one-page-information zum Fortfall der Sammelrechnung im EDI-Verfahren, deutsch und englisch

One-page-informationone-page-information Fortfall der Sammelrechnung in EDI ab 01.01.2009

Ursache: Änderung § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG; Sammelrechnung aus Gesetzestext entfernt
Wirkung: Sammelrechnung in EDI gibt es nicht mehr; Integrität und Authentizität der Rechnung sind jetzt in einem nachprüfbaren Verfahren sicherzustellen: die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt diese Anforderung
Begründung: Forderung der Wirtschaftsverbände nach Verwaltungs- und Steuervereinfachung; Gesetzgeber kommt den Forderungen nach. Aber: Aufgrund der bisherigen zentralen Kontrollfunktion der Sammelrechnung im EDI würde durch ersatzlose Entfernung -ohne Alternative und ohne zusätzliche Massnahmen- die handelsrechtliche Ordnungsmässigkeit und die steuerliche Konformität beeinträchtigt. In vielen Fällen geriete auch der Vorsteuerabzug in Gefahr.

Handlungsbedarf: Daher Anpassung der Rechnungsstellungs- und –prüfungsprozesse erforderlich; EDI sieht nicht zwingend ein Signaturverfahren vor. Die Herstellung von Beweiswert und Vertrauen in den Beleg ist vom Gesetzgeber bewusst nicht vorgegeben. Jedes Verfahren, das Integrität und Authentizität beweist, ist zulässig. Die Anreicherung der bisherigen „Teil-Rechnungen“ mit vorgegebenen Stammdaten und qualifizierter elektronischer Signatur ist ausreichend. Mit Einschaltung eines qualifizierten Providers, der die Rechtskonformität garantiert und bei Rechtsänderungen automatisch für update sorgt , ist diese Arbeit wegdelegiert. Unternehmen, die das lieber selbst erledigen wollen, benötigen zum Nachweis der Belegsicherheit

1. EANCOM-Vereinbarung
2. interchange agreement; Vereinbarung Rechnungsdatenaustausch mit Geschäftspartner und durch
3. Verfahrensdokumentation, die auch nach Grundsätzen der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gefordert wird.
Weitere Nachweise können in Betriebsprüfung erhoben werden durch Prozessbetrachtung. Verlangt wird dokumentenbezogene Sicherheit.

Alle bisherigen „Teil-Rechnungen“ werden zu „Vollrechnungen“. Sie bedürfen zur Erlangung von Vorsteuer-Abzug daher der Pflichtbestandteile des § 14 Abs. 4 UStG
• Namen und Anschriften Leistender und Leistungsempfänger (*)
• Steuernummer oder USt-ID-Nummer des Leistenden (*)
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung; Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Leistung; bei Vorschussanforderung Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn abweichend von Ausstalltungsdatum Vorausrechnung
• Aufschlüsselung Entgelt nach Steuersätzen, ggf. Angabe der Begründung Steuerbefreiung
• Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag daraus
• In Fällen § 14 b UStG Hinweis auf Aufbewahrungspflicht
(*): Daten lassen sich aus Stammdatenbank anreichern

Für die bisher als Teilrechnungen erstellten (jetzt: Voll-) Rechnungen müssen Visualisierungsmöglichkeiten in den Systemen aktiviert oder geschaffen werden. PDF/A ist möglich und erleichtert Archivierung. Archiv-Volumen erhöht sich durch Erhöhung Rechnungsanzahl und Archivierung von Daten PLUS PDF/A.

Verfahrensdokumentation ist anzupassen; die Anpassungen sind zu historisieren.
Betroffene Prozesse; Übersicht, nicht vollzählig:
• Rechnungssteller
o Rechnungserzeugung; Herstellung und Sicherung von Identität und Authentizität
 Rechnungserzeugung
 Integration von Metadaten
 Visus der Einzelrechnung
 Archvierung
o Rechnungsempfänger
 Visus der Einzelrechnung
 Übersetzen Metadaten in Zielformat
 Archivierung
 Rechnungsverarbeitung

Ausweg: aus Teilrechnungen werden Vollrechnungen, die werden qualifiziert elektronisch signiert, alle anderen Prozesse werden beibehalten

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One-page-information – Elimination of collective bill from January 1st 2009in Germany
Causa: Change § 14 paragraph 3 Nr. 2 UStG, Terminus “collective bill” eliminated from text of law

Effect; from view of legislative in EDI there is no longer any collective bill; integrity & authenticity of document shall be proofed in other verifiable procedures; qualified electronic signature meets theese requirements

Reason: triggered by business associations and concerning tax simplification, legislators follows proposals. As collective bill was central control function in the records when using EDI there has to be a substitute to ensure trade regularity and tax conformity. Otherwise the commercial and tax compliance might come in risk. In many cases, the tax deduction would be compromised

Action: adjustment of billing and auditing processes required. EDI does not necessarily provide a signature scheme. Proof of probative value and confidence into documents content is not deliberately set by the legislature..Any scheme giving integrity & authenticity to the documents content -seen from view of law- is permitted. Enrichment from previous “partial bills” with qualified electronic signature will do. Involvement of a provider like OB10 who guarantees the legal & tax compliance actual and offers automatic updates in future will delegete this task off-customers-staff. Companies who will do this in their own responsibility need for this

1. EANCOM-Agreement
2. Interchange agreement, for any partner dealing invoice data with
3. Regulatory publication, which is required by german law, too (GDPdU)
Other requests on proof of scheme or on proof of integrity & authenticity can be done by the german fiscal authorities. Required is document-driven security.

All further “partial bills” grow to “bills”. For tax deduction they need “components required by law” as
• Name and adress of customer (*)
• Tax Number or VAT-Number of biller(*)
• Date of bill
• Current bill number
• Quantity and type of delivery
• Date of delivery
• Data of receipt on request for advance payment, if different from pro forma invoice
• Information on tax rates, if so: specifying reasons for exemption
• Tax rate and amount of taxation
• In case of § 14 UStG, evidence of retention requirement
(*) enrichment from database is permitted

“Grow to bills” means possibility of retrieval in data base and archiv for fiscal authorities by viewer in records systems. PDF/A is permitted, enlightens archiving. Volume of archives will grow significant by archiving PDF/A-document as well as system-induced dataset.

Regularity publication has to be adjusted including history of adjustment, affected processes are (not complete!)
• Biller
o Billing, process of giving integrity & authenticity to documents content
 Billing process
 Integration of data bases including meta-dates
 Visus of any single bill
 Archiving
o Invoice recepient
 Visus of any single bill
 Transformation of meta-dates to meta-dates in target
 Archiving
 Operating processes on invoicing

Exit: Grow further “partial bills” to regular bills, sign qualified electronically; keep all other procedures unchanged