abweichung relevanter Kennziffern
Budgetplanung und -überwachung

Kundenmanagement
Dienstleistung
Debitoren-Überwachung
Mahnlisten
Erstellen und Ausführen von Mahnungen
Transparente Dokumentation
Offene-Posten-Buchführung
Rechnungsausgangsbuch/ -liste
Zahlungseingangsliste
elektronische Belegarchivierung
Rabattstaffelsteuerung, insbesondere bei second-source-policy
Skontoüberwachung
Bonusermittlung
Limit-Überwachung
Factoring
Analyse Zahlungsziele und Debitoren-Laufzeiten
ABC-Analyse

Lieferantenmanagement
Dienstleistung
Kreditoren-Überwachnung
Offene-Posten-Buchführung
Transparente Dokumentation
Rechnungseingangsbuch/ -liste
Zahlungsvorschlagsliste
Erarrbeiten/ Bereitstellen von Zahlungsträgern, zum Zahlungstermin
Skontoüberwachung
Zahlungsausgangsliste
elektronische Belegarchivierung
Rabattstaffelsteuerung, insbesondere bei second-source-policy
Skontoüberwachung
Bonusermittlung
Analyse Liefer- und Zahlungskonditionen
ABC-Analyse

Zukunft der Auftragsfinanzbuchhaltung?

Immer mehr Mandanten erledigen Teile ihrer Finanzbuchhaltung durch Vorerfassung von Geschäftsvorfällen und senden diese Vorerfassung (Kasse, Rechnungsein- und –ausgangsbuch) dann ihrem Steuerberater zur weiteren Verarbeitung. Damit lassen Sie es zumeist bewenden. Ein neuer Beratungsansatz könnte dies jetzt ändern. Einige, wenige, Kanzleien beginnen, die in einem Service-Rechenzentrum (hier: das der DATEV eG.) sowie die im Internet und seinen Kommunikationsmöglichkeiten steckenden Möglichkeiten zu einer Dienstleistung rund um das Rechnungswesen zu gestalten, die Vorerfassung durch den Mandanten dabei im Zentrum und rechnungswesennahe hochwertige Beratungsleistungen durch die Kanzlei fest im Blick.

Noch sind es nur wenige Kanzleien, die ihre Mandanten so mit betriebswirtschaftlicher und steuerlicher Beratung versorgen, es werden aber langsam mehr, denn: Kanzleien, die dies Angebot „fertig“ haben, sind anderen Kanzleien technisch um Längen voraus. Sie sind in der Lage, ihren Mandaten tagaktuelle, ständig frische Auswertungen und Berichte zu übermitteln und diese –unabhängig von Kanzleizeiten und –orten- mit dem Mandanten in einer Video-Konferenz zu besprechen. Sie werden damit zu hochattraktiven Partnern der Erfolgsgestaltung für die bestehende und potentielle Mandantschaft.

Die Bündelung von Rechenzentrum und breitbandiger Internet-Kommunikation ist eine „aus der Praxis – für die Praxis“ geschaffene Dienstleistungspalette, entstanden aus Befragungen von Mandanten und Gesprächen mit Berufskollegen. Ein Kernstück ist dabei die Digitalisierung der Prozesse des Rechnungswesens, angefangen von der Rechnungsschreibung bis zum Mahnwesen; begonnen beim digitalisierten Rechnungseingangsbeleg bis hin zum Zahlungsverkehr unter Einbezug von Skontierungen. Digitalisierte Belege stehen über eine Internet-Anbindung als Bild jederzeit dem Mandanten, dem Steuerberater und dem mit der Mandatsbearbeitung betrauten Mitarbeiter online zur Verfügung. Der Beleg wird fest mit dem Buchungssatz verbunden, Eingangsrechnungen werden mittels OCR-Software im Rechenzentrum gelesen, erkannt und mit Buchungsvorschlägen, deren Trefferquote durch eine Lerndatei ständig verbessert wird, belegt.

Dies Angebot wirkt mandantenfreundlich und lenkt zugleich eine ohnehin technikbegeisterte Klientel zu diesen Beratungsleistungen. Diese Mandanten sind erstaunlicherweise bereit, die Vorerfassungsarbeiten unentgeltlich zu übernehmen, erhalten sie doch dadurch Auswertungen und Beratung, die sie in dieser Aktualität und Qualität bisher nicht kannten. Für die Kanzlei ist diese Arbeitsteilung mit einer Reihe von Änderungen im Organisations- und Arbeitszeitmodell verbunden. Letztlich amortisiert sich aber die Einführung dieses Angebots in kurzer Zeit. Die Prozesse zur Erzeugung und Bereitstellung von Auswertungen laufen, nach der in der Kanzlei vorgenommenen Plausibilisierung und Nachbearbeitung der eingereichten Daten, weitestgehend automatisiert ab. Deshalb kann ein Kanzleimitarbeiter entweder mehr Mandate bearbeiten oder die gleiche Anzahl der Mandate tiefer betreuen und wertvolle Beratungsleistungen der Kanzlei vorbereiten.

Die Direktbanken haben es vorgemacht: In den vergangenen Jahren ist ein neuer Markt von Mandanten entstanden, die schnell, aktuell, preiswert und selbstbestimmt ihre Buchhaltung abwickeln wollen. Diese Zielgruppe ist sehr attraktiv. Es handelt sich dabei um hochaktive Unternehmer, zumeist jung bis mittleren Alters, mit Kleinst- und Kleinunternehmen (die klassische Klientel der Steuerberater!) und einer beruflichen Zukunft noch vor sich. Die wünschen keine langatmigen Beratungsgespräche, sondern aktuell bereitgestellte Fakten und eine daran ausgerichtete Besprechung ihrer Unternehmenssteuerung. So sind bis heute bei traditioneller Erledigung der Auftrags-Finanzbuchhaltung nicht mögliche Dienstleistungen wie
Gestellung von Rechnungsschreibungssystemen, mit automatischer Buchung der Ausgangsrechnungen
tägliche Übermittlung und Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Bank- und Kassenbewegungen
Vorbereitung oder gar Übernahme des Zahlungsverkehrs inkl. Skontierung, Bonus- und Rabattsteuerung bei Eingangsrechnungen
Vorbereitung oder Übernahme des Mahnwesens einschliesslich Skonto-Überwachung, Bonus- und Rabattsteuerung bei Ausgangsrechnungen
taggenaues Factoring
effizientes Berichtswesen zur unternehmerischen Zielannäherung
möglich. Damit dieser Service funktioniert, braucht es keinen grossen Stab von Kanzlei-Mitarbeitern oder teure IT-Ausrüstung. Auf Seiten des Mandanten reichen PC mit Internet-Zugang, SmartCard mit –Leser und ein Faxgerät. Die Kanzlei benötigt neben der bisher schon vorhandenen Ausstattung nichts, ausser einem eingerichteten Online-Zugang zum Service-Rechenzentrum, wie ihn zum Beispiel die DATEV eG. mit ihrem Produkt „Unternehmen online“ bietet. Ändern muss sich lediglich das sog. „backend“, die Auswertungssysteme, die jetzt rechenzentrumsgestützt sind und Auswertungen rund um die Uhr an den Mandanten adressiert und bereitgestellt werden können. Auch das Arbeitszeitmodell dieses backends ändert sich, weil die oben beschriebene Zielgruppe rechnungswesennahe Beratungsleistungen zu sehr ungewöhnlichen Tageszeiten verbraucht.

Die Vorerfassungssysteme werden standardisiert bereitgestellt. Das erspart Entwicklungs- und Pflegeaufwand, damit wird diese Lösung für kleine Kanzleien überhaupt erst machbar. Die Kanzlei muss ihre Leistungsbreite und –tiefe bestimmen und daran ihren Marktauftritt ausrichten. Das ist in verhältnismässig kurzer Zeit zu schaffen, wenn die Einführung selbst gut vorbereitet ist und die Mitarbeiter diese Art von Beratungsleistung kennen und beherrschen. Durch die Modularisierung der möglichen Auswertungspakete kann jede Kanzlei ihr eigenes Profil schaffen, Anpassungen sind schnell und flexibel möglich. Mit diesem Angebot wird die IT der Kanzlei vom Kostenfaktor zum Geschäftsmodell.

Aufgrund der Erfahrungen der Direktbanken mit ihren Kunden kann davon ausgegangen werden, dass über 90 % der ein solches Angebot nutzenden Mandanten als „geübte Internet-Nutzer“ eingestuft werden können. Darauf sollten alle Marktpositionierungen der Kanzlei und alle dann folgenden Innovationen ausgerichtet werden.

Natürlich ist das für eine traditionell ausgerichtete Buchführungs- und Beratungskanzlei nicht ganz einfach, steht doch der internetbasierte Dialog zum Mandanten dort nicht im Zentrum aller Bemühungen um Kommunikation. Von den hier möglichen Innovationen profitiert jedoch auch jene Kanzlei, denn zum Beispiel die Digitalisierung von Belegen und deren Verbindung mit dem Buchungssatz wird, wenn als kanzleiinterne Lösung eingesetzt, sehr viel Zeitersparnis in Abschlusserstellung, Betriebsprüfung und Gestaltungsberatung bringen.

Ein radikaler Schwenk einer Kanzlei auf eine rein internet-basierte Auftragsfinanzbuchhaltung dürfte zu radikal sein. Das Kunststück besteht darin, die Mitte zu treffen. Einerseits werden auch in den nächsten Jahren noch sehr viele Mandanten ihre Auftragsfinanzbuchhaltung auf herkömmliche Weise, mit Pendelordnern o.ä. abwickeln. Die traditionelle Kanzleiarbeit bleibt also unverzichtbar, auch wenn sie sich mit Blick auf eine wünschenswerte weitestgehende Digitalisierung der Belege und deren Verknüpfung mit Buchungssätzen ändern wird. Andererseits ist es eine Herausforderung, erfolgreiche, technikbegeisterte Unternehmer als Mandanten zu gewinnen und zu binden. Das wird nur mit Beratungsangeboten wie dem hier beschriebenen Ansatz möglich sein. Ein schwieriger Spagat! Kanzleien werden Wachstum in diesem Feld vielleicht nur dadurch erreichen, dass sie Produktivitätsvorteile, die sie mit diesem Angebot erzielen, zumindest teilweise an die Mandanten weitergeben. Diese Vorteile scheinen auch auf absehbare Zeit gesichert, denn für dieses Angebot entstehen weit weniger Kanzleibetriebskosten als bei traditionellen Angeboten. Genau genommen braucht es hierfür nicht einmal eine herkömmliche Kanzlei mit aller Ausrüstung.

Der Aufwand für die Einrichtung dieses Beratungsangebots wird sich sicher amortisieren. Über einen Mandanten, der dies Angebot annimmt, hat die Kanzlei ungleich mehr Informationen als über andere Mandanten. Die betriebswirtschaftliche und die steuerliche Beratung können so zielsicher und punktgenau auf das Problem gerichtet erfolgen. Die Technikbegeisterung der Mandanten erleichtert zudem die Einführung. Über das breite Spektrum an Beratungsleistungen, das sehr gut in Kommunikationsmedien abbildbar und damit zu vergegenständlichen ist, kann die Kanzlei sehr hochwertige Beratungsleistungen zum Nutzen des Mandanten erbringen. Die Bewerbung weiterer, für den Mandanten attraktiver Beratungsleistungen kostet wenig, der Deckungsbeitrag je Beratungsauftrag steigt hingegen deutlich an.

Es scheint deshalb jede Kanzlei gut beraten, sich dieses Themas anzunehmen und bewusst eine in die Zukunft gerichtete Entscheidung, welcher Richtung auch immer, zu treffen. Erfolgreiche Kanzleien werden ihre Online-Portale für diese Mandantengruppe künftig stark ausbauen und bewerben.

Organisation des Rechnungseingangs

Eingang buchen, Lieferschein abhaken, Belege weiterleiten, zurückschicken, prüfen, abhaken, Zahlung anweisen….eine kleine Privatbrauerei bearbeitet seit März 2006 die eingehenden Rechnungen, soweit möglich, automatisch und spart damit Geld, Zeit und Nerven der Mitarbeiter. Erwünschte weitere Effekte: Ausnutzung der Skontofristen, Vermeidung von Mahngebühren und nicht zuletzt Digitalisierung des Archivs.

Andere Unternehmen können das auch! Allerdings ist deren Unternehmensalltag doch noch recht bürokratisch. Die Rechnung geht ein, im Sekretariat oder in der Poststellen. Sie wird an die Buchhaltung weitergeleitet, dort gebucht, an die zuständige Fachabteilung oder Kostenstelle weitergeschickt. Dort wird wieder geprüft, erfasst, Bestände nachgeführt, genehmigt und an die Buchhaltung zurückgeschickt. Die Buchhaltung löst die Zahlung der Rechnung aus und archiviert den Beleg. Die Einsparmöglichkeiten sind längst noch nichts ausgeeschöpft. So setzen immer noch zwei Drittel aller deutschen Unternehmen bei der Rechnungsbearbeitung auf manuelle Prozesse.. Erst 35% aller Unternehmen haben hier halb- oder vollautomatische Prozesse installiert (Quelle: Itella).

Dieser ganze Prozess birgt Risiken des Verlustes, der Fehlbehandlung und ist ausserdem zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Fach 80% aller Unternehmen suchen mehrmals wöchentlich –bis hin zu mehrmals täglich- nach verlorenen Rechnungen oder Rechnungsseiten. So kommt es vor, dass eine Eingangsrechnung erst nach 15 bis 20 Tagen „zahlungsreif“ ist. Dann sind die Skontofristen vielfach schon verlaufen. Noch schwieriger wird es bei temporärem Ausfall des Mitarbeiters, sei es durch Krankheit oder Urlaub. Und ein Nachvollzug, wo und in welchem Bearbeitungsstadium sich eine noch nicht voll abgewickelte Eingangsrechnung im Unternehmen befindet, ist nahezu unmöglich. Das Einsparpotential ist hoch. Die Bearbeitungskosten einer papiergebundenen Rechnung liegen lt. Itella bei mindestens 7 € je Dokument. Die mögliche Einsparung wird auf bis zu 70% geschätzt.

Das hat die kleine Privatbrauerei erkannt: Eine Rechnung ist nur noch 2 Tage unterwegs, bis sie bezahlt wird. Die Rechnung wird von der Buchhaltung gescannt und damit digitalisiert. Von da an geschieht ihre Bearbeitung „papierlos“. Freizuzeichnende Belege werden per eMail im Haus weiterverschickt, der schnelle Rücklauf überwacht. Die Genehmigungsverfahren werden „per Mausklick“ erledigt. So entsteht ein erheblicher Zeitgewinn.

Durch Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass Freizeichnungen nur durch dazu kompetente Mitarbeiter geschieht. Das Konzept bietet Transparenz und Kontrolle. Dadurch, dass die Rechnung von jedem Betroffenen eingesehen werden kann, ist jeder, der das wissen muss, in der Lage, den jeweiligen Bearbeitungsstand zur Kenntnis zu nehmen.

Damit ist in diesem Bereich das Ende der „Zettelwirtschaft“ nahe. Ziel eines solchen Verfahrens ist es, die Zeitfresser in den Bereichen Gegenzeichnung, Freigabe und Bezahlung zu eliminieren. Ausserdem erhält die Buchhaltung und die Finanzplanung einen zeitnahen Überblick über noch auszugleichende Positionen. Weil alle Rechnungen sofort bei Eingang im System erfasst werden, gibt es auch keine abwesenheitsbedingten „schwarzen Schubladen“ mehr. Das wirkt direkt auf die Qualitärt der Finanzplanung, denn wenn zu jeder Zeit bekannt ist, welche Rechnungen noch bezahlt werden müssen, gibt es keine Überraschungen mehr.

Weitere Vorteile ergeben sich dann, wenn die gesamte Buchhaltung zentralisiert wird, so wie es hier als Beratungsleistung geboten wird. Dann sind alle Arbeitsabläufe von allen Betroffenen zu jeder Zeit nachvollziehbar.

Die Einsparungen an Zeit und Geld ergeben sich daraus, dass hochqualifizierte Mitarbeiter für andere Arbeiten als bisher eingesetzt werden sowie aus dem Skonto, der zuverlässig gezogen werden kann. Effizienzgewinne aus der Digitalisierung ergeben sich bei Buchhaltung und Jahresabschluss durch die Verbindung des Belegbilds mit dem Buchungssatz. Ausserdem spart das Kopierkosten, denn entweder wird das Belegbild nicht auf dem Kopierer, sondern mit einem Drucker rekonstruiert oder das Belegbild wird gleich auch an externe Dritte wie zB das Finanzamt per eMail gesendet.

Die Idee "FiBu-Lotse"

FiBu-Lotse heisst die internetbasierte Finanzbuchhaltung, mit der der Unternehmer alle wichtigen Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung gut aufbereitet in sein eMail-Postfach erhält.

So ging es bisher: Belege sammeln, Excel-Tabellen für dies und jenes erstellen, nach Monatsende Belege in Pendelordner für den Steuerberater umsortieren, Belege zum Steuerberater schicken, nach Rückgabe der Belege (zum Teil 14 Tage später) Belege aus dem Pendelordner entnehmen und wieder in eigenes System einsortieren.

Das ist ein umständliches Verfahren mit hohem Zeitaufwand. Die zur Unternehmensführung benötigten Daten sind nie wirklich aktuell. Abweichungen von Vorjahreszahlen werden erst mit Verspätung diskutiert, Soll-Ist-Vergleiche haben grosse Verspätung. Die Erreichung von gewünschten Rohergebnissen, Personalkosten oder Monatsergebnissen sind so nicht steuerbar.

Heute gibt es eine hochflexible Lösung, die auch tagaktuell eingesetzt werden kann. Der einfachste Weg ist, eingehende Rechnungen täglich an eine „persönliche“ Fax-Nummer beim Service-Rechenzentrum der DATEV eG zu schicken. Der Steuerberater holt sich die dort digitalisierten Daten per geschütztem Internet-Zugang. Natürlich kann der Mandant die Belege auch scannen und dann per eMail entweder in der Kanzlei oder direkt im Rechenzentrum einreichen. Wichtig ist, dass die Originalbelege im Betrieb des Mandanten verbleiben und dass dennoch in der Kanzlei aktuell gebucht wird. Diese Lösung eignet sich für jede Branche, die Finanzbuchhaltung wird vereinfacht und beschleunigt. Unternehmen mit hohen Aussenständen lässt sich so ein sehr zeitnahes Mahnwesen errichten.

So könnten die Ausgangsrechnungen „im System“ erzeugt und entweder per eMail oder ausgedurckt und dann per Post versandt werden. Das System erzeugt Buchungsvorschläge, die durch eine dahinter liegende „Lerndatei“ eine immer bessere Treffsicherheit erreichen. Eingangsrechnungen können, wie oben beschrieben, ans Rechenzentrum geschickt werden. Sie werden dort digitalisiert und mittels OCR-Software erkannt und auch wieder mit Buchungsvorschlägen vorbelegt. Auch dabei sorgt eine „Lerndatei“ nach einer Trainingsphase für eine hohe Trefferquote.

Zur Steuerung des Unternehmens ist die genaue Kenntnis und die richtige Interpretation der aktuellen Unternehmenszahlen wichtig. Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind das eine, offene-Posten-Listen das andere; und dazu kommen dann noch aktuelle Mahn- oder Zahlungsvorschlagslisten. So behält der Unternehmer seine Erfolgsfaktoren wie Auftragseingang, Umsätze und offene Rechnungen immer im Blick. Ausserdem gibt es nur noch ein zentrales System, eine Plattform, die die Zahlen aufbereitet. Diese Plattform ist mit jedem SmartCard-geschützten Internet-Zugang erreichbar. Das verschlankt Prozesse und vermeidet Fehler.