Information zur Entschliessung des EU-Parlaments vom 05.05.2010 zur Änderung der MwStSysRL
Das EU-Parlament billigte den vorgelegten Vorschlag der EU-Kommission, allerdings nur mit Änderungen. Die zwei für die deutsche Wirtschaft wesentlichen Änderungen am Vorschlag sind:
1. Erweiterung der sog. Ist-Versteuerung auf KMU (in Deutschland ist das bereits in § 20 UStG antizipiert). Ergänzend dazu als fakultative Möglichkeit eine Erlaubnis an die Mitgliedsländer, die Berechtigung zum Vorsteuer-Abzug von der Bezahlung der Rechnung abhängig zu machen (Ist-Versteuerung bei VSt-Abzug).
2. Ersatzlose Streichung der Artikel 233, 234 und 235 der MwStSysRL.
Insbesondere Punkt 2 war in den letzten 2 Jahren ein stark umstrittenes Thema. Die MwStSysRL und der Richtlinie folgend die Mitgliedsländer fordern in den jeweiligen Umsatzsteuergesetzen Belegsicherheit bei elektronischen Rechnungen. In Deutschland wird das in § 14 Abs. 3 UStG durch die Forderung nach qualifizierter elektronischer Signatur der Rechnung verlangt und zugleich verbunden mit der Signatur-Prüfung durch den Rechnungsempfänger(Dokumentensicherheit). Als alternatives Verfahren der Belegsicherheit ist das EDI-Verfahren erlaubt (Prozesssicherheit).
Die EU beklagt schon seit langem die nur zögerliche Nutzung der elektronischen Rechnung. Sie macht als Ursache dafür die uneinheitlichen Signaturvorschriften in den Mitgliedsstaaten aus. Sie beklagt, gemeinsam mit den Wirtschaftsverbänden die angeblich zu hohe Komplexität der Signaturanforderungen. Ausserdem sieht sie eine bestehende, nur durch Änderung der MwStSysRL zu beseitigende Ungleichbehandlung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen.
In der deutschen Wirtschaft sind es vor allem grosse, grenzüberschreitend tätige Unternehmen, die sich durch in den Mitgliedsländern unterschiedliche Vorgaben zur Rechnungserarbeitung, -stellung, -übermittlung/ -präsentation und die anschliessenden Folgeverarbeitungen sowie die unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben für Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung in ihrem Geschäft behindert sehen. Diese beklagen auch die Restriktionen, die sie bei der Schaffung von Zentralbuchhaltungen, die sie nicht unbedingt am Sitz der Konzernmutter allokieren wollen, beeinträchtigt.
Die EU-Kommission erteilte 2008 der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PriceWaterhouseCoopers den Auftrag, Änderungsvorschläge der MwStSysRL zu erarbeiten. Gleichzeitig berief die EU-Kommission eine Expertengruppe von 30 Personen, die die Änderungsvorschläge validieren und in einem Final Report zur Beschlussfassung vorlegen sollte. Der Final Report wurde im November 2009 veröffentlicht.
Schon mit Bekanntgabe der Vorschläge von PwC wurden die vorgelegten Änderungsvorschläge streitig diskutiert. Die Befürworter sahen darin die erstrebte Gleichbehandlung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung sowie einen deutlichen Abbau von Bürokratiekosten. Die Gegner sahen darin genau das Gegenteil. Sie fürchteten eine Verkomplizierung der Vorschriften sowie eine Überforderung der KMU durch die aus den Änderungsvorschlägen zu entnehmende hohe Komplexität bei der Herstellung von Prozesssicherheit. Der Final Report heizte die Diskussion weiter an.
Hintergrund der Auseinandersetzung war die beabsichtigte Abschaffung der Dokumentensicherheit (Signaturlösung) und deren Ersatz durch Prozesssicherheit (wie die zu schaffen sei, wäre den Untenehmen überlassen gewesen). Die Sicherheit der Belege sollte durch eine in den Vorschlägen nicht näher benannte, noch zu schaffende Prüfinstitution herbeigeprüft werden.
Nun hat das EU-Parlament beschlossen, die Änderungsvorschläge der Expert Group aus dem Final Report nicht weiter zu verfolgen, sondern statt dessen die Artikel 233 – 235 ersatzlos zu streichen. Das ist sicherlich ein möglicher Kompromiss. Wird er von der EU-Kommision und in der Folge dann von den Mitgliedsländern so umgesetzt, hat das in Deutschland Folgen:
• Es kommt zu einer Vereinheitlichung der Regeln für den innergemeinschaftlichen Handel.
• Papierrechnung und elektronische Rechnung unterliegen den gleichen „Beweisregeln“. Es gibt dann keine Unterschiede in den Formalitäten mehr. Artikel 232 bleibt ja bestehen, und damit bleiben papiergebundener und elektronischer Rechnungsaustausch wahlfrei erhalten.
• Die Mitgliedsländer dürfen im Rechnungsaustauschverfahren keine Methoden zur Belegsicherheit vorschreiben. Der § 14 Abs. 3 UStG wäre damit bis zum 31.12.2012 zu ändern. Es wird allerdings keine „Unendliche Freiheit der Meere“ geben. Die Schaffung von Belegsicherheit wird methodisch den Unternehmen überlassen. Die Sicherungsverfahren müssen dabei ihren Zweck erfüllen. Dazu sind sie präzise und nachvollziehbar zu beschreiben. Die EU erhöht damit den Druck auf die Unternehmen, Verfahrensdokumentationen, wie sie schon seit 1995 gefordert werden, zu erstellen und für Prüfungszwecke bereit zu halten. Sie verstärkt auch die Forderung an Wirtschaftsprüfung und steuerliche Betriebsprüfung, dieses Dokument nun endlich in die Prüfungshandlungen einzubeziehen.
• Das Postulat der Gleichbehandlung der Papierrechnung mit der elektronischen Rechnung führt dazu, sich auf den Ursprung der Forderung nach „durch einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbaren Buchführung“ zu besinnen. Der audit trail beginnt beim Beleg und endet im Jahresabschluss und vice versa (progressive oder retrograde Prüfung), und dabei unter Einbezug aller Nebenbücher. Es gilt der Grundsatz: keine Buchung ohne –bei Papier: materialisierten- Beleg.
Bei Papierrechnungen und Papierarchiven ist der audit trail Augenscheinnahme.
Bei der elektronischen Rechnung ist der audit trail stichprobenweiser Nachvollzug der etablierten Rechnungsbearbeitungs-Prozesse, also beim Rechnungssteller die Prüfung nicht materialisierter Dokumente; Rechnungserstellung , -buchung, -übermittlung/ -präsentation, -Nachbearbeitung, ggf. Disput, Zahlungseingang, ggf. Mahnwesen und weitere nachgelagerte Prozesse; beim Rechnungsempfänger sind das Rechnungsannahme, -prüfung, -transport, ggf. –disput, -freigabe, -zahlung und nachgelagerte Prozesse.
Zum Zweck der Herstellung und Aufrechterhaltung der Nachvollziehbarkeit einer elektronischen Rechnungsstellung und –verarbeitung sind alle wohlkonstruierten und mit einer Verfahrensdokumentation versehenen Verfahren erlaubt. Die Mitgliedsländer dürfen ab 01.01.2013 keine Methoden mehr vorschreiben. Damit bleibt die elektronische Signatur als Mittel der Belegsicherung in der Form der Dokumentensicherheit erlaubt.
Durch das Verbot der Methodenvorgabe wird aber auch die umsatzsteuergesetzliche Vorgabe einer qualifizierten elektronischen Signatur entfallen. Dann wären auch fortgeschrittene Signaturen, die ja nur auf einem bilateralen Vertrauen fussen, erlaubt. Die qualifizierte elektronische Signatur mit ihrer systemischen und durch das Signaturgesetz gefestigten nationalen Vertrauensinfrastruktur bliebe zwar erlaubt und dürfte gerade für KMU das Mittel der Wahl sein. Es ist aber nicht auszuschliessen, dass es in der deutschen Wirtschaft zu einer nicht mehr überschaubaren Anzahl unterschiedlicher Methoden der Belegsicherheit kommen wird. Die Prüfbarkeit der Unterlagen und der Buchführung mag dabei individuell erhalten bleiben; der Prüfungsaufwand jedoch steigt sicher durch den Einarbeitungsaufwand der Prüfer.
Festzuhalten bleibt, dass die Belegsicherheit wahlfrei in den Grenzen von Dokumentensicherheit oder Prozesssicherheit gestaltet werden kann. Die Belegsicherheit wird sich nach den Beweisregeln zur Nichtabstreitbarkeit (non-repudiation) hin entwickeln. Dokumentensicherheit wird dann geprüft nach den Kriterien von Integrität und Authentizität. Diese Stichworte finden sich zwar nicht mehr im Änderungsvorschlag, sind aber Teil der Beweisregeln zur Nachvollziehbarkeit von Beleg und Buchführung. Prozesssicherheit ergibt sich aus der Prozessgestaltung, deren Beschreibung, dem Vergleich mit den Regeln des individuellen „internen Kontrollsystems“ auf ihre Einhaltung, der Überprüfung der Regeln der Aufbewahrung auf Schutz der Dokumente vor Veränderung, Verfälschung, Löschung, Manipulation oder Unterdrückung. Die Verfahren zur Prozesssicherheit sollen nach dem Willen des EU-Parlaments gerade nicht standardisiert werden. Das macht ihre Anwendung sehr individuell, schafft aber erst in der nächstkommenden Prüfung (Wirtschaftsprüfung oder steuerliche Betriebsprüfung) und damit möglicherweise erst Jahre später für das einzelne Unternehmen positive oder negative Rechtssicherheit.
Zwar soll auch der Artikel 234 MwStSysRL gestrichen werden. Die Hinweise und Anregungen der Expertengruppe zur Herstellung von Prozesssicherheit werden damit aber nicht entwertet, sondern sie beschreiben genau die Voraussetzungen, unter denen eine dann von allen Prüfern und Behörden EU-weit anzuerkennende Prozesssicherheit gegeben ist. In Kurzform: Das Unternehmen, das sich an die Regeln der GoBS und demnächst an die Regeln der den GoBS nachfolgenden GoBIT hält und dabei die Hinweise der Expertengruppe zu Artikel 234 MwStSysRL aus deren Final Report beachtet, ist „auf der sicheren Seite“.
Das EU-Parlament schlägt einige weitere, nicht so gravierende Änderungen vor:
• Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf 5 Jahre, die Mitgliedsländer dürfen längere Aufbewahrungsfristen verlangen.
• Es werden neue Standards für reverse charge definiert. Die betreffen die Rechte zur Rechnungsstellung, insbesondere zum Recht der Steuerschuldnerschaft bei Leistungen von Unternehmen ausserhalb der EU oder bei Leistungen an Unternehmen ausserhalb der EU.
Abschliessend bleibt darauf hinzuweisen, dass die qualifizierte elektronische Signatur in D in ca. 2.000 Gesetzen verankert ist. Eine Änderung der MwStSysRL würde daran nur hinsichtlich der umsatzsteuerlichen Regeln etwas ändern. Zivilrecht und Ertragssteuerrecht bleiben davon unberührt.
Es bleibt nun abzuwarten, wie die EU-Kommission auf die Vorgaben des EU-Parlaments reagiert. Damit liegt das Thema wieder bei der Politik und bei den Unternehmensverbänden. Es bleibt also spannend und die Zeitspanne bis zum 31.12.2012 ist reichlich kurz.
Donnerstag, 6. Mai 2010
elektronische Rechnung - quo vadis??
Madrid 2010
1 Fragestellung: eRechnung - quo vadis??
Von der Veranstaltung erhofften sich viele Teilnehmer eine klare Aussage, wie und wann es mit der Vereinheitlichung der electronic Invoice in Europa vorangeht. Vor allem nachdem in den letzten Wochen unterschiedlichste Pressemeldungen zu den Buzz-Words equal treatment, Abschaffung der elektronischen Signatur bei Rechnungen und dem Auftun eines neuen, sogenannten „Dritten Weges“ durch die Medien und Blogs geisterten. Um es auf den Punkt zu bringen, man bemüht sich in Europa einen gemeinsamen Rahmen eInvoice zu finden, konkrete Richtlinien und Umsetzungsvorgaben sind allerdings erst noch zu erarbeiten.
1.1 Die Antwort liegt in der Zukunft!
Wer gedacht hatte, direkt umsetzbare Vorschläge für sein Tagesgeschäft zu erhalten, sah sich demnach enttäuscht. Vielmehr vermittelte der Kongress, dass es innerhalb der EU-Gremien und Expertenrunden eine Reihe unterschiedlicher Interessen und Zielsetzungen gibt, die sich nur vordergründig unter dem Thema eInvoice einsortieren lassen.
1.2 Was ist das Ziel?
Ziel der Ratschläge der Expert Group ist die Halbierung der Verwaltungskosten durch Automatisierung der Buchhaltung, automatisierter und echtzeitfähiger Liquiditäts- und Umsatzsteuersteuerung, automatisierter Rechnungsfinanzierung und einem inheitlichen und weitgehend automatisierten Berichtswesen gegenüber der Finanzverwaltung. Besser könnte man das Ziel der GFaR auch nicht umschreiben.
1.2.1 Hat man das wirklich noch im Visier??
2 Baustelle EU
3 Die eRechnung verbreitet sich zu langsam
3.1 Die Expert Group on eInvoicing führt das auf die elektronische Signatur zurück.
= Auf den Final Report gab es doch immerhin 87 Eingaben.
= Lag ja vielleicht an dem viel zu einfachen Anmelde- und Abgabeverfahren. Da war doch mancher Einwender unterfordert.
= Ablehnung und Zustimmung zu den Vorschlägen der Expert Group sollen sich in etwa die Waage halten!
= Die Eingaben werden nun sorgfältig ausgewertet.
= Wer hätte das gedacht?
= Aber muss es bis zur Auswertung wirklich so lange dauern?
3.1.1 Das eigentliche Ziel von eInvoicing sei NICHT die Digitalisierung von Rechnungen,....
...sondern sondern die Schaffung einer neuen Plattform,.....für...
Und das setzt die Digitalisierung (oder auch Dematerialisierung, hat nichts mit Raumschiff Enterprise zu tun ...) eben zwingend voraus.
AHA!
mehr Effizienz Reduktion von Verwaltungskosten
3.1.2 Auch der Bankensektor tue zu wenig
Interessant ist diese Aussage, da die Banken durchaus stark in allen Gremien vertreten waren und sind, was sich im Laufe des Kongresses auch anhand einiger Vorträge erkennen ließ.
Wer will denn wirklich, dass die Unternehmen noch transparenter für die Kreditwirtschaft werden??
Die Argumentation, dass eine elektronische Banktransaktion bereits seit langem etabliert und anerkannt sicher ist und man dieses Verfahren auch auf die Rechnungsübermittlung übertragen könnte, ist auf den ersten Blick wirklich überzeugend. Durch eine „einfache“ Erweiterung der eBanking-Transaktionen durch den neuen Typ „eInvoice“ und die Übernahme der Zustellung und Abwicklung von Rechnungen durch die Banken, könnte in kurzer Zeit eine große Durchdringung im Markt erreicht werden, vorausgesetzt die Firmen spielen mit (wer will schon eine so große Transparenz gegenüber seiner Bank?) und die Banken können sich auf einheitliche Standards und Verfahren und natürlich die Verrechnung einigen. Zwar bietet der SEPA-Standard hier eine mächtige Basis (ausgehend von ISO20022), doch lassen die Interoperabilitätsbestrebungen der deutschen Bankenwelt in Sachen eBanking in der Vergangenheit einige Zweifel offen.
3.1.3 Die Interoperabilität sei unterentwickelt.
Es wird die Weitereintwicklung technischer Lösungen angemahnt.
= Das trägt aber nicht wirklich!
Die Session über „Interoperabilität in einer Umgebung von mehreren Beteiligten“ konnte außer Allgemeinplätzen über die Rolle von Standards (CII, ISO20022) für den gegenseitigen Austausch von eInvoices, auch zwischen Firmen und Behörden (PEPPOL-Projekt) nichts Neues beitragen. Insbesondere die PEPPOL-Mission, ein EU-Projekt mit einem Budget von mehr als 30 Mio Euro, wurde mir nicht transparent, da man eine Vielzahl von Baustellen, Schnittstellen und Problemlösungen bearbeitet. Zumindest ist in diesem Konsortium die Interoperabilität auf verbaler und begrifflicher Ebene mit eInvoice etabliert.
Schuld daran sei die elektronische Signatur
Ausserdem spreche man zuwenig vom Austausch strukturierter Daten
Das Patentrezept hierfür soll für die EU UN/CEFACT Cross Industry Invoice v2sowie der damit gekoppelte ISO Standard ISO 20022 sein.
3.1.4 Ausserdem liege die Wissensvermittlung in den EU-Ländern doch sehr im Argen!
Wenn man in 5 - 8 Jahren eine vorherrschende Stellung der elektronischen Rechnung in Europa erreichen möchte, dann müsse gerade hier von den Staaten deutlich mehr getan werden. Eine Rolle werden dabei sog. Pan-Europe Multistakeholder Forenspielen, was wir in Deutschland gerade mit der FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland, umsetzen.
Das müsste dann wohl mehr an den Tagesbedürfnissen der KMU ausgerichtet sein; und da gibt es nun mal unterschiedliche Ansätze!
Während in Spanien die Regierung ganz massiv auf eInvoicing drängt und faktisch die Unternehmen dazu zwingt, zumindest bei öffentlichen Aufträgen diese komplett elektronisch abzuwickeln, versucht Österreich ebenfalls durch staatliche Einflussnahme und Stimlation die Firmen in Richtung einvoicing zu bewegen. In beiden Fällen werden grundlegende Werkzeuge wie Rechnungsdokumentschablonen, Signaturanwendungen und Transferinfrastruktur z.T. kostenlos an die interessierten Unternehmen abgegeben, um die Durchdringung zu fördern. Die Maxime Zero cost for SMEs wird zumindest laut Maza in Spanien groß geschrieben.
3.1.5 Eine tolle Sache soll UN/CEFACT sein. Ist das wirklich so?
Für die Standardisierungsanhänger gab es am zwieten Tag eine Session über die Frage, ob der UN/CEFACT-Standard Cross Industry Invoice in der Lage ist, die Anforderungen des Marktes als grundlegender Austauschstandard zu befriedigen. Mein Eindruck davon war, dass hier noch ein gehöriges Stück Arbeit auf die Standardisierer und Software-Firmen wartet, da man nach mehrjähriger Arbeit jetzt mit CII v2 zunächst eine semantische Vereinheitlichung aller bekannten Rechnungsbegriffe und -konstruktionen vorgelegt hat, die sich rein auf den Komplex Invoice beziehen. Die in der Realität oft vorkommenden Bezüge in einer Rechnung auf Katalogobjekte (Lieferantenkatalog) oder Angebotspositionen werden erst in den nächsten Monaten bis spätestens Ende 2010 standardisiert vorliegen. Man orientiert sich dabei an der kompletten Supply Chain und hat aus verständlichen Gründen zunächst den in der Mitte liegenden Komplex Invoice behandelt. Was allerdings momentan noch ein Manko ist, wie auch Jostein Frømyr von der norwegischen EdiSys zugab, ist die Bildung von praktikablen Subsets des gewaltigen CII Standards, der es erlaubt, die in einzelnen Branchen benötigten Ausschnitte aus dem Gesamtwerk schnell anzuwenden. Hier liegen für die Softwarehersteller sicherlich noch viele Aufgaben begraben. Insbesondere, da die zu CII korrespondierende ISO-Norm 20022, die u.a. auch die finanziellen Transaktionen im Interbankenbereich regelt, eine andere Bezeichnung der XML-Tags vorsieht und dadurch derzeit immer eine Konvertierung stattfinden muss.
Dies wurde von Liliana Fratini Passi aus Italien auch unterstrichen. Ihr Wunsch wäre es, im Hinterkopf CII zu machen, praktisch aber den Ausschnitt Invoice der ISO20022 zu verwenden. Hier prallen wie bereits erwähnt wieder die Interessen von Industrie, Handel und Banken aufeinander, wobei die Mächtigkeit beider Repräsentationen vergleichbar groß ist. Zudem war in den Diskussionen auch klar, dass es dem Anwender einer eInvoice-Lösung ziemlich egal ist, welcher Datenstandard in seiner elektronischen Rechnung beherzigt wird, sofern er eine problemlose Abwicklung erzielen kann. Der Vertreter einer irischen Softwarefirma gab abschließend bekannt, dass man auf Basis von Microsoft Biztalk in einem EU-geförderten Projekt eine erste Implementierung von CII unternommen hat.
Mit David Dobbing stellte ein Vertreter von SWIFT, das für die ISO die Registrar-Rolle für ISO20022 spielt, vor, wie CII mit SEPA zusammenhängt. Als es um die Akzeptanz von CII ging, sprachen sich In einer Umfrage unter den weltweiten Mitgliedern von UN/CEFACT immerhin 40% für CII als transnationalen Basisstandard aus, während 15% dagegen stimmten. Im Sommer 2010 erwartet man eine erste Veröffentlichung des Invoice-Standards in ISO20022, was sich als Subset von CII darstellen wird. Die Implementierungssprache von CII und ISO20022 Invoice basiert auf UBL v2, einem Standard der OASIS. Pilotimplementierungen des Standards werden von GS1 in Form eines Test-Profils erwartet sowie von PEPPOL für Rechnungsaustausch zw. Firmen und Behörden. Frankreich möchte hier künftig auch eine führende Rolle übernehmen. Der konkrete Implementierungsstand der Piloten oder anderer Initiativen in Europa war allerdings nicht zu ermitteln.
4 Die wirklichen Probleme der langsamen Verbreitung sind:
4.1 Die Unternehmen erkennen nicht das Sparpotenzial
4.1.1 ...weil sie nicht wissen, was die Kosten des Rechnungsprozesses sind.
Deshalb kennen sie auch die Ensparpotenziale nicht.
Und daher ist dem Management nur schwer zu vermitteln, wo die Optomierungsmöglichkeiten sich auftun.
Zudem muss man dem Management begreiflich machen, dass eine Einführung von eInvoicing mit all seinen Randbedingungen nicht ein lästige Erfüllung gesetzlicher Auflagen ist, sondern einen eigenständigen Wert für das Unternehmen darstellt.
5 unaufgeregtes Statement der "Stoiber-Bürokratie-Abbau-Gruppe
Die unverbindlichste Präsentation in dieser Session kam sicherlich von Annika Fritsch, einem Mitglied der High Level Group of Independent Stakehodlers on Administrative Burdens, oder auch kurz Stoiber-Group genannt.
= Wer ist hier Ursache und wer ist das Problem?=
5.1 Feindbild "Signatur"
Für die Oberbürokratieabbauer der EU ist der Feind bei der Einführung von eInvoice klar ausgemacht: die elektronische Signatur. Fällt die weg, spart die EU Milliarden, alles wird schöner, bunter, einfacher. Leider war nicht mehr in den Aussagen auszumachen.
5.2 festes Standing
Beängstigend ist, dass die HLG offenbar in der EU-Kommission ein sehr guten Stand hat. Erst kürzlich wurde dies auch durch die Verlängerung des Mandats der HLG bis 2013 unterstrichen.
6 Papierrechnung ist NICHT gleichzusetzen mit einer elektronischen Rechnung!
. Eine Kerbe in das Holz der Kritiker der Empfehlungen der Expert Group schlug denn auch Carlos Maza mit der Aussage, dass das Equal Treatmentvon Papier und eInvoice ja nett, aber in der Umsetzung bei weitem nicht so einfach sei, wie sich das so mancher EU-Politiker und Consultant vorstellt. Konkret befürchtet die spanische Regierung bei einer vollständigen Formfreigabe eine Sintflut von falschen bzw. nicht kontrollierbaren elektronischen Rechnungen. Solange keine anderen einfachen und sicheren Authentizitäts- und Integritätsprüfwerkzeuge zur Verfügung stehen, sollte die Signatur von Rechnungen in in jedem Falle beibehalten werden. Ein Land der EU, das sich durch weitgehende Formfreiheit bei eInvoices auszeichnet und das dadurch auch einen entsprechend hohen Anteil an eInvoices aufweisen kann, ist Finnland.
7 Die Bedeutung der Umsatzsteuer wurde bisher übermässig problematisiert.
7.1 Insbesondere scheint das Thema "Verhinderung fraudulenter Handlungen" zu sehr im Mittelpunkt zu stehen. Man kommt daran nicht vorbei, obwohl es nicht so gross ist, wie immer behauptet!
Den Abschluss bildete eineSession über das VAT Framework. Ein sehr illustrativer Beitrag von Santiago Segarra vom spanischen Finanzministerium illustrierte die aktuelle Verfahrensweise mit elektronischen Rechnungen in Spanien (unter Zuhilfenahme der elektronischen Signatur) und die möglichen Auswirkungen eines auf einem Audit Trail aufsetzenden „Dritten Weges“.
7.2 Gerade der von der Expert Group als Kompromiss vorgetragene "Dritte Weg" ist wohl noch nicht durchdacht.
Die Problematik durchgängig prüfbarer und auch datentechnisch zwischen Sender und Empfänger abgleichbarer Rechnungsprozesse ist nicht zu unterschätzen. Die dabei entstehende Methodenvielfalt fördert gerade nicht die Vereinheitlichung von Prüfungsprozessen in IKS, Controlling, Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung.
Man kann es so machen ... wenngleich der initiale Aufwand um einiges höher eingeschätzt wird, sofern noch keine standardisierten Softwarewerkzeuge zur Abwicklung vorliegen. Der Leiter des Indirect Tax Committee der TEI, Jean-Daniel Rouvinez, präsentierte die Rechnung als Eisberg, bei dem die VAT die Spitze bildet, der kommerzielle Wert des eigentlichen Rechnungsbetrags, der unter Wasser liegt, aber um den geschätzten Faktor 5 den Wert der VAT übersteigt.
Jede Optimierung der Abwicklung des Rechnungsbetrags hat demnach wesentlich größere Auswirkungen auf die Unternehmen als die bloße Fokussierung auf die VAT.
Der Co-Chairman des CEN/ISSS-Workshops, Stefan Engel-Flechsig appellierte abschließend nochmals daran, die elektronische Rechnung nicht als Dokument (in Form eines PDF oder anderen Formats) zu betrachten, sondern sie als strukturierte Daten wahrzunehmen, was ihren eigentlichen Kern darstellt.
8 Fazit: Die Antwort liegt in der Zukunft.
Insgesamt erhielt man einen Überblick über die Initiativen und Bemühungen, die derzeit auf europäischer Ebene in Sachen eInvoice aktiv sind. Eine klare Richtung kann daraus meines Erachtens nur insofern abgeleitet werden, als dass mittlerweile eine große und damit vielleicht auch kritische Anzahl von Beteiligten in Europa sich dem Thema eInvoicing widmen und auf praktikable Umsetzungen drängen. Die Rolle der elektronischen Signatur als natürliches Infrastrukturelement für die Sicherstellung von Authentizität und Integrität des Transfers von Rechnungsdokument und/oder Rechnungsdatensatz wurde in den Diskussionen am Rande nirgends in Frage gestellt. Offenbar muss aber in der offiziellen Lesart zunächst eine Verankerung dieser Technologie in den Vorgaben verschwinden, um dann in der Folge wieder als empfohlenes Mittel der Wahl für die Erreichung der höheren Ziele Authentizität und Integrität in Verfahrensanweisungen einzufließen. Hier werden sicherlich noch einige Schleifen geflogen werden. Das Motto des Kongresses und auch der europäischen Bemühungen in Sachen eInvoicing wurde durch ein afrikanisches Zitat, das Fr. Passi vorstellte, auf den Punkt gebracht:
„if you want to go fast, walk alone. If you want to go far, walk together“.
Nun denn, eInvoicing ist eine Sache, bei der wir weit gehen müssen,
1 Fragestellung: eRechnung - quo vadis??
Von der Veranstaltung erhofften sich viele Teilnehmer eine klare Aussage, wie und wann es mit der Vereinheitlichung der electronic Invoice in Europa vorangeht. Vor allem nachdem in den letzten Wochen unterschiedlichste Pressemeldungen zu den Buzz-Words equal treatment, Abschaffung der elektronischen Signatur bei Rechnungen und dem Auftun eines neuen, sogenannten „Dritten Weges“ durch die Medien und Blogs geisterten. Um es auf den Punkt zu bringen, man bemüht sich in Europa einen gemeinsamen Rahmen eInvoice zu finden, konkrete Richtlinien und Umsetzungsvorgaben sind allerdings erst noch zu erarbeiten.
1.1 Die Antwort liegt in der Zukunft!
Wer gedacht hatte, direkt umsetzbare Vorschläge für sein Tagesgeschäft zu erhalten, sah sich demnach enttäuscht. Vielmehr vermittelte der Kongress, dass es innerhalb der EU-Gremien und Expertenrunden eine Reihe unterschiedlicher Interessen und Zielsetzungen gibt, die sich nur vordergründig unter dem Thema eInvoice einsortieren lassen.
1.2 Was ist das Ziel?
Ziel der Ratschläge der Expert Group ist die Halbierung der Verwaltungskosten durch Automatisierung der Buchhaltung, automatisierter und echtzeitfähiger Liquiditäts- und Umsatzsteuersteuerung, automatisierter Rechnungsfinanzierung und einem inheitlichen und weitgehend automatisierten Berichtswesen gegenüber der Finanzverwaltung. Besser könnte man das Ziel der GFaR auch nicht umschreiben.
1.2.1 Hat man das wirklich noch im Visier??
2 Baustelle EU
3 Die eRechnung verbreitet sich zu langsam
3.1 Die Expert Group on eInvoicing führt das auf die elektronische Signatur zurück.
= Auf den Final Report gab es doch immerhin 87 Eingaben.
= Lag ja vielleicht an dem viel zu einfachen Anmelde- und Abgabeverfahren. Da war doch mancher Einwender unterfordert.
= Ablehnung und Zustimmung zu den Vorschlägen der Expert Group sollen sich in etwa die Waage halten!
= Die Eingaben werden nun sorgfältig ausgewertet.
= Wer hätte das gedacht?
= Aber muss es bis zur Auswertung wirklich so lange dauern?
3.1.1 Das eigentliche Ziel von eInvoicing sei NICHT die Digitalisierung von Rechnungen,....
...sondern sondern die Schaffung einer neuen Plattform,.....für...
Und das setzt die Digitalisierung (oder auch Dematerialisierung, hat nichts mit Raumschiff Enterprise zu tun ...) eben zwingend voraus.
AHA!
mehr Effizienz Reduktion von Verwaltungskosten
3.1.2 Auch der Bankensektor tue zu wenig
Interessant ist diese Aussage, da die Banken durchaus stark in allen Gremien vertreten waren und sind, was sich im Laufe des Kongresses auch anhand einiger Vorträge erkennen ließ.
Wer will denn wirklich, dass die Unternehmen noch transparenter für die Kreditwirtschaft werden??
Die Argumentation, dass eine elektronische Banktransaktion bereits seit langem etabliert und anerkannt sicher ist und man dieses Verfahren auch auf die Rechnungsübermittlung übertragen könnte, ist auf den ersten Blick wirklich überzeugend. Durch eine „einfache“ Erweiterung der eBanking-Transaktionen durch den neuen Typ „eInvoice“ und die Übernahme der Zustellung und Abwicklung von Rechnungen durch die Banken, könnte in kurzer Zeit eine große Durchdringung im Markt erreicht werden, vorausgesetzt die Firmen spielen mit (wer will schon eine so große Transparenz gegenüber seiner Bank?) und die Banken können sich auf einheitliche Standards und Verfahren und natürlich die Verrechnung einigen. Zwar bietet der SEPA-Standard hier eine mächtige Basis (ausgehend von ISO20022), doch lassen die Interoperabilitätsbestrebungen der deutschen Bankenwelt in Sachen eBanking in der Vergangenheit einige Zweifel offen.
3.1.3 Die Interoperabilität sei unterentwickelt.
Es wird die Weitereintwicklung technischer Lösungen angemahnt.
= Das trägt aber nicht wirklich!
Die Session über „Interoperabilität in einer Umgebung von mehreren Beteiligten“ konnte außer Allgemeinplätzen über die Rolle von Standards (CII, ISO20022) für den gegenseitigen Austausch von eInvoices, auch zwischen Firmen und Behörden (PEPPOL-Projekt) nichts Neues beitragen. Insbesondere die PEPPOL-Mission, ein EU-Projekt mit einem Budget von mehr als 30 Mio Euro, wurde mir nicht transparent, da man eine Vielzahl von Baustellen, Schnittstellen und Problemlösungen bearbeitet. Zumindest ist in diesem Konsortium die Interoperabilität auf verbaler und begrifflicher Ebene mit eInvoice etabliert.
Schuld daran sei die elektronische Signatur
Ausserdem spreche man zuwenig vom Austausch strukturierter Daten
Das Patentrezept hierfür soll für die EU UN/CEFACT Cross Industry Invoice v2sowie der damit gekoppelte ISO Standard ISO 20022 sein.
3.1.4 Ausserdem liege die Wissensvermittlung in den EU-Ländern doch sehr im Argen!
Wenn man in 5 - 8 Jahren eine vorherrschende Stellung der elektronischen Rechnung in Europa erreichen möchte, dann müsse gerade hier von den Staaten deutlich mehr getan werden. Eine Rolle werden dabei sog. Pan-Europe Multistakeholder Forenspielen, was wir in Deutschland gerade mit der FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland, umsetzen.
Das müsste dann wohl mehr an den Tagesbedürfnissen der KMU ausgerichtet sein; und da gibt es nun mal unterschiedliche Ansätze!
Während in Spanien die Regierung ganz massiv auf eInvoicing drängt und faktisch die Unternehmen dazu zwingt, zumindest bei öffentlichen Aufträgen diese komplett elektronisch abzuwickeln, versucht Österreich ebenfalls durch staatliche Einflussnahme und Stimlation die Firmen in Richtung einvoicing zu bewegen. In beiden Fällen werden grundlegende Werkzeuge wie Rechnungsdokumentschablonen, Signaturanwendungen und Transferinfrastruktur z.T. kostenlos an die interessierten Unternehmen abgegeben, um die Durchdringung zu fördern. Die Maxime Zero cost for SMEs wird zumindest laut Maza in Spanien groß geschrieben.
3.1.5 Eine tolle Sache soll UN/CEFACT sein. Ist das wirklich so?
Für die Standardisierungsanhänger gab es am zwieten Tag eine Session über die Frage, ob der UN/CEFACT-Standard Cross Industry Invoice in der Lage ist, die Anforderungen des Marktes als grundlegender Austauschstandard zu befriedigen. Mein Eindruck davon war, dass hier noch ein gehöriges Stück Arbeit auf die Standardisierer und Software-Firmen wartet, da man nach mehrjähriger Arbeit jetzt mit CII v2 zunächst eine semantische Vereinheitlichung aller bekannten Rechnungsbegriffe und -konstruktionen vorgelegt hat, die sich rein auf den Komplex Invoice beziehen. Die in der Realität oft vorkommenden Bezüge in einer Rechnung auf Katalogobjekte (Lieferantenkatalog) oder Angebotspositionen werden erst in den nächsten Monaten bis spätestens Ende 2010 standardisiert vorliegen. Man orientiert sich dabei an der kompletten Supply Chain und hat aus verständlichen Gründen zunächst den in der Mitte liegenden Komplex Invoice behandelt. Was allerdings momentan noch ein Manko ist, wie auch Jostein Frømyr von der norwegischen EdiSys zugab, ist die Bildung von praktikablen Subsets des gewaltigen CII Standards, der es erlaubt, die in einzelnen Branchen benötigten Ausschnitte aus dem Gesamtwerk schnell anzuwenden. Hier liegen für die Softwarehersteller sicherlich noch viele Aufgaben begraben. Insbesondere, da die zu CII korrespondierende ISO-Norm 20022, die u.a. auch die finanziellen Transaktionen im Interbankenbereich regelt, eine andere Bezeichnung der XML-Tags vorsieht und dadurch derzeit immer eine Konvertierung stattfinden muss.
Dies wurde von Liliana Fratini Passi aus Italien auch unterstrichen. Ihr Wunsch wäre es, im Hinterkopf CII zu machen, praktisch aber den Ausschnitt Invoice der ISO20022 zu verwenden. Hier prallen wie bereits erwähnt wieder die Interessen von Industrie, Handel und Banken aufeinander, wobei die Mächtigkeit beider Repräsentationen vergleichbar groß ist. Zudem war in den Diskussionen auch klar, dass es dem Anwender einer eInvoice-Lösung ziemlich egal ist, welcher Datenstandard in seiner elektronischen Rechnung beherzigt wird, sofern er eine problemlose Abwicklung erzielen kann. Der Vertreter einer irischen Softwarefirma gab abschließend bekannt, dass man auf Basis von Microsoft Biztalk in einem EU-geförderten Projekt eine erste Implementierung von CII unternommen hat.
Mit David Dobbing stellte ein Vertreter von SWIFT, das für die ISO die Registrar-Rolle für ISO20022 spielt, vor, wie CII mit SEPA zusammenhängt. Als es um die Akzeptanz von CII ging, sprachen sich In einer Umfrage unter den weltweiten Mitgliedern von UN/CEFACT immerhin 40% für CII als transnationalen Basisstandard aus, während 15% dagegen stimmten. Im Sommer 2010 erwartet man eine erste Veröffentlichung des Invoice-Standards in ISO20022, was sich als Subset von CII darstellen wird. Die Implementierungssprache von CII und ISO20022 Invoice basiert auf UBL v2, einem Standard der OASIS. Pilotimplementierungen des Standards werden von GS1 in Form eines Test-Profils erwartet sowie von PEPPOL für Rechnungsaustausch zw. Firmen und Behörden. Frankreich möchte hier künftig auch eine führende Rolle übernehmen. Der konkrete Implementierungsstand der Piloten oder anderer Initiativen in Europa war allerdings nicht zu ermitteln.
4 Die wirklichen Probleme der langsamen Verbreitung sind:
4.1 Die Unternehmen erkennen nicht das Sparpotenzial
4.1.1 ...weil sie nicht wissen, was die Kosten des Rechnungsprozesses sind.
Deshalb kennen sie auch die Ensparpotenziale nicht.
Und daher ist dem Management nur schwer zu vermitteln, wo die Optomierungsmöglichkeiten sich auftun.
Zudem muss man dem Management begreiflich machen, dass eine Einführung von eInvoicing mit all seinen Randbedingungen nicht ein lästige Erfüllung gesetzlicher Auflagen ist, sondern einen eigenständigen Wert für das Unternehmen darstellt.
5 unaufgeregtes Statement der "Stoiber-Bürokratie-Abbau-Gruppe
Die unverbindlichste Präsentation in dieser Session kam sicherlich von Annika Fritsch, einem Mitglied der High Level Group of Independent Stakehodlers on Administrative Burdens, oder auch kurz Stoiber-Group genannt.
= Wer ist hier Ursache und wer ist das Problem?=
5.1 Feindbild "Signatur"
Für die Oberbürokratieabbauer der EU ist der Feind bei der Einführung von eInvoice klar ausgemacht: die elektronische Signatur. Fällt die weg, spart die EU Milliarden, alles wird schöner, bunter, einfacher. Leider war nicht mehr in den Aussagen auszumachen.
5.2 festes Standing
Beängstigend ist, dass die HLG offenbar in der EU-Kommission ein sehr guten Stand hat. Erst kürzlich wurde dies auch durch die Verlängerung des Mandats der HLG bis 2013 unterstrichen.
6 Papierrechnung ist NICHT gleichzusetzen mit einer elektronischen Rechnung!
. Eine Kerbe in das Holz der Kritiker der Empfehlungen der Expert Group schlug denn auch Carlos Maza mit der Aussage, dass das Equal Treatmentvon Papier und eInvoice ja nett, aber in der Umsetzung bei weitem nicht so einfach sei, wie sich das so mancher EU-Politiker und Consultant vorstellt. Konkret befürchtet die spanische Regierung bei einer vollständigen Formfreigabe eine Sintflut von falschen bzw. nicht kontrollierbaren elektronischen Rechnungen. Solange keine anderen einfachen und sicheren Authentizitäts- und Integritätsprüfwerkzeuge zur Verfügung stehen, sollte die Signatur von Rechnungen in in jedem Falle beibehalten werden. Ein Land der EU, das sich durch weitgehende Formfreiheit bei eInvoices auszeichnet und das dadurch auch einen entsprechend hohen Anteil an eInvoices aufweisen kann, ist Finnland.
7 Die Bedeutung der Umsatzsteuer wurde bisher übermässig problematisiert.
7.1 Insbesondere scheint das Thema "Verhinderung fraudulenter Handlungen" zu sehr im Mittelpunkt zu stehen. Man kommt daran nicht vorbei, obwohl es nicht so gross ist, wie immer behauptet!
Den Abschluss bildete eineSession über das VAT Framework. Ein sehr illustrativer Beitrag von Santiago Segarra vom spanischen Finanzministerium illustrierte die aktuelle Verfahrensweise mit elektronischen Rechnungen in Spanien (unter Zuhilfenahme der elektronischen Signatur) und die möglichen Auswirkungen eines auf einem Audit Trail aufsetzenden „Dritten Weges“.
7.2 Gerade der von der Expert Group als Kompromiss vorgetragene "Dritte Weg" ist wohl noch nicht durchdacht.
Die Problematik durchgängig prüfbarer und auch datentechnisch zwischen Sender und Empfänger abgleichbarer Rechnungsprozesse ist nicht zu unterschätzen. Die dabei entstehende Methodenvielfalt fördert gerade nicht die Vereinheitlichung von Prüfungsprozessen in IKS, Controlling, Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung.
Man kann es so machen ... wenngleich der initiale Aufwand um einiges höher eingeschätzt wird, sofern noch keine standardisierten Softwarewerkzeuge zur Abwicklung vorliegen. Der Leiter des Indirect Tax Committee der TEI, Jean-Daniel Rouvinez, präsentierte die Rechnung als Eisberg, bei dem die VAT die Spitze bildet, der kommerzielle Wert des eigentlichen Rechnungsbetrags, der unter Wasser liegt, aber um den geschätzten Faktor 5 den Wert der VAT übersteigt.
Jede Optimierung der Abwicklung des Rechnungsbetrags hat demnach wesentlich größere Auswirkungen auf die Unternehmen als die bloße Fokussierung auf die VAT.
Der Co-Chairman des CEN/ISSS-Workshops, Stefan Engel-Flechsig appellierte abschließend nochmals daran, die elektronische Rechnung nicht als Dokument (in Form eines PDF oder anderen Formats) zu betrachten, sondern sie als strukturierte Daten wahrzunehmen, was ihren eigentlichen Kern darstellt.
8 Fazit: Die Antwort liegt in der Zukunft.
Insgesamt erhielt man einen Überblick über die Initiativen und Bemühungen, die derzeit auf europäischer Ebene in Sachen eInvoice aktiv sind. Eine klare Richtung kann daraus meines Erachtens nur insofern abgeleitet werden, als dass mittlerweile eine große und damit vielleicht auch kritische Anzahl von Beteiligten in Europa sich dem Thema eInvoicing widmen und auf praktikable Umsetzungen drängen. Die Rolle der elektronischen Signatur als natürliches Infrastrukturelement für die Sicherstellung von Authentizität und Integrität des Transfers von Rechnungsdokument und/oder Rechnungsdatensatz wurde in den Diskussionen am Rande nirgends in Frage gestellt. Offenbar muss aber in der offiziellen Lesart zunächst eine Verankerung dieser Technologie in den Vorgaben verschwinden, um dann in der Folge wieder als empfohlenes Mittel der Wahl für die Erreichung der höheren Ziele Authentizität und Integrität in Verfahrensanweisungen einzufließen. Hier werden sicherlich noch einige Schleifen geflogen werden. Das Motto des Kongresses und auch der europäischen Bemühungen in Sachen eInvoicing wurde durch ein afrikanisches Zitat, das Fr. Passi vorstellte, auf den Punkt gebracht:
„if you want to go fast, walk alone. If you want to go far, walk together“.
Nun denn, eInvoicing ist eine Sache, bei der wir weit gehen müssen,
one-page-information zur Verfahrensdokumentation
Eine Buchführung muss nachvollziehbar sein. So fordert es das Handelsrecht. In der „Papierwelt“ war die Nachvollziehbarkeit und die Prüfbarkeit der Unterlagen recht einfach herzustellen. Die Rechnung ging per Post ein, ging durch verschiedene Stationen, wurde Sichtprüfungen und Freigaben unterzogen, gestempelt, kontiert, gebucht und archiviert. Für das Archiv reichten Aktenplan, Aktenschrank, Aktenordner, Register; und das war die Grundausstattung der Archivierung in allen Unternehmen, egal welcher Grösse.
Der audit trail ging vom Beleg über die Buchung im Hauptbuch (amerikanisches Journal), das mit Hilfe von Nebenbüchern wie Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch, Kassenbuch etc. abgestimmt wurde. Aus der Addition der Kontenspalten im Journal wurden Kontensalden gebildet, die in die Hauptabschlussübersicht übertragen wurden. Die Abschlussbuchungen wurden in Papier belegt und danach in der Buchungsspalte der HAÜ gebucht. Aus den zeilenweisen Additionen der Kontensalden und der Abschlussbuchungen ergab sich die Hauptabschlussspalte, die dann zerlegt wurde in Bilanz (Aktiva - Passiva = Kapital) und Gewinn- und Verlustrechnung (Umsatz – Kosten = Ergebnis).
An diese Technik der Buchführung und Abschlusserstellung erinnert sich in den Unternehmen heute kaum noch jemand. Und doch liegt hier der Kern des Verlangens nach Verfahrensdokumentation.
Ein digitales Rechnungswesen ist, damit ein sachverständiger fremder Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Buchführung sowie die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage verschaffen kann, in hohem Masse erklärungsbedürftig. Das Archivprinzip „Aktenschrank“ nämlich funktioniert nicht mehr. Durch die Integration der Prozesse, durch Digitalisierung und Parallelisierung, verbunden mit den Prinzipien „Datensparsamkeit“ und „Singularität“ werden Dokumente digital vorgehalten. Schon 1995 wurden deshalb die Gundsätze ordnungsmässiger DV-gestützter Buchführungssysteme „GoBS“ formuliert. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen „GDPdU“ wurden 2002 veröffentlicht. Sie bekräftigten den schon in den GoBS enthaltenen Anspruch auf unveränderte Prüfbarkeit durch progressive und retrograde Prüfungspfade und Belegsichtung. Dieser Anspruch wird auch in der den GoBS nachfolgenden Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung berim Einatz von IT-Systemen „GoBIT“ (Veröffentlichung 2011?) aufrechterhalten. Die GoBIT werden dazu weiterentwickelte Definitionen enthalten und erstmalig das Gerüst einer Verfahrensdokumentation vorstellen. Denn nur eine Verfahrensdokumentation setzt den „sachverständigen Dritten“ überhaupt in die Lage, sich in angemessener Zeit den geforderten Überblick zu verschaffen. Alle drei Grundsätze erwarten eine ausgearbeitete Verfahrensdokumentation.
Eine Verfahrensdokumentation ist vor allem eine handelsrechtliche Anforderung. Die Geschäftsleitung eines Unternehmens schuldet den Unternehmenseignern eine ordnungsgemässe Leitung; dazu gehören Transparenz, Dauerhaftigkeit, Organisation der Unternehmensrechnung, internes Kontrollsystem u.v.m. Eine gepflegte VFD ist nützlich für die Geschäftsleitung, denn sie will anlässlich der Vorlage und Feststellung des Jahresabschlusses entlastet werden. Entlastung gibt es nur für berichtete Geschäftsvorfälle. Da nicht jeder einzelne Geschäftsvorfall berichtet werden kann, muss eine Dokumentation nachweisen, dass die Geschäftsleitung zu jeder Zeit Überblick über die Vermögungs-, Finanz- und Ertragslage haben konnte und danach Entscheidungen traf. Fehlt es daran, wirkt die Entlastung nur teilweise, nämlich insoweit, als sich der Entlastungsbeschluss am von der VFD gestützen Teil des vorgetragenen Jahresberichts ausrichtet. Was nicht darunter fällt, wurde nicht berichet und kann auch nicht entlastet werden.
Eine Verfahrensdokumentation ist auch sehr hilfreich im Falle einer Unternehmensveräusserung/ eines Unternehmenskaufs. Wie sonst soll der Interessent erkennen, mit welchem Organisationsgrad gearbeitet wurde und wie belastbar die ihm vorgelegten Jahresabschlusszahlen, betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Liquiditätssteuerungen etc. sind? Ist eine VFD vorhanden, verkürzt sich die Zeit des due diligence und die VFD wird sich auch positiv im Kaufpreis auswirken, denn sie beeinflusst den Unternehmenswert positiv, weil die Risikofaktoren des Unternehmens sich mindern.
Die GoBS verlangen als Inhalt der Verfahrensdokumentation
1. eine Anwenderdokumentation
2. eine technische Systemdokumentation
3. eine Betriebsdokumentation
4. ein internes Kontrollsystem im Sinne von einer Sammlung innebetrieblicher Steuerungsmassnahmen
Die GDPdU formulieren präzise Anforderugnen an den Umgang mit elektronischen Rechnungen und referenzieren auf die GoBS.
• Neben den maschinell auswertbaren elektronischen Daten des Rechnungswesens sind nun auch nicht elektronisch auswertbare Dokumente wie Verträge o.ä. zu verwalten.
• Im papiergebunden Rechnungswesen gab und gibt es Konventionen, die sich bei unterschiedlichen Unternehmen nicht voneinander unterscheiden. Die Organsiationsmittel sind dabei in allen Unternehmen gleich.
• in einer digitalisierten Unternehmensorganisation ergibt sich die Organisationsdividende vor allem aus der Parallelisierung von Vorgängen. Diese führt zu einer signifikanten Beschleunigung der Prozesse im Rechnungswesen und darüber zu einer höheren Verarbeitungsqualität der Daten. Die Auswertungen sind belastbarer. Allerdings ist die Organisation auch komplexer. Wer keine Detailkenntnisse über die Unternehmensorganisation hat, wird sich in einem solchen Rechnungswesen nicht in angemessener Zeit zurechtfinden, wenn er nicht eine Wissensvermittlung über das Gesamtsystem -in Form einer Verfahrensdokumentation- erhält.
Zur Nachvollziehbarkeit gehört auch die IT-Sicherheit und die Sicherheit der Archivierung. Die dazu genutzten Verfahren sind in der VFD zu beschreiben, damit die Brauchbarkeit der Verfahren nachgeprüft werden kann. Ohne IT-Sicherheit gibt es keine Revisionssicherheit.
Eine Verfahrensdokumentation ist ein in Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung vorzulegendes Dokument. Es muss Systemveränderungen mitbeschreiben und ist daher zu versionieren und versioniert aufzubewahren.
Der audit trail ging vom Beleg über die Buchung im Hauptbuch (amerikanisches Journal), das mit Hilfe von Nebenbüchern wie Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch, Kassenbuch etc. abgestimmt wurde. Aus der Addition der Kontenspalten im Journal wurden Kontensalden gebildet, die in die Hauptabschlussübersicht übertragen wurden. Die Abschlussbuchungen wurden in Papier belegt und danach in der Buchungsspalte der HAÜ gebucht. Aus den zeilenweisen Additionen der Kontensalden und der Abschlussbuchungen ergab sich die Hauptabschlussspalte, die dann zerlegt wurde in Bilanz (Aktiva - Passiva = Kapital) und Gewinn- und Verlustrechnung (Umsatz – Kosten = Ergebnis).
An diese Technik der Buchführung und Abschlusserstellung erinnert sich in den Unternehmen heute kaum noch jemand. Und doch liegt hier der Kern des Verlangens nach Verfahrensdokumentation.
Ein digitales Rechnungswesen ist, damit ein sachverständiger fremder Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Buchführung sowie die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage verschaffen kann, in hohem Masse erklärungsbedürftig. Das Archivprinzip „Aktenschrank“ nämlich funktioniert nicht mehr. Durch die Integration der Prozesse, durch Digitalisierung und Parallelisierung, verbunden mit den Prinzipien „Datensparsamkeit“ und „Singularität“ werden Dokumente digital vorgehalten. Schon 1995 wurden deshalb die Gundsätze ordnungsmässiger DV-gestützter Buchführungssysteme „GoBS“ formuliert. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen „GDPdU“ wurden 2002 veröffentlicht. Sie bekräftigten den schon in den GoBS enthaltenen Anspruch auf unveränderte Prüfbarkeit durch progressive und retrograde Prüfungspfade und Belegsichtung. Dieser Anspruch wird auch in der den GoBS nachfolgenden Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung berim Einatz von IT-Systemen „GoBIT“ (Veröffentlichung 2011?) aufrechterhalten. Die GoBIT werden dazu weiterentwickelte Definitionen enthalten und erstmalig das Gerüst einer Verfahrensdokumentation vorstellen. Denn nur eine Verfahrensdokumentation setzt den „sachverständigen Dritten“ überhaupt in die Lage, sich in angemessener Zeit den geforderten Überblick zu verschaffen. Alle drei Grundsätze erwarten eine ausgearbeitete Verfahrensdokumentation.
Eine Verfahrensdokumentation ist vor allem eine handelsrechtliche Anforderung. Die Geschäftsleitung eines Unternehmens schuldet den Unternehmenseignern eine ordnungsgemässe Leitung; dazu gehören Transparenz, Dauerhaftigkeit, Organisation der Unternehmensrechnung, internes Kontrollsystem u.v.m. Eine gepflegte VFD ist nützlich für die Geschäftsleitung, denn sie will anlässlich der Vorlage und Feststellung des Jahresabschlusses entlastet werden. Entlastung gibt es nur für berichtete Geschäftsvorfälle. Da nicht jeder einzelne Geschäftsvorfall berichtet werden kann, muss eine Dokumentation nachweisen, dass die Geschäftsleitung zu jeder Zeit Überblick über die Vermögungs-, Finanz- und Ertragslage haben konnte und danach Entscheidungen traf. Fehlt es daran, wirkt die Entlastung nur teilweise, nämlich insoweit, als sich der Entlastungsbeschluss am von der VFD gestützen Teil des vorgetragenen Jahresberichts ausrichtet. Was nicht darunter fällt, wurde nicht berichet und kann auch nicht entlastet werden.
Eine Verfahrensdokumentation ist auch sehr hilfreich im Falle einer Unternehmensveräusserung/ eines Unternehmenskaufs. Wie sonst soll der Interessent erkennen, mit welchem Organisationsgrad gearbeitet wurde und wie belastbar die ihm vorgelegten Jahresabschlusszahlen, betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Liquiditätssteuerungen etc. sind? Ist eine VFD vorhanden, verkürzt sich die Zeit des due diligence und die VFD wird sich auch positiv im Kaufpreis auswirken, denn sie beeinflusst den Unternehmenswert positiv, weil die Risikofaktoren des Unternehmens sich mindern.
Die GoBS verlangen als Inhalt der Verfahrensdokumentation
1. eine Anwenderdokumentation
2. eine technische Systemdokumentation
3. eine Betriebsdokumentation
4. ein internes Kontrollsystem im Sinne von einer Sammlung innebetrieblicher Steuerungsmassnahmen
Die GDPdU formulieren präzise Anforderugnen an den Umgang mit elektronischen Rechnungen und referenzieren auf die GoBS.
• Neben den maschinell auswertbaren elektronischen Daten des Rechnungswesens sind nun auch nicht elektronisch auswertbare Dokumente wie Verträge o.ä. zu verwalten.
• Im papiergebunden Rechnungswesen gab und gibt es Konventionen, die sich bei unterschiedlichen Unternehmen nicht voneinander unterscheiden. Die Organsiationsmittel sind dabei in allen Unternehmen gleich.
• in einer digitalisierten Unternehmensorganisation ergibt sich die Organisationsdividende vor allem aus der Parallelisierung von Vorgängen. Diese führt zu einer signifikanten Beschleunigung der Prozesse im Rechnungswesen und darüber zu einer höheren Verarbeitungsqualität der Daten. Die Auswertungen sind belastbarer. Allerdings ist die Organisation auch komplexer. Wer keine Detailkenntnisse über die Unternehmensorganisation hat, wird sich in einem solchen Rechnungswesen nicht in angemessener Zeit zurechtfinden, wenn er nicht eine Wissensvermittlung über das Gesamtsystem -in Form einer Verfahrensdokumentation- erhält.
Zur Nachvollziehbarkeit gehört auch die IT-Sicherheit und die Sicherheit der Archivierung. Die dazu genutzten Verfahren sind in der VFD zu beschreiben, damit die Brauchbarkeit der Verfahren nachgeprüft werden kann. Ohne IT-Sicherheit gibt es keine Revisionssicherheit.
Eine Verfahrensdokumentation ist ein in Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung vorzulegendes Dokument. Es muss Systemveränderungen mitbeschreiben und ist daher zu versionieren und versioniert aufzubewahren.
one-page-information zur elektronischen Rechnung, Infos zur elektronischen Signatur
Elektronische Rechnungsstellung ist hocheffizient und kostengünstig. Sie führt zu einer Bescheunigung der Abrechnungsprozesse beim Rechnungssteller und beim -empfänger. Die Digitalisierung bisher papiergebundener Unternehmensverwaltung erlaubt eine Parallelisierung von bisher nacheinander ausgeführten Einzelschritten. Die Verteilung digitaler Dokumente an die betroffenen, bearbeitenden, freigebenden Stellen kann vertaktet und vergleichzeitigt werden. Bisher einzeln erfolgende Bearbeitungsschritte werden ineinander verzahnt. Digitale Rechnungsdaten können in vor- und nachverarbeitende Systeme wie Rechnungswesen, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Bestellwesen, Rechnungsfreigabe etc. integriert werden.
Die handelsrechtlich und steuerlich verlangte Dokumentensicherheit, ausgedrückt in Identität des Rechnungsstellers und Authentizität des Rechnungsbelegs, wird in Deutschland mit der qualifizierten elektronischen Signatur hergestellt. Es handelt sich dabei um
• eine normierte Infrastruktur mit hoher Sicherheit (Signaturzertifikate von Trust Center, Signaturen nur mit Signaturkarte und sicherer Signaturerstellungseinheit)
• geringe Ausstattungsanforderungen (abhängig von der Menge der zu signierenden und zu verifizierenden Rechnungen, dem Integrationsgrad der Weiterverarbeitung, den Schulungskosten für die Mitarbeiter)
• ein eingeführtes Verfahren (eine verstärkte Nutzung bedarf nur noch der Wissensvermittlung bei kleinen und mittelgrossen Unternehmen)
Diese Massnahmen steigern die Effizienz der Unternehmensverwaltung und –steuerung. Gleichwohl ist der Betriebsaufwand solcher Lösungen auch für kleine Unternehmen überschaubar. Zertifikat mit SmartCard, sichere Signaturerstellungseinheit und eine einfache Signatur-Software reichen aus.
Der wirtschaftliche Gehalt der elektronischen Rechnung steckt in der „Organisations-Dividende“ aus der Verzahnung der einzelnen Abrechnungsprozesse eim Rechnungssteller und –empfänger. „ibi-research 2009“ der Uni Regensburg kommt auf Kosteneinsparungen von bis zu 50% „all-in“ gegenüber herkömmlichen Abrechnungen.
Gerade jetzt, da die elektronische Rechnung ihren Weg zum Erfolg auch in kleinen und mittelgrossen Unternehmen antritt, gibt es Störsignale aus Brüssel. Ursache ist die geplante Änderung der Mehrwertsteuer-System-Richtlinie 2006/112 EG. Nach dem Willen der EU sollen Rechnungen und elektronische Belege auch ohne technische Dokumentensicherheit (Signaturen) versendet werden können. Statt der Dokumentensicherheit wünscht man nun Prozesssicherheit. Mit dem Argument der Gleichbehandlung von Paperrechnungen zu elektronischen Rechnungen sollen allein die beteiligten Partner mit ihren IT-Systemen und ihrer jeweiligen Prozessorganisation für die Sicherheit der ausgetauschten Dokumente verantwortlich sein. Diese Änderung soll Prozesskosteneinsparungen und Vereinfachungen ermöglichen.
Die Folgen dieser Änderung wären beträchtlich:
• zur Herstellung der Prozsssicherheit gehören ein internes Kontrollsystem und ausgearbeitete, wohldurchdachte Prozesse im Rechnungswesen
• die Unternehmen gehen ein hohes Risiko bei der Herstellung der Prozesssicherheit ein. Sie müssen betriebsinterne Steuerungsregeln, die sie so bisher nicht kannten, einführen, dokumentieren, pflegen und versionieren. Erweiterte Sicherheitsprüfungen in Unternehmen wären die Folge.
Und erst wenn Wirtschaftsprüfer oder steuerliche Betriebsprüfung einige Zeit später diese individuellen Regelwerke anerkennen, gibt es Rechtssicherheit. In der Zeit dazwischen gibt es eine Lücke der Ungewissheit. Die Rechtssicherheit ist auch geringer als bisher, denn ein qualifiziert elektronisch signiertes Dokument ist ein Anscheinsbeweis. Ein prozesssicheres Dokument ist dagegen nur ein Objekt der freien richterlichen Beweiswürdigung.
• Es kommt zu einer Lücke zwischen Umsatzsteuerrecht, das dann irgendwann einmal qualifizierte Signaturen nicht mehr vorschreibt und Aufbewahrungsvorschriften, die sich gerade nicht an der MwStSysRL ausrichten und für die in Deutschland nach wie vor Signaturregeln bestimmend sind.
• Die Finanzverwaltung fürchtet neue Betrugsmöglichkeiten und arbeitet daher schon an neuen Techniken der Betriebsprüfung. Sie könnte die Regeln für den elektronischen Rechnungsversand verschärfen, wenn die Dokumente als Belege anerkannt werden und zum Vorsteuer-Abzug berechtigen sollen.
Es ist allerdings zunächst einmal Entwarnung angesagt. Zum Einen wurde die für den 24. April 2010 terminierte Abstimmung über die Änderung der MwStSysRL soeben –auf unbestimmte Zeit?- verschoben; zum Anderen gelten die bestehenden Signaturregeln mindestens bis zum 31.12.2012, da die geplante Umsetzung in nationales Recht erst zum 01.01.2013 erfolgen soll. Und Drittens wird die qualifizierte elektronische Signatur als anerkanntes Mittel der Dokumentensicherheit erhalten bleiben. Sie gilt weiterhin. Eine Änderung der MwStSysRl würde daran nichts ändern. Die qualifizierte elektronische Signatur darf nur nicht mehr zwingend als Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug vorgeschrieben werden. Sie träte dann gleichberechtigt neben die anderen, prozesssichernden Verfahren, die der EU vorschweben.
Die handelsrechtlich und steuerlich verlangte Dokumentensicherheit, ausgedrückt in Identität des Rechnungsstellers und Authentizität des Rechnungsbelegs, wird in Deutschland mit der qualifizierten elektronischen Signatur hergestellt. Es handelt sich dabei um
• eine normierte Infrastruktur mit hoher Sicherheit (Signaturzertifikate von Trust Center, Signaturen nur mit Signaturkarte und sicherer Signaturerstellungseinheit)
• geringe Ausstattungsanforderungen (abhängig von der Menge der zu signierenden und zu verifizierenden Rechnungen, dem Integrationsgrad der Weiterverarbeitung, den Schulungskosten für die Mitarbeiter)
• ein eingeführtes Verfahren (eine verstärkte Nutzung bedarf nur noch der Wissensvermittlung bei kleinen und mittelgrossen Unternehmen)
Diese Massnahmen steigern die Effizienz der Unternehmensverwaltung und –steuerung. Gleichwohl ist der Betriebsaufwand solcher Lösungen auch für kleine Unternehmen überschaubar. Zertifikat mit SmartCard, sichere Signaturerstellungseinheit und eine einfache Signatur-Software reichen aus.
Der wirtschaftliche Gehalt der elektronischen Rechnung steckt in der „Organisations-Dividende“ aus der Verzahnung der einzelnen Abrechnungsprozesse eim Rechnungssteller und –empfänger. „ibi-research 2009“ der Uni Regensburg kommt auf Kosteneinsparungen von bis zu 50% „all-in“ gegenüber herkömmlichen Abrechnungen.
Gerade jetzt, da die elektronische Rechnung ihren Weg zum Erfolg auch in kleinen und mittelgrossen Unternehmen antritt, gibt es Störsignale aus Brüssel. Ursache ist die geplante Änderung der Mehrwertsteuer-System-Richtlinie 2006/112 EG. Nach dem Willen der EU sollen Rechnungen und elektronische Belege auch ohne technische Dokumentensicherheit (Signaturen) versendet werden können. Statt der Dokumentensicherheit wünscht man nun Prozesssicherheit. Mit dem Argument der Gleichbehandlung von Paperrechnungen zu elektronischen Rechnungen sollen allein die beteiligten Partner mit ihren IT-Systemen und ihrer jeweiligen Prozessorganisation für die Sicherheit der ausgetauschten Dokumente verantwortlich sein. Diese Änderung soll Prozesskosteneinsparungen und Vereinfachungen ermöglichen.
Die Folgen dieser Änderung wären beträchtlich:
• zur Herstellung der Prozsssicherheit gehören ein internes Kontrollsystem und ausgearbeitete, wohldurchdachte Prozesse im Rechnungswesen
• die Unternehmen gehen ein hohes Risiko bei der Herstellung der Prozesssicherheit ein. Sie müssen betriebsinterne Steuerungsregeln, die sie so bisher nicht kannten, einführen, dokumentieren, pflegen und versionieren. Erweiterte Sicherheitsprüfungen in Unternehmen wären die Folge.
Und erst wenn Wirtschaftsprüfer oder steuerliche Betriebsprüfung einige Zeit später diese individuellen Regelwerke anerkennen, gibt es Rechtssicherheit. In der Zeit dazwischen gibt es eine Lücke der Ungewissheit. Die Rechtssicherheit ist auch geringer als bisher, denn ein qualifiziert elektronisch signiertes Dokument ist ein Anscheinsbeweis. Ein prozesssicheres Dokument ist dagegen nur ein Objekt der freien richterlichen Beweiswürdigung.
• Es kommt zu einer Lücke zwischen Umsatzsteuerrecht, das dann irgendwann einmal qualifizierte Signaturen nicht mehr vorschreibt und Aufbewahrungsvorschriften, die sich gerade nicht an der MwStSysRL ausrichten und für die in Deutschland nach wie vor Signaturregeln bestimmend sind.
• Die Finanzverwaltung fürchtet neue Betrugsmöglichkeiten und arbeitet daher schon an neuen Techniken der Betriebsprüfung. Sie könnte die Regeln für den elektronischen Rechnungsversand verschärfen, wenn die Dokumente als Belege anerkannt werden und zum Vorsteuer-Abzug berechtigen sollen.
Es ist allerdings zunächst einmal Entwarnung angesagt. Zum Einen wurde die für den 24. April 2010 terminierte Abstimmung über die Änderung der MwStSysRL soeben –auf unbestimmte Zeit?- verschoben; zum Anderen gelten die bestehenden Signaturregeln mindestens bis zum 31.12.2012, da die geplante Umsetzung in nationales Recht erst zum 01.01.2013 erfolgen soll. Und Drittens wird die qualifizierte elektronische Signatur als anerkanntes Mittel der Dokumentensicherheit erhalten bleiben. Sie gilt weiterhin. Eine Änderung der MwStSysRl würde daran nichts ändern. Die qualifizierte elektronische Signatur darf nur nicht mehr zwingend als Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug vorgeschrieben werden. Sie träte dann gleichberechtigt neben die anderen, prozesssichernden Verfahren, die der EU vorschweben.
one-page-information zum Fortfall der Sammelrechnung im EDI-Verfahren, deutsch und englisch
One-page-informationone-page-information Fortfall der Sammelrechnung in EDI ab 01.01.2009
Ursache: Änderung § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG; Sammelrechnung aus Gesetzestext entfernt
Wirkung: Sammelrechnung in EDI gibt es nicht mehr; Integrität und Authentizität der Rechnung sind jetzt in einem nachprüfbaren Verfahren sicherzustellen: die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt diese Anforderung
Begründung: Forderung der Wirtschaftsverbände nach Verwaltungs- und Steuervereinfachung; Gesetzgeber kommt den Forderungen nach. Aber: Aufgrund der bisherigen zentralen Kontrollfunktion der Sammelrechnung im EDI würde durch ersatzlose Entfernung -ohne Alternative und ohne zusätzliche Massnahmen- die handelsrechtliche Ordnungsmässigkeit und die steuerliche Konformität beeinträchtigt. In vielen Fällen geriete auch der Vorsteuerabzug in Gefahr.
Handlungsbedarf: Daher Anpassung der Rechnungsstellungs- und –prüfungsprozesse erforderlich; EDI sieht nicht zwingend ein Signaturverfahren vor. Die Herstellung von Beweiswert und Vertrauen in den Beleg ist vom Gesetzgeber bewusst nicht vorgegeben. Jedes Verfahren, das Integrität und Authentizität beweist, ist zulässig. Die Anreicherung der bisherigen „Teil-Rechnungen“ mit vorgegebenen Stammdaten und qualifizierter elektronischer Signatur ist ausreichend. Mit Einschaltung eines qualifizierten Providers, der die Rechtskonformität garantiert und bei Rechtsänderungen automatisch für update sorgt , ist diese Arbeit wegdelegiert. Unternehmen, die das lieber selbst erledigen wollen, benötigen zum Nachweis der Belegsicherheit
1. EANCOM-Vereinbarung
2. interchange agreement; Vereinbarung Rechnungsdatenaustausch mit Geschäftspartner und durch
3. Verfahrensdokumentation, die auch nach Grundsätzen der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gefordert wird.
Weitere Nachweise können in Betriebsprüfung erhoben werden durch Prozessbetrachtung. Verlangt wird dokumentenbezogene Sicherheit.
Alle bisherigen „Teil-Rechnungen“ werden zu „Vollrechnungen“. Sie bedürfen zur Erlangung von Vorsteuer-Abzug daher der Pflichtbestandteile des § 14 Abs. 4 UStG
• Namen und Anschriften Leistender und Leistungsempfänger (*)
• Steuernummer oder USt-ID-Nummer des Leistenden (*)
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung; Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Leistung; bei Vorschussanforderung Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn abweichend von Ausstalltungsdatum Vorausrechnung
• Aufschlüsselung Entgelt nach Steuersätzen, ggf. Angabe der Begründung Steuerbefreiung
• Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag daraus
• In Fällen § 14 b UStG Hinweis auf Aufbewahrungspflicht
(*): Daten lassen sich aus Stammdatenbank anreichern
Für die bisher als Teilrechnungen erstellten (jetzt: Voll-) Rechnungen müssen Visualisierungsmöglichkeiten in den Systemen aktiviert oder geschaffen werden. PDF/A ist möglich und erleichtert Archivierung. Archiv-Volumen erhöht sich durch Erhöhung Rechnungsanzahl und Archivierung von Daten PLUS PDF/A.
Verfahrensdokumentation ist anzupassen; die Anpassungen sind zu historisieren.
Betroffene Prozesse; Übersicht, nicht vollzählig:
• Rechnungssteller
o Rechnungserzeugung; Herstellung und Sicherung von Identität und Authentizität
Rechnungserzeugung
Integration von Metadaten
Visus der Einzelrechnung
Archvierung
o Rechnungsempfänger
Visus der Einzelrechnung
Übersetzen Metadaten in Zielformat
Archivierung
Rechnungsverarbeitung
Ausweg: aus Teilrechnungen werden Vollrechnungen, die werden qualifiziert elektronisch signiert, alle anderen Prozesse werden beibehalten
__________________________________________________________________________
One-page-information – Elimination of collective bill from January 1st 2009in Germany
Causa: Change § 14 paragraph 3 Nr. 2 UStG, Terminus “collective bill” eliminated from text of law
Effect; from view of legislative in EDI there is no longer any collective bill; integrity & authenticity of document shall be proofed in other verifiable procedures; qualified electronic signature meets theese requirements
Reason: triggered by business associations and concerning tax simplification, legislators follows proposals. As collective bill was central control function in the records when using EDI there has to be a substitute to ensure trade regularity and tax conformity. Otherwise the commercial and tax compliance might come in risk. In many cases, the tax deduction would be compromised
Action: adjustment of billing and auditing processes required. EDI does not necessarily provide a signature scheme. Proof of probative value and confidence into documents content is not deliberately set by the legislature..Any scheme giving integrity & authenticity to the documents content -seen from view of law- is permitted. Enrichment from previous “partial bills” with qualified electronic signature will do. Involvement of a provider like OB10 who guarantees the legal & tax compliance actual and offers automatic updates in future will delegete this task off-customers-staff. Companies who will do this in their own responsibility need for this
1. EANCOM-Agreement
2. Interchange agreement, for any partner dealing invoice data with
3. Regulatory publication, which is required by german law, too (GDPdU)
Other requests on proof of scheme or on proof of integrity & authenticity can be done by the german fiscal authorities. Required is document-driven security.
All further “partial bills” grow to “bills”. For tax deduction they need “components required by law” as
• Name and adress of customer (*)
• Tax Number or VAT-Number of biller(*)
• Date of bill
• Current bill number
• Quantity and type of delivery
• Date of delivery
• Data of receipt on request for advance payment, if different from pro forma invoice
• Information on tax rates, if so: specifying reasons for exemption
• Tax rate and amount of taxation
• In case of § 14 UStG, evidence of retention requirement
(*) enrichment from database is permitted
“Grow to bills” means possibility of retrieval in data base and archiv for fiscal authorities by viewer in records systems. PDF/A is permitted, enlightens archiving. Volume of archives will grow significant by archiving PDF/A-document as well as system-induced dataset.
Regularity publication has to be adjusted including history of adjustment, affected processes are (not complete!)
• Biller
o Billing, process of giving integrity & authenticity to documents content
Billing process
Integration of data bases including meta-dates
Visus of any single bill
Archiving
o Invoice recepient
Visus of any single bill
Transformation of meta-dates to meta-dates in target
Archiving
Operating processes on invoicing
Exit: Grow further “partial bills” to regular bills, sign qualified electronically; keep all other procedures unchanged
Ursache: Änderung § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG; Sammelrechnung aus Gesetzestext entfernt
Wirkung: Sammelrechnung in EDI gibt es nicht mehr; Integrität und Authentizität der Rechnung sind jetzt in einem nachprüfbaren Verfahren sicherzustellen: die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt diese Anforderung
Begründung: Forderung der Wirtschaftsverbände nach Verwaltungs- und Steuervereinfachung; Gesetzgeber kommt den Forderungen nach. Aber: Aufgrund der bisherigen zentralen Kontrollfunktion der Sammelrechnung im EDI würde durch ersatzlose Entfernung -ohne Alternative und ohne zusätzliche Massnahmen- die handelsrechtliche Ordnungsmässigkeit und die steuerliche Konformität beeinträchtigt. In vielen Fällen geriete auch der Vorsteuerabzug in Gefahr.
Handlungsbedarf: Daher Anpassung der Rechnungsstellungs- und –prüfungsprozesse erforderlich; EDI sieht nicht zwingend ein Signaturverfahren vor. Die Herstellung von Beweiswert und Vertrauen in den Beleg ist vom Gesetzgeber bewusst nicht vorgegeben. Jedes Verfahren, das Integrität und Authentizität beweist, ist zulässig. Die Anreicherung der bisherigen „Teil-Rechnungen“ mit vorgegebenen Stammdaten und qualifizierter elektronischer Signatur ist ausreichend. Mit Einschaltung eines qualifizierten Providers, der die Rechtskonformität garantiert und bei Rechtsänderungen automatisch für update sorgt , ist diese Arbeit wegdelegiert. Unternehmen, die das lieber selbst erledigen wollen, benötigen zum Nachweis der Belegsicherheit
1. EANCOM-Vereinbarung
2. interchange agreement; Vereinbarung Rechnungsdatenaustausch mit Geschäftspartner und durch
3. Verfahrensdokumentation, die auch nach Grundsätzen der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gefordert wird.
Weitere Nachweise können in Betriebsprüfung erhoben werden durch Prozessbetrachtung. Verlangt wird dokumentenbezogene Sicherheit.
Alle bisherigen „Teil-Rechnungen“ werden zu „Vollrechnungen“. Sie bedürfen zur Erlangung von Vorsteuer-Abzug daher der Pflichtbestandteile des § 14 Abs. 4 UStG
• Namen und Anschriften Leistender und Leistungsempfänger (*)
• Steuernummer oder USt-ID-Nummer des Leistenden (*)
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung; Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Leistung; bei Vorschussanforderung Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn abweichend von Ausstalltungsdatum Vorausrechnung
• Aufschlüsselung Entgelt nach Steuersätzen, ggf. Angabe der Begründung Steuerbefreiung
• Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag daraus
• In Fällen § 14 b UStG Hinweis auf Aufbewahrungspflicht
(*): Daten lassen sich aus Stammdatenbank anreichern
Für die bisher als Teilrechnungen erstellten (jetzt: Voll-) Rechnungen müssen Visualisierungsmöglichkeiten in den Systemen aktiviert oder geschaffen werden. PDF/A ist möglich und erleichtert Archivierung. Archiv-Volumen erhöht sich durch Erhöhung Rechnungsanzahl und Archivierung von Daten PLUS PDF/A.
Verfahrensdokumentation ist anzupassen; die Anpassungen sind zu historisieren.
Betroffene Prozesse; Übersicht, nicht vollzählig:
• Rechnungssteller
o Rechnungserzeugung; Herstellung und Sicherung von Identität und Authentizität
Rechnungserzeugung
Integration von Metadaten
Visus der Einzelrechnung
Archvierung
o Rechnungsempfänger
Visus der Einzelrechnung
Übersetzen Metadaten in Zielformat
Archivierung
Rechnungsverarbeitung
Ausweg: aus Teilrechnungen werden Vollrechnungen, die werden qualifiziert elektronisch signiert, alle anderen Prozesse werden beibehalten
__________________________________________________________________________
One-page-information – Elimination of collective bill from January 1st 2009in Germany
Causa: Change § 14 paragraph 3 Nr. 2 UStG, Terminus “collective bill” eliminated from text of law
Effect; from view of legislative in EDI there is no longer any collective bill; integrity & authenticity of document shall be proofed in other verifiable procedures; qualified electronic signature meets theese requirements
Reason: triggered by business associations and concerning tax simplification, legislators follows proposals. As collective bill was central control function in the records when using EDI there has to be a substitute to ensure trade regularity and tax conformity. Otherwise the commercial and tax compliance might come in risk. In many cases, the tax deduction would be compromised
Action: adjustment of billing and auditing processes required. EDI does not necessarily provide a signature scheme. Proof of probative value and confidence into documents content is not deliberately set by the legislature..Any scheme giving integrity & authenticity to the documents content -seen from view of law- is permitted. Enrichment from previous “partial bills” with qualified electronic signature will do. Involvement of a provider like OB10 who guarantees the legal & tax compliance actual and offers automatic updates in future will delegete this task off-customers-staff. Companies who will do this in their own responsibility need for this
1. EANCOM-Agreement
2. Interchange agreement, for any partner dealing invoice data with
3. Regulatory publication, which is required by german law, too (GDPdU)
Other requests on proof of scheme or on proof of integrity & authenticity can be done by the german fiscal authorities. Required is document-driven security.
All further “partial bills” grow to “bills”. For tax deduction they need “components required by law” as
• Name and adress of customer (*)
• Tax Number or VAT-Number of biller(*)
• Date of bill
• Current bill number
• Quantity and type of delivery
• Date of delivery
• Data of receipt on request for advance payment, if different from pro forma invoice
• Information on tax rates, if so: specifying reasons for exemption
• Tax rate and amount of taxation
• In case of § 14 UStG, evidence of retention requirement
(*) enrichment from database is permitted
“Grow to bills” means possibility of retrieval in data base and archiv for fiscal authorities by viewer in records systems. PDF/A is permitted, enlightens archiving. Volume of archives will grow significant by archiving PDF/A-document as well as system-induced dataset.
Regularity publication has to be adjusted including history of adjustment, affected processes are (not complete!)
• Biller
o Billing, process of giving integrity & authenticity to documents content
Billing process
Integration of data bases including meta-dates
Visus of any single bill
Archiving
o Invoice recepient
Visus of any single bill
Transformation of meta-dates to meta-dates in target
Archiving
Operating processes on invoicing
Exit: Grow further “partial bills” to regular bills, sign qualified electronically; keep all other procedures unchanged
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