Verfahrensdokumentation und Inventory

3. Bedeutung der Verfahrensdokumentation für Jahresabschlussprüfung, steuerliche Betriebsprüfung und due diligence

3.1. Inventory

IT-Management-Systeme sind aufwendig. Sie tragen nicht zur direkten Wertschöpfung bei und sie verursachen hohen Schulungs- und Betreuungsaufwand. Sie sind aber notwendig, um die Dokumentation der eingesetzten Systeme abbilden zu können. Erfreulicherweise sind die Komponenten zum Teil bereits vorhanden, zum Teil auch für vergleichsweise geringe Preise zu haben. Die Technik hat sich auch hier weiterentwickelt, und so sinken die Kosten. Im Grunde genommen ist ein IT-Management-System eine Zusammensetzung aus

• Überblick über die Software-Verteilung
• Remote-desktop
• Hard- und software-inventory
• License management

Ein Werkzeug zur Gestaltung der „Software-Landkarte“ ist bereits in Windows (ab W2000) enthalten, der remote desktop ist seit Windows XP Bestandteil des Betriebssystems.

3.2. Software-Einsatz zur Inventarisierung

Für ein hard- und software-inventory gibt es verschiedene Software zu kaufen. Die Programme unterscheiden sich in Leistung und Preis. Alle Systeme erfassen automatisch hard- und software-Informationen zu jedem System. Danach unterscheiden sie sich deutlich. So gibt es monolithische und modulare Systeme; solche mit und ohne license management; es gibt grafische Auswertungen in Form von Netzplänen und es gibt exception reports, die Störfälle dokumentieren. Einige Systeme verwalten auch die System-Handbücher, die Serviceverträge und sogar Notfall- und Wiederanlaufpläne. Werden die vorhandenen Informationen verknüpft, sind im Fehlerfall Auswirkungen erkennbar, Ausfälle eingrenzbar. Es gibt standortübergreifende Programme und lokale Anwendungen. Es gibt auch Systeme, die Soll- und Ist-Zustände der System-Komponenten erkennen und damit ein Frühwarnsystem darstellen. Wofür auch immer man sich entscheidet: Wichtig ist es, das Ziel einer Inventarisierung in Erinnerung zu halten: Denn in einem Unternehmen, in dem mehr als ein PC genutzt werden, ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Hardware-Ausstattung und Software-Stände „leben“; ebenso die peripheren Systeme wie Scanner, Drucker etc. Daher sollte gelten:

• Eine betriebsbereite EDV ist für ein Unternehmen heute lebensnotwendig. Fehler oder Ausfälle mindern die Verfügbarkeit. Sie lassen sich nicht ausschliessen. Wer einen kurzfristig möglichen Wiederanlauf wünscht, braucht aktuelle Informationen zum Stand seiner Informationstechnik.
• Redundante Daten sind gefährlich für die Datenintegrität und die –konsistenz. Sie sind deshalb dringend zu vermeiden. Nutzen hieraus: Es muss immer nur ein Datum gepflegt werden.
• Schutz- und Verwaltungsprozesse wie Netzwerküberwachung, trouble-ticketing, facility management etc. brauchen zum Funktionieren aktuelle Dokumentationsdaten.
• Die Administration der Systeme muss zudem wissen, welche Wartungsverträge bestehen, welche Servicepartner wofür zuständig sind und wo die Notfallpläne liegen, abzulegen sind und zugeordnet werden.
• Die im Inventory enthalten Daten sind idealerweise verknüpft. Damit können Schadensanalysen und Schadensfolge-Schätzungen durchgeführt werden. Im Schadensfall sind damit schnelle Antworten auf nachstehende Fragen möglich:
o Was passiert, wenn System X für eine Zeit von Y ausfällt?
o Welche Anwendungen sind davon sonst noch betroffen?
o Welche Hilfsmassnahmen sind erforderlich?
• Wenn das Inventory mittels Software erzeugt wird, sollte diese Software offengelegte Schnittstellen aufweisen wie zB XML, damit die Inventardaten in anderen Anwendungen weiterverarbeitet werden können.
• Wenn das Inventory mittels Software erzeugt wird, sollte diese Software eine einfache und konsistente Benutzeroberfläche aufweisen. Nur dann wird sie von den Mitarbeitern, die sie in kleinen Unternehmen ja neben ihrem eigentlichen Tagesgeschäft bedienen müssen, akzeptiert.
• Das Inventory sollte Auskunft geben können über Chronologien und Historiken wie: Welche Änderung wurde wann an welchem Subsystem durchgeführt. Diese historischen Daten sind über die geplante Archivdauer ebenso verfügbar zu halten.
• Das Inventory braucht eine Rechte- und eine Benutzerverwaltung. Nur damit sind unterschiedliche „Sichten“ möglich.
• Ganz wichtig: Je umfassender, je unternehmensspezifischer die vorhandenen Daten ins Inventory eingestellt werden, umso höher der erzeugte Nutzen!

Ein Inventory ist als Bestandteil einer Verfahrensbeschreibung unverzichtbar.