Gestern hat das BMF den Referentenentwurf zum Steuervereinfachungsgesetz 2011 vorgelegt, in dem u.a. mit Artikel 5 (S. 21 f) das für die elektronische Rechnung relevante Umsatzsteuergesetz geändert werden soll. Die relevanten Texte nachstehend:
Artikel 3
Änderung der Abgabenordnung
Die Abgabenordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Oktober 2002
(BGBl. I S. 3866; 2003 I S. 61), die durch Artikel 9 des Gesetzes vom 8. Dezember 2010
(BGBl. I S. 1768) geändert worden ist, wird wie folgt geändert:
1. § 87a Absatz 6 wird wie folgt gefasst:
„(6) Das Bundesministerium der Finanzen kann durch Rechtsverordnung mit Zustimmung
des Bundesrates für die Fälle der Absätze 3 und 4 neben der qualifizierten
elektronischen Signatur auch ein anderes sicheres Verfahren zulassen, das den Datenübermittler authentifiziert und die Vertraulichkeit und Integrität des elektronisch übermittelten Datensatzes gewährleistet. Einer Zustimmung des Bundesrates bedarf es nicht, soweit Verbrauchsteuern mit Ausnahme der Biersteuer betroffen sind.“
Artikel 5
Änderung des Umsatzsteuergesetzes
Das Umsatzsteuergesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. Februar 2005
(BGBl. I S. 386), das durch Artikel 4 des Gesetzes vom 8. Dezember 2010 (BGBl. I
S. 1768) geändert worden ist, wird wie folgt geändert:
1. § 14 wird wie folgt geändert:
2.
a) Absatz 1 wird wie folgt gefasst:
b)
„(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige
Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr
bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit
ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist
gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit
der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet,
dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert
wurden. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des
Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine
Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“
c) Absatz 3 wird wie folgt gefasst:
d)
„(3) Unbeschadet anderer zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen
Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als
gewährleistet durch
1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische
Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai
2001 (BGBl. I S. 876), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2001
(BGBl. I S. 876) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung
94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte
des elektronischen Datenaustauschs (ABl. EG Nr. L 338 S. 98), wenn
in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren
vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten
gewährleisten.“
Dienstag, 21. Dezember 2010
Freitag, 17. Dezember 2010
Digitale Agenda für Europa — Rechtssicherheit für die elektronische Rechnung?
Die EU-Kommission hat in einer Mitteilung an das Europäische Parlament ihre aktuellen Eckpunkte zur Verwirklichung eines EU-einheitlichen Rechtsrahmens für die elektronische Rechnungsstellung aufgeführt. Dabei geht es insbesondere um die Interoperabilität der Portale und Plattformen.
In der Mitteilung der Kommission werden Vorschläge zur Masseneinführung der elektronischen Rechnungsstellung innerhalb der EU unterbreitet (KOM (2010) 712). 240 Milliarden Euro Einsparungen sollen, nach Schätzungen einer durch die Kommissionen im Auftrag gegebene Studie, bereits nach 6 Jahren zu erreichen sein. Die Komission will sicherstellen, dass den Bedürfnissen des Mittelstandes (KMU) auch durch externe E- Invoicing Dienstleister Rechnung getragen wird. So soll die bereits im Small Business Act gestellte Forderungen nach einfachen, kostengünstigen und verbindlichen Verfahren verwirklicht werden.
Neben den im Folgenden erläuterten Baustellen der Harmonisierung und Standardisierung ist ein Thema besonders wichtig: Die Forderung nach technischer und kaufmännischer „Durchlässigkeit“ (Interoperabilität) der im E-Invoicing Markt agierenden Rechnungsportale, um möglichst bis 2020 eine große mittelständische „Schwungmasse“im E-Invoicing zu erreichen, eine Forderung, die ich aus meiner jahrelangen Erfahrung in der „eBilling-eInvoicing-Szene“ voll und ganz mittrage.
SEPA und elektronische Rechnung
Neu ist, dass in dem Papier die Verbindung zwischen der Einführung der elektronischen Rechnung sowie den Initiativen rund um das Projekt „SEPA“ (Single European Payment Area) hergestellt wird. Dies betrifft insbesondere die verwendeten Übertragungsstandards (UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) v.2 ). Ziel des SEPA-Projekts ist die Direktverarbeitung von Zahlungen zwischen Auftraggeber und Empfänger, auch hier wird auf einen Standard gesetzt (ISO 20022). Die Forderung lautet, dass der E-Invoicing Standard mit dem bei SEPA verwendeten Finanznachrichten Standard vereinbar sein soll.
Angleichung der rechnungsbezogenen Mehrwertsteuerregelungen
Die weitere Forderung ist eine Angleichung der Mehrwertsteuersysteme, um Hemmnisse im grenzüberschreitenden Rechnungs- Verkehr abzubauen. Durch eine bereits beschlossen Gleichstellung von Papierbelegen und elektronischen Belegen soll bis zum Jahr 2013 eine Harmonisierung der rechnungsbezogenen Mehrwertsteuerregelungen in Europa stattfinden (Umsetzung der Richtlinie 2006/112/EG).
Digitale Signatur oder EDI Vertrag
Nach wie vor ungeklärt ist die Frage, wie ein verlässlicher Prüfpfad zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnungsbelege innerbetrieblich auszusehen hat, wenn der bekannte EDI- Vertrag anstelle der digitalen Signatur zum Einsatz kommt. Konkrete Aussagen darüber bleibt auch dieses Papier schuldig. Das verwundert nicht, denn es gibt in der geänderten MwStSysRL ein Verbot einer Methodenvorgabe; und auch eine Definition desses, was internal business controls enthalten müssen, wäre schon ein Verstoss gegen dieses Verbot.
Zentrale Forderung: Roaming zwischen den Rechnungsportalen
Eine neue und außerordentlich praxisrelevante Forderung in der Mitteilung ist die der Interoperabilität der Portale und Plattformen. Schon öfter wies ich in meinen Informationen und Seminaren darauf hin, dass die „Gretchenfrage“ bei der Auswahl der Dienstleister zukünftig lauten werde, wie die verschiedenen Rechnungsportale untereinander den Rechnungsverkehr bewerkstelligen und zulassen können (Technik) und ob die Voraussetzung im Geschäftmodell der jeweiligen Dienstleiser dafür vorliegen (Vertriebs- und Preismodell). Einige Rechnungsportale haben solche „Roaming-Voraussetzungen“ mit den Rechnungsservices von Sparkassen, Volksbanken- und Raiffeisenkassen sowie einer Schnittstelle zu den Rechnungswesenprogrammen der DATEV von Beginn an realisiert. Auch eine Anbindung an SAP ist nicht wirklich schwierig. Dies erweitert somit den Kreis der Rechnungsabsender für das mittelständische Unternehmen deutlich und beschleunigt die Durchsetzung im kooperierenden Mittelstand.
Der aktuelle Status der Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustausches
Mehrheitlich werden Rechnungsportale externer Dienstleister verwendet. Die EDI erfahrenden Kooperationen des Lebensmittelhandels setzen auf den genannten EDI-Vertrag und verzichten auf die digitale Signatur. Sie stellen in ihren IT- Abteilungen die genannten Prüfpfade und die Prozessdokumentationen für die Steuerbehörden dar.
Non-Food Kooperationen hingegen, die auch teilweise im internationalen Geschäft unterwegs sind, setzten auf die Nutzung der digitalen Signatur als einfache und preiswerte Möglichkeit zur Herbeiführung von Dokumentensicherheit.
In der Mitteilung der Kommission werden Vorschläge zur Masseneinführung der elektronischen Rechnungsstellung innerhalb der EU unterbreitet (KOM (2010) 712). 240 Milliarden Euro Einsparungen sollen, nach Schätzungen einer durch die Kommissionen im Auftrag gegebene Studie, bereits nach 6 Jahren zu erreichen sein. Die Komission will sicherstellen, dass den Bedürfnissen des Mittelstandes (KMU) auch durch externe E- Invoicing Dienstleister Rechnung getragen wird. So soll die bereits im Small Business Act gestellte Forderungen nach einfachen, kostengünstigen und verbindlichen Verfahren verwirklicht werden.
Neben den im Folgenden erläuterten Baustellen der Harmonisierung und Standardisierung ist ein Thema besonders wichtig: Die Forderung nach technischer und kaufmännischer „Durchlässigkeit“ (Interoperabilität) der im E-Invoicing Markt agierenden Rechnungsportale, um möglichst bis 2020 eine große mittelständische „Schwungmasse“im E-Invoicing zu erreichen, eine Forderung, die ich aus meiner jahrelangen Erfahrung in der „eBilling-eInvoicing-Szene“ voll und ganz mittrage.
SEPA und elektronische Rechnung
Neu ist, dass in dem Papier die Verbindung zwischen der Einführung der elektronischen Rechnung sowie den Initiativen rund um das Projekt „SEPA“ (Single European Payment Area) hergestellt wird. Dies betrifft insbesondere die verwendeten Übertragungsstandards (UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) v.2 ). Ziel des SEPA-Projekts ist die Direktverarbeitung von Zahlungen zwischen Auftraggeber und Empfänger, auch hier wird auf einen Standard gesetzt (ISO 20022). Die Forderung lautet, dass der E-Invoicing Standard mit dem bei SEPA verwendeten Finanznachrichten Standard vereinbar sein soll.
Angleichung der rechnungsbezogenen Mehrwertsteuerregelungen
Die weitere Forderung ist eine Angleichung der Mehrwertsteuersysteme, um Hemmnisse im grenzüberschreitenden Rechnungs- Verkehr abzubauen. Durch eine bereits beschlossen Gleichstellung von Papierbelegen und elektronischen Belegen soll bis zum Jahr 2013 eine Harmonisierung der rechnungsbezogenen Mehrwertsteuerregelungen in Europa stattfinden (Umsetzung der Richtlinie 2006/112/EG).
Digitale Signatur oder EDI Vertrag
Nach wie vor ungeklärt ist die Frage, wie ein verlässlicher Prüfpfad zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnungsbelege innerbetrieblich auszusehen hat, wenn der bekannte EDI- Vertrag anstelle der digitalen Signatur zum Einsatz kommt. Konkrete Aussagen darüber bleibt auch dieses Papier schuldig. Das verwundert nicht, denn es gibt in der geänderten MwStSysRL ein Verbot einer Methodenvorgabe; und auch eine Definition desses, was internal business controls enthalten müssen, wäre schon ein Verstoss gegen dieses Verbot.
Zentrale Forderung: Roaming zwischen den Rechnungsportalen
Eine neue und außerordentlich praxisrelevante Forderung in der Mitteilung ist die der Interoperabilität der Portale und Plattformen. Schon öfter wies ich in meinen Informationen und Seminaren darauf hin, dass die „Gretchenfrage“ bei der Auswahl der Dienstleister zukünftig lauten werde, wie die verschiedenen Rechnungsportale untereinander den Rechnungsverkehr bewerkstelligen und zulassen können (Technik) und ob die Voraussetzung im Geschäftmodell der jeweiligen Dienstleiser dafür vorliegen (Vertriebs- und Preismodell). Einige Rechnungsportale haben solche „Roaming-Voraussetzungen“ mit den Rechnungsservices von Sparkassen, Volksbanken- und Raiffeisenkassen sowie einer Schnittstelle zu den Rechnungswesenprogrammen der DATEV von Beginn an realisiert. Auch eine Anbindung an SAP ist nicht wirklich schwierig. Dies erweitert somit den Kreis der Rechnungsabsender für das mittelständische Unternehmen deutlich und beschleunigt die Durchsetzung im kooperierenden Mittelstand.
Der aktuelle Status der Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustausches
Mehrheitlich werden Rechnungsportale externer Dienstleister verwendet. Die EDI erfahrenden Kooperationen des Lebensmittelhandels setzen auf den genannten EDI-Vertrag und verzichten auf die digitale Signatur. Sie stellen in ihren IT- Abteilungen die genannten Prüfpfade und die Prozessdokumentationen für die Steuerbehörden dar.
Non-Food Kooperationen hingegen, die auch teilweise im internationalen Geschäft unterwegs sind, setzten auf die Nutzung der digitalen Signatur als einfache und preiswerte Möglichkeit zur Herbeiführung von Dokumentensicherheit.
Dienstag, 14. Dezember 2010
Unsicherheit über Auswirkungen der Umsetzung der neuen EU-Mehrwertsteuerrichtlinie?
Unternehmen sind sich nicht im Klaren über die konkreten Auswirkungen der anstehenden Umsetzung der Vorgaben des EU-Ministerrates (vom Juli 2010) zur Änderung der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EC. Europaweit spätestens ab dem 01.01.2013, in Deutschland vermutlich ein Jahr früher, wird es möglich sein, zu den beiden bekannten und bestehenden Verfahren noch weitere zur Sicherstellung des Vorsteuerabzugs bei elektronischen Rechnungen zu nutzen. Neben der
• qualifizierten Signatur und der
• Übermittlung via EDI-Verfahren
wird es künftig noch andere zulässige Wege geben, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts zu gewährleisten.
Dabei geht es der EU bei der Änderung der Mehrwertsteuerrichtlinie um die weitere Verbreitung und Akzeptanz der elektronischen Rechnung. Sie stellt diese nun der Papierrechnung gleich. Dem neuen Verbot der Methodenvorgabe folgend werden künftig nicht mehr ausschließlich konkrete Verfahren zur Erlangung des Vorsteuerabzuges vorgeschrieben.
Neben den bewährten Methoden der qualifizierten Signatur und dem EDI-Verfahren (in Deutschland seit 2009 ohne die zusammenfassende Sammelrechnung) soll es den Unternehmen künftig freigestellt sein, “andere Verfahren” zur Sicherstellung der “Echtheit” der Rechnungen über den vollen Aufbewahrungszeitraum von (in Deutschland) zehn Jahren plus 2 Jahre Anlaufhemmung) zu verwenden.
Diese neuen Verfahren sind in der EU-Richtlinie nicht weiter konkretisiert worden. Es steht allein in der Entscheidung des Unternehmens, hier neue Verfahren zu gestalten und zu gebrauchen. Wegen der nicht vorhandenen Standardisierung ist zu befürchten, dass die Unsicherheit hinsichtlich der Akzeptanz der dann unternehmensspezifisch umgesetzten Verfahren eher zunehmen. Vor allem Unternehmen, die internationale Anforderungen bzw. Strategien bezüglich des elektronischen Rechnungsaustauschs haben, werden mit unterschiedlichen nationalen Umsetzungen konfrontiert sein. Dies wird zu einer steigenden Komplexität in Buchführung, Jahresabschluss, gerade auch bei der Erstellung von Steuererklärungen und bei Betriebsprüfungen , führen. Wenn dann Zweifel an der Unversehrtheit der Rechnungen aufkommen, gerät der Vorsteuerabzug in Gefahr.
EDI und insbesondere sauber aufgesetzte Signaturverfahren sind seit Jahren praxisetablierte Methoden zur Sicherstellung der auch nach Änderung der MwStSysRL weiterhin geforderte Integrität und Authentizität der elektronischen Rechnungen. Hinzu kommt die neue Anforderung an Legitimiät, am ehesten zu übersetzen mit der Anforderung nach Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum.
Es herrscht mittlerweile ein hohes Maß an Klarheit darüber, was bei den beiden hergebrachten Verfahren von Seiten der Betriebsprüfung erwartet wird. Wie auch immer die neuen Methoden konkret aussehen sollen ist eigentlich egal. Sie sind bisher nicht normiert. Daher ist zu erwarten, dass ihre Umsetzung komplex und teuer wird: Beide Seiten – der Rechnungssender sowie der Empfänger – müssen sich einig darüber sein, mit welchen Verfahren die Integrität, Authentizität und Legitimität über den geforderten Aufbewahrungszeitraum sicher gestellt ist. Und bei den neuen Verfahren geht es da gerade nicht nur um die Rechnungen; auch die im Geschäftsvorfall weiter ausgetauschten Dokumente –von der Bestellung über den Lieferschein bis hin zur Reklamation- sind zu beachten.
Aus meiner Sicht werden EDI- und Signaturverfahren gerade aus Kostengründen weiterhin die präferierte Methode bleiben, zumal bei anderen Verfahren die Archivierung eine noch zentralere Rolle spielen wird und die Prüfungsanforderungen auf Dokumente ausgedehnt werden, die bisher in der steuerlichen Betriebsprüfung nicht verlangt wurden. Ausserdem sind die Kosten für die eigentliche elektronische Signatur in einem gesamtheitlichen Ansatz mehr oder weniger vernachlässigbar. Aufwändig sind insbesondere Vorbereitungshandlungen, die Unterweisung der Mirarbeiter, die Überzeugungsarbeit an den Kunden oder bei den Lieferanten, ausserdem die Elektronifizierung und die Konsolidierung der unterschiedlichen Prozessvarianten beim Versand oder Empfang elektronischer Rechnungen. Die Signatur spielt nur eine kleine Rolle, erzeugt dafür aber ein hohes Maß an Auditierungssicherheit. Andere Methoden müssen sich dann an diesem Kosten / Leistungsverhältnis messen lassen.
Unternehmen sind zur Reduzierung von Komplexität und zur Herbeiführung von Investitionssicherheit gut beraten, die mit dem e-Invoicing zusammenhängenden Einführungs- und Betriebs-Prozesse in die Hände erfahrener Dienstleister zu legen. Die sollten die unterschiedlichen gesetzlichen und sonstigen Compliance- Anforderungen (beispielsweise SAS 70 II, IdW PS 880 u.ä.) in den Ländern kennen und über ein Lösungsportfolio verfügen, das flexible und skalierbare Technologien enthält. Wichtig ist die Praxistauglichkeit der Einführungskonzepte bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen sowie das sog. onboarding, die Anbindung der Geschäftspartner. Schließlich sollte ein solcher Dienstleister auch über ein Netzwerk zur Bündelung der Rechnungsströme verfügen, also eine sog. roaming-Lösung haben, so dass die Rechnungen nicht zwischen allen Geschäftspartnern bilateral ausgetauscht werden müssen sondern ähnlich wie heute mit der Briefpost einmal aufgegeben und dann zugestellt werden.
Hinsichtlich der Einführung von elektronischen Rechnungen konnte ich in den vergangenen Jahren viele Erfahrungen sammeln. Darüber habe ich ein Buch geschrieben: die elektronische Rechnung in Handels- und Steuerrecht, Gabler-Verlag. Gern erstelle ich ein Angebot über meine Mitwirkung in Ihrem Einführungsprojekt. Einfach nachfragen, eMail reicht.
• qualifizierten Signatur und der
• Übermittlung via EDI-Verfahren
wird es künftig noch andere zulässige Wege geben, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts zu gewährleisten.
Dabei geht es der EU bei der Änderung der Mehrwertsteuerrichtlinie um die weitere Verbreitung und Akzeptanz der elektronischen Rechnung. Sie stellt diese nun der Papierrechnung gleich. Dem neuen Verbot der Methodenvorgabe folgend werden künftig nicht mehr ausschließlich konkrete Verfahren zur Erlangung des Vorsteuerabzuges vorgeschrieben.
Neben den bewährten Methoden der qualifizierten Signatur und dem EDI-Verfahren (in Deutschland seit 2009 ohne die zusammenfassende Sammelrechnung) soll es den Unternehmen künftig freigestellt sein, “andere Verfahren” zur Sicherstellung der “Echtheit” der Rechnungen über den vollen Aufbewahrungszeitraum von (in Deutschland) zehn Jahren plus 2 Jahre Anlaufhemmung) zu verwenden.
Diese neuen Verfahren sind in der EU-Richtlinie nicht weiter konkretisiert worden. Es steht allein in der Entscheidung des Unternehmens, hier neue Verfahren zu gestalten und zu gebrauchen. Wegen der nicht vorhandenen Standardisierung ist zu befürchten, dass die Unsicherheit hinsichtlich der Akzeptanz der dann unternehmensspezifisch umgesetzten Verfahren eher zunehmen. Vor allem Unternehmen, die internationale Anforderungen bzw. Strategien bezüglich des elektronischen Rechnungsaustauschs haben, werden mit unterschiedlichen nationalen Umsetzungen konfrontiert sein. Dies wird zu einer steigenden Komplexität in Buchführung, Jahresabschluss, gerade auch bei der Erstellung von Steuererklärungen und bei Betriebsprüfungen , führen. Wenn dann Zweifel an der Unversehrtheit der Rechnungen aufkommen, gerät der Vorsteuerabzug in Gefahr.
EDI und insbesondere sauber aufgesetzte Signaturverfahren sind seit Jahren praxisetablierte Methoden zur Sicherstellung der auch nach Änderung der MwStSysRL weiterhin geforderte Integrität und Authentizität der elektronischen Rechnungen. Hinzu kommt die neue Anforderung an Legitimiät, am ehesten zu übersetzen mit der Anforderung nach Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum.
Es herrscht mittlerweile ein hohes Maß an Klarheit darüber, was bei den beiden hergebrachten Verfahren von Seiten der Betriebsprüfung erwartet wird. Wie auch immer die neuen Methoden konkret aussehen sollen ist eigentlich egal. Sie sind bisher nicht normiert. Daher ist zu erwarten, dass ihre Umsetzung komplex und teuer wird: Beide Seiten – der Rechnungssender sowie der Empfänger – müssen sich einig darüber sein, mit welchen Verfahren die Integrität, Authentizität und Legitimität über den geforderten Aufbewahrungszeitraum sicher gestellt ist. Und bei den neuen Verfahren geht es da gerade nicht nur um die Rechnungen; auch die im Geschäftsvorfall weiter ausgetauschten Dokumente –von der Bestellung über den Lieferschein bis hin zur Reklamation- sind zu beachten.
Aus meiner Sicht werden EDI- und Signaturverfahren gerade aus Kostengründen weiterhin die präferierte Methode bleiben, zumal bei anderen Verfahren die Archivierung eine noch zentralere Rolle spielen wird und die Prüfungsanforderungen auf Dokumente ausgedehnt werden, die bisher in der steuerlichen Betriebsprüfung nicht verlangt wurden. Ausserdem sind die Kosten für die eigentliche elektronische Signatur in einem gesamtheitlichen Ansatz mehr oder weniger vernachlässigbar. Aufwändig sind insbesondere Vorbereitungshandlungen, die Unterweisung der Mirarbeiter, die Überzeugungsarbeit an den Kunden oder bei den Lieferanten, ausserdem die Elektronifizierung und die Konsolidierung der unterschiedlichen Prozessvarianten beim Versand oder Empfang elektronischer Rechnungen. Die Signatur spielt nur eine kleine Rolle, erzeugt dafür aber ein hohes Maß an Auditierungssicherheit. Andere Methoden müssen sich dann an diesem Kosten / Leistungsverhältnis messen lassen.
Unternehmen sind zur Reduzierung von Komplexität und zur Herbeiführung von Investitionssicherheit gut beraten, die mit dem e-Invoicing zusammenhängenden Einführungs- und Betriebs-Prozesse in die Hände erfahrener Dienstleister zu legen. Die sollten die unterschiedlichen gesetzlichen und sonstigen Compliance- Anforderungen (beispielsweise SAS 70 II, IdW PS 880 u.ä.) in den Ländern kennen und über ein Lösungsportfolio verfügen, das flexible und skalierbare Technologien enthält. Wichtig ist die Praxistauglichkeit der Einführungskonzepte bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen sowie das sog. onboarding, die Anbindung der Geschäftspartner. Schließlich sollte ein solcher Dienstleister auch über ein Netzwerk zur Bündelung der Rechnungsströme verfügen, also eine sog. roaming-Lösung haben, so dass die Rechnungen nicht zwischen allen Geschäftspartnern bilateral ausgetauscht werden müssen sondern ähnlich wie heute mit der Briefpost einmal aufgegeben und dann zugestellt werden.
Hinsichtlich der Einführung von elektronischen Rechnungen konnte ich in den vergangenen Jahren viele Erfahrungen sammeln. Darüber habe ich ein Buch geschrieben: die elektronische Rechnung in Handels- und Steuerrecht, Gabler-Verlag. Gern erstelle ich ein Angebot über meine Mitwirkung in Ihrem Einführungsprojekt. Einfach nachfragen, eMail reicht.
eInvoicing-Trends 2011: Rechnungslogistik - Potenziale, Produkte und Entwicklungen
Effizienter Rechnungseingang
Gerade im Rechnungseingang entstehen hohe Kosten. Für die Prozesse rund um eine Eingangsrechnung in Papierform können Unternehmen schnell bis zu 50 € je Rechnung aufwenden. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Zahl der Rechnungseingangsprojekte 2010 stark zugenommen hat und auch 2011 noch viel Potenzial birgt.
Eine Umstellung auf frühes Scannen verbessert die Effizienz der Rechnungseingangsbearbeitung und hat den Vorteil, dass die Rechnungen in einen vereinheitlichten elektronischen Workflow übergeben werden und ein direkter Abgleich mit Einkaufsdaten möglich ist. Ist das eingerichtet, können auch die Lieferanten von digitalen Versand- und Abrechnungskanälen überzeugt werden und sukzessive auch ihren Rechnungsausgang digitalisieren und optimieren.
Shared Service Center
Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen des Unternehmens in sogenannten Shared Service Centern (SSC) wird 2011 unter Kostenaspekten immer wichtiger. Es kann von Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent bei jedem Unternehmen, das sich eines SSC bedient, ausgegangen werden. Es ist gerade die Konsolidierung von Prozessen des Rechnungseingangs, die in Financial SSCs große Potenziale zur Kostensenkung bietet. Eine effiziente standardisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist in den Unternehmen noch lange kein Standard. So digitalisieren deerzeit nur ca. 16 Prozent der Unternehmen ihre Eingangsrechnungen, um sie dann in einen automatisierten Workflow einzuspeisen. Dies kann in einen SSC für das gesamte Unternehmen und für jede einzelne Abteilung zentralisiert werden.
SSC sind aber keineswegs nur etwas für Grossunternehmen. In dieser Sache aufgeschlossene, fortschrittlich arbeitende Steuerkanzleien bieten ihren Mandanten schon heute standardisierte Dienstleistungen rund um die elektronische Rechnung.
Für die Ausgangsrechnung werden Fälligkeiten überwacht, Mahnwesen bearbeitet, Liquiditätspläne erstellt u.v.m., für eingehende Rechnungen werden Zahlungsvorschlagslisten erstellt, die wieder in die Liquiditätsplanung einfliessen; die Zahlungsvorschläge werden am Telefon per WebKonferenz mit dem Mandanten abgestimmt. Frühzeitige Zahlung sichert Skonto-Vorteile, die diesen Service leicht finanzieren. Die Rechnungsfreigabe selbst ist dabei immer Sache des Mandanten. Der kann natürlich auch im Vorwege die Bestell- und Lieferdokumente an die Kanzlei verschicken und so auch den Bestellabgleich und die Rechnungsfreigabe auslagern.
Hier hinein gehört auch das Angebot, für Mandanten elektronische Rechnungsein- und –ausgangs-Postfächer einzurichten und zu überwachen. Wer an diesen Angeboten interessiert ist, der kann mich gern ansprechen.
E-Postbrief und DE-mail, was werden sie bewirken?
Länder wie Finnland, die Schweiz oder Dänemark haben diese Verfahren bereits seit Jahren erfolgreich implementiert. Die Erfahrung aus diesen Märkten zeigt, dass der elektronische Brief für sich allein keine Revolution darstellt. Wichtig ist, wie sich der Markt im kommenden Jahr entwickeln wird und was für zusätzliche Services und Angebote sich um den „neuen“ Brief bilden werden. Das wird eine der Herausforderungen für 2011 sein. Erfolgreich werden elektronische Briefe nur, wenn damit eine offene Plattform verbunden wird, die weitere angeschlossene Services zulässt.
Flexibles Outsourcing
Unternehmen müssen in der Lage sein, sich schneller als bisher an sich schnell verändernde Wettbewerbsbedingungen anzupassen. DAS ist eine wichtige Anforderung an IT-Dienstleister: Modalitäten und Verträge müssen zukünftig anpassungsfähiger gestaltet werden, gerade im Outsourcing von Finanzdienstleistungen. On demand wird verstärkt nachgefragt; auch in der Rechnungslogistik! Jedes Jahr verschicken europäische Unternehmen rund 28 Milliarden Rechnungen. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs und -ausgangs ist ein erheblicher Kostenfaktor für die Unternehmen, der häufig jedoch als kaum beachteter Prozess unternehmensintern sehr ineffizient abgewickelt wird und Ressourcen unnötig bindet. Die Kosten des Prozesses kennen die wenigsten Unternehmensverantwortlichen. Dabei lassen sich die heterogenen Prozesse in der Rechnungslogistik effizient und standardisiert gestalten (siehe auch SSC). Gerade bei schwankendem Rechnungsaufkommen lohnt sich das.
Transpromotion
Rechnungen sind heute weit mehr als nur Zahlungsaufforderungen, sie werden zum essentiellen Bestandteil der Kundenkommunikation. Ein Rechnungsempfänger wendet dreimal mehr Zeit für das Studieren eines Rechnungsdokuments auf, als er es für andere Kommunikationsschreiben tut. Die Rechnung ist also das effektivste Mittel in der schriftlichen Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden. Und das, weil die Rechnung sehr viel Platz bietet, um dem Kunden Botschaften zu vermitteln, denen sie weitaus mehr Bedeutung schenken als anderen Kommunikationsschreiben – ein wichtiger Punkt in Zeiten wahrer Werbeüberangebote. Die Verknüpfung von Rechnungen mit solchen Marketingbotschaften nennt man Transpromotion. In den letzten Jahren hat sich hier viel getan, aufwendige Verknüpfungen des Buchhaltungssystems, etwa mit dem Customer Relationship Management sind für eine personalisierte Ansprache nicht mehr notwendig; vielmehr werden die vorhandenen Rechnungsdaten genutzt. Allerdings könnte die erstärkte Nutzung des elektronischen Rechnungsdatenaustauschs in den nächsten Jahren diesem Trend entgegenwirken.
Ich sehe in diesen Trends, dass es in 2011 wichtig sein wird, zuerst die eigenen Prozesse zu optimieren und sich dabei nicht auf die Flexibilität und den Entwicklungswillen von Kunden und Partnern zu verlassen.
Gerade im Rechnungseingang entstehen hohe Kosten. Für die Prozesse rund um eine Eingangsrechnung in Papierform können Unternehmen schnell bis zu 50 € je Rechnung aufwenden. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Zahl der Rechnungseingangsprojekte 2010 stark zugenommen hat und auch 2011 noch viel Potenzial birgt.
Eine Umstellung auf frühes Scannen verbessert die Effizienz der Rechnungseingangsbearbeitung und hat den Vorteil, dass die Rechnungen in einen vereinheitlichten elektronischen Workflow übergeben werden und ein direkter Abgleich mit Einkaufsdaten möglich ist. Ist das eingerichtet, können auch die Lieferanten von digitalen Versand- und Abrechnungskanälen überzeugt werden und sukzessive auch ihren Rechnungsausgang digitalisieren und optimieren.
Shared Service Center
Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen des Unternehmens in sogenannten Shared Service Centern (SSC) wird 2011 unter Kostenaspekten immer wichtiger. Es kann von Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent bei jedem Unternehmen, das sich eines SSC bedient, ausgegangen werden. Es ist gerade die Konsolidierung von Prozessen des Rechnungseingangs, die in Financial SSCs große Potenziale zur Kostensenkung bietet. Eine effiziente standardisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist in den Unternehmen noch lange kein Standard. So digitalisieren deerzeit nur ca. 16 Prozent der Unternehmen ihre Eingangsrechnungen, um sie dann in einen automatisierten Workflow einzuspeisen. Dies kann in einen SSC für das gesamte Unternehmen und für jede einzelne Abteilung zentralisiert werden.
SSC sind aber keineswegs nur etwas für Grossunternehmen. In dieser Sache aufgeschlossene, fortschrittlich arbeitende Steuerkanzleien bieten ihren Mandanten schon heute standardisierte Dienstleistungen rund um die elektronische Rechnung.
Für die Ausgangsrechnung werden Fälligkeiten überwacht, Mahnwesen bearbeitet, Liquiditätspläne erstellt u.v.m., für eingehende Rechnungen werden Zahlungsvorschlagslisten erstellt, die wieder in die Liquiditätsplanung einfliessen; die Zahlungsvorschläge werden am Telefon per WebKonferenz mit dem Mandanten abgestimmt. Frühzeitige Zahlung sichert Skonto-Vorteile, die diesen Service leicht finanzieren. Die Rechnungsfreigabe selbst ist dabei immer Sache des Mandanten. Der kann natürlich auch im Vorwege die Bestell- und Lieferdokumente an die Kanzlei verschicken und so auch den Bestellabgleich und die Rechnungsfreigabe auslagern.
Hier hinein gehört auch das Angebot, für Mandanten elektronische Rechnungsein- und –ausgangs-Postfächer einzurichten und zu überwachen. Wer an diesen Angeboten interessiert ist, der kann mich gern ansprechen.
E-Postbrief und DE-mail, was werden sie bewirken?
Länder wie Finnland, die Schweiz oder Dänemark haben diese Verfahren bereits seit Jahren erfolgreich implementiert. Die Erfahrung aus diesen Märkten zeigt, dass der elektronische Brief für sich allein keine Revolution darstellt. Wichtig ist, wie sich der Markt im kommenden Jahr entwickeln wird und was für zusätzliche Services und Angebote sich um den „neuen“ Brief bilden werden. Das wird eine der Herausforderungen für 2011 sein. Erfolgreich werden elektronische Briefe nur, wenn damit eine offene Plattform verbunden wird, die weitere angeschlossene Services zulässt.
Flexibles Outsourcing
Unternehmen müssen in der Lage sein, sich schneller als bisher an sich schnell verändernde Wettbewerbsbedingungen anzupassen. DAS ist eine wichtige Anforderung an IT-Dienstleister: Modalitäten und Verträge müssen zukünftig anpassungsfähiger gestaltet werden, gerade im Outsourcing von Finanzdienstleistungen. On demand wird verstärkt nachgefragt; auch in der Rechnungslogistik! Jedes Jahr verschicken europäische Unternehmen rund 28 Milliarden Rechnungen. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs und -ausgangs ist ein erheblicher Kostenfaktor für die Unternehmen, der häufig jedoch als kaum beachteter Prozess unternehmensintern sehr ineffizient abgewickelt wird und Ressourcen unnötig bindet. Die Kosten des Prozesses kennen die wenigsten Unternehmensverantwortlichen. Dabei lassen sich die heterogenen Prozesse in der Rechnungslogistik effizient und standardisiert gestalten (siehe auch SSC). Gerade bei schwankendem Rechnungsaufkommen lohnt sich das.
Transpromotion
Rechnungen sind heute weit mehr als nur Zahlungsaufforderungen, sie werden zum essentiellen Bestandteil der Kundenkommunikation. Ein Rechnungsempfänger wendet dreimal mehr Zeit für das Studieren eines Rechnungsdokuments auf, als er es für andere Kommunikationsschreiben tut. Die Rechnung ist also das effektivste Mittel in der schriftlichen Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden. Und das, weil die Rechnung sehr viel Platz bietet, um dem Kunden Botschaften zu vermitteln, denen sie weitaus mehr Bedeutung schenken als anderen Kommunikationsschreiben – ein wichtiger Punkt in Zeiten wahrer Werbeüberangebote. Die Verknüpfung von Rechnungen mit solchen Marketingbotschaften nennt man Transpromotion. In den letzten Jahren hat sich hier viel getan, aufwendige Verknüpfungen des Buchhaltungssystems, etwa mit dem Customer Relationship Management sind für eine personalisierte Ansprache nicht mehr notwendig; vielmehr werden die vorhandenen Rechnungsdaten genutzt. Allerdings könnte die erstärkte Nutzung des elektronischen Rechnungsdatenaustauschs in den nächsten Jahren diesem Trend entgegenwirken.
Ich sehe in diesen Trends, dass es in 2011 wichtig sein wird, zuerst die eigenen Prozesse zu optimieren und sich dabei nicht auf die Flexibilität und den Entwicklungswillen von Kunden und Partnern zu verlassen.
Donnerstag, 9. Dezember 2010
Erklärtes Ziel der EU-Kommission: Bis 2020 sollen Papierrechnungen durch elektronische Rechnungen ersetzt werden!
Die Europäische Kommission setzt sich jetzt dafür ein, dass bis zum Jahr 2020 die elektronische Rechnung die vorherrschende Fakturierungsmethode ist. In einer neuen Mitteilung hat die EU-Kommission die Vorteile der papierlosen Rechnung betont: geringere Druck- und Portokosten, schnellere Zahlungen und eine niedrigere Fehlerquote. Um diese Vorteile zu erreichen und zu heben, müssen Geschäftspartner strukturierte Datenformate anstelle von PDF- oder Bilddateien austauschen.
Nachdem die EU-Kommission mit Ihrem Vorstoss zur ersatzlosen Abschaffung der elektronischen Signatur beim elektronischen Rechnungsdatenaustausch im EU-Ministerrat grandios scheiterte und die Nationalstaaten in der EU, allen voran Deutschland, jetzt beginnen, ihre Umsatzsteuergesetze an die vom Ministerrat vorgegebene Änderung der MwStSysRL anzupassen, die nun bekanntlich –ohne dass Methoden zur Sicherung vorgeschrieben werden dürfen- 3 unterschiedliche Methoden zur Herbeiführung von Beleg- und/ oder Prozesssicherheit vorsieht:
1. elektronische Signatur (in Deutschland soll es bei der qualifizierten Signatur bleiben) als Methode zur Herbeiführung von Dokumentensicherheit
2. EDI als Methode zum Nachweis der bestehenden Prozesssicherheit
3. alle anderen Verfahren, die zur Herbeiführung von Prozesssicherheit geeignet sind und die die Anforderungen nach Authentizität, Integrität und Legitimität erfüllen
lenkt die EU-Kommission nicht nur ein, sondern versucht, sich wieder an die Spitze der Bewegung zu setzen. Das ist gut so, denn der elektronische Rechnungsdatenaustausch bietet zwar enorme Vorteile für jedes Unternehmen; dennoch werden Unterstützer auf höchster politischer Ebene dringend benötigt.
Die elektronische Signatur ist dabei als preiswerte und unkomplizierte Möglichkeit des elektronischen Rechnungsdatenaustauschs in besonderer Weise für die Nutzung durch kleinste, kleine und mittelgrosse Unternehmen geeignet und bleibt im europäischen Rahmen erhalten.
Um die Nutzung der elektronischen Rechnung auf breiter Front voranzutreiben, hat die EU-Kommission ein Bündel an konkreten Maßnahmen vorgestellt. Hier engagiere ich mich auf nationaler Ebene durch Mitarbeit in verschiedenen Beratungsgremien mit dem Ziel, in möglichst kurzer Zeit eine möglichst weite Verbreitung der elektronischen Rechnung zu schaffen. Insoweit unterstütze ich aktiv die Zielsetzung der EU-Kommission.
Die EU-Kommission will mit ihrer Initiative technische und rechtliche Rahmenbedingungen schaffen, die allen interessierten Unternehmen den einfachen Austausch elektronischer Rechnungsdaten ermöglichen. Ein sehr wichtiger technischer Aspekt für die schnelle und umfassende Verbreitung von E-Invoicing wäre ein Roaming-Standard, mit dem die verschiedenen E-Invoicing-Dienstleister reibungslos Rechnungsdaten austauschen können. Hier ist noch sehr viel Detailarbeit zu leisten und es gibt hohen Gesprächs- und Abstimmungsbedarf.
Die EU-Kommission stellt sich ein Standard-Datenmodell für elektronische Rechnungen vor. Ein einheitliches Datenmodell würde nach Ihrer Ansicht einen fehlerfreien Datenaustausch ermöglichen. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) soll im nächsten Jahr Leitlinien für die Standardisierung des von der EU empfohlenen Datenformats erarbeiten. Dabei spielt neben der Definition der technischen Standards gerade die Harmonisierung der rechtlichen Rahmenbedingungen eine große Rolle. Diese Bedingungen sind in Europa nämlich keineswegs gleich oder gar harmonisch geregelt. Mit der neuen EU-Richtlinie, die zum 1.1.2013 in Kraft tritt, wurde hier lediglich ein erster Schritt von der EU-Kommission vollzogen, es gibt aber noch weiteren Handlungsbedarf im Hinblick auf einen konkreten, allgemein verständlichen und von allen EU-Mitgliedsstaaten akzeptierten rechtlichen Rahmen.
Um die Maßnahmen zur Förderung von E-Invoicing koordiniert und abgestimmt voranzutreiben, hat die EU-Kommission beschlossen, für einen Zeitraum von drei Jahren ein europäisches Stakeholder-Forum einzusetzen. Gleichzeitig hat sie die EU-Mitgliedsstaaten gebeten, nationale Stakeholder-Foren zu installieren. In Deutschland wurde schon im März 2010 das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ gegründet, in dem ich Gründungsmitglied bin und in dem die wichtigsten Dachverbände und die Bundesministerien für Finanzen, für Justiz und für Wirtschaft sowie das Bundeskanzleramt und der Normenkontrollrat in Arbeitsgruppen aktiv sind. Das FeRD zeigt sich als schlagkräftiges Gremium, das sich erfolgreich für die Verbreitung von E-Invoicing einsetzt und dem kontroverse Themen auch intensiv diskutiert werden.
Nachdem die EU-Kommission mit Ihrem Vorstoss zur ersatzlosen Abschaffung der elektronischen Signatur beim elektronischen Rechnungsdatenaustausch im EU-Ministerrat grandios scheiterte und die Nationalstaaten in der EU, allen voran Deutschland, jetzt beginnen, ihre Umsatzsteuergesetze an die vom Ministerrat vorgegebene Änderung der MwStSysRL anzupassen, die nun bekanntlich –ohne dass Methoden zur Sicherung vorgeschrieben werden dürfen- 3 unterschiedliche Methoden zur Herbeiführung von Beleg- und/ oder Prozesssicherheit vorsieht:
1. elektronische Signatur (in Deutschland soll es bei der qualifizierten Signatur bleiben) als Methode zur Herbeiführung von Dokumentensicherheit
2. EDI als Methode zum Nachweis der bestehenden Prozesssicherheit
3. alle anderen Verfahren, die zur Herbeiführung von Prozesssicherheit geeignet sind und die die Anforderungen nach Authentizität, Integrität und Legitimität erfüllen
lenkt die EU-Kommission nicht nur ein, sondern versucht, sich wieder an die Spitze der Bewegung zu setzen. Das ist gut so, denn der elektronische Rechnungsdatenaustausch bietet zwar enorme Vorteile für jedes Unternehmen; dennoch werden Unterstützer auf höchster politischer Ebene dringend benötigt.
Die elektronische Signatur ist dabei als preiswerte und unkomplizierte Möglichkeit des elektronischen Rechnungsdatenaustauschs in besonderer Weise für die Nutzung durch kleinste, kleine und mittelgrosse Unternehmen geeignet und bleibt im europäischen Rahmen erhalten.
Um die Nutzung der elektronischen Rechnung auf breiter Front voranzutreiben, hat die EU-Kommission ein Bündel an konkreten Maßnahmen vorgestellt. Hier engagiere ich mich auf nationaler Ebene durch Mitarbeit in verschiedenen Beratungsgremien mit dem Ziel, in möglichst kurzer Zeit eine möglichst weite Verbreitung der elektronischen Rechnung zu schaffen. Insoweit unterstütze ich aktiv die Zielsetzung der EU-Kommission.
Die EU-Kommission will mit ihrer Initiative technische und rechtliche Rahmenbedingungen schaffen, die allen interessierten Unternehmen den einfachen Austausch elektronischer Rechnungsdaten ermöglichen. Ein sehr wichtiger technischer Aspekt für die schnelle und umfassende Verbreitung von E-Invoicing wäre ein Roaming-Standard, mit dem die verschiedenen E-Invoicing-Dienstleister reibungslos Rechnungsdaten austauschen können. Hier ist noch sehr viel Detailarbeit zu leisten und es gibt hohen Gesprächs- und Abstimmungsbedarf.
Die EU-Kommission stellt sich ein Standard-Datenmodell für elektronische Rechnungen vor. Ein einheitliches Datenmodell würde nach Ihrer Ansicht einen fehlerfreien Datenaustausch ermöglichen. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) soll im nächsten Jahr Leitlinien für die Standardisierung des von der EU empfohlenen Datenformats erarbeiten. Dabei spielt neben der Definition der technischen Standards gerade die Harmonisierung der rechtlichen Rahmenbedingungen eine große Rolle. Diese Bedingungen sind in Europa nämlich keineswegs gleich oder gar harmonisch geregelt. Mit der neuen EU-Richtlinie, die zum 1.1.2013 in Kraft tritt, wurde hier lediglich ein erster Schritt von der EU-Kommission vollzogen, es gibt aber noch weiteren Handlungsbedarf im Hinblick auf einen konkreten, allgemein verständlichen und von allen EU-Mitgliedsstaaten akzeptierten rechtlichen Rahmen.
Um die Maßnahmen zur Förderung von E-Invoicing koordiniert und abgestimmt voranzutreiben, hat die EU-Kommission beschlossen, für einen Zeitraum von drei Jahren ein europäisches Stakeholder-Forum einzusetzen. Gleichzeitig hat sie die EU-Mitgliedsstaaten gebeten, nationale Stakeholder-Foren zu installieren. In Deutschland wurde schon im März 2010 das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ gegründet, in dem ich Gründungsmitglied bin und in dem die wichtigsten Dachverbände und die Bundesministerien für Finanzen, für Justiz und für Wirtschaft sowie das Bundeskanzleramt und der Normenkontrollrat in Arbeitsgruppen aktiv sind. Das FeRD zeigt sich als schlagkräftiges Gremium, das sich erfolgreich für die Verbreitung von E-Invoicing einsetzt und dem kontroverse Themen auch intensiv diskutiert werden.
Mittwoch, 1. Dezember 2010
Neuer Vorschlag aus Berlin - UStG soll schnell an die MwStSysRL angepasst werden
BMF akzeptiert in seinem Gesetzesentwurf drei Verfahren zur Herstellung von Belegsicherheit beim eInvoicing und setzt damit EU-Rats Vorgaben um
Das BMF kommt damit dem Verbot der Vorgabe von Methoden zur Belegsicherung im Gesetz nach, hebt qualifizierte Signaturen und EDI als besonders geeignete Sicherungsverfahren hervor und stellt klar, dass alle anderen Methoden auch genutzt werden können, wenn sie eine qualitativ gleichwertige Prozesssicherheit bieten. Das BMF plant, die Gesetzesänderung so ins Gesetzgebungsverfahren einzubringen, dass die Regelung zum 01.07.2011 in Kraft treten kann.
Entsprechend den Anforderungen der vom EU-Ministerrat beschlossenen Formulierung zur Änderung der MwStSysRL sollen damit alle Verfahren zur Belegsicherung möglich sein. Es sind dies
(1) Elektronische Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat
(2) Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren
(3) „andere Verfahren“, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten (NEU)
Damit öffnet das BMF als neuen sog. „dritten Weg“ die Verwendung „anderer Verfahren“, wie z.B. interne Kontrollverfahren, und erfüllt damit die Auflagen der EU Verwaltung. Allerdings betont das Ministerium in seiner Begründung zum neuen Gesetzesentwurf, dass bislang nur die Nutzung qualifizierter Signaturen und die Übermittlung per EDI-Verfahren standardisiert sind. Eine garantierte,
einheitliche EU-weite Anerkennung elektronischer Rechnungen, ohne landesspezifische Risiken und teure Individuallösungen, werde aktuell nur auf Basis qualifizierter Signaturen oder EDI Verfahren
gewährleistet.
Das Ministerium lässt –gerade unter Hinweis auf das Verbot der Methodenvorage- offen wie
die neuen „anderen Verfahren“, wie z.B. interne Kontrollverfahren, ausgestaltet werden müssen um die Echtheit und Herkunft von elektronischen Rechnungen über den vollen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren zuzüglich 2 Jahen Anlaufhemmung zu garantieren. Innerhalb der EU bestehen erhebliche Unterschiede in der Auffassung zur Ausgestaltung der „internen Kontrollverfahren“.
Eine EU-weite Harmonisierung dieser Auffassungen ist auch nicht absehbar. Dazu sind die nationalgesetzlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern nicht hinreichend synchronisiert.
Der sog. „dritte Weg“ wird damit nur für sehr ausgesuchte Fälle, wie z.B. konzerninterne Verrechnungen, statische Geschäftsverbindungen, oder sehr kleine geschlossene Benutzergruppen in Betracht kommen.
Wie das Ministerium im aktuellen Entwurf herausstellt, bietet besonders die qualifizierte Signatur einen sicheren Prozess, elektronische Rechnungen gesetzeskonform, national und international abzuwickeln, ohne dass die Unternehmen verschiedene landesspezifische Verfahren implementieren müssen, um Echtheit und Unversehrtheit nachzuweisen.
Allerdings sind sich die beteiligten Parteiene noch nicht einig. Besonders die Verbände der grossen Unternehmen, BDI und BDA, kämpfen noch für eine Lösung, die mit Medienbrüchen arbeitet. Nach deren Vorstellungen dürften dann elektronische Rechnungen einfach ausgedruckt werden und würden dabei die Belegeigenschaften vom Datensatz auf das Papier transponieren. BMF und BMJ sind strikt dagegen. BMWi und Bundeskanzleramt würden hierin einen erwägenswerten Vorschlag mit Erfolgsaussichten beim Bürokratie-Abbau –Ziel allein hier: 3,5 Mia. €- sehen. Dabei wird nicht berücksichtigt, dass gerade KMU, die bisher nichts mit Prozesssicherheit und deren komplexer Herstellung und Aufrechterhaltung zu tun hatten, fachlich und finanziell überfordert wären.
Das BMF kommt damit dem Verbot der Vorgabe von Methoden zur Belegsicherung im Gesetz nach, hebt qualifizierte Signaturen und EDI als besonders geeignete Sicherungsverfahren hervor und stellt klar, dass alle anderen Methoden auch genutzt werden können, wenn sie eine qualitativ gleichwertige Prozesssicherheit bieten. Das BMF plant, die Gesetzesänderung so ins Gesetzgebungsverfahren einzubringen, dass die Regelung zum 01.07.2011 in Kraft treten kann.
Entsprechend den Anforderungen der vom EU-Ministerrat beschlossenen Formulierung zur Änderung der MwStSysRL sollen damit alle Verfahren zur Belegsicherung möglich sein. Es sind dies
(1) Elektronische Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat
(2) Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren
(3) „andere Verfahren“, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten (NEU)
Damit öffnet das BMF als neuen sog. „dritten Weg“ die Verwendung „anderer Verfahren“, wie z.B. interne Kontrollverfahren, und erfüllt damit die Auflagen der EU Verwaltung. Allerdings betont das Ministerium in seiner Begründung zum neuen Gesetzesentwurf, dass bislang nur die Nutzung qualifizierter Signaturen und die Übermittlung per EDI-Verfahren standardisiert sind. Eine garantierte,
einheitliche EU-weite Anerkennung elektronischer Rechnungen, ohne landesspezifische Risiken und teure Individuallösungen, werde aktuell nur auf Basis qualifizierter Signaturen oder EDI Verfahren
gewährleistet.
Das Ministerium lässt –gerade unter Hinweis auf das Verbot der Methodenvorage- offen wie
die neuen „anderen Verfahren“, wie z.B. interne Kontrollverfahren, ausgestaltet werden müssen um die Echtheit und Herkunft von elektronischen Rechnungen über den vollen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren zuzüglich 2 Jahen Anlaufhemmung zu garantieren. Innerhalb der EU bestehen erhebliche Unterschiede in der Auffassung zur Ausgestaltung der „internen Kontrollverfahren“.
Eine EU-weite Harmonisierung dieser Auffassungen ist auch nicht absehbar. Dazu sind die nationalgesetzlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern nicht hinreichend synchronisiert.
Der sog. „dritte Weg“ wird damit nur für sehr ausgesuchte Fälle, wie z.B. konzerninterne Verrechnungen, statische Geschäftsverbindungen, oder sehr kleine geschlossene Benutzergruppen in Betracht kommen.
Wie das Ministerium im aktuellen Entwurf herausstellt, bietet besonders die qualifizierte Signatur einen sicheren Prozess, elektronische Rechnungen gesetzeskonform, national und international abzuwickeln, ohne dass die Unternehmen verschiedene landesspezifische Verfahren implementieren müssen, um Echtheit und Unversehrtheit nachzuweisen.
Allerdings sind sich die beteiligten Parteiene noch nicht einig. Besonders die Verbände der grossen Unternehmen, BDI und BDA, kämpfen noch für eine Lösung, die mit Medienbrüchen arbeitet. Nach deren Vorstellungen dürften dann elektronische Rechnungen einfach ausgedruckt werden und würden dabei die Belegeigenschaften vom Datensatz auf das Papier transponieren. BMF und BMJ sind strikt dagegen. BMWi und Bundeskanzleramt würden hierin einen erwägenswerten Vorschlag mit Erfolgsaussichten beim Bürokratie-Abbau –Ziel allein hier: 3,5 Mia. €- sehen. Dabei wird nicht berücksichtigt, dass gerade KMU, die bisher nichts mit Prozesssicherheit und deren komplexer Herstellung und Aufrechterhaltung zu tun hatten, fachlich und finanziell überfordert wären.
Abonnieren
Posts (Atom)
