Zur Beratungsaufgabe von StB und WP in der Verfahrensdokumentation

7. Zunahme der Prüfungen

7.1. Beratungsbedarf

Steuerliche Betriebsprüfungen nach GdPDU werden zunehmen. Eine Aufgabe des Steuerberaters ist dabei die Beratung zur Erlangung einer „GdPDU-Fitness“ seiner Mandanten. Dass es derzeit nur wenige Prüfungsanordnungen gibt, die einen digitalen Datenzugriff ankündigen, liegt an der Zurückhaltung der Betriebsprüfungsdienste der Landesfinanzverwaltungen. Da die Prüfer aber inzwischen flächendeckend und ausreichend mit hard- und software ausgestattet sind, da auch die Schulungen inzwischen wenigstens die grundsätzliche Ausbildung mit Prüfprogrammen erledigt haben und da auch die Prüfroutinen zwischenzeitlich in die Prüfsoftware eingearbeitet wurden, wird die Anzahl der digitalen Prüfungen zunehmen.

Aktuelle Studien besagen, dass derzeit 5% der Unternehmen in Deutschland sich mit Fragen der GdPDU in der Betriebsprüfung befasst haben. Diese Unternehmen dürften eher im Bereich der Gross-Unternehmen zu finden sein. Das heisst: die klassische Klientel der steuerberatenden Berufe bietet ein weites Feld der Beratung und wird bald mit entsprechender Nachfrage auf den Markt treten.

Die im Rahmen einer GdPDU-Prüfung zu lösenden Aufgaben fordern zunächst einmal die Lösungsbereitschaft der Beteiligten. Es ist gerade nicht damit getan, Archiv-CDs abzurufen. In dem Masse, in dem Unternehmen Daten originär digital erzeugen, müssen viele verschiedene Probleme gelöst werden. Die Verwaltung des Unternehmens ist dauernd neu zu überdenken und bei Änderungen in der IT gibt es jetzt auch Dokumentationspflichten, die der Steuerprüfer einfordert. Die mit der gesetzlichen Vorgabe nach langzeitiger Verfügbarkeit über 10 Jahre bei gleichzeitiger maschineller Auswertbarkeit einhergehenden Anforderungen an die IT stellen eine echte Herausforderung dar, vor allem für mittlere bis kleine Unternehmen. Neben der Bereitstellung von Speicherplatz und regelmässigen Bestandstests zur Sicherstellung der Haltbarkeit und Lesbarkeit der Daten sind viele andere Themen auch zu bedenken. Als Beispiel sei nur die Migration von Datenbeständen genannt.

7.2. Beratung zur Gestaltung der IT ist betriebswirtschaftliche Beratung

Der Steuerberater kann seinem Mandanten wertvollen Rat erteilen, wenn er sich in dieses Sachgebiet einarbeitet und sich nicht dazu verleiten lässt, jedes Einzelproblem nur aus der Sicht der Finanzbuchhaltung oder nur aus der Sicht der Datenverarbeitung zu betrachten. Gerade seine Expertise in allen Fragen der betriebswirtschaftlichen Gestaltung von Unternehmen und im Management von Informationstechnik aus der Sicht des Praktikers ist doch bei den Mandanten gefragt. Natürlich ist die einfachste Anforderung einer Betriebsprüfung die nach Datenträgerüberlassung von Buchführungsdaten. Aber daneben sind auch solche Fragen zu beraten wie die einer effizienten, das Mandantenunternehmen wenig belastenden Datentrennung von „steuerlich relevanten“ und „anderen“ Daten. Die Organisation von Betriebsgeheimnissen gehört ebenso hierher wie die Organisation der Einhaltung von Regeln zum Datenschutz. Die vielen Subsysteme einer Buchführung wie Warenwirtschaftssystem, Rechnungsschreibung, Material- und Zeitverwaltung u.a. müssen zum Erreichen einer GdPDU-Fitness in ihrem Zusammenspiel neu organisiert werden, solche Daten wie Planung, interne Revision, Management-Informationssysteme und andere, die den Betriebsprüfer nichts angehen, weil sein Prüfungsauftrag sie nicht erfasst, müssen von Prüfungshandlungen fern gehalten werden. . Änderungen an der IT-Landschaft müssen dabei beachtet werden. Der Prüfer braucht im Falle von direktem oder indirektem Datenzugriff einen organisierten Prüfer-Arbeitsplatz und er braucht eine Einweisung. Unschwer zu erkennen: Das ist sehr beratungsintensiv. Und genauso beratungsintensiv ist die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung. Es ist schon ausgeführt worden, dass diese Dokumentation nicht nur für die Betriebsprüfung geschrieben werden sollte. Das wäre einfach zu aufwendig, denn das Unternehmen profitiert von den Möglichkeiten einer Verfahrensbeschreibung und von der damit bewirkten Verbesserung der Unternehmensverwaltung deutlich mehr als die Betriebsprüfung.

7.3. besondere Beratungsfelder

Die Organisation der effizienten Analyse von Massendaten muss irgendwo im Unternehmen dokumentiert sein, damit die Mitarbeiter wissen, wer es macht und wie es geht. Diese Organisation ist Voraussetzung für das Einlesen und Zuordnen der Daten, mit denen sich dann in kürzester Zeit Auffälligkeiten der unterschiedlichsten Art entdecken lassen. Die haben keineswegs immer steuerliche Relevanz, führen aber oft zu einer Verschlankung der Verwaltung im Unternehmen.

Die Kassenminus-Prüfung gehört zum Standard moderner Buchhaltungsprogramme. Die Altersstruktur und die Reichweite des Waren- und Erzeugnislagers stets aktuell zu erhalten, ist da schon ein wichtigeres Steuerungsinstrument. Neben der Betriebswirtschaft liefert es auch noch die Begründung für die Vornahme von Teilwertabschreibungen wegen langer Lagerdauer. Zudem lassen sich so Inventuren in kürzester Zeit auch unterjährig durchführen.

Lückenanalysen in Bereich der Rechnungs- und Lieferbeleg-Nummern sichern die Vollständigkeit der erfassten Belege und verhindern Doppelvergaben.

Die Überprüfung von Kontodaten im Bereich der Kunden, der Lieferanten und der eigenen Mitarbeiter sichert den Zahlungsverkehr effektiv ab. Insbesondere zeigt es an, dass zB keine Beschäftigungsverhältnisse aufgeteilt wurden, um unter Gleitzonen- oder Geringverdienergrenzen zu gelangen. Diese Frage wäre dann in der Betriebsprüfung schon von vornherein erledigt.

Die Überprüfung von Verrechnungspreisen an verbundene Unternehmen wird in Zeiten der zunehmenden Verflechtung auch kleinerer Unternehmen sehr wichtig. Eine Überprüfung durch eine Artikel-Datei kann sehr effizient durchgeführt werden.

7.4. Beratungsposition der Berater

Der Steuerberater ist, dies zeigen alle einschlägigen Untersuchungen, „der“ Berater seiner Mandanten. Sein Rat ist in vielen Bereichen der Unternehmensführung gefragt. Die Mandanten sehen ihn in der Pflicht, eine Beratung zur Vorbereitung und Gestaltung eines modernen Rechnungswesens anzubieten. Das soll vor allem die Möglichkeiten der IT, ihre Effizienz und ihre Sparpotentiale ausnutzen. Das es daneben auch noch die Pflichtprüfung des Wirtschaftsprüfers oder in mittleren und kleinen Unternehmen die Arbeit des Betriebsprüfers beschleunigt, ist Nebeneffekt.

Der Steuerberater ist vor allem in der Beantwortung der Frage nach „steuerlich relevanten Daten“ herausgefordert. Auch die Erstellung von Datenträgern zur Überlassung an Prüfer könnte seine Aufgabe sein. Vor allem aber ist er Ratgeber bei der Organisation des Rechnungswesens und des Unternehmensarchivs. Und wer ausser dem Unternehmen und seinem Steuerberater könnte die Aufgabe nach einer fachlich durchdachten Verfahrensbeschreibung sonst erfüllen.

7.4.1. Prüfungs-Simulation durch Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer?

Natürlich könnte man auf die Idee kommen, eine digitale Selbstprüfung als „vorweggenommene Betriebsprüfung“ durchzuführen. So könnten kritische Prüffelder aufgespürt und bearbeitet werden. Vor diesem Ansinnen ist zu warnen. Die allgemeinen Regeln der Betriebsprüfung sind nicht geändert worden. Die digitale Betriebsprüfung ist lediglich Werkzeug, nicht Prüfungszweck. Die Prüffelder der Betriebsprüfung sind im Vorherein selten bekannt und die Vorgehensweise des Prüfers sehr individuell. Die Sache ist also nicht vorhersehbar.

7.5. Schlussbemerkung

Immer noch ist und bleibt ein hochwertiges Rechnungswesen, eine gute Unternehmensorganisation eine Absicherung gegen böse Überraschungen. Das Stichwort heißt Qualitätssicherung in Finanzbuchhaltung und Unternehmensverwaltung; und Qualitätssicherung ist immer prozessbegleitend. Wer ausser dem Steuerberater wäre sonst noch so gut geeignet, diese Sache anzugehen und natürlich auch die Dokumentation hierzu vorzubereiten. Es geht hier vor allem um die Sachkenntnis des Praktikers. IT-spezifisches know-how lässt sich ebenso wie steuerverfahrensrechtliches Spezialwissen immer „dazukaufen“. Ausser dem Unternehmer ist doch nur sein Steuerberater aufgrund seines langjährigen Einsatzes im Mandat und durch seine Berufserfahrung so intim mit den Bedingungen des Unternehmens vertraut, dass er diese Aufgabe zum Erfolg führen kann.