Gestern hat das BMF den Referentenentwurf zum Steuervereinfachungsgesetz 2011 vorgelegt, in dem u.a. mit Artikel 5 (S. 21 f) das für die elektronische Rechnung relevante Umsatzsteuergesetz geändert werden soll. Die relevanten Texte nachstehend:
Artikel 3
Änderung der Abgabenordnung
Die Abgabenordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Oktober 2002
(BGBl. I S. 3866; 2003 I S. 61), die durch Artikel 9 des Gesetzes vom 8. Dezember 2010
(BGBl. I S. 1768) geändert worden ist, wird wie folgt geändert:
1. § 87a Absatz 6 wird wie folgt gefasst:
„(6) Das Bundesministerium der Finanzen kann durch Rechtsverordnung mit Zustimmung
des Bundesrates für die Fälle der Absätze 3 und 4 neben der qualifizierten
elektronischen Signatur auch ein anderes sicheres Verfahren zulassen, das den Datenübermittler authentifiziert und die Vertraulichkeit und Integrität des elektronisch übermittelten Datensatzes gewährleistet. Einer Zustimmung des Bundesrates bedarf es nicht, soweit Verbrauchsteuern mit Ausnahme der Biersteuer betroffen sind.“
Artikel 5
Änderung des Umsatzsteuergesetzes
Das Umsatzsteuergesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. Februar 2005
(BGBl. I S. 386), das durch Artikel 4 des Gesetzes vom 8. Dezember 2010 (BGBl. I
S. 1768) geändert worden ist, wird wie folgt geändert:
1. § 14 wird wie folgt geändert:
2.
a) Absatz 1 wird wie folgt gefasst:
b)
„(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige
Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr
bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit
ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist
gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit
der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet,
dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert
wurden. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des
Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine
Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“
c) Absatz 3 wird wie folgt gefasst:
d)
„(3) Unbeschadet anderer zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen
Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als
gewährleistet durch
1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische
Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai
2001 (BGBl. I S. 876), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2001
(BGBl. I S. 876) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung
94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte
des elektronischen Datenaustauschs (ABl. EG Nr. L 338 S. 98), wenn
in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren
vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten
gewährleisten.“
Dienstag, 21. Dezember 2010
Freitag, 17. Dezember 2010
Digitale Agenda für Europa — Rechtssicherheit für die elektronische Rechnung?
Die EU-Kommission hat in einer Mitteilung an das Europäische Parlament ihre aktuellen Eckpunkte zur Verwirklichung eines EU-einheitlichen Rechtsrahmens für die elektronische Rechnungsstellung aufgeführt. Dabei geht es insbesondere um die Interoperabilität der Portale und Plattformen.
In der Mitteilung der Kommission werden Vorschläge zur Masseneinführung der elektronischen Rechnungsstellung innerhalb der EU unterbreitet (KOM (2010) 712). 240 Milliarden Euro Einsparungen sollen, nach Schätzungen einer durch die Kommissionen im Auftrag gegebene Studie, bereits nach 6 Jahren zu erreichen sein. Die Komission will sicherstellen, dass den Bedürfnissen des Mittelstandes (KMU) auch durch externe E- Invoicing Dienstleister Rechnung getragen wird. So soll die bereits im Small Business Act gestellte Forderungen nach einfachen, kostengünstigen und verbindlichen Verfahren verwirklicht werden.
Neben den im Folgenden erläuterten Baustellen der Harmonisierung und Standardisierung ist ein Thema besonders wichtig: Die Forderung nach technischer und kaufmännischer „Durchlässigkeit“ (Interoperabilität) der im E-Invoicing Markt agierenden Rechnungsportale, um möglichst bis 2020 eine große mittelständische „Schwungmasse“im E-Invoicing zu erreichen, eine Forderung, die ich aus meiner jahrelangen Erfahrung in der „eBilling-eInvoicing-Szene“ voll und ganz mittrage.
SEPA und elektronische Rechnung
Neu ist, dass in dem Papier die Verbindung zwischen der Einführung der elektronischen Rechnung sowie den Initiativen rund um das Projekt „SEPA“ (Single European Payment Area) hergestellt wird. Dies betrifft insbesondere die verwendeten Übertragungsstandards (UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) v.2 ). Ziel des SEPA-Projekts ist die Direktverarbeitung von Zahlungen zwischen Auftraggeber und Empfänger, auch hier wird auf einen Standard gesetzt (ISO 20022). Die Forderung lautet, dass der E-Invoicing Standard mit dem bei SEPA verwendeten Finanznachrichten Standard vereinbar sein soll.
Angleichung der rechnungsbezogenen Mehrwertsteuerregelungen
Die weitere Forderung ist eine Angleichung der Mehrwertsteuersysteme, um Hemmnisse im grenzüberschreitenden Rechnungs- Verkehr abzubauen. Durch eine bereits beschlossen Gleichstellung von Papierbelegen und elektronischen Belegen soll bis zum Jahr 2013 eine Harmonisierung der rechnungsbezogenen Mehrwertsteuerregelungen in Europa stattfinden (Umsetzung der Richtlinie 2006/112/EG).
Digitale Signatur oder EDI Vertrag
Nach wie vor ungeklärt ist die Frage, wie ein verlässlicher Prüfpfad zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnungsbelege innerbetrieblich auszusehen hat, wenn der bekannte EDI- Vertrag anstelle der digitalen Signatur zum Einsatz kommt. Konkrete Aussagen darüber bleibt auch dieses Papier schuldig. Das verwundert nicht, denn es gibt in der geänderten MwStSysRL ein Verbot einer Methodenvorgabe; und auch eine Definition desses, was internal business controls enthalten müssen, wäre schon ein Verstoss gegen dieses Verbot.
Zentrale Forderung: Roaming zwischen den Rechnungsportalen
Eine neue und außerordentlich praxisrelevante Forderung in der Mitteilung ist die der Interoperabilität der Portale und Plattformen. Schon öfter wies ich in meinen Informationen und Seminaren darauf hin, dass die „Gretchenfrage“ bei der Auswahl der Dienstleister zukünftig lauten werde, wie die verschiedenen Rechnungsportale untereinander den Rechnungsverkehr bewerkstelligen und zulassen können (Technik) und ob die Voraussetzung im Geschäftmodell der jeweiligen Dienstleiser dafür vorliegen (Vertriebs- und Preismodell). Einige Rechnungsportale haben solche „Roaming-Voraussetzungen“ mit den Rechnungsservices von Sparkassen, Volksbanken- und Raiffeisenkassen sowie einer Schnittstelle zu den Rechnungswesenprogrammen der DATEV von Beginn an realisiert. Auch eine Anbindung an SAP ist nicht wirklich schwierig. Dies erweitert somit den Kreis der Rechnungsabsender für das mittelständische Unternehmen deutlich und beschleunigt die Durchsetzung im kooperierenden Mittelstand.
Der aktuelle Status der Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustausches
Mehrheitlich werden Rechnungsportale externer Dienstleister verwendet. Die EDI erfahrenden Kooperationen des Lebensmittelhandels setzen auf den genannten EDI-Vertrag und verzichten auf die digitale Signatur. Sie stellen in ihren IT- Abteilungen die genannten Prüfpfade und die Prozessdokumentationen für die Steuerbehörden dar.
Non-Food Kooperationen hingegen, die auch teilweise im internationalen Geschäft unterwegs sind, setzten auf die Nutzung der digitalen Signatur als einfache und preiswerte Möglichkeit zur Herbeiführung von Dokumentensicherheit.
In der Mitteilung der Kommission werden Vorschläge zur Masseneinführung der elektronischen Rechnungsstellung innerhalb der EU unterbreitet (KOM (2010) 712). 240 Milliarden Euro Einsparungen sollen, nach Schätzungen einer durch die Kommissionen im Auftrag gegebene Studie, bereits nach 6 Jahren zu erreichen sein. Die Komission will sicherstellen, dass den Bedürfnissen des Mittelstandes (KMU) auch durch externe E- Invoicing Dienstleister Rechnung getragen wird. So soll die bereits im Small Business Act gestellte Forderungen nach einfachen, kostengünstigen und verbindlichen Verfahren verwirklicht werden.
Neben den im Folgenden erläuterten Baustellen der Harmonisierung und Standardisierung ist ein Thema besonders wichtig: Die Forderung nach technischer und kaufmännischer „Durchlässigkeit“ (Interoperabilität) der im E-Invoicing Markt agierenden Rechnungsportale, um möglichst bis 2020 eine große mittelständische „Schwungmasse“im E-Invoicing zu erreichen, eine Forderung, die ich aus meiner jahrelangen Erfahrung in der „eBilling-eInvoicing-Szene“ voll und ganz mittrage.
SEPA und elektronische Rechnung
Neu ist, dass in dem Papier die Verbindung zwischen der Einführung der elektronischen Rechnung sowie den Initiativen rund um das Projekt „SEPA“ (Single European Payment Area) hergestellt wird. Dies betrifft insbesondere die verwendeten Übertragungsstandards (UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) v.2 ). Ziel des SEPA-Projekts ist die Direktverarbeitung von Zahlungen zwischen Auftraggeber und Empfänger, auch hier wird auf einen Standard gesetzt (ISO 20022). Die Forderung lautet, dass der E-Invoicing Standard mit dem bei SEPA verwendeten Finanznachrichten Standard vereinbar sein soll.
Angleichung der rechnungsbezogenen Mehrwertsteuerregelungen
Die weitere Forderung ist eine Angleichung der Mehrwertsteuersysteme, um Hemmnisse im grenzüberschreitenden Rechnungs- Verkehr abzubauen. Durch eine bereits beschlossen Gleichstellung von Papierbelegen und elektronischen Belegen soll bis zum Jahr 2013 eine Harmonisierung der rechnungsbezogenen Mehrwertsteuerregelungen in Europa stattfinden (Umsetzung der Richtlinie 2006/112/EG).
Digitale Signatur oder EDI Vertrag
Nach wie vor ungeklärt ist die Frage, wie ein verlässlicher Prüfpfad zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnungsbelege innerbetrieblich auszusehen hat, wenn der bekannte EDI- Vertrag anstelle der digitalen Signatur zum Einsatz kommt. Konkrete Aussagen darüber bleibt auch dieses Papier schuldig. Das verwundert nicht, denn es gibt in der geänderten MwStSysRL ein Verbot einer Methodenvorgabe; und auch eine Definition desses, was internal business controls enthalten müssen, wäre schon ein Verstoss gegen dieses Verbot.
Zentrale Forderung: Roaming zwischen den Rechnungsportalen
Eine neue und außerordentlich praxisrelevante Forderung in der Mitteilung ist die der Interoperabilität der Portale und Plattformen. Schon öfter wies ich in meinen Informationen und Seminaren darauf hin, dass die „Gretchenfrage“ bei der Auswahl der Dienstleister zukünftig lauten werde, wie die verschiedenen Rechnungsportale untereinander den Rechnungsverkehr bewerkstelligen und zulassen können (Technik) und ob die Voraussetzung im Geschäftmodell der jeweiligen Dienstleiser dafür vorliegen (Vertriebs- und Preismodell). Einige Rechnungsportale haben solche „Roaming-Voraussetzungen“ mit den Rechnungsservices von Sparkassen, Volksbanken- und Raiffeisenkassen sowie einer Schnittstelle zu den Rechnungswesenprogrammen der DATEV von Beginn an realisiert. Auch eine Anbindung an SAP ist nicht wirklich schwierig. Dies erweitert somit den Kreis der Rechnungsabsender für das mittelständische Unternehmen deutlich und beschleunigt die Durchsetzung im kooperierenden Mittelstand.
Der aktuelle Status der Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustausches
Mehrheitlich werden Rechnungsportale externer Dienstleister verwendet. Die EDI erfahrenden Kooperationen des Lebensmittelhandels setzen auf den genannten EDI-Vertrag und verzichten auf die digitale Signatur. Sie stellen in ihren IT- Abteilungen die genannten Prüfpfade und die Prozessdokumentationen für die Steuerbehörden dar.
Non-Food Kooperationen hingegen, die auch teilweise im internationalen Geschäft unterwegs sind, setzten auf die Nutzung der digitalen Signatur als einfache und preiswerte Möglichkeit zur Herbeiführung von Dokumentensicherheit.
Dienstag, 14. Dezember 2010
Unsicherheit über Auswirkungen der Umsetzung der neuen EU-Mehrwertsteuerrichtlinie?
Unternehmen sind sich nicht im Klaren über die konkreten Auswirkungen der anstehenden Umsetzung der Vorgaben des EU-Ministerrates (vom Juli 2010) zur Änderung der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EC. Europaweit spätestens ab dem 01.01.2013, in Deutschland vermutlich ein Jahr früher, wird es möglich sein, zu den beiden bekannten und bestehenden Verfahren noch weitere zur Sicherstellung des Vorsteuerabzugs bei elektronischen Rechnungen zu nutzen. Neben der
• qualifizierten Signatur und der
• Übermittlung via EDI-Verfahren
wird es künftig noch andere zulässige Wege geben, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts zu gewährleisten.
Dabei geht es der EU bei der Änderung der Mehrwertsteuerrichtlinie um die weitere Verbreitung und Akzeptanz der elektronischen Rechnung. Sie stellt diese nun der Papierrechnung gleich. Dem neuen Verbot der Methodenvorgabe folgend werden künftig nicht mehr ausschließlich konkrete Verfahren zur Erlangung des Vorsteuerabzuges vorgeschrieben.
Neben den bewährten Methoden der qualifizierten Signatur und dem EDI-Verfahren (in Deutschland seit 2009 ohne die zusammenfassende Sammelrechnung) soll es den Unternehmen künftig freigestellt sein, “andere Verfahren” zur Sicherstellung der “Echtheit” der Rechnungen über den vollen Aufbewahrungszeitraum von (in Deutschland) zehn Jahren plus 2 Jahre Anlaufhemmung) zu verwenden.
Diese neuen Verfahren sind in der EU-Richtlinie nicht weiter konkretisiert worden. Es steht allein in der Entscheidung des Unternehmens, hier neue Verfahren zu gestalten und zu gebrauchen. Wegen der nicht vorhandenen Standardisierung ist zu befürchten, dass die Unsicherheit hinsichtlich der Akzeptanz der dann unternehmensspezifisch umgesetzten Verfahren eher zunehmen. Vor allem Unternehmen, die internationale Anforderungen bzw. Strategien bezüglich des elektronischen Rechnungsaustauschs haben, werden mit unterschiedlichen nationalen Umsetzungen konfrontiert sein. Dies wird zu einer steigenden Komplexität in Buchführung, Jahresabschluss, gerade auch bei der Erstellung von Steuererklärungen und bei Betriebsprüfungen , führen. Wenn dann Zweifel an der Unversehrtheit der Rechnungen aufkommen, gerät der Vorsteuerabzug in Gefahr.
EDI und insbesondere sauber aufgesetzte Signaturverfahren sind seit Jahren praxisetablierte Methoden zur Sicherstellung der auch nach Änderung der MwStSysRL weiterhin geforderte Integrität und Authentizität der elektronischen Rechnungen. Hinzu kommt die neue Anforderung an Legitimiät, am ehesten zu übersetzen mit der Anforderung nach Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum.
Es herrscht mittlerweile ein hohes Maß an Klarheit darüber, was bei den beiden hergebrachten Verfahren von Seiten der Betriebsprüfung erwartet wird. Wie auch immer die neuen Methoden konkret aussehen sollen ist eigentlich egal. Sie sind bisher nicht normiert. Daher ist zu erwarten, dass ihre Umsetzung komplex und teuer wird: Beide Seiten – der Rechnungssender sowie der Empfänger – müssen sich einig darüber sein, mit welchen Verfahren die Integrität, Authentizität und Legitimität über den geforderten Aufbewahrungszeitraum sicher gestellt ist. Und bei den neuen Verfahren geht es da gerade nicht nur um die Rechnungen; auch die im Geschäftsvorfall weiter ausgetauschten Dokumente –von der Bestellung über den Lieferschein bis hin zur Reklamation- sind zu beachten.
Aus meiner Sicht werden EDI- und Signaturverfahren gerade aus Kostengründen weiterhin die präferierte Methode bleiben, zumal bei anderen Verfahren die Archivierung eine noch zentralere Rolle spielen wird und die Prüfungsanforderungen auf Dokumente ausgedehnt werden, die bisher in der steuerlichen Betriebsprüfung nicht verlangt wurden. Ausserdem sind die Kosten für die eigentliche elektronische Signatur in einem gesamtheitlichen Ansatz mehr oder weniger vernachlässigbar. Aufwändig sind insbesondere Vorbereitungshandlungen, die Unterweisung der Mirarbeiter, die Überzeugungsarbeit an den Kunden oder bei den Lieferanten, ausserdem die Elektronifizierung und die Konsolidierung der unterschiedlichen Prozessvarianten beim Versand oder Empfang elektronischer Rechnungen. Die Signatur spielt nur eine kleine Rolle, erzeugt dafür aber ein hohes Maß an Auditierungssicherheit. Andere Methoden müssen sich dann an diesem Kosten / Leistungsverhältnis messen lassen.
Unternehmen sind zur Reduzierung von Komplexität und zur Herbeiführung von Investitionssicherheit gut beraten, die mit dem e-Invoicing zusammenhängenden Einführungs- und Betriebs-Prozesse in die Hände erfahrener Dienstleister zu legen. Die sollten die unterschiedlichen gesetzlichen und sonstigen Compliance- Anforderungen (beispielsweise SAS 70 II, IdW PS 880 u.ä.) in den Ländern kennen und über ein Lösungsportfolio verfügen, das flexible und skalierbare Technologien enthält. Wichtig ist die Praxistauglichkeit der Einführungskonzepte bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen sowie das sog. onboarding, die Anbindung der Geschäftspartner. Schließlich sollte ein solcher Dienstleister auch über ein Netzwerk zur Bündelung der Rechnungsströme verfügen, also eine sog. roaming-Lösung haben, so dass die Rechnungen nicht zwischen allen Geschäftspartnern bilateral ausgetauscht werden müssen sondern ähnlich wie heute mit der Briefpost einmal aufgegeben und dann zugestellt werden.
Hinsichtlich der Einführung von elektronischen Rechnungen konnte ich in den vergangenen Jahren viele Erfahrungen sammeln. Darüber habe ich ein Buch geschrieben: die elektronische Rechnung in Handels- und Steuerrecht, Gabler-Verlag. Gern erstelle ich ein Angebot über meine Mitwirkung in Ihrem Einführungsprojekt. Einfach nachfragen, eMail reicht.
• qualifizierten Signatur und der
• Übermittlung via EDI-Verfahren
wird es künftig noch andere zulässige Wege geben, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts zu gewährleisten.
Dabei geht es der EU bei der Änderung der Mehrwertsteuerrichtlinie um die weitere Verbreitung und Akzeptanz der elektronischen Rechnung. Sie stellt diese nun der Papierrechnung gleich. Dem neuen Verbot der Methodenvorgabe folgend werden künftig nicht mehr ausschließlich konkrete Verfahren zur Erlangung des Vorsteuerabzuges vorgeschrieben.
Neben den bewährten Methoden der qualifizierten Signatur und dem EDI-Verfahren (in Deutschland seit 2009 ohne die zusammenfassende Sammelrechnung) soll es den Unternehmen künftig freigestellt sein, “andere Verfahren” zur Sicherstellung der “Echtheit” der Rechnungen über den vollen Aufbewahrungszeitraum von (in Deutschland) zehn Jahren plus 2 Jahre Anlaufhemmung) zu verwenden.
Diese neuen Verfahren sind in der EU-Richtlinie nicht weiter konkretisiert worden. Es steht allein in der Entscheidung des Unternehmens, hier neue Verfahren zu gestalten und zu gebrauchen. Wegen der nicht vorhandenen Standardisierung ist zu befürchten, dass die Unsicherheit hinsichtlich der Akzeptanz der dann unternehmensspezifisch umgesetzten Verfahren eher zunehmen. Vor allem Unternehmen, die internationale Anforderungen bzw. Strategien bezüglich des elektronischen Rechnungsaustauschs haben, werden mit unterschiedlichen nationalen Umsetzungen konfrontiert sein. Dies wird zu einer steigenden Komplexität in Buchführung, Jahresabschluss, gerade auch bei der Erstellung von Steuererklärungen und bei Betriebsprüfungen , führen. Wenn dann Zweifel an der Unversehrtheit der Rechnungen aufkommen, gerät der Vorsteuerabzug in Gefahr.
EDI und insbesondere sauber aufgesetzte Signaturverfahren sind seit Jahren praxisetablierte Methoden zur Sicherstellung der auch nach Änderung der MwStSysRL weiterhin geforderte Integrität und Authentizität der elektronischen Rechnungen. Hinzu kommt die neue Anforderung an Legitimiät, am ehesten zu übersetzen mit der Anforderung nach Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum.
Es herrscht mittlerweile ein hohes Maß an Klarheit darüber, was bei den beiden hergebrachten Verfahren von Seiten der Betriebsprüfung erwartet wird. Wie auch immer die neuen Methoden konkret aussehen sollen ist eigentlich egal. Sie sind bisher nicht normiert. Daher ist zu erwarten, dass ihre Umsetzung komplex und teuer wird: Beide Seiten – der Rechnungssender sowie der Empfänger – müssen sich einig darüber sein, mit welchen Verfahren die Integrität, Authentizität und Legitimität über den geforderten Aufbewahrungszeitraum sicher gestellt ist. Und bei den neuen Verfahren geht es da gerade nicht nur um die Rechnungen; auch die im Geschäftsvorfall weiter ausgetauschten Dokumente –von der Bestellung über den Lieferschein bis hin zur Reklamation- sind zu beachten.
Aus meiner Sicht werden EDI- und Signaturverfahren gerade aus Kostengründen weiterhin die präferierte Methode bleiben, zumal bei anderen Verfahren die Archivierung eine noch zentralere Rolle spielen wird und die Prüfungsanforderungen auf Dokumente ausgedehnt werden, die bisher in der steuerlichen Betriebsprüfung nicht verlangt wurden. Ausserdem sind die Kosten für die eigentliche elektronische Signatur in einem gesamtheitlichen Ansatz mehr oder weniger vernachlässigbar. Aufwändig sind insbesondere Vorbereitungshandlungen, die Unterweisung der Mirarbeiter, die Überzeugungsarbeit an den Kunden oder bei den Lieferanten, ausserdem die Elektronifizierung und die Konsolidierung der unterschiedlichen Prozessvarianten beim Versand oder Empfang elektronischer Rechnungen. Die Signatur spielt nur eine kleine Rolle, erzeugt dafür aber ein hohes Maß an Auditierungssicherheit. Andere Methoden müssen sich dann an diesem Kosten / Leistungsverhältnis messen lassen.
Unternehmen sind zur Reduzierung von Komplexität und zur Herbeiführung von Investitionssicherheit gut beraten, die mit dem e-Invoicing zusammenhängenden Einführungs- und Betriebs-Prozesse in die Hände erfahrener Dienstleister zu legen. Die sollten die unterschiedlichen gesetzlichen und sonstigen Compliance- Anforderungen (beispielsweise SAS 70 II, IdW PS 880 u.ä.) in den Ländern kennen und über ein Lösungsportfolio verfügen, das flexible und skalierbare Technologien enthält. Wichtig ist die Praxistauglichkeit der Einführungskonzepte bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen sowie das sog. onboarding, die Anbindung der Geschäftspartner. Schließlich sollte ein solcher Dienstleister auch über ein Netzwerk zur Bündelung der Rechnungsströme verfügen, also eine sog. roaming-Lösung haben, so dass die Rechnungen nicht zwischen allen Geschäftspartnern bilateral ausgetauscht werden müssen sondern ähnlich wie heute mit der Briefpost einmal aufgegeben und dann zugestellt werden.
Hinsichtlich der Einführung von elektronischen Rechnungen konnte ich in den vergangenen Jahren viele Erfahrungen sammeln. Darüber habe ich ein Buch geschrieben: die elektronische Rechnung in Handels- und Steuerrecht, Gabler-Verlag. Gern erstelle ich ein Angebot über meine Mitwirkung in Ihrem Einführungsprojekt. Einfach nachfragen, eMail reicht.
eInvoicing-Trends 2011: Rechnungslogistik - Potenziale, Produkte und Entwicklungen
Effizienter Rechnungseingang
Gerade im Rechnungseingang entstehen hohe Kosten. Für die Prozesse rund um eine Eingangsrechnung in Papierform können Unternehmen schnell bis zu 50 € je Rechnung aufwenden. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Zahl der Rechnungseingangsprojekte 2010 stark zugenommen hat und auch 2011 noch viel Potenzial birgt.
Eine Umstellung auf frühes Scannen verbessert die Effizienz der Rechnungseingangsbearbeitung und hat den Vorteil, dass die Rechnungen in einen vereinheitlichten elektronischen Workflow übergeben werden und ein direkter Abgleich mit Einkaufsdaten möglich ist. Ist das eingerichtet, können auch die Lieferanten von digitalen Versand- und Abrechnungskanälen überzeugt werden und sukzessive auch ihren Rechnungsausgang digitalisieren und optimieren.
Shared Service Center
Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen des Unternehmens in sogenannten Shared Service Centern (SSC) wird 2011 unter Kostenaspekten immer wichtiger. Es kann von Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent bei jedem Unternehmen, das sich eines SSC bedient, ausgegangen werden. Es ist gerade die Konsolidierung von Prozessen des Rechnungseingangs, die in Financial SSCs große Potenziale zur Kostensenkung bietet. Eine effiziente standardisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist in den Unternehmen noch lange kein Standard. So digitalisieren deerzeit nur ca. 16 Prozent der Unternehmen ihre Eingangsrechnungen, um sie dann in einen automatisierten Workflow einzuspeisen. Dies kann in einen SSC für das gesamte Unternehmen und für jede einzelne Abteilung zentralisiert werden.
SSC sind aber keineswegs nur etwas für Grossunternehmen. In dieser Sache aufgeschlossene, fortschrittlich arbeitende Steuerkanzleien bieten ihren Mandanten schon heute standardisierte Dienstleistungen rund um die elektronische Rechnung.
Für die Ausgangsrechnung werden Fälligkeiten überwacht, Mahnwesen bearbeitet, Liquiditätspläne erstellt u.v.m., für eingehende Rechnungen werden Zahlungsvorschlagslisten erstellt, die wieder in die Liquiditätsplanung einfliessen; die Zahlungsvorschläge werden am Telefon per WebKonferenz mit dem Mandanten abgestimmt. Frühzeitige Zahlung sichert Skonto-Vorteile, die diesen Service leicht finanzieren. Die Rechnungsfreigabe selbst ist dabei immer Sache des Mandanten. Der kann natürlich auch im Vorwege die Bestell- und Lieferdokumente an die Kanzlei verschicken und so auch den Bestellabgleich und die Rechnungsfreigabe auslagern.
Hier hinein gehört auch das Angebot, für Mandanten elektronische Rechnungsein- und –ausgangs-Postfächer einzurichten und zu überwachen. Wer an diesen Angeboten interessiert ist, der kann mich gern ansprechen.
E-Postbrief und DE-mail, was werden sie bewirken?
Länder wie Finnland, die Schweiz oder Dänemark haben diese Verfahren bereits seit Jahren erfolgreich implementiert. Die Erfahrung aus diesen Märkten zeigt, dass der elektronische Brief für sich allein keine Revolution darstellt. Wichtig ist, wie sich der Markt im kommenden Jahr entwickeln wird und was für zusätzliche Services und Angebote sich um den „neuen“ Brief bilden werden. Das wird eine der Herausforderungen für 2011 sein. Erfolgreich werden elektronische Briefe nur, wenn damit eine offene Plattform verbunden wird, die weitere angeschlossene Services zulässt.
Flexibles Outsourcing
Unternehmen müssen in der Lage sein, sich schneller als bisher an sich schnell verändernde Wettbewerbsbedingungen anzupassen. DAS ist eine wichtige Anforderung an IT-Dienstleister: Modalitäten und Verträge müssen zukünftig anpassungsfähiger gestaltet werden, gerade im Outsourcing von Finanzdienstleistungen. On demand wird verstärkt nachgefragt; auch in der Rechnungslogistik! Jedes Jahr verschicken europäische Unternehmen rund 28 Milliarden Rechnungen. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs und -ausgangs ist ein erheblicher Kostenfaktor für die Unternehmen, der häufig jedoch als kaum beachteter Prozess unternehmensintern sehr ineffizient abgewickelt wird und Ressourcen unnötig bindet. Die Kosten des Prozesses kennen die wenigsten Unternehmensverantwortlichen. Dabei lassen sich die heterogenen Prozesse in der Rechnungslogistik effizient und standardisiert gestalten (siehe auch SSC). Gerade bei schwankendem Rechnungsaufkommen lohnt sich das.
Transpromotion
Rechnungen sind heute weit mehr als nur Zahlungsaufforderungen, sie werden zum essentiellen Bestandteil der Kundenkommunikation. Ein Rechnungsempfänger wendet dreimal mehr Zeit für das Studieren eines Rechnungsdokuments auf, als er es für andere Kommunikationsschreiben tut. Die Rechnung ist also das effektivste Mittel in der schriftlichen Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden. Und das, weil die Rechnung sehr viel Platz bietet, um dem Kunden Botschaften zu vermitteln, denen sie weitaus mehr Bedeutung schenken als anderen Kommunikationsschreiben – ein wichtiger Punkt in Zeiten wahrer Werbeüberangebote. Die Verknüpfung von Rechnungen mit solchen Marketingbotschaften nennt man Transpromotion. In den letzten Jahren hat sich hier viel getan, aufwendige Verknüpfungen des Buchhaltungssystems, etwa mit dem Customer Relationship Management sind für eine personalisierte Ansprache nicht mehr notwendig; vielmehr werden die vorhandenen Rechnungsdaten genutzt. Allerdings könnte die erstärkte Nutzung des elektronischen Rechnungsdatenaustauschs in den nächsten Jahren diesem Trend entgegenwirken.
Ich sehe in diesen Trends, dass es in 2011 wichtig sein wird, zuerst die eigenen Prozesse zu optimieren und sich dabei nicht auf die Flexibilität und den Entwicklungswillen von Kunden und Partnern zu verlassen.
Gerade im Rechnungseingang entstehen hohe Kosten. Für die Prozesse rund um eine Eingangsrechnung in Papierform können Unternehmen schnell bis zu 50 € je Rechnung aufwenden. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Zahl der Rechnungseingangsprojekte 2010 stark zugenommen hat und auch 2011 noch viel Potenzial birgt.
Eine Umstellung auf frühes Scannen verbessert die Effizienz der Rechnungseingangsbearbeitung und hat den Vorteil, dass die Rechnungen in einen vereinheitlichten elektronischen Workflow übergeben werden und ein direkter Abgleich mit Einkaufsdaten möglich ist. Ist das eingerichtet, können auch die Lieferanten von digitalen Versand- und Abrechnungskanälen überzeugt werden und sukzessive auch ihren Rechnungsausgang digitalisieren und optimieren.
Shared Service Center
Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen des Unternehmens in sogenannten Shared Service Centern (SSC) wird 2011 unter Kostenaspekten immer wichtiger. Es kann von Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent bei jedem Unternehmen, das sich eines SSC bedient, ausgegangen werden. Es ist gerade die Konsolidierung von Prozessen des Rechnungseingangs, die in Financial SSCs große Potenziale zur Kostensenkung bietet. Eine effiziente standardisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist in den Unternehmen noch lange kein Standard. So digitalisieren deerzeit nur ca. 16 Prozent der Unternehmen ihre Eingangsrechnungen, um sie dann in einen automatisierten Workflow einzuspeisen. Dies kann in einen SSC für das gesamte Unternehmen und für jede einzelne Abteilung zentralisiert werden.
SSC sind aber keineswegs nur etwas für Grossunternehmen. In dieser Sache aufgeschlossene, fortschrittlich arbeitende Steuerkanzleien bieten ihren Mandanten schon heute standardisierte Dienstleistungen rund um die elektronische Rechnung.
Für die Ausgangsrechnung werden Fälligkeiten überwacht, Mahnwesen bearbeitet, Liquiditätspläne erstellt u.v.m., für eingehende Rechnungen werden Zahlungsvorschlagslisten erstellt, die wieder in die Liquiditätsplanung einfliessen; die Zahlungsvorschläge werden am Telefon per WebKonferenz mit dem Mandanten abgestimmt. Frühzeitige Zahlung sichert Skonto-Vorteile, die diesen Service leicht finanzieren. Die Rechnungsfreigabe selbst ist dabei immer Sache des Mandanten. Der kann natürlich auch im Vorwege die Bestell- und Lieferdokumente an die Kanzlei verschicken und so auch den Bestellabgleich und die Rechnungsfreigabe auslagern.
Hier hinein gehört auch das Angebot, für Mandanten elektronische Rechnungsein- und –ausgangs-Postfächer einzurichten und zu überwachen. Wer an diesen Angeboten interessiert ist, der kann mich gern ansprechen.
E-Postbrief und DE-mail, was werden sie bewirken?
Länder wie Finnland, die Schweiz oder Dänemark haben diese Verfahren bereits seit Jahren erfolgreich implementiert. Die Erfahrung aus diesen Märkten zeigt, dass der elektronische Brief für sich allein keine Revolution darstellt. Wichtig ist, wie sich der Markt im kommenden Jahr entwickeln wird und was für zusätzliche Services und Angebote sich um den „neuen“ Brief bilden werden. Das wird eine der Herausforderungen für 2011 sein. Erfolgreich werden elektronische Briefe nur, wenn damit eine offene Plattform verbunden wird, die weitere angeschlossene Services zulässt.
Flexibles Outsourcing
Unternehmen müssen in der Lage sein, sich schneller als bisher an sich schnell verändernde Wettbewerbsbedingungen anzupassen. DAS ist eine wichtige Anforderung an IT-Dienstleister: Modalitäten und Verträge müssen zukünftig anpassungsfähiger gestaltet werden, gerade im Outsourcing von Finanzdienstleistungen. On demand wird verstärkt nachgefragt; auch in der Rechnungslogistik! Jedes Jahr verschicken europäische Unternehmen rund 28 Milliarden Rechnungen. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs und -ausgangs ist ein erheblicher Kostenfaktor für die Unternehmen, der häufig jedoch als kaum beachteter Prozess unternehmensintern sehr ineffizient abgewickelt wird und Ressourcen unnötig bindet. Die Kosten des Prozesses kennen die wenigsten Unternehmensverantwortlichen. Dabei lassen sich die heterogenen Prozesse in der Rechnungslogistik effizient und standardisiert gestalten (siehe auch SSC). Gerade bei schwankendem Rechnungsaufkommen lohnt sich das.
Transpromotion
Rechnungen sind heute weit mehr als nur Zahlungsaufforderungen, sie werden zum essentiellen Bestandteil der Kundenkommunikation. Ein Rechnungsempfänger wendet dreimal mehr Zeit für das Studieren eines Rechnungsdokuments auf, als er es für andere Kommunikationsschreiben tut. Die Rechnung ist also das effektivste Mittel in der schriftlichen Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden. Und das, weil die Rechnung sehr viel Platz bietet, um dem Kunden Botschaften zu vermitteln, denen sie weitaus mehr Bedeutung schenken als anderen Kommunikationsschreiben – ein wichtiger Punkt in Zeiten wahrer Werbeüberangebote. Die Verknüpfung von Rechnungen mit solchen Marketingbotschaften nennt man Transpromotion. In den letzten Jahren hat sich hier viel getan, aufwendige Verknüpfungen des Buchhaltungssystems, etwa mit dem Customer Relationship Management sind für eine personalisierte Ansprache nicht mehr notwendig; vielmehr werden die vorhandenen Rechnungsdaten genutzt. Allerdings könnte die erstärkte Nutzung des elektronischen Rechnungsdatenaustauschs in den nächsten Jahren diesem Trend entgegenwirken.
Ich sehe in diesen Trends, dass es in 2011 wichtig sein wird, zuerst die eigenen Prozesse zu optimieren und sich dabei nicht auf die Flexibilität und den Entwicklungswillen von Kunden und Partnern zu verlassen.
Donnerstag, 9. Dezember 2010
Erklärtes Ziel der EU-Kommission: Bis 2020 sollen Papierrechnungen durch elektronische Rechnungen ersetzt werden!
Die Europäische Kommission setzt sich jetzt dafür ein, dass bis zum Jahr 2020 die elektronische Rechnung die vorherrschende Fakturierungsmethode ist. In einer neuen Mitteilung hat die EU-Kommission die Vorteile der papierlosen Rechnung betont: geringere Druck- und Portokosten, schnellere Zahlungen und eine niedrigere Fehlerquote. Um diese Vorteile zu erreichen und zu heben, müssen Geschäftspartner strukturierte Datenformate anstelle von PDF- oder Bilddateien austauschen.
Nachdem die EU-Kommission mit Ihrem Vorstoss zur ersatzlosen Abschaffung der elektronischen Signatur beim elektronischen Rechnungsdatenaustausch im EU-Ministerrat grandios scheiterte und die Nationalstaaten in der EU, allen voran Deutschland, jetzt beginnen, ihre Umsatzsteuergesetze an die vom Ministerrat vorgegebene Änderung der MwStSysRL anzupassen, die nun bekanntlich –ohne dass Methoden zur Sicherung vorgeschrieben werden dürfen- 3 unterschiedliche Methoden zur Herbeiführung von Beleg- und/ oder Prozesssicherheit vorsieht:
1. elektronische Signatur (in Deutschland soll es bei der qualifizierten Signatur bleiben) als Methode zur Herbeiführung von Dokumentensicherheit
2. EDI als Methode zum Nachweis der bestehenden Prozesssicherheit
3. alle anderen Verfahren, die zur Herbeiführung von Prozesssicherheit geeignet sind und die die Anforderungen nach Authentizität, Integrität und Legitimität erfüllen
lenkt die EU-Kommission nicht nur ein, sondern versucht, sich wieder an die Spitze der Bewegung zu setzen. Das ist gut so, denn der elektronische Rechnungsdatenaustausch bietet zwar enorme Vorteile für jedes Unternehmen; dennoch werden Unterstützer auf höchster politischer Ebene dringend benötigt.
Die elektronische Signatur ist dabei als preiswerte und unkomplizierte Möglichkeit des elektronischen Rechnungsdatenaustauschs in besonderer Weise für die Nutzung durch kleinste, kleine und mittelgrosse Unternehmen geeignet und bleibt im europäischen Rahmen erhalten.
Um die Nutzung der elektronischen Rechnung auf breiter Front voranzutreiben, hat die EU-Kommission ein Bündel an konkreten Maßnahmen vorgestellt. Hier engagiere ich mich auf nationaler Ebene durch Mitarbeit in verschiedenen Beratungsgremien mit dem Ziel, in möglichst kurzer Zeit eine möglichst weite Verbreitung der elektronischen Rechnung zu schaffen. Insoweit unterstütze ich aktiv die Zielsetzung der EU-Kommission.
Die EU-Kommission will mit ihrer Initiative technische und rechtliche Rahmenbedingungen schaffen, die allen interessierten Unternehmen den einfachen Austausch elektronischer Rechnungsdaten ermöglichen. Ein sehr wichtiger technischer Aspekt für die schnelle und umfassende Verbreitung von E-Invoicing wäre ein Roaming-Standard, mit dem die verschiedenen E-Invoicing-Dienstleister reibungslos Rechnungsdaten austauschen können. Hier ist noch sehr viel Detailarbeit zu leisten und es gibt hohen Gesprächs- und Abstimmungsbedarf.
Die EU-Kommission stellt sich ein Standard-Datenmodell für elektronische Rechnungen vor. Ein einheitliches Datenmodell würde nach Ihrer Ansicht einen fehlerfreien Datenaustausch ermöglichen. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) soll im nächsten Jahr Leitlinien für die Standardisierung des von der EU empfohlenen Datenformats erarbeiten. Dabei spielt neben der Definition der technischen Standards gerade die Harmonisierung der rechtlichen Rahmenbedingungen eine große Rolle. Diese Bedingungen sind in Europa nämlich keineswegs gleich oder gar harmonisch geregelt. Mit der neuen EU-Richtlinie, die zum 1.1.2013 in Kraft tritt, wurde hier lediglich ein erster Schritt von der EU-Kommission vollzogen, es gibt aber noch weiteren Handlungsbedarf im Hinblick auf einen konkreten, allgemein verständlichen und von allen EU-Mitgliedsstaaten akzeptierten rechtlichen Rahmen.
Um die Maßnahmen zur Förderung von E-Invoicing koordiniert und abgestimmt voranzutreiben, hat die EU-Kommission beschlossen, für einen Zeitraum von drei Jahren ein europäisches Stakeholder-Forum einzusetzen. Gleichzeitig hat sie die EU-Mitgliedsstaaten gebeten, nationale Stakeholder-Foren zu installieren. In Deutschland wurde schon im März 2010 das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ gegründet, in dem ich Gründungsmitglied bin und in dem die wichtigsten Dachverbände und die Bundesministerien für Finanzen, für Justiz und für Wirtschaft sowie das Bundeskanzleramt und der Normenkontrollrat in Arbeitsgruppen aktiv sind. Das FeRD zeigt sich als schlagkräftiges Gremium, das sich erfolgreich für die Verbreitung von E-Invoicing einsetzt und dem kontroverse Themen auch intensiv diskutiert werden.
Nachdem die EU-Kommission mit Ihrem Vorstoss zur ersatzlosen Abschaffung der elektronischen Signatur beim elektronischen Rechnungsdatenaustausch im EU-Ministerrat grandios scheiterte und die Nationalstaaten in der EU, allen voran Deutschland, jetzt beginnen, ihre Umsatzsteuergesetze an die vom Ministerrat vorgegebene Änderung der MwStSysRL anzupassen, die nun bekanntlich –ohne dass Methoden zur Sicherung vorgeschrieben werden dürfen- 3 unterschiedliche Methoden zur Herbeiführung von Beleg- und/ oder Prozesssicherheit vorsieht:
1. elektronische Signatur (in Deutschland soll es bei der qualifizierten Signatur bleiben) als Methode zur Herbeiführung von Dokumentensicherheit
2. EDI als Methode zum Nachweis der bestehenden Prozesssicherheit
3. alle anderen Verfahren, die zur Herbeiführung von Prozesssicherheit geeignet sind und die die Anforderungen nach Authentizität, Integrität und Legitimität erfüllen
lenkt die EU-Kommission nicht nur ein, sondern versucht, sich wieder an die Spitze der Bewegung zu setzen. Das ist gut so, denn der elektronische Rechnungsdatenaustausch bietet zwar enorme Vorteile für jedes Unternehmen; dennoch werden Unterstützer auf höchster politischer Ebene dringend benötigt.
Die elektronische Signatur ist dabei als preiswerte und unkomplizierte Möglichkeit des elektronischen Rechnungsdatenaustauschs in besonderer Weise für die Nutzung durch kleinste, kleine und mittelgrosse Unternehmen geeignet und bleibt im europäischen Rahmen erhalten.
Um die Nutzung der elektronischen Rechnung auf breiter Front voranzutreiben, hat die EU-Kommission ein Bündel an konkreten Maßnahmen vorgestellt. Hier engagiere ich mich auf nationaler Ebene durch Mitarbeit in verschiedenen Beratungsgremien mit dem Ziel, in möglichst kurzer Zeit eine möglichst weite Verbreitung der elektronischen Rechnung zu schaffen. Insoweit unterstütze ich aktiv die Zielsetzung der EU-Kommission.
Die EU-Kommission will mit ihrer Initiative technische und rechtliche Rahmenbedingungen schaffen, die allen interessierten Unternehmen den einfachen Austausch elektronischer Rechnungsdaten ermöglichen. Ein sehr wichtiger technischer Aspekt für die schnelle und umfassende Verbreitung von E-Invoicing wäre ein Roaming-Standard, mit dem die verschiedenen E-Invoicing-Dienstleister reibungslos Rechnungsdaten austauschen können. Hier ist noch sehr viel Detailarbeit zu leisten und es gibt hohen Gesprächs- und Abstimmungsbedarf.
Die EU-Kommission stellt sich ein Standard-Datenmodell für elektronische Rechnungen vor. Ein einheitliches Datenmodell würde nach Ihrer Ansicht einen fehlerfreien Datenaustausch ermöglichen. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) soll im nächsten Jahr Leitlinien für die Standardisierung des von der EU empfohlenen Datenformats erarbeiten. Dabei spielt neben der Definition der technischen Standards gerade die Harmonisierung der rechtlichen Rahmenbedingungen eine große Rolle. Diese Bedingungen sind in Europa nämlich keineswegs gleich oder gar harmonisch geregelt. Mit der neuen EU-Richtlinie, die zum 1.1.2013 in Kraft tritt, wurde hier lediglich ein erster Schritt von der EU-Kommission vollzogen, es gibt aber noch weiteren Handlungsbedarf im Hinblick auf einen konkreten, allgemein verständlichen und von allen EU-Mitgliedsstaaten akzeptierten rechtlichen Rahmen.
Um die Maßnahmen zur Förderung von E-Invoicing koordiniert und abgestimmt voranzutreiben, hat die EU-Kommission beschlossen, für einen Zeitraum von drei Jahren ein europäisches Stakeholder-Forum einzusetzen. Gleichzeitig hat sie die EU-Mitgliedsstaaten gebeten, nationale Stakeholder-Foren zu installieren. In Deutschland wurde schon im März 2010 das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ gegründet, in dem ich Gründungsmitglied bin und in dem die wichtigsten Dachverbände und die Bundesministerien für Finanzen, für Justiz und für Wirtschaft sowie das Bundeskanzleramt und der Normenkontrollrat in Arbeitsgruppen aktiv sind. Das FeRD zeigt sich als schlagkräftiges Gremium, das sich erfolgreich für die Verbreitung von E-Invoicing einsetzt und dem kontroverse Themen auch intensiv diskutiert werden.
Mittwoch, 1. Dezember 2010
Neuer Vorschlag aus Berlin - UStG soll schnell an die MwStSysRL angepasst werden
BMF akzeptiert in seinem Gesetzesentwurf drei Verfahren zur Herstellung von Belegsicherheit beim eInvoicing und setzt damit EU-Rats Vorgaben um
Das BMF kommt damit dem Verbot der Vorgabe von Methoden zur Belegsicherung im Gesetz nach, hebt qualifizierte Signaturen und EDI als besonders geeignete Sicherungsverfahren hervor und stellt klar, dass alle anderen Methoden auch genutzt werden können, wenn sie eine qualitativ gleichwertige Prozesssicherheit bieten. Das BMF plant, die Gesetzesänderung so ins Gesetzgebungsverfahren einzubringen, dass die Regelung zum 01.07.2011 in Kraft treten kann.
Entsprechend den Anforderungen der vom EU-Ministerrat beschlossenen Formulierung zur Änderung der MwStSysRL sollen damit alle Verfahren zur Belegsicherung möglich sein. Es sind dies
(1) Elektronische Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat
(2) Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren
(3) „andere Verfahren“, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten (NEU)
Damit öffnet das BMF als neuen sog. „dritten Weg“ die Verwendung „anderer Verfahren“, wie z.B. interne Kontrollverfahren, und erfüllt damit die Auflagen der EU Verwaltung. Allerdings betont das Ministerium in seiner Begründung zum neuen Gesetzesentwurf, dass bislang nur die Nutzung qualifizierter Signaturen und die Übermittlung per EDI-Verfahren standardisiert sind. Eine garantierte,
einheitliche EU-weite Anerkennung elektronischer Rechnungen, ohne landesspezifische Risiken und teure Individuallösungen, werde aktuell nur auf Basis qualifizierter Signaturen oder EDI Verfahren
gewährleistet.
Das Ministerium lässt –gerade unter Hinweis auf das Verbot der Methodenvorage- offen wie
die neuen „anderen Verfahren“, wie z.B. interne Kontrollverfahren, ausgestaltet werden müssen um die Echtheit und Herkunft von elektronischen Rechnungen über den vollen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren zuzüglich 2 Jahen Anlaufhemmung zu garantieren. Innerhalb der EU bestehen erhebliche Unterschiede in der Auffassung zur Ausgestaltung der „internen Kontrollverfahren“.
Eine EU-weite Harmonisierung dieser Auffassungen ist auch nicht absehbar. Dazu sind die nationalgesetzlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern nicht hinreichend synchronisiert.
Der sog. „dritte Weg“ wird damit nur für sehr ausgesuchte Fälle, wie z.B. konzerninterne Verrechnungen, statische Geschäftsverbindungen, oder sehr kleine geschlossene Benutzergruppen in Betracht kommen.
Wie das Ministerium im aktuellen Entwurf herausstellt, bietet besonders die qualifizierte Signatur einen sicheren Prozess, elektronische Rechnungen gesetzeskonform, national und international abzuwickeln, ohne dass die Unternehmen verschiedene landesspezifische Verfahren implementieren müssen, um Echtheit und Unversehrtheit nachzuweisen.
Allerdings sind sich die beteiligten Parteiene noch nicht einig. Besonders die Verbände der grossen Unternehmen, BDI und BDA, kämpfen noch für eine Lösung, die mit Medienbrüchen arbeitet. Nach deren Vorstellungen dürften dann elektronische Rechnungen einfach ausgedruckt werden und würden dabei die Belegeigenschaften vom Datensatz auf das Papier transponieren. BMF und BMJ sind strikt dagegen. BMWi und Bundeskanzleramt würden hierin einen erwägenswerten Vorschlag mit Erfolgsaussichten beim Bürokratie-Abbau –Ziel allein hier: 3,5 Mia. €- sehen. Dabei wird nicht berücksichtigt, dass gerade KMU, die bisher nichts mit Prozesssicherheit und deren komplexer Herstellung und Aufrechterhaltung zu tun hatten, fachlich und finanziell überfordert wären.
Das BMF kommt damit dem Verbot der Vorgabe von Methoden zur Belegsicherung im Gesetz nach, hebt qualifizierte Signaturen und EDI als besonders geeignete Sicherungsverfahren hervor und stellt klar, dass alle anderen Methoden auch genutzt werden können, wenn sie eine qualitativ gleichwertige Prozesssicherheit bieten. Das BMF plant, die Gesetzesänderung so ins Gesetzgebungsverfahren einzubringen, dass die Regelung zum 01.07.2011 in Kraft treten kann.
Entsprechend den Anforderungen der vom EU-Ministerrat beschlossenen Formulierung zur Änderung der MwStSysRL sollen damit alle Verfahren zur Belegsicherung möglich sein. Es sind dies
(1) Elektronische Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat
(2) Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren
(3) „andere Verfahren“, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten (NEU)
Damit öffnet das BMF als neuen sog. „dritten Weg“ die Verwendung „anderer Verfahren“, wie z.B. interne Kontrollverfahren, und erfüllt damit die Auflagen der EU Verwaltung. Allerdings betont das Ministerium in seiner Begründung zum neuen Gesetzesentwurf, dass bislang nur die Nutzung qualifizierter Signaturen und die Übermittlung per EDI-Verfahren standardisiert sind. Eine garantierte,
einheitliche EU-weite Anerkennung elektronischer Rechnungen, ohne landesspezifische Risiken und teure Individuallösungen, werde aktuell nur auf Basis qualifizierter Signaturen oder EDI Verfahren
gewährleistet.
Das Ministerium lässt –gerade unter Hinweis auf das Verbot der Methodenvorage- offen wie
die neuen „anderen Verfahren“, wie z.B. interne Kontrollverfahren, ausgestaltet werden müssen um die Echtheit und Herkunft von elektronischen Rechnungen über den vollen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren zuzüglich 2 Jahen Anlaufhemmung zu garantieren. Innerhalb der EU bestehen erhebliche Unterschiede in der Auffassung zur Ausgestaltung der „internen Kontrollverfahren“.
Eine EU-weite Harmonisierung dieser Auffassungen ist auch nicht absehbar. Dazu sind die nationalgesetzlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern nicht hinreichend synchronisiert.
Der sog. „dritte Weg“ wird damit nur für sehr ausgesuchte Fälle, wie z.B. konzerninterne Verrechnungen, statische Geschäftsverbindungen, oder sehr kleine geschlossene Benutzergruppen in Betracht kommen.
Wie das Ministerium im aktuellen Entwurf herausstellt, bietet besonders die qualifizierte Signatur einen sicheren Prozess, elektronische Rechnungen gesetzeskonform, national und international abzuwickeln, ohne dass die Unternehmen verschiedene landesspezifische Verfahren implementieren müssen, um Echtheit und Unversehrtheit nachzuweisen.
Allerdings sind sich die beteiligten Parteiene noch nicht einig. Besonders die Verbände der grossen Unternehmen, BDI und BDA, kämpfen noch für eine Lösung, die mit Medienbrüchen arbeitet. Nach deren Vorstellungen dürften dann elektronische Rechnungen einfach ausgedruckt werden und würden dabei die Belegeigenschaften vom Datensatz auf das Papier transponieren. BMF und BMJ sind strikt dagegen. BMWi und Bundeskanzleramt würden hierin einen erwägenswerten Vorschlag mit Erfolgsaussichten beim Bürokratie-Abbau –Ziel allein hier: 3,5 Mia. €- sehen. Dabei wird nicht berücksichtigt, dass gerade KMU, die bisher nichts mit Prozesssicherheit und deren komplexer Herstellung und Aufrechterhaltung zu tun hatten, fachlich und finanziell überfordert wären.
Freitag, 22. Oktober 2010
Mittwoch, 21. Juli 2010
Donnerstag, 15. Juli 2010
Ministerrat ändert MwStSysRL
Hier gibt es weiterführende Informationen:
http://rsw.beck.de/rsw/shop/default.asp?docid=305883
http://www.saperionblog.com/ministerrat-der-eu-hat-am-13-juli-die-anderung-der-mwstsysrl-beschlossen-entburokratisierung-des-elektronischen-rechnungsverkehrs/2188/
http://www.saperionblog.com/nicht-zu-ende-gedacht-elektronisch-ubermittelte-gutschrift-muss-nach-bmf-schreiben-vom-29-01-2004-qualifiziert-signiert-werden/2123/
http://www.gabler-steuern.de/2010/07/14/eu-beschliesst-vereinfachte-elektronische-rechnungen/
http://rsw.beck.de/rsw/shop/default.asp?docid=305883
http://www.saperionblog.com/ministerrat-der-eu-hat-am-13-juli-die-anderung-der-mwstsysrl-beschlossen-entburokratisierung-des-elektronischen-rechnungsverkehrs/2188/
http://www.saperionblog.com/nicht-zu-ende-gedacht-elektronisch-ubermittelte-gutschrift-muss-nach-bmf-schreiben-vom-29-01-2004-qualifiziert-signiert-werden/2123/
http://www.gabler-steuern.de/2010/07/14/eu-beschliesst-vereinfachte-elektronische-rechnungen/
Dienstag, 13. Juli 2010
Elektronische Rechnung; ganz einfach!
1 Anforderungen an den Aussteller der Rechnung (= Lieferant)
1.1 Die Rechnung muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
1.1.1 Dazu brauchen Sie ein Zertifikat, eine Chipkarte, ein Lesegerät sowie eine passende Software.
1.1.2 Es kann auch ein Dienstleister bevollmächtigt werden, die Rechnung mit der Signatur zu versehen. Die mit Collmex verschickten Rechnungen werden z.B. von unserem Partner Pixelletter signiert.
1.2 Es ist die Eingabe einer PIN erforderlich, während die Karte im Lesegerät steckt, um das Dokument zu signieren.
1.3 Es gibt auch Lösungen für Massensignaturen, damit nicht für jede Rechnung die PIN eingegeben werden muss.
1.4 Es kann entweder die E-Mail oder das PDF-Dokument signiert werden.
1.5 Der Rechnungsempfänger muss mit dem elektronischen Versand einverstanden sein.
1.5.1 Bei "Einmal-Rechnungen mag konkludentes Handeln noch ausreichen.
1.5.2 Bei einer Dauer-Geschäftsbeziehung sollte eine Vereinbarung schriftlich fixiert werden.
Das scheint auf den ersten Blick gerade für kleine Unternehmen ein ganz schöner Aufwand.
Aber: einfache Signaturlösungen sind schon für unter 100,- EUR zu haben.
Massensignaturfähige Anwendungen schlagen schnell mit mehreren tausend Euro zu Buche. Von den Kosten für die Abwicklung und den möglichen technischen Problemen mal ganz abgesehen.
Trotzdem ist das für viele noch machbar, insbesondere wenn die Rechnung von einen Dienstleister signiert wird.
2 Anforderungen an den Empfänger der Rechnung (= Kunde)
Die elektronisch übermittelte Rechnung ist eine digitale Unterlage und damit greifen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU, Kapitel II.1). Es reicht nicht, die Rechnung nur auszudrucken und abzuheften.
2.1 Das übermittelte, verschlüsselte Dokument muss im Originalzustand jederzeit überprüfbar sein.
2.1.1 Die Signatur muss geprüft und das Ergebnis der Prüfung muss dokumentiert werden.
2.1.2 Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung muss protokolliert werden
2.1.3 Die verschlüsselte, die entschlüsselte Rechnung, sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung und die Prüfprotokolle müssen auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen zulässt.
2.2 Damit ist der Rechnungsempfänger praktisch gezwungen, ein elektronisches Archiv zu betreiben. Die einfache Ablage ein einem E-Mail Postfach ist nicht ausreichend.
3 Hintergrund
3.1 Ausgangspunkt
Ausgangspunkt der Regelungen ist die EU Richtlinie 2001/115/EG zu den mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung. Die Richtlinie legt die Mindestanforderungen fest, lässt den Mitgliedsstaaten jedoch Freiraum bei der Umsetzung. Leider hat der Deutsche Gesetzgeber seinen Spielraum voll ausgeschöpft, und stellt besonders hohe Anforderungen an die Unternehmen.
3.2 Ziel: Bekämpfung Umsatzsteuer-Betrug
Mit Hilfe der Regelungen sollte der Umsatzsteuerbetrug effizienter bekämpft werden können. Eine Nachfrage bei einem Mitglied des Finanzausschusses des Deutschen Bundestages hat dies bestätigt: "Der deutsche Gesetzgeber hat vor dem Hintergrund der Notwendigkeit der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs bei der Umsetzung der Rechnungsrichtline entschieden, von der den Mitgliedsstaaten eingeräumten Optionsmöglichkeit Gebrauch zu machen und zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der Daten zu verlangen, dass eine elektronisch übermittelte Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden muss".
3.2.1 Das Ziel kann nicht erreicht werden!
Dabei wurde offensichtlich nicht berücksichtigt, dass ein Umsatzsteuerbetrüger in krimineller Absicht handelt und sich ohne Probleme auch ein Zertifikat besorgen kann - schließlich hat er ja auch ein Unternehmen angemeldet, ein Bankkonto eröffnet, fälscht Rechnungen, tätigt Scheingeschäfte. Außerdem wird er seine Rechnungen an ahnungslose Kunden besser per Post verschicken. Inhaber von beteiligten Unternehmen tauchen meist vor der ersten Prüfung ab. Mit Hilfe der umgesetzten Regelungen kann ein Prüfer die Umsatzsteuerbetrüger jedenfalls nicht leichter erkennen.
Das ist aber auch egal, denn Ziel der elektronischen Rechnung ist immer die Automatisierung und die Parallelisierung von Geschäftsprozessen. Da mag der Steuergesetzgeber an Steuer-Unterschleif denken. Das zeigt nur, was für ein Bild er vom Steuerbürger hat. Der Nutzen einer elektronischen Rechnung erschliesst sich dem, der sie nutzt; und die sie nutzen, wollen nichts anderes mehr. Noch jedes Projekt hierzu hat sich in weniger als 12 Monaten amortisiert.
1.1 Die Rechnung muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
1.1.1 Dazu brauchen Sie ein Zertifikat, eine Chipkarte, ein Lesegerät sowie eine passende Software.
1.1.2 Es kann auch ein Dienstleister bevollmächtigt werden, die Rechnung mit der Signatur zu versehen. Die mit Collmex verschickten Rechnungen werden z.B. von unserem Partner Pixelletter signiert.
1.2 Es ist die Eingabe einer PIN erforderlich, während die Karte im Lesegerät steckt, um das Dokument zu signieren.
1.3 Es gibt auch Lösungen für Massensignaturen, damit nicht für jede Rechnung die PIN eingegeben werden muss.
1.4 Es kann entweder die E-Mail oder das PDF-Dokument signiert werden.
1.5 Der Rechnungsempfänger muss mit dem elektronischen Versand einverstanden sein.
1.5.1 Bei "Einmal-Rechnungen mag konkludentes Handeln noch ausreichen.
1.5.2 Bei einer Dauer-Geschäftsbeziehung sollte eine Vereinbarung schriftlich fixiert werden.
Das scheint auf den ersten Blick gerade für kleine Unternehmen ein ganz schöner Aufwand.
Aber: einfache Signaturlösungen sind schon für unter 100,- EUR zu haben.
Massensignaturfähige Anwendungen schlagen schnell mit mehreren tausend Euro zu Buche. Von den Kosten für die Abwicklung und den möglichen technischen Problemen mal ganz abgesehen.
Trotzdem ist das für viele noch machbar, insbesondere wenn die Rechnung von einen Dienstleister signiert wird.
2 Anforderungen an den Empfänger der Rechnung (= Kunde)
Die elektronisch übermittelte Rechnung ist eine digitale Unterlage und damit greifen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU, Kapitel II.1). Es reicht nicht, die Rechnung nur auszudrucken und abzuheften.
2.1 Das übermittelte, verschlüsselte Dokument muss im Originalzustand jederzeit überprüfbar sein.
2.1.1 Die Signatur muss geprüft und das Ergebnis der Prüfung muss dokumentiert werden.
2.1.2 Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung muss protokolliert werden
2.1.3 Die verschlüsselte, die entschlüsselte Rechnung, sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung und die Prüfprotokolle müssen auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen zulässt.
2.2 Damit ist der Rechnungsempfänger praktisch gezwungen, ein elektronisches Archiv zu betreiben. Die einfache Ablage ein einem E-Mail Postfach ist nicht ausreichend.
3 Hintergrund
3.1 Ausgangspunkt
Ausgangspunkt der Regelungen ist die EU Richtlinie 2001/115/EG zu den mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung. Die Richtlinie legt die Mindestanforderungen fest, lässt den Mitgliedsstaaten jedoch Freiraum bei der Umsetzung. Leider hat der Deutsche Gesetzgeber seinen Spielraum voll ausgeschöpft, und stellt besonders hohe Anforderungen an die Unternehmen.
3.2 Ziel: Bekämpfung Umsatzsteuer-Betrug
Mit Hilfe der Regelungen sollte der Umsatzsteuerbetrug effizienter bekämpft werden können. Eine Nachfrage bei einem Mitglied des Finanzausschusses des Deutschen Bundestages hat dies bestätigt: "Der deutsche Gesetzgeber hat vor dem Hintergrund der Notwendigkeit der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs bei der Umsetzung der Rechnungsrichtline entschieden, von der den Mitgliedsstaaten eingeräumten Optionsmöglichkeit Gebrauch zu machen und zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der Daten zu verlangen, dass eine elektronisch übermittelte Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden muss".
3.2.1 Das Ziel kann nicht erreicht werden!
Dabei wurde offensichtlich nicht berücksichtigt, dass ein Umsatzsteuerbetrüger in krimineller Absicht handelt und sich ohne Probleme auch ein Zertifikat besorgen kann - schließlich hat er ja auch ein Unternehmen angemeldet, ein Bankkonto eröffnet, fälscht Rechnungen, tätigt Scheingeschäfte. Außerdem wird er seine Rechnungen an ahnungslose Kunden besser per Post verschicken. Inhaber von beteiligten Unternehmen tauchen meist vor der ersten Prüfung ab. Mit Hilfe der umgesetzten Regelungen kann ein Prüfer die Umsatzsteuerbetrüger jedenfalls nicht leichter erkennen.
Das ist aber auch egal, denn Ziel der elektronischen Rechnung ist immer die Automatisierung und die Parallelisierung von Geschäftsprozessen. Da mag der Steuergesetzgeber an Steuer-Unterschleif denken. Das zeigt nur, was für ein Bild er vom Steuerbürger hat. Der Nutzen einer elektronischen Rechnung erschliesst sich dem, der sie nutzt; und die sie nutzen, wollen nichts anderes mehr. Noch jedes Projekt hierzu hat sich in weniger als 12 Monaten amortisiert.
Dienstag, 22. Juni 2010
Bericht Vortrag elektronisches Rechnungswesen
21.06.2010 16:02:07
Hier der Link zu meinem Vortrag
https://docs.google.com/leaf?id=0B48AelsBFhtXMWQ4NDIwZTMtY2E4MS00MmRkLTg3MjMtNmM1NzA3NWRmOTdk&hl=de
(PA) 4. Kongress „Das elektronische Rechnungswesen“ am 16. Juni in Frankfurt/Main
Eine ausgezeichnete Stimmung und viele lebhafte Diskussionen der über 50 Teilnehmer vor Ort zeigten, wie spannend und facettenreich das Thema „Elektronisches Rechnungswesen“ für viele Unternehmen ist.
Das komplexe Thema durchgängiger Rechnungs- und Finanzprozesse und die Vermeidung von Medienbrüchen im Finanzwesen wurden dabei von vielen Seiten beleuchtet. Namhafte Anbieter aus den Bereichen Financial Supply Chain, elektronsicher Dokumentenaustausch und Rechnungswesen zeigten innovative Lösungen.
Best Practices für elektronisches Rechnungswesen erörtert
Gleich nach der offiziellen Begrüßung startete Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer der Bonpago GmbH, Moderator der Veranstaltung und bekannter Experte für elektronischen Geschäftsverkehr, mit einer fundierten Analyse der Finanzprozesse zwischen Abteilungen im Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinweg. In seinem Workshop zeigte er eindrucksvoll, wie ein Business Case für den elektronischen Rechnungsaustausch aussieht und welche Best Practices und Benchmarks für den Rechnungseingang heute verfügbar sind.
Reges Interesse an den Lösungen in der Fachausstellung
In der anschließenden Mittagspause gab es in der begleitenden Fachausstellung die Gelegenheit, sich über Lösungen zum elektronischen Rechnungswesen zu informieren.
Am Nachmittag standen dann praktische Erfahrungen einzelner Unternehmen und ausgewählter Experten im Mittelpunkt: Den Einstieg machte eine eindrucksvolle Keynote von Peter tom Suden, Steuerberater und Ex-DATEV-Vorstand. Er analysierte die Grundlagen der moderne Auftrags- und Finanzbuchhaltung und zeigte die Wege zu einer nachhaltigen Automatisierung der Datenerfassung. Daran anschließend stellte Christian Manhart, Geschäftsbereichsleiter Finanzen, ROTHENBERGER Werkzeuge GmbH, die Arbeitsweise eines Hidden Champion aus der Werkzeugbranche vor und gab wertvolle Hinweise, wie Unternehmen mit abgestimmten Finanzprozessen eine Verbesserung des Working Capital Management erreichen können.
Erfahrungen für den Mittelstand und Großunternehmen
Nach der anschließenden Kaffeepause, die von den zufriedenen Teilnehmern zum Networking untereinander und mit den Fachausstellern genutzt wurden, ging es mit Best Practices zum Prozessmanagement weiter. Peter Stotzem, Leiter Kreditorenrechnung, RWE Service GmbH erläuterte die Wege, wie durch Einsatz des elektronischen Gutschriftsverfahrens (eERS) eine signifikante Prozesskostenreduktion erreicht werden kann und welche Optimierungspotenziale sich durch den Einsatz von iServices eröffnen. Direkt im Anschluss thematisierte Martin Steuernagel, Vice President Global Accounting Service, Deutsche Lufthansa AG, die organisatorische Verankerung neuer Finanzprozesse. Er zeigte, wie Shared Service-Funktionen bei der Deutschen Lufthansa AG erfolgreich gestaltet wurden und wie sich die Finanzabteilung vom Buchhalter zum Risikomanager entwickeln kann.
In der abschließenden Zusammenfassung der Ergebnisse durch Dr. Donovan Pfaff erhielten die Teilnehmer wertvolle Hinweise für die wichtigsten Quick-Wins auf dem Weg zum elektronischen Rechnungswesen und zu verbesserten Finanzprozessen.
Fazit des Tages war, dass das elektronische Rechnungswesen gerade erst in den Unternehmen angekommen ist und das noch viel zu tun bleibt, bis die deutschen Unternehmen flächendeckend von der Vereinheitlichung und Durchgängigkeit der Finanzprozesse profitieren können. Die Veranstaltung am 16. Juni 2010 in Frankfurt war für alle Beteiligten wertvoll, um die Bedeutung der aktuellen Trends und Entwicklungen bei elektronischem Rechnungswesen und der Financial-Supply-Chain für ihre Unternehmen zu evaluieren. Das Thema entwickelt sich weiter und die Neue Deutsche Kongress GmbH begleitet diese Entwicklung. Die nächsten Veranstaltungstermine werden zu gegebener Zeit bekannt gegeben.
Nähere Informationen finden Sie unter http://www.finanzprozesse.de
Hier der Link zu meinem Vortrag
https://docs.google.com/leaf?id=0B48AelsBFhtXMWQ4NDIwZTMtY2E4MS00MmRkLTg3MjMtNmM1NzA3NWRmOTdk&hl=de
(PA) 4. Kongress „Das elektronische Rechnungswesen“ am 16. Juni in Frankfurt/Main
Eine ausgezeichnete Stimmung und viele lebhafte Diskussionen der über 50 Teilnehmer vor Ort zeigten, wie spannend und facettenreich das Thema „Elektronisches Rechnungswesen“ für viele Unternehmen ist.
Das komplexe Thema durchgängiger Rechnungs- und Finanzprozesse und die Vermeidung von Medienbrüchen im Finanzwesen wurden dabei von vielen Seiten beleuchtet. Namhafte Anbieter aus den Bereichen Financial Supply Chain, elektronsicher Dokumentenaustausch und Rechnungswesen zeigten innovative Lösungen.
Best Practices für elektronisches Rechnungswesen erörtert
Gleich nach der offiziellen Begrüßung startete Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer der Bonpago GmbH, Moderator der Veranstaltung und bekannter Experte für elektronischen Geschäftsverkehr, mit einer fundierten Analyse der Finanzprozesse zwischen Abteilungen im Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinweg. In seinem Workshop zeigte er eindrucksvoll, wie ein Business Case für den elektronischen Rechnungsaustausch aussieht und welche Best Practices und Benchmarks für den Rechnungseingang heute verfügbar sind.
Reges Interesse an den Lösungen in der Fachausstellung
In der anschließenden Mittagspause gab es in der begleitenden Fachausstellung die Gelegenheit, sich über Lösungen zum elektronischen Rechnungswesen zu informieren.
Am Nachmittag standen dann praktische Erfahrungen einzelner Unternehmen und ausgewählter Experten im Mittelpunkt: Den Einstieg machte eine eindrucksvolle Keynote von Peter tom Suden, Steuerberater und Ex-DATEV-Vorstand. Er analysierte die Grundlagen der moderne Auftrags- und Finanzbuchhaltung und zeigte die Wege zu einer nachhaltigen Automatisierung der Datenerfassung. Daran anschließend stellte Christian Manhart, Geschäftsbereichsleiter Finanzen, ROTHENBERGER Werkzeuge GmbH, die Arbeitsweise eines Hidden Champion aus der Werkzeugbranche vor und gab wertvolle Hinweise, wie Unternehmen mit abgestimmten Finanzprozessen eine Verbesserung des Working Capital Management erreichen können.
Erfahrungen für den Mittelstand und Großunternehmen
Nach der anschließenden Kaffeepause, die von den zufriedenen Teilnehmern zum Networking untereinander und mit den Fachausstellern genutzt wurden, ging es mit Best Practices zum Prozessmanagement weiter. Peter Stotzem, Leiter Kreditorenrechnung, RWE Service GmbH erläuterte die Wege, wie durch Einsatz des elektronischen Gutschriftsverfahrens (eERS) eine signifikante Prozesskostenreduktion erreicht werden kann und welche Optimierungspotenziale sich durch den Einsatz von iServices eröffnen. Direkt im Anschluss thematisierte Martin Steuernagel, Vice President Global Accounting Service, Deutsche Lufthansa AG, die organisatorische Verankerung neuer Finanzprozesse. Er zeigte, wie Shared Service-Funktionen bei der Deutschen Lufthansa AG erfolgreich gestaltet wurden und wie sich die Finanzabteilung vom Buchhalter zum Risikomanager entwickeln kann.
In der abschließenden Zusammenfassung der Ergebnisse durch Dr. Donovan Pfaff erhielten die Teilnehmer wertvolle Hinweise für die wichtigsten Quick-Wins auf dem Weg zum elektronischen Rechnungswesen und zu verbesserten Finanzprozessen.
Fazit des Tages war, dass das elektronische Rechnungswesen gerade erst in den Unternehmen angekommen ist und das noch viel zu tun bleibt, bis die deutschen Unternehmen flächendeckend von der Vereinheitlichung und Durchgängigkeit der Finanzprozesse profitieren können. Die Veranstaltung am 16. Juni 2010 in Frankfurt war für alle Beteiligten wertvoll, um die Bedeutung der aktuellen Trends und Entwicklungen bei elektronischem Rechnungswesen und der Financial-Supply-Chain für ihre Unternehmen zu evaluieren. Das Thema entwickelt sich weiter und die Neue Deutsche Kongress GmbH begleitet diese Entwicklung. Die nächsten Veranstaltungstermine werden zu gegebener Zeit bekannt gegeben.
Nähere Informationen finden Sie unter http://www.finanzprozesse.de
Montag, 21. Juni 2010
Elektronischer Rechnungstag 16.06.2010
Auf Anfrage stelle ich gern meinen Vortrag zur Verfügung. Einfach eMail an pts.unterelbe.consulting@googlemail.com
Sonntag, 9. Mai 2010
Information zur Entschliessung des EU-Parlaments vom 05.05.2010 zur Änderung der MwStSysRL
Das EU-Parlament billigte den vorgelegten Vorschlag der EU-Kommission, allerdings nur mit Änderungen. Die zwei für die deutsche Wirtschaft wesentlichen Änderungen am Vorschlag sind:
1. Erweiterung der sog. Ist-Versteuerung auf KMU (in Deutschland ist das bereits in § 20 UStG antizipiert). Ergänzend dazu als fakultative Möglichkeit eine Erlaubnis an die Mitgliedsländer, die Berechtigung zum Vorsteuer-Abzug von der Bezahlung der Rechnung abhängig zu machen (Ist-Versteuerung bei VSt-Abzug).
2. Ersatzlose Streichung der Artikel 233, 234 und 235 der MwStSysRL.
Insbesondere Punkt 2 war in den letzten 2 Jahren ein stark umstrittenes Thema. Die MwStSysRL und der Richtlinie folgend die Mitgliedsländer fordern in den jeweiligen Umsatzsteuergesetzen Belegsicherheit bei elektronischen Rechnungen. In Deutschland wird das in § 14 Abs. 3 UStG durch die Forderung nach qualifizierter elektronischer Signatur der Rechnung verlangt und zugleich verbunden mit der Signatur-Prüfung durch den Rechnungsempfänger(Dokumentensicherheit). Als alternatives Verfahren der Belegsicherheit ist das EDI-Verfahren erlaubt (Prozesssicherheit).
Die EU beklagt schon seit langem die nur zögerliche Nutzung der elektronischen Rechnung. Sie macht als Ursache dafür die uneinheitlichen Signaturvorschriften in den Mitgliedsstaaten aus. Sie beklagt, gemeinsam mit den Wirtschaftsverbänden die angeblich zu hohe Komplexität der Signaturanforderungen. Ausserdem sieht sie eine bestehende, nur durch Änderung der MwStSysRL zu beseitigende Ungleichbehandlung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen.
In der deutschen Wirtschaft sind es vor allem grosse, grenzüberschreitend tätige Unternehmen, die sich durch in den Mitgliedsländern unterschiedliche Vorgaben zur Rechnungserarbeitung, -stellung, -übermittlung/ -präsentation und die anschliessenden Folgeverarbeitungen sowie die unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben für Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung in ihrem Geschäft behindert sehen. Diese beklagen auch die Restriktionen, die sie bei der Schaffung von Zentralbuchhaltungen, die sie nicht unbedingt am Sitz der Konzernmutter allokieren wollen, beeinträchtigt.
Die EU-Kommission erteilte 2008 der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PriceWaterhouseCoopers den Auftrag, Änderungsvorschläge der MwStSysRL zu erarbeiten. Gleichzeitig berief die EU-Kommission eine Expertengruppe von 30 Personen, die die Änderungsvorschläge validieren und in einem Final Report zur Beschlussfassung vorlegen sollte. Der Final Report wurde im November 2009 veröffentlicht.
Schon mit Bekanntgabe der Vorschläge von PwC wurden die vorgelegten Änderungsvorschläge streitig diskutiert. Die Befürworter sahen darin die erstrebte Gleichbehandlung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung sowie einen deutlichen Abbau von Bürokratiekosten. Die Gegner sahen darin genau das Gegenteil. Sie fürchteten eine Verkomplizierung der Vorschriften sowie eine Überforderung der KMU durch die aus den Änderungsvorschlägen zu entnehmende hohe Komplexität bei der Herstellung von Prozesssicherheit. Der Final Report heizte die Diskussion weiter an.
Hintergrund der Auseinandersetzung war die beabsichtigte Abschaffung der Dokumentensicherheit (Signaturlösung) und deren Ersatz durch Prozesssicherheit (wie die zu schaffen sei, wäre den Untenehmen überlassen gewesen). Die Sicherheit der Belege sollte durch eine in den Vorschlägen nicht näher benannte, noch zu schaffende Prüfinstitution herbeigeprüft werden.
Nun hat das EU-Parlament beschlossen, die Änderungsvorschläge der Expert Group aus dem Final Report nicht weiter zu verfolgen, sondern statt dessen die Artikel 233 – 235 ersatzlos zu streichen. Das ist sicherlich ein möglicher Kompromiss. Wird er von der EU-Kommision und in der Folge dann von den Mitgliedsländern so umgesetzt, hat das in Deutschland Folgen:
• Es kommt zu einer Vereinheitlichung der Regeln für den innergemeinschaftlichen Handel.
• Papierrechnung und elektronische Rechnung unterliegen den gleichen „Beweisregeln“. Es gibt dann keine Unterschiede in den Formalitäten mehr. Artikel 232 bleibt ja bestehen, und damit bleiben papiergebundener und elektronischer Rechnungsaustausch wahlfrei erhalten.
• Die Mitgliedsländer dürfen im Rechnungsaustauschverfahren keine Methoden zur Belegsicherheit vorschreiben. Der § 14 Abs. 3 UStG wäre damit bis zum 31.12.2012 zu ändern. Es wird allerdings keine „Unendliche Freiheit der Meere“ geben. Die Schaffung von Belegsicherheit wird methodisch den Unternehmen überlassen. Die Sicherungsverfahren müssen dabei ihren Zweck erfüllen. Dazu sind sie präzise und nachvollziehbar zu beschreiben. Die EU erhöht damit den Druck auf die Unternehmen, Verfahrensdokumentationen, wie sie schon seit 1995 gefordert werden, zu erstellen und für Prüfungszwecke bereit zu halten. Sie verstärkt auch die Forderung an Wirtschaftsprüfung und steuerliche Betriebsprüfung, dieses Dokument nun endlich in die Prüfungshandlungen einzubeziehen.
• Das Postulat der Gleichbehandlung der Papierrechnung mit der elektronischen Rechnung führt dazu, sich auf den Ursprung der Forderung nach „durch einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbaren Buchführung“ zu besinnen. Der audit trail beginnt beim Beleg und endet im Jahresabschluss und vice versa (progressive oder retrograde Prüfung), und dabei unter Einbezug aller Nebenbücher. Es gilt der Grundsatz: keine Buchung ohne –bei Papier: materialisierten- Beleg.
Bei Papierrechnungen und Papierarchiven ist der audit trail Augenscheinnahme.
Bei der elektronischen Rechnung ist der audit trail stichprobenweiser Nachvollzug der etablierten Rechnungsbearbeitungs-Prozesse, also beim Rechnungssteller die Prüfung nicht materialisierter Dokumente; Rechnungserstellung , -buchung, -übermittlung/ -präsentation, -Nachbearbeitung, ggf. Disput, Zahlungseingang, ggf. Mahnwesen und weitere nachgelagerte Prozesse; beim Rechnungsempfänger sind das Rechnungsannahme, -prüfung, -transport, ggf. –disput, -freigabe, -zahlung und nachgelagerte Prozesse.
Zum Zweck der Herstellung und Aufrechterhaltung der Nachvollziehbarkeit einer elektronischen Rechnungsstellung und –verarbeitung sind alle wohlkonstruierten und mit einer Verfahrensdokumentation versehenen Verfahren erlaubt. Die Mitgliedsländer dürfen ab 01.01.2013 keine Methoden mehr vorschreiben. Damit bleibt die elektronische Signatur als Mittel der Belegsicherung in der Form der Dokumentensicherheit erlaubt.
Durch das Verbot der Methodenvorgabe wird aber auch die umsatzsteuergesetzliche Vorgabe einer qualifizierten elektronischen Signatur entfallen. Dann wären auch fortgeschrittene Signaturen, die ja nur auf einem bilateralen Vertrauen fussen, erlaubt. Die qualifizierte elektronische Signatur mit ihrer systemischen und durch das Signaturgesetz gefestigten nationalen Vertrauensinfrastruktur bliebe zwar erlaubt und dürfte gerade für KMU das Mittel der Wahl sein. Es ist aber nicht auszuschliessen, dass es in der deutschen Wirtschaft zu einer nicht mehr überschaubaren Anzahl unterschiedlicher Methoden der Belegsicherheit kommen wird. Die Prüfbarkeit der Unterlagen und der Buchführung mag dabei individuell erhalten bleiben; der Prüfungsaufwand jedoch steigt sicher durch den Einarbeitungsaufwand der Prüfer.
Festzuhalten bleibt, dass die Belegsicherheit wahlfrei in den Grenzen von Dokumentensicherheit oder Prozesssicherheit gestaltet werden kann. Die Belegsicherheit wird sich nach den Beweisregeln zur Nichtabstreitbarkeit (non-repudiation) hin entwickeln. Dokumentensicherheit wird dann geprüft nach den Kriterien von Integrität und Authentizität. Diese Stichworte finden sich zwar nicht mehr im Änderungsvorschlag, sind aber Teil der Beweisregeln zur Nachvollziehbarkeit von Beleg und Buchführung. Prozesssicherheit ergibt sich aus der Prozessgestaltung, deren Beschreibung, dem Vergleich mit den Regeln des individuellen „internen Kontrollsystems“ auf ihre Einhaltung, der Überprüfung der Regeln der Aufbewahrung auf Schutz der Dokumente vor Veränderung, Verfälschung, Löschung, Manipulation oder Unterdrückung. Die Verfahren zur Prozesssicherheit sollen nach dem Willen des EU-Parlaments gerade nicht standardisiert werden. Das macht ihre Anwendung sehr individuell, schafft aber erst in der nächstkommenden Prüfung (Wirtschaftsprüfung oder steuerliche Betriebsprüfung) und damit möglicherweise erst Jahre später für das einzelne Unternehmen positive oder negative Rechtssicherheit.
Zwar soll auch der Artikel 234 MwStSysRL gestrichen werden. Die Hinweise und Anregungen der Expertengruppe zur Herstellung von Prozesssicherheit werden damit aber nicht entwertet, sondern sie beschreiben genau die Voraussetzungen, unter denen eine dann von allen Prüfern und Behörden EU-weit anzuerkennende Prozesssicherheit gegeben ist. In Kurzform: Das Unternehmen, das sich an die Regeln der GoBS und demnächst an die Regeln der den GoBS nachfolgenden GoBIT hält und dabei die Hinweise der Expertengruppe zu Artikel 234 MwStSysRL aus deren Final Report beachtet, ist „auf der sicheren Seite“.
Das EU-Parlament schlägt einige weitere, nicht so gravierende Änderungen vor:
• Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf 5 Jahre, die Mitgliedsländer dürfen längere Aufbewahrungsfristen verlangen.
• Es werden neue Standards für reverse charge definiert. Die betreffen die Rechte zur Rechnungsstellung, insbesondere zum Recht der Steuerschuldnerschaft bei Leistungen von Unternehmen ausserhalb der EU oder bei Leistungen an Unternehmen ausserhalb der EU.
Abschliessend bleibt darauf hinzuweisen, dass die qualifizierte elektronische Signatur in D in ca. 2.000 Gesetzen verankert ist. Eine Änderung der MwStSysRL würde daran nur hinsichtlich der umsatzsteuerlichen Regeln etwas ändern. Zivilrecht und Ertragssteuerrecht bleiben davon unberührt.
Es bleibt nun abzuwarten, wie die EU-Kommission auf die Vorgaben des EU-Parlaments reagiert. Damit liegt das Thema wieder bei der Politik und bei den Unternehmensverbänden. Es bleibt also spannend und die Zeitspanne bis zum 31.12.2012 ist reichlich kurz.
Das EU-Parlament billigte den vorgelegten Vorschlag der EU-Kommission, allerdings nur mit Änderungen. Die zwei für die deutsche Wirtschaft wesentlichen Änderungen am Vorschlag sind:
1. Erweiterung der sog. Ist-Versteuerung auf KMU (in Deutschland ist das bereits in § 20 UStG antizipiert). Ergänzend dazu als fakultative Möglichkeit eine Erlaubnis an die Mitgliedsländer, die Berechtigung zum Vorsteuer-Abzug von der Bezahlung der Rechnung abhängig zu machen (Ist-Versteuerung bei VSt-Abzug).
2. Ersatzlose Streichung der Artikel 233, 234 und 235 der MwStSysRL.
Insbesondere Punkt 2 war in den letzten 2 Jahren ein stark umstrittenes Thema. Die MwStSysRL und der Richtlinie folgend die Mitgliedsländer fordern in den jeweiligen Umsatzsteuergesetzen Belegsicherheit bei elektronischen Rechnungen. In Deutschland wird das in § 14 Abs. 3 UStG durch die Forderung nach qualifizierter elektronischer Signatur der Rechnung verlangt und zugleich verbunden mit der Signatur-Prüfung durch den Rechnungsempfänger(Dokumentensicherheit). Als alternatives Verfahren der Belegsicherheit ist das EDI-Verfahren erlaubt (Prozesssicherheit).
Die EU beklagt schon seit langem die nur zögerliche Nutzung der elektronischen Rechnung. Sie macht als Ursache dafür die uneinheitlichen Signaturvorschriften in den Mitgliedsstaaten aus. Sie beklagt, gemeinsam mit den Wirtschaftsverbänden die angeblich zu hohe Komplexität der Signaturanforderungen. Ausserdem sieht sie eine bestehende, nur durch Änderung der MwStSysRL zu beseitigende Ungleichbehandlung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen.
In der deutschen Wirtschaft sind es vor allem grosse, grenzüberschreitend tätige Unternehmen, die sich durch in den Mitgliedsländern unterschiedliche Vorgaben zur Rechnungserarbeitung, -stellung, -übermittlung/ -präsentation und die anschliessenden Folgeverarbeitungen sowie die unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben für Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung in ihrem Geschäft behindert sehen. Diese beklagen auch die Restriktionen, die sie bei der Schaffung von Zentralbuchhaltungen, die sie nicht unbedingt am Sitz der Konzernmutter allokieren wollen, beeinträchtigt.
Die EU-Kommission erteilte 2008 der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PriceWaterhouseCoopers den Auftrag, Änderungsvorschläge der MwStSysRL zu erarbeiten. Gleichzeitig berief die EU-Kommission eine Expertengruppe von 30 Personen, die die Änderungsvorschläge validieren und in einem Final Report zur Beschlussfassung vorlegen sollte. Der Final Report wurde im November 2009 veröffentlicht.
Schon mit Bekanntgabe der Vorschläge von PwC wurden die vorgelegten Änderungsvorschläge streitig diskutiert. Die Befürworter sahen darin die erstrebte Gleichbehandlung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung sowie einen deutlichen Abbau von Bürokratiekosten. Die Gegner sahen darin genau das Gegenteil. Sie fürchteten eine Verkomplizierung der Vorschriften sowie eine Überforderung der KMU durch die aus den Änderungsvorschlägen zu entnehmende hohe Komplexität bei der Herstellung von Prozesssicherheit. Der Final Report heizte die Diskussion weiter an.
Hintergrund der Auseinandersetzung war die beabsichtigte Abschaffung der Dokumentensicherheit (Signaturlösung) und deren Ersatz durch Prozesssicherheit (wie die zu schaffen sei, wäre den Untenehmen überlassen gewesen). Die Sicherheit der Belege sollte durch eine in den Vorschlägen nicht näher benannte, noch zu schaffende Prüfinstitution herbeigeprüft werden.
Nun hat das EU-Parlament beschlossen, die Änderungsvorschläge der Expert Group aus dem Final Report nicht weiter zu verfolgen, sondern statt dessen die Artikel 233 – 235 ersatzlos zu streichen. Das ist sicherlich ein möglicher Kompromiss. Wird er von der EU-Kommision und in der Folge dann von den Mitgliedsländern so umgesetzt, hat das in Deutschland Folgen:
• Es kommt zu einer Vereinheitlichung der Regeln für den innergemeinschaftlichen Handel.
• Papierrechnung und elektronische Rechnung unterliegen den gleichen „Beweisregeln“. Es gibt dann keine Unterschiede in den Formalitäten mehr. Artikel 232 bleibt ja bestehen, und damit bleiben papiergebundener und elektronischer Rechnungsaustausch wahlfrei erhalten.
• Die Mitgliedsländer dürfen im Rechnungsaustauschverfahren keine Methoden zur Belegsicherheit vorschreiben. Der § 14 Abs. 3 UStG wäre damit bis zum 31.12.2012 zu ändern. Es wird allerdings keine „Unendliche Freiheit der Meere“ geben. Die Schaffung von Belegsicherheit wird methodisch den Unternehmen überlassen. Die Sicherungsverfahren müssen dabei ihren Zweck erfüllen. Dazu sind sie präzise und nachvollziehbar zu beschreiben. Die EU erhöht damit den Druck auf die Unternehmen, Verfahrensdokumentationen, wie sie schon seit 1995 gefordert werden, zu erstellen und für Prüfungszwecke bereit zu halten. Sie verstärkt auch die Forderung an Wirtschaftsprüfung und steuerliche Betriebsprüfung, dieses Dokument nun endlich in die Prüfungshandlungen einzubeziehen.
• Das Postulat der Gleichbehandlung der Papierrechnung mit der elektronischen Rechnung führt dazu, sich auf den Ursprung der Forderung nach „durch einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbaren Buchführung“ zu besinnen. Der audit trail beginnt beim Beleg und endet im Jahresabschluss und vice versa (progressive oder retrograde Prüfung), und dabei unter Einbezug aller Nebenbücher. Es gilt der Grundsatz: keine Buchung ohne –bei Papier: materialisierten- Beleg.
Bei Papierrechnungen und Papierarchiven ist der audit trail Augenscheinnahme.
Bei der elektronischen Rechnung ist der audit trail stichprobenweiser Nachvollzug der etablierten Rechnungsbearbeitungs-Prozesse, also beim Rechnungssteller die Prüfung nicht materialisierter Dokumente; Rechnungserstellung , -buchung, -übermittlung/ -präsentation, -Nachbearbeitung, ggf. Disput, Zahlungseingang, ggf. Mahnwesen und weitere nachgelagerte Prozesse; beim Rechnungsempfänger sind das Rechnungsannahme, -prüfung, -transport, ggf. –disput, -freigabe, -zahlung und nachgelagerte Prozesse.
Zum Zweck der Herstellung und Aufrechterhaltung der Nachvollziehbarkeit einer elektronischen Rechnungsstellung und –verarbeitung sind alle wohlkonstruierten und mit einer Verfahrensdokumentation versehenen Verfahren erlaubt. Die Mitgliedsländer dürfen ab 01.01.2013 keine Methoden mehr vorschreiben. Damit bleibt die elektronische Signatur als Mittel der Belegsicherung in der Form der Dokumentensicherheit erlaubt.
Durch das Verbot der Methodenvorgabe wird aber auch die umsatzsteuergesetzliche Vorgabe einer qualifizierten elektronischen Signatur entfallen. Dann wären auch fortgeschrittene Signaturen, die ja nur auf einem bilateralen Vertrauen fussen, erlaubt. Die qualifizierte elektronische Signatur mit ihrer systemischen und durch das Signaturgesetz gefestigten nationalen Vertrauensinfrastruktur bliebe zwar erlaubt und dürfte gerade für KMU das Mittel der Wahl sein. Es ist aber nicht auszuschliessen, dass es in der deutschen Wirtschaft zu einer nicht mehr überschaubaren Anzahl unterschiedlicher Methoden der Belegsicherheit kommen wird. Die Prüfbarkeit der Unterlagen und der Buchführung mag dabei individuell erhalten bleiben; der Prüfungsaufwand jedoch steigt sicher durch den Einarbeitungsaufwand der Prüfer.
Festzuhalten bleibt, dass die Belegsicherheit wahlfrei in den Grenzen von Dokumentensicherheit oder Prozesssicherheit gestaltet werden kann. Die Belegsicherheit wird sich nach den Beweisregeln zur Nichtabstreitbarkeit (non-repudiation) hin entwickeln. Dokumentensicherheit wird dann geprüft nach den Kriterien von Integrität und Authentizität. Diese Stichworte finden sich zwar nicht mehr im Änderungsvorschlag, sind aber Teil der Beweisregeln zur Nachvollziehbarkeit von Beleg und Buchführung. Prozesssicherheit ergibt sich aus der Prozessgestaltung, deren Beschreibung, dem Vergleich mit den Regeln des individuellen „internen Kontrollsystems“ auf ihre Einhaltung, der Überprüfung der Regeln der Aufbewahrung auf Schutz der Dokumente vor Veränderung, Verfälschung, Löschung, Manipulation oder Unterdrückung. Die Verfahren zur Prozesssicherheit sollen nach dem Willen des EU-Parlaments gerade nicht standardisiert werden. Das macht ihre Anwendung sehr individuell, schafft aber erst in der nächstkommenden Prüfung (Wirtschaftsprüfung oder steuerliche Betriebsprüfung) und damit möglicherweise erst Jahre später für das einzelne Unternehmen positive oder negative Rechtssicherheit.
Zwar soll auch der Artikel 234 MwStSysRL gestrichen werden. Die Hinweise und Anregungen der Expertengruppe zur Herstellung von Prozesssicherheit werden damit aber nicht entwertet, sondern sie beschreiben genau die Voraussetzungen, unter denen eine dann von allen Prüfern und Behörden EU-weit anzuerkennende Prozesssicherheit gegeben ist. In Kurzform: Das Unternehmen, das sich an die Regeln der GoBS und demnächst an die Regeln der den GoBS nachfolgenden GoBIT hält und dabei die Hinweise der Expertengruppe zu Artikel 234 MwStSysRL aus deren Final Report beachtet, ist „auf der sicheren Seite“.
Das EU-Parlament schlägt einige weitere, nicht so gravierende Änderungen vor:
• Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf 5 Jahre, die Mitgliedsländer dürfen längere Aufbewahrungsfristen verlangen.
• Es werden neue Standards für reverse charge definiert. Die betreffen die Rechte zur Rechnungsstellung, insbesondere zum Recht der Steuerschuldnerschaft bei Leistungen von Unternehmen ausserhalb der EU oder bei Leistungen an Unternehmen ausserhalb der EU.
Abschliessend bleibt darauf hinzuweisen, dass die qualifizierte elektronische Signatur in D in ca. 2.000 Gesetzen verankert ist. Eine Änderung der MwStSysRL würde daran nur hinsichtlich der umsatzsteuerlichen Regeln etwas ändern. Zivilrecht und Ertragssteuerrecht bleiben davon unberührt.
Es bleibt nun abzuwarten, wie die EU-Kommission auf die Vorgaben des EU-Parlaments reagiert. Damit liegt das Thema wieder bei der Politik und bei den Unternehmensverbänden. Es bleibt also spannend und die Zeitspanne bis zum 31.12.2012 ist reichlich kurz.
Donnerstag, 6. Mai 2010
elektronische Rechnung - quo vadis??
Madrid 2010
1 Fragestellung: eRechnung - quo vadis??
Von der Veranstaltung erhofften sich viele Teilnehmer eine klare Aussage, wie und wann es mit der Vereinheitlichung der electronic Invoice in Europa vorangeht. Vor allem nachdem in den letzten Wochen unterschiedlichste Pressemeldungen zu den Buzz-Words equal treatment, Abschaffung der elektronischen Signatur bei Rechnungen und dem Auftun eines neuen, sogenannten „Dritten Weges“ durch die Medien und Blogs geisterten. Um es auf den Punkt zu bringen, man bemüht sich in Europa einen gemeinsamen Rahmen eInvoice zu finden, konkrete Richtlinien und Umsetzungsvorgaben sind allerdings erst noch zu erarbeiten.
1.1 Die Antwort liegt in der Zukunft!
Wer gedacht hatte, direkt umsetzbare Vorschläge für sein Tagesgeschäft zu erhalten, sah sich demnach enttäuscht. Vielmehr vermittelte der Kongress, dass es innerhalb der EU-Gremien und Expertenrunden eine Reihe unterschiedlicher Interessen und Zielsetzungen gibt, die sich nur vordergründig unter dem Thema eInvoice einsortieren lassen.
1.2 Was ist das Ziel?
Ziel der Ratschläge der Expert Group ist die Halbierung der Verwaltungskosten durch Automatisierung der Buchhaltung, automatisierter und echtzeitfähiger Liquiditäts- und Umsatzsteuersteuerung, automatisierter Rechnungsfinanzierung und einem inheitlichen und weitgehend automatisierten Berichtswesen gegenüber der Finanzverwaltung. Besser könnte man das Ziel der GFaR auch nicht umschreiben.
1.2.1 Hat man das wirklich noch im Visier??
2 Baustelle EU
3 Die eRechnung verbreitet sich zu langsam
3.1 Die Expert Group on eInvoicing führt das auf die elektronische Signatur zurück.
= Auf den Final Report gab es doch immerhin 87 Eingaben.
= Lag ja vielleicht an dem viel zu einfachen Anmelde- und Abgabeverfahren. Da war doch mancher Einwender unterfordert.
= Ablehnung und Zustimmung zu den Vorschlägen der Expert Group sollen sich in etwa die Waage halten!
= Die Eingaben werden nun sorgfältig ausgewertet.
= Wer hätte das gedacht?
= Aber muss es bis zur Auswertung wirklich so lange dauern?
3.1.1 Das eigentliche Ziel von eInvoicing sei NICHT die Digitalisierung von Rechnungen,....
...sondern sondern die Schaffung einer neuen Plattform,.....für...
Und das setzt die Digitalisierung (oder auch Dematerialisierung, hat nichts mit Raumschiff Enterprise zu tun ...) eben zwingend voraus.
AHA!
mehr Effizienz Reduktion von Verwaltungskosten
3.1.2 Auch der Bankensektor tue zu wenig
Interessant ist diese Aussage, da die Banken durchaus stark in allen Gremien vertreten waren und sind, was sich im Laufe des Kongresses auch anhand einiger Vorträge erkennen ließ.
Wer will denn wirklich, dass die Unternehmen noch transparenter für die Kreditwirtschaft werden??
Die Argumentation, dass eine elektronische Banktransaktion bereits seit langem etabliert und anerkannt sicher ist und man dieses Verfahren auch auf die Rechnungsübermittlung übertragen könnte, ist auf den ersten Blick wirklich überzeugend. Durch eine „einfache“ Erweiterung der eBanking-Transaktionen durch den neuen Typ „eInvoice“ und die Übernahme der Zustellung und Abwicklung von Rechnungen durch die Banken, könnte in kurzer Zeit eine große Durchdringung im Markt erreicht werden, vorausgesetzt die Firmen spielen mit (wer will schon eine so große Transparenz gegenüber seiner Bank?) und die Banken können sich auf einheitliche Standards und Verfahren und natürlich die Verrechnung einigen. Zwar bietet der SEPA-Standard hier eine mächtige Basis (ausgehend von ISO20022), doch lassen die Interoperabilitätsbestrebungen der deutschen Bankenwelt in Sachen eBanking in der Vergangenheit einige Zweifel offen.
3.1.3 Die Interoperabilität sei unterentwickelt.
Es wird die Weitereintwicklung technischer Lösungen angemahnt.
= Das trägt aber nicht wirklich!
Die Session über „Interoperabilität in einer Umgebung von mehreren Beteiligten“ konnte außer Allgemeinplätzen über die Rolle von Standards (CII, ISO20022) für den gegenseitigen Austausch von eInvoices, auch zwischen Firmen und Behörden (PEPPOL-Projekt) nichts Neues beitragen. Insbesondere die PEPPOL-Mission, ein EU-Projekt mit einem Budget von mehr als 30 Mio Euro, wurde mir nicht transparent, da man eine Vielzahl von Baustellen, Schnittstellen und Problemlösungen bearbeitet. Zumindest ist in diesem Konsortium die Interoperabilität auf verbaler und begrifflicher Ebene mit eInvoice etabliert.
Schuld daran sei die elektronische Signatur
Ausserdem spreche man zuwenig vom Austausch strukturierter Daten
Das Patentrezept hierfür soll für die EU UN/CEFACT Cross Industry Invoice v2sowie der damit gekoppelte ISO Standard ISO 20022 sein.
3.1.4 Ausserdem liege die Wissensvermittlung in den EU-Ländern doch sehr im Argen!
Wenn man in 5 - 8 Jahren eine vorherrschende Stellung der elektronischen Rechnung in Europa erreichen möchte, dann müsse gerade hier von den Staaten deutlich mehr getan werden. Eine Rolle werden dabei sog. Pan-Europe Multistakeholder Forenspielen, was wir in Deutschland gerade mit der FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland, umsetzen.
Das müsste dann wohl mehr an den Tagesbedürfnissen der KMU ausgerichtet sein; und da gibt es nun mal unterschiedliche Ansätze!
Während in Spanien die Regierung ganz massiv auf eInvoicing drängt und faktisch die Unternehmen dazu zwingt, zumindest bei öffentlichen Aufträgen diese komplett elektronisch abzuwickeln, versucht Österreich ebenfalls durch staatliche Einflussnahme und Stimlation die Firmen in Richtung einvoicing zu bewegen. In beiden Fällen werden grundlegende Werkzeuge wie Rechnungsdokumentschablonen, Signaturanwendungen und Transferinfrastruktur z.T. kostenlos an die interessierten Unternehmen abgegeben, um die Durchdringung zu fördern. Die Maxime Zero cost for SMEs wird zumindest laut Maza in Spanien groß geschrieben.
3.1.5 Eine tolle Sache soll UN/CEFACT sein. Ist das wirklich so?
Für die Standardisierungsanhänger gab es am zwieten Tag eine Session über die Frage, ob der UN/CEFACT-Standard Cross Industry Invoice in der Lage ist, die Anforderungen des Marktes als grundlegender Austauschstandard zu befriedigen. Mein Eindruck davon war, dass hier noch ein gehöriges Stück Arbeit auf die Standardisierer und Software-Firmen wartet, da man nach mehrjähriger Arbeit jetzt mit CII v2 zunächst eine semantische Vereinheitlichung aller bekannten Rechnungsbegriffe und -konstruktionen vorgelegt hat, die sich rein auf den Komplex Invoice beziehen. Die in der Realität oft vorkommenden Bezüge in einer Rechnung auf Katalogobjekte (Lieferantenkatalog) oder Angebotspositionen werden erst in den nächsten Monaten bis spätestens Ende 2010 standardisiert vorliegen. Man orientiert sich dabei an der kompletten Supply Chain und hat aus verständlichen Gründen zunächst den in der Mitte liegenden Komplex Invoice behandelt. Was allerdings momentan noch ein Manko ist, wie auch Jostein Frømyr von der norwegischen EdiSys zugab, ist die Bildung von praktikablen Subsets des gewaltigen CII Standards, der es erlaubt, die in einzelnen Branchen benötigten Ausschnitte aus dem Gesamtwerk schnell anzuwenden. Hier liegen für die Softwarehersteller sicherlich noch viele Aufgaben begraben. Insbesondere, da die zu CII korrespondierende ISO-Norm 20022, die u.a. auch die finanziellen Transaktionen im Interbankenbereich regelt, eine andere Bezeichnung der XML-Tags vorsieht und dadurch derzeit immer eine Konvertierung stattfinden muss.
Dies wurde von Liliana Fratini Passi aus Italien auch unterstrichen. Ihr Wunsch wäre es, im Hinterkopf CII zu machen, praktisch aber den Ausschnitt Invoice der ISO20022 zu verwenden. Hier prallen wie bereits erwähnt wieder die Interessen von Industrie, Handel und Banken aufeinander, wobei die Mächtigkeit beider Repräsentationen vergleichbar groß ist. Zudem war in den Diskussionen auch klar, dass es dem Anwender einer eInvoice-Lösung ziemlich egal ist, welcher Datenstandard in seiner elektronischen Rechnung beherzigt wird, sofern er eine problemlose Abwicklung erzielen kann. Der Vertreter einer irischen Softwarefirma gab abschließend bekannt, dass man auf Basis von Microsoft Biztalk in einem EU-geförderten Projekt eine erste Implementierung von CII unternommen hat.
Mit David Dobbing stellte ein Vertreter von SWIFT, das für die ISO die Registrar-Rolle für ISO20022 spielt, vor, wie CII mit SEPA zusammenhängt. Als es um die Akzeptanz von CII ging, sprachen sich In einer Umfrage unter den weltweiten Mitgliedern von UN/CEFACT immerhin 40% für CII als transnationalen Basisstandard aus, während 15% dagegen stimmten. Im Sommer 2010 erwartet man eine erste Veröffentlichung des Invoice-Standards in ISO20022, was sich als Subset von CII darstellen wird. Die Implementierungssprache von CII und ISO20022 Invoice basiert auf UBL v2, einem Standard der OASIS. Pilotimplementierungen des Standards werden von GS1 in Form eines Test-Profils erwartet sowie von PEPPOL für Rechnungsaustausch zw. Firmen und Behörden. Frankreich möchte hier künftig auch eine führende Rolle übernehmen. Der konkrete Implementierungsstand der Piloten oder anderer Initiativen in Europa war allerdings nicht zu ermitteln.
4 Die wirklichen Probleme der langsamen Verbreitung sind:
4.1 Die Unternehmen erkennen nicht das Sparpotenzial
4.1.1 ...weil sie nicht wissen, was die Kosten des Rechnungsprozesses sind.
Deshalb kennen sie auch die Ensparpotenziale nicht.
Und daher ist dem Management nur schwer zu vermitteln, wo die Optomierungsmöglichkeiten sich auftun.
Zudem muss man dem Management begreiflich machen, dass eine Einführung von eInvoicing mit all seinen Randbedingungen nicht ein lästige Erfüllung gesetzlicher Auflagen ist, sondern einen eigenständigen Wert für das Unternehmen darstellt.
5 unaufgeregtes Statement der "Stoiber-Bürokratie-Abbau-Gruppe
Die unverbindlichste Präsentation in dieser Session kam sicherlich von Annika Fritsch, einem Mitglied der High Level Group of Independent Stakehodlers on Administrative Burdens, oder auch kurz Stoiber-Group genannt.
= Wer ist hier Ursache und wer ist das Problem?=
5.1 Feindbild "Signatur"
Für die Oberbürokratieabbauer der EU ist der Feind bei der Einführung von eInvoice klar ausgemacht: die elektronische Signatur. Fällt die weg, spart die EU Milliarden, alles wird schöner, bunter, einfacher. Leider war nicht mehr in den Aussagen auszumachen.
5.2 festes Standing
Beängstigend ist, dass die HLG offenbar in der EU-Kommission ein sehr guten Stand hat. Erst kürzlich wurde dies auch durch die Verlängerung des Mandats der HLG bis 2013 unterstrichen.
6 Papierrechnung ist NICHT gleichzusetzen mit einer elektronischen Rechnung!
. Eine Kerbe in das Holz der Kritiker der Empfehlungen der Expert Group schlug denn auch Carlos Maza mit der Aussage, dass das Equal Treatmentvon Papier und eInvoice ja nett, aber in der Umsetzung bei weitem nicht so einfach sei, wie sich das so mancher EU-Politiker und Consultant vorstellt. Konkret befürchtet die spanische Regierung bei einer vollständigen Formfreigabe eine Sintflut von falschen bzw. nicht kontrollierbaren elektronischen Rechnungen. Solange keine anderen einfachen und sicheren Authentizitäts- und Integritätsprüfwerkzeuge zur Verfügung stehen, sollte die Signatur von Rechnungen in in jedem Falle beibehalten werden. Ein Land der EU, das sich durch weitgehende Formfreiheit bei eInvoices auszeichnet und das dadurch auch einen entsprechend hohen Anteil an eInvoices aufweisen kann, ist Finnland.
7 Die Bedeutung der Umsatzsteuer wurde bisher übermässig problematisiert.
7.1 Insbesondere scheint das Thema "Verhinderung fraudulenter Handlungen" zu sehr im Mittelpunkt zu stehen. Man kommt daran nicht vorbei, obwohl es nicht so gross ist, wie immer behauptet!
Den Abschluss bildete eineSession über das VAT Framework. Ein sehr illustrativer Beitrag von Santiago Segarra vom spanischen Finanzministerium illustrierte die aktuelle Verfahrensweise mit elektronischen Rechnungen in Spanien (unter Zuhilfenahme der elektronischen Signatur) und die möglichen Auswirkungen eines auf einem Audit Trail aufsetzenden „Dritten Weges“.
7.2 Gerade der von der Expert Group als Kompromiss vorgetragene "Dritte Weg" ist wohl noch nicht durchdacht.
Die Problematik durchgängig prüfbarer und auch datentechnisch zwischen Sender und Empfänger abgleichbarer Rechnungsprozesse ist nicht zu unterschätzen. Die dabei entstehende Methodenvielfalt fördert gerade nicht die Vereinheitlichung von Prüfungsprozessen in IKS, Controlling, Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung.
Man kann es so machen ... wenngleich der initiale Aufwand um einiges höher eingeschätzt wird, sofern noch keine standardisierten Softwarewerkzeuge zur Abwicklung vorliegen. Der Leiter des Indirect Tax Committee der TEI, Jean-Daniel Rouvinez, präsentierte die Rechnung als Eisberg, bei dem die VAT die Spitze bildet, der kommerzielle Wert des eigentlichen Rechnungsbetrags, der unter Wasser liegt, aber um den geschätzten Faktor 5 den Wert der VAT übersteigt.
Jede Optimierung der Abwicklung des Rechnungsbetrags hat demnach wesentlich größere Auswirkungen auf die Unternehmen als die bloße Fokussierung auf die VAT.
Der Co-Chairman des CEN/ISSS-Workshops, Stefan Engel-Flechsig appellierte abschließend nochmals daran, die elektronische Rechnung nicht als Dokument (in Form eines PDF oder anderen Formats) zu betrachten, sondern sie als strukturierte Daten wahrzunehmen, was ihren eigentlichen Kern darstellt.
8 Fazit: Die Antwort liegt in der Zukunft.
Insgesamt erhielt man einen Überblick über die Initiativen und Bemühungen, die derzeit auf europäischer Ebene in Sachen eInvoice aktiv sind. Eine klare Richtung kann daraus meines Erachtens nur insofern abgeleitet werden, als dass mittlerweile eine große und damit vielleicht auch kritische Anzahl von Beteiligten in Europa sich dem Thema eInvoicing widmen und auf praktikable Umsetzungen drängen. Die Rolle der elektronischen Signatur als natürliches Infrastrukturelement für die Sicherstellung von Authentizität und Integrität des Transfers von Rechnungsdokument und/oder Rechnungsdatensatz wurde in den Diskussionen am Rande nirgends in Frage gestellt. Offenbar muss aber in der offiziellen Lesart zunächst eine Verankerung dieser Technologie in den Vorgaben verschwinden, um dann in der Folge wieder als empfohlenes Mittel der Wahl für die Erreichung der höheren Ziele Authentizität und Integrität in Verfahrensanweisungen einzufließen. Hier werden sicherlich noch einige Schleifen geflogen werden. Das Motto des Kongresses und auch der europäischen Bemühungen in Sachen eInvoicing wurde durch ein afrikanisches Zitat, das Fr. Passi vorstellte, auf den Punkt gebracht:
„if you want to go fast, walk alone. If you want to go far, walk together“.
Nun denn, eInvoicing ist eine Sache, bei der wir weit gehen müssen,
1 Fragestellung: eRechnung - quo vadis??
Von der Veranstaltung erhofften sich viele Teilnehmer eine klare Aussage, wie und wann es mit der Vereinheitlichung der electronic Invoice in Europa vorangeht. Vor allem nachdem in den letzten Wochen unterschiedlichste Pressemeldungen zu den Buzz-Words equal treatment, Abschaffung der elektronischen Signatur bei Rechnungen und dem Auftun eines neuen, sogenannten „Dritten Weges“ durch die Medien und Blogs geisterten. Um es auf den Punkt zu bringen, man bemüht sich in Europa einen gemeinsamen Rahmen eInvoice zu finden, konkrete Richtlinien und Umsetzungsvorgaben sind allerdings erst noch zu erarbeiten.
1.1 Die Antwort liegt in der Zukunft!
Wer gedacht hatte, direkt umsetzbare Vorschläge für sein Tagesgeschäft zu erhalten, sah sich demnach enttäuscht. Vielmehr vermittelte der Kongress, dass es innerhalb der EU-Gremien und Expertenrunden eine Reihe unterschiedlicher Interessen und Zielsetzungen gibt, die sich nur vordergründig unter dem Thema eInvoice einsortieren lassen.
1.2 Was ist das Ziel?
Ziel der Ratschläge der Expert Group ist die Halbierung der Verwaltungskosten durch Automatisierung der Buchhaltung, automatisierter und echtzeitfähiger Liquiditäts- und Umsatzsteuersteuerung, automatisierter Rechnungsfinanzierung und einem inheitlichen und weitgehend automatisierten Berichtswesen gegenüber der Finanzverwaltung. Besser könnte man das Ziel der GFaR auch nicht umschreiben.
1.2.1 Hat man das wirklich noch im Visier??
2 Baustelle EU
3 Die eRechnung verbreitet sich zu langsam
3.1 Die Expert Group on eInvoicing führt das auf die elektronische Signatur zurück.
= Auf den Final Report gab es doch immerhin 87 Eingaben.
= Lag ja vielleicht an dem viel zu einfachen Anmelde- und Abgabeverfahren. Da war doch mancher Einwender unterfordert.
= Ablehnung und Zustimmung zu den Vorschlägen der Expert Group sollen sich in etwa die Waage halten!
= Die Eingaben werden nun sorgfältig ausgewertet.
= Wer hätte das gedacht?
= Aber muss es bis zur Auswertung wirklich so lange dauern?
3.1.1 Das eigentliche Ziel von eInvoicing sei NICHT die Digitalisierung von Rechnungen,....
...sondern sondern die Schaffung einer neuen Plattform,.....für...
Und das setzt die Digitalisierung (oder auch Dematerialisierung, hat nichts mit Raumschiff Enterprise zu tun ...) eben zwingend voraus.
AHA!
mehr Effizienz Reduktion von Verwaltungskosten
3.1.2 Auch der Bankensektor tue zu wenig
Interessant ist diese Aussage, da die Banken durchaus stark in allen Gremien vertreten waren und sind, was sich im Laufe des Kongresses auch anhand einiger Vorträge erkennen ließ.
Wer will denn wirklich, dass die Unternehmen noch transparenter für die Kreditwirtschaft werden??
Die Argumentation, dass eine elektronische Banktransaktion bereits seit langem etabliert und anerkannt sicher ist und man dieses Verfahren auch auf die Rechnungsübermittlung übertragen könnte, ist auf den ersten Blick wirklich überzeugend. Durch eine „einfache“ Erweiterung der eBanking-Transaktionen durch den neuen Typ „eInvoice“ und die Übernahme der Zustellung und Abwicklung von Rechnungen durch die Banken, könnte in kurzer Zeit eine große Durchdringung im Markt erreicht werden, vorausgesetzt die Firmen spielen mit (wer will schon eine so große Transparenz gegenüber seiner Bank?) und die Banken können sich auf einheitliche Standards und Verfahren und natürlich die Verrechnung einigen. Zwar bietet der SEPA-Standard hier eine mächtige Basis (ausgehend von ISO20022), doch lassen die Interoperabilitätsbestrebungen der deutschen Bankenwelt in Sachen eBanking in der Vergangenheit einige Zweifel offen.
3.1.3 Die Interoperabilität sei unterentwickelt.
Es wird die Weitereintwicklung technischer Lösungen angemahnt.
= Das trägt aber nicht wirklich!
Die Session über „Interoperabilität in einer Umgebung von mehreren Beteiligten“ konnte außer Allgemeinplätzen über die Rolle von Standards (CII, ISO20022) für den gegenseitigen Austausch von eInvoices, auch zwischen Firmen und Behörden (PEPPOL-Projekt) nichts Neues beitragen. Insbesondere die PEPPOL-Mission, ein EU-Projekt mit einem Budget von mehr als 30 Mio Euro, wurde mir nicht transparent, da man eine Vielzahl von Baustellen, Schnittstellen und Problemlösungen bearbeitet. Zumindest ist in diesem Konsortium die Interoperabilität auf verbaler und begrifflicher Ebene mit eInvoice etabliert.
Schuld daran sei die elektronische Signatur
Ausserdem spreche man zuwenig vom Austausch strukturierter Daten
Das Patentrezept hierfür soll für die EU UN/CEFACT Cross Industry Invoice v2sowie der damit gekoppelte ISO Standard ISO 20022 sein.
3.1.4 Ausserdem liege die Wissensvermittlung in den EU-Ländern doch sehr im Argen!
Wenn man in 5 - 8 Jahren eine vorherrschende Stellung der elektronischen Rechnung in Europa erreichen möchte, dann müsse gerade hier von den Staaten deutlich mehr getan werden. Eine Rolle werden dabei sog. Pan-Europe Multistakeholder Forenspielen, was wir in Deutschland gerade mit der FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland, umsetzen.
Das müsste dann wohl mehr an den Tagesbedürfnissen der KMU ausgerichtet sein; und da gibt es nun mal unterschiedliche Ansätze!
Während in Spanien die Regierung ganz massiv auf eInvoicing drängt und faktisch die Unternehmen dazu zwingt, zumindest bei öffentlichen Aufträgen diese komplett elektronisch abzuwickeln, versucht Österreich ebenfalls durch staatliche Einflussnahme und Stimlation die Firmen in Richtung einvoicing zu bewegen. In beiden Fällen werden grundlegende Werkzeuge wie Rechnungsdokumentschablonen, Signaturanwendungen und Transferinfrastruktur z.T. kostenlos an die interessierten Unternehmen abgegeben, um die Durchdringung zu fördern. Die Maxime Zero cost for SMEs wird zumindest laut Maza in Spanien groß geschrieben.
3.1.5 Eine tolle Sache soll UN/CEFACT sein. Ist das wirklich so?
Für die Standardisierungsanhänger gab es am zwieten Tag eine Session über die Frage, ob der UN/CEFACT-Standard Cross Industry Invoice in der Lage ist, die Anforderungen des Marktes als grundlegender Austauschstandard zu befriedigen. Mein Eindruck davon war, dass hier noch ein gehöriges Stück Arbeit auf die Standardisierer und Software-Firmen wartet, da man nach mehrjähriger Arbeit jetzt mit CII v2 zunächst eine semantische Vereinheitlichung aller bekannten Rechnungsbegriffe und -konstruktionen vorgelegt hat, die sich rein auf den Komplex Invoice beziehen. Die in der Realität oft vorkommenden Bezüge in einer Rechnung auf Katalogobjekte (Lieferantenkatalog) oder Angebotspositionen werden erst in den nächsten Monaten bis spätestens Ende 2010 standardisiert vorliegen. Man orientiert sich dabei an der kompletten Supply Chain und hat aus verständlichen Gründen zunächst den in der Mitte liegenden Komplex Invoice behandelt. Was allerdings momentan noch ein Manko ist, wie auch Jostein Frømyr von der norwegischen EdiSys zugab, ist die Bildung von praktikablen Subsets des gewaltigen CII Standards, der es erlaubt, die in einzelnen Branchen benötigten Ausschnitte aus dem Gesamtwerk schnell anzuwenden. Hier liegen für die Softwarehersteller sicherlich noch viele Aufgaben begraben. Insbesondere, da die zu CII korrespondierende ISO-Norm 20022, die u.a. auch die finanziellen Transaktionen im Interbankenbereich regelt, eine andere Bezeichnung der XML-Tags vorsieht und dadurch derzeit immer eine Konvertierung stattfinden muss.
Dies wurde von Liliana Fratini Passi aus Italien auch unterstrichen. Ihr Wunsch wäre es, im Hinterkopf CII zu machen, praktisch aber den Ausschnitt Invoice der ISO20022 zu verwenden. Hier prallen wie bereits erwähnt wieder die Interessen von Industrie, Handel und Banken aufeinander, wobei die Mächtigkeit beider Repräsentationen vergleichbar groß ist. Zudem war in den Diskussionen auch klar, dass es dem Anwender einer eInvoice-Lösung ziemlich egal ist, welcher Datenstandard in seiner elektronischen Rechnung beherzigt wird, sofern er eine problemlose Abwicklung erzielen kann. Der Vertreter einer irischen Softwarefirma gab abschließend bekannt, dass man auf Basis von Microsoft Biztalk in einem EU-geförderten Projekt eine erste Implementierung von CII unternommen hat.
Mit David Dobbing stellte ein Vertreter von SWIFT, das für die ISO die Registrar-Rolle für ISO20022 spielt, vor, wie CII mit SEPA zusammenhängt. Als es um die Akzeptanz von CII ging, sprachen sich In einer Umfrage unter den weltweiten Mitgliedern von UN/CEFACT immerhin 40% für CII als transnationalen Basisstandard aus, während 15% dagegen stimmten. Im Sommer 2010 erwartet man eine erste Veröffentlichung des Invoice-Standards in ISO20022, was sich als Subset von CII darstellen wird. Die Implementierungssprache von CII und ISO20022 Invoice basiert auf UBL v2, einem Standard der OASIS. Pilotimplementierungen des Standards werden von GS1 in Form eines Test-Profils erwartet sowie von PEPPOL für Rechnungsaustausch zw. Firmen und Behörden. Frankreich möchte hier künftig auch eine führende Rolle übernehmen. Der konkrete Implementierungsstand der Piloten oder anderer Initiativen in Europa war allerdings nicht zu ermitteln.
4 Die wirklichen Probleme der langsamen Verbreitung sind:
4.1 Die Unternehmen erkennen nicht das Sparpotenzial
4.1.1 ...weil sie nicht wissen, was die Kosten des Rechnungsprozesses sind.
Deshalb kennen sie auch die Ensparpotenziale nicht.
Und daher ist dem Management nur schwer zu vermitteln, wo die Optomierungsmöglichkeiten sich auftun.
Zudem muss man dem Management begreiflich machen, dass eine Einführung von eInvoicing mit all seinen Randbedingungen nicht ein lästige Erfüllung gesetzlicher Auflagen ist, sondern einen eigenständigen Wert für das Unternehmen darstellt.
5 unaufgeregtes Statement der "Stoiber-Bürokratie-Abbau-Gruppe
Die unverbindlichste Präsentation in dieser Session kam sicherlich von Annika Fritsch, einem Mitglied der High Level Group of Independent Stakehodlers on Administrative Burdens, oder auch kurz Stoiber-Group genannt.
= Wer ist hier Ursache und wer ist das Problem?=
5.1 Feindbild "Signatur"
Für die Oberbürokratieabbauer der EU ist der Feind bei der Einführung von eInvoice klar ausgemacht: die elektronische Signatur. Fällt die weg, spart die EU Milliarden, alles wird schöner, bunter, einfacher. Leider war nicht mehr in den Aussagen auszumachen.
5.2 festes Standing
Beängstigend ist, dass die HLG offenbar in der EU-Kommission ein sehr guten Stand hat. Erst kürzlich wurde dies auch durch die Verlängerung des Mandats der HLG bis 2013 unterstrichen.
6 Papierrechnung ist NICHT gleichzusetzen mit einer elektronischen Rechnung!
. Eine Kerbe in das Holz der Kritiker der Empfehlungen der Expert Group schlug denn auch Carlos Maza mit der Aussage, dass das Equal Treatmentvon Papier und eInvoice ja nett, aber in der Umsetzung bei weitem nicht so einfach sei, wie sich das so mancher EU-Politiker und Consultant vorstellt. Konkret befürchtet die spanische Regierung bei einer vollständigen Formfreigabe eine Sintflut von falschen bzw. nicht kontrollierbaren elektronischen Rechnungen. Solange keine anderen einfachen und sicheren Authentizitäts- und Integritätsprüfwerkzeuge zur Verfügung stehen, sollte die Signatur von Rechnungen in in jedem Falle beibehalten werden. Ein Land der EU, das sich durch weitgehende Formfreiheit bei eInvoices auszeichnet und das dadurch auch einen entsprechend hohen Anteil an eInvoices aufweisen kann, ist Finnland.
7 Die Bedeutung der Umsatzsteuer wurde bisher übermässig problematisiert.
7.1 Insbesondere scheint das Thema "Verhinderung fraudulenter Handlungen" zu sehr im Mittelpunkt zu stehen. Man kommt daran nicht vorbei, obwohl es nicht so gross ist, wie immer behauptet!
Den Abschluss bildete eineSession über das VAT Framework. Ein sehr illustrativer Beitrag von Santiago Segarra vom spanischen Finanzministerium illustrierte die aktuelle Verfahrensweise mit elektronischen Rechnungen in Spanien (unter Zuhilfenahme der elektronischen Signatur) und die möglichen Auswirkungen eines auf einem Audit Trail aufsetzenden „Dritten Weges“.
7.2 Gerade der von der Expert Group als Kompromiss vorgetragene "Dritte Weg" ist wohl noch nicht durchdacht.
Die Problematik durchgängig prüfbarer und auch datentechnisch zwischen Sender und Empfänger abgleichbarer Rechnungsprozesse ist nicht zu unterschätzen. Die dabei entstehende Methodenvielfalt fördert gerade nicht die Vereinheitlichung von Prüfungsprozessen in IKS, Controlling, Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung.
Man kann es so machen ... wenngleich der initiale Aufwand um einiges höher eingeschätzt wird, sofern noch keine standardisierten Softwarewerkzeuge zur Abwicklung vorliegen. Der Leiter des Indirect Tax Committee der TEI, Jean-Daniel Rouvinez, präsentierte die Rechnung als Eisberg, bei dem die VAT die Spitze bildet, der kommerzielle Wert des eigentlichen Rechnungsbetrags, der unter Wasser liegt, aber um den geschätzten Faktor 5 den Wert der VAT übersteigt.
Jede Optimierung der Abwicklung des Rechnungsbetrags hat demnach wesentlich größere Auswirkungen auf die Unternehmen als die bloße Fokussierung auf die VAT.
Der Co-Chairman des CEN/ISSS-Workshops, Stefan Engel-Flechsig appellierte abschließend nochmals daran, die elektronische Rechnung nicht als Dokument (in Form eines PDF oder anderen Formats) zu betrachten, sondern sie als strukturierte Daten wahrzunehmen, was ihren eigentlichen Kern darstellt.
8 Fazit: Die Antwort liegt in der Zukunft.
Insgesamt erhielt man einen Überblick über die Initiativen und Bemühungen, die derzeit auf europäischer Ebene in Sachen eInvoice aktiv sind. Eine klare Richtung kann daraus meines Erachtens nur insofern abgeleitet werden, als dass mittlerweile eine große und damit vielleicht auch kritische Anzahl von Beteiligten in Europa sich dem Thema eInvoicing widmen und auf praktikable Umsetzungen drängen. Die Rolle der elektronischen Signatur als natürliches Infrastrukturelement für die Sicherstellung von Authentizität und Integrität des Transfers von Rechnungsdokument und/oder Rechnungsdatensatz wurde in den Diskussionen am Rande nirgends in Frage gestellt. Offenbar muss aber in der offiziellen Lesart zunächst eine Verankerung dieser Technologie in den Vorgaben verschwinden, um dann in der Folge wieder als empfohlenes Mittel der Wahl für die Erreichung der höheren Ziele Authentizität und Integrität in Verfahrensanweisungen einzufließen. Hier werden sicherlich noch einige Schleifen geflogen werden. Das Motto des Kongresses und auch der europäischen Bemühungen in Sachen eInvoicing wurde durch ein afrikanisches Zitat, das Fr. Passi vorstellte, auf den Punkt gebracht:
„if you want to go fast, walk alone. If you want to go far, walk together“.
Nun denn, eInvoicing ist eine Sache, bei der wir weit gehen müssen,
one-page-information zur Verfahrensdokumentation
Eine Buchführung muss nachvollziehbar sein. So fordert es das Handelsrecht. In der „Papierwelt“ war die Nachvollziehbarkeit und die Prüfbarkeit der Unterlagen recht einfach herzustellen. Die Rechnung ging per Post ein, ging durch verschiedene Stationen, wurde Sichtprüfungen und Freigaben unterzogen, gestempelt, kontiert, gebucht und archiviert. Für das Archiv reichten Aktenplan, Aktenschrank, Aktenordner, Register; und das war die Grundausstattung der Archivierung in allen Unternehmen, egal welcher Grösse.
Der audit trail ging vom Beleg über die Buchung im Hauptbuch (amerikanisches Journal), das mit Hilfe von Nebenbüchern wie Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch, Kassenbuch etc. abgestimmt wurde. Aus der Addition der Kontenspalten im Journal wurden Kontensalden gebildet, die in die Hauptabschlussübersicht übertragen wurden. Die Abschlussbuchungen wurden in Papier belegt und danach in der Buchungsspalte der HAÜ gebucht. Aus den zeilenweisen Additionen der Kontensalden und der Abschlussbuchungen ergab sich die Hauptabschlussspalte, die dann zerlegt wurde in Bilanz (Aktiva - Passiva = Kapital) und Gewinn- und Verlustrechnung (Umsatz – Kosten = Ergebnis).
An diese Technik der Buchführung und Abschlusserstellung erinnert sich in den Unternehmen heute kaum noch jemand. Und doch liegt hier der Kern des Verlangens nach Verfahrensdokumentation.
Ein digitales Rechnungswesen ist, damit ein sachverständiger fremder Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Buchführung sowie die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage verschaffen kann, in hohem Masse erklärungsbedürftig. Das Archivprinzip „Aktenschrank“ nämlich funktioniert nicht mehr. Durch die Integration der Prozesse, durch Digitalisierung und Parallelisierung, verbunden mit den Prinzipien „Datensparsamkeit“ und „Singularität“ werden Dokumente digital vorgehalten. Schon 1995 wurden deshalb die Gundsätze ordnungsmässiger DV-gestützter Buchführungssysteme „GoBS“ formuliert. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen „GDPdU“ wurden 2002 veröffentlicht. Sie bekräftigten den schon in den GoBS enthaltenen Anspruch auf unveränderte Prüfbarkeit durch progressive und retrograde Prüfungspfade und Belegsichtung. Dieser Anspruch wird auch in der den GoBS nachfolgenden Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung berim Einatz von IT-Systemen „GoBIT“ (Veröffentlichung 2011?) aufrechterhalten. Die GoBIT werden dazu weiterentwickelte Definitionen enthalten und erstmalig das Gerüst einer Verfahrensdokumentation vorstellen. Denn nur eine Verfahrensdokumentation setzt den „sachverständigen Dritten“ überhaupt in die Lage, sich in angemessener Zeit den geforderten Überblick zu verschaffen. Alle drei Grundsätze erwarten eine ausgearbeitete Verfahrensdokumentation.
Eine Verfahrensdokumentation ist vor allem eine handelsrechtliche Anforderung. Die Geschäftsleitung eines Unternehmens schuldet den Unternehmenseignern eine ordnungsgemässe Leitung; dazu gehören Transparenz, Dauerhaftigkeit, Organisation der Unternehmensrechnung, internes Kontrollsystem u.v.m. Eine gepflegte VFD ist nützlich für die Geschäftsleitung, denn sie will anlässlich der Vorlage und Feststellung des Jahresabschlusses entlastet werden. Entlastung gibt es nur für berichtete Geschäftsvorfälle. Da nicht jeder einzelne Geschäftsvorfall berichtet werden kann, muss eine Dokumentation nachweisen, dass die Geschäftsleitung zu jeder Zeit Überblick über die Vermögungs-, Finanz- und Ertragslage haben konnte und danach Entscheidungen traf. Fehlt es daran, wirkt die Entlastung nur teilweise, nämlich insoweit, als sich der Entlastungsbeschluss am von der VFD gestützen Teil des vorgetragenen Jahresberichts ausrichtet. Was nicht darunter fällt, wurde nicht berichet und kann auch nicht entlastet werden.
Eine Verfahrensdokumentation ist auch sehr hilfreich im Falle einer Unternehmensveräusserung/ eines Unternehmenskaufs. Wie sonst soll der Interessent erkennen, mit welchem Organisationsgrad gearbeitet wurde und wie belastbar die ihm vorgelegten Jahresabschlusszahlen, betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Liquiditätssteuerungen etc. sind? Ist eine VFD vorhanden, verkürzt sich die Zeit des due diligence und die VFD wird sich auch positiv im Kaufpreis auswirken, denn sie beeinflusst den Unternehmenswert positiv, weil die Risikofaktoren des Unternehmens sich mindern.
Die GoBS verlangen als Inhalt der Verfahrensdokumentation
1. eine Anwenderdokumentation
2. eine technische Systemdokumentation
3. eine Betriebsdokumentation
4. ein internes Kontrollsystem im Sinne von einer Sammlung innebetrieblicher Steuerungsmassnahmen
Die GDPdU formulieren präzise Anforderugnen an den Umgang mit elektronischen Rechnungen und referenzieren auf die GoBS.
• Neben den maschinell auswertbaren elektronischen Daten des Rechnungswesens sind nun auch nicht elektronisch auswertbare Dokumente wie Verträge o.ä. zu verwalten.
• Im papiergebunden Rechnungswesen gab und gibt es Konventionen, die sich bei unterschiedlichen Unternehmen nicht voneinander unterscheiden. Die Organsiationsmittel sind dabei in allen Unternehmen gleich.
• in einer digitalisierten Unternehmensorganisation ergibt sich die Organisationsdividende vor allem aus der Parallelisierung von Vorgängen. Diese führt zu einer signifikanten Beschleunigung der Prozesse im Rechnungswesen und darüber zu einer höheren Verarbeitungsqualität der Daten. Die Auswertungen sind belastbarer. Allerdings ist die Organisation auch komplexer. Wer keine Detailkenntnisse über die Unternehmensorganisation hat, wird sich in einem solchen Rechnungswesen nicht in angemessener Zeit zurechtfinden, wenn er nicht eine Wissensvermittlung über das Gesamtsystem -in Form einer Verfahrensdokumentation- erhält.
Zur Nachvollziehbarkeit gehört auch die IT-Sicherheit und die Sicherheit der Archivierung. Die dazu genutzten Verfahren sind in der VFD zu beschreiben, damit die Brauchbarkeit der Verfahren nachgeprüft werden kann. Ohne IT-Sicherheit gibt es keine Revisionssicherheit.
Eine Verfahrensdokumentation ist ein in Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung vorzulegendes Dokument. Es muss Systemveränderungen mitbeschreiben und ist daher zu versionieren und versioniert aufzubewahren.
Der audit trail ging vom Beleg über die Buchung im Hauptbuch (amerikanisches Journal), das mit Hilfe von Nebenbüchern wie Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch, Kassenbuch etc. abgestimmt wurde. Aus der Addition der Kontenspalten im Journal wurden Kontensalden gebildet, die in die Hauptabschlussübersicht übertragen wurden. Die Abschlussbuchungen wurden in Papier belegt und danach in der Buchungsspalte der HAÜ gebucht. Aus den zeilenweisen Additionen der Kontensalden und der Abschlussbuchungen ergab sich die Hauptabschlussspalte, die dann zerlegt wurde in Bilanz (Aktiva - Passiva = Kapital) und Gewinn- und Verlustrechnung (Umsatz – Kosten = Ergebnis).
An diese Technik der Buchführung und Abschlusserstellung erinnert sich in den Unternehmen heute kaum noch jemand. Und doch liegt hier der Kern des Verlangens nach Verfahrensdokumentation.
Ein digitales Rechnungswesen ist, damit ein sachverständiger fremder Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Buchführung sowie die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage verschaffen kann, in hohem Masse erklärungsbedürftig. Das Archivprinzip „Aktenschrank“ nämlich funktioniert nicht mehr. Durch die Integration der Prozesse, durch Digitalisierung und Parallelisierung, verbunden mit den Prinzipien „Datensparsamkeit“ und „Singularität“ werden Dokumente digital vorgehalten. Schon 1995 wurden deshalb die Gundsätze ordnungsmässiger DV-gestützter Buchführungssysteme „GoBS“ formuliert. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen „GDPdU“ wurden 2002 veröffentlicht. Sie bekräftigten den schon in den GoBS enthaltenen Anspruch auf unveränderte Prüfbarkeit durch progressive und retrograde Prüfungspfade und Belegsichtung. Dieser Anspruch wird auch in der den GoBS nachfolgenden Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung berim Einatz von IT-Systemen „GoBIT“ (Veröffentlichung 2011?) aufrechterhalten. Die GoBIT werden dazu weiterentwickelte Definitionen enthalten und erstmalig das Gerüst einer Verfahrensdokumentation vorstellen. Denn nur eine Verfahrensdokumentation setzt den „sachverständigen Dritten“ überhaupt in die Lage, sich in angemessener Zeit den geforderten Überblick zu verschaffen. Alle drei Grundsätze erwarten eine ausgearbeitete Verfahrensdokumentation.
Eine Verfahrensdokumentation ist vor allem eine handelsrechtliche Anforderung. Die Geschäftsleitung eines Unternehmens schuldet den Unternehmenseignern eine ordnungsgemässe Leitung; dazu gehören Transparenz, Dauerhaftigkeit, Organisation der Unternehmensrechnung, internes Kontrollsystem u.v.m. Eine gepflegte VFD ist nützlich für die Geschäftsleitung, denn sie will anlässlich der Vorlage und Feststellung des Jahresabschlusses entlastet werden. Entlastung gibt es nur für berichtete Geschäftsvorfälle. Da nicht jeder einzelne Geschäftsvorfall berichtet werden kann, muss eine Dokumentation nachweisen, dass die Geschäftsleitung zu jeder Zeit Überblick über die Vermögungs-, Finanz- und Ertragslage haben konnte und danach Entscheidungen traf. Fehlt es daran, wirkt die Entlastung nur teilweise, nämlich insoweit, als sich der Entlastungsbeschluss am von der VFD gestützen Teil des vorgetragenen Jahresberichts ausrichtet. Was nicht darunter fällt, wurde nicht berichet und kann auch nicht entlastet werden.
Eine Verfahrensdokumentation ist auch sehr hilfreich im Falle einer Unternehmensveräusserung/ eines Unternehmenskaufs. Wie sonst soll der Interessent erkennen, mit welchem Organisationsgrad gearbeitet wurde und wie belastbar die ihm vorgelegten Jahresabschlusszahlen, betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Liquiditätssteuerungen etc. sind? Ist eine VFD vorhanden, verkürzt sich die Zeit des due diligence und die VFD wird sich auch positiv im Kaufpreis auswirken, denn sie beeinflusst den Unternehmenswert positiv, weil die Risikofaktoren des Unternehmens sich mindern.
Die GoBS verlangen als Inhalt der Verfahrensdokumentation
1. eine Anwenderdokumentation
2. eine technische Systemdokumentation
3. eine Betriebsdokumentation
4. ein internes Kontrollsystem im Sinne von einer Sammlung innebetrieblicher Steuerungsmassnahmen
Die GDPdU formulieren präzise Anforderugnen an den Umgang mit elektronischen Rechnungen und referenzieren auf die GoBS.
• Neben den maschinell auswertbaren elektronischen Daten des Rechnungswesens sind nun auch nicht elektronisch auswertbare Dokumente wie Verträge o.ä. zu verwalten.
• Im papiergebunden Rechnungswesen gab und gibt es Konventionen, die sich bei unterschiedlichen Unternehmen nicht voneinander unterscheiden. Die Organsiationsmittel sind dabei in allen Unternehmen gleich.
• in einer digitalisierten Unternehmensorganisation ergibt sich die Organisationsdividende vor allem aus der Parallelisierung von Vorgängen. Diese führt zu einer signifikanten Beschleunigung der Prozesse im Rechnungswesen und darüber zu einer höheren Verarbeitungsqualität der Daten. Die Auswertungen sind belastbarer. Allerdings ist die Organisation auch komplexer. Wer keine Detailkenntnisse über die Unternehmensorganisation hat, wird sich in einem solchen Rechnungswesen nicht in angemessener Zeit zurechtfinden, wenn er nicht eine Wissensvermittlung über das Gesamtsystem -in Form einer Verfahrensdokumentation- erhält.
Zur Nachvollziehbarkeit gehört auch die IT-Sicherheit und die Sicherheit der Archivierung. Die dazu genutzten Verfahren sind in der VFD zu beschreiben, damit die Brauchbarkeit der Verfahren nachgeprüft werden kann. Ohne IT-Sicherheit gibt es keine Revisionssicherheit.
Eine Verfahrensdokumentation ist ein in Wirtschaftsprüfung und steuerlicher Betriebsprüfung vorzulegendes Dokument. Es muss Systemveränderungen mitbeschreiben und ist daher zu versionieren und versioniert aufzubewahren.
one-page-information zur elektronischen Rechnung, Infos zur elektronischen Signatur
Elektronische Rechnungsstellung ist hocheffizient und kostengünstig. Sie führt zu einer Bescheunigung der Abrechnungsprozesse beim Rechnungssteller und beim -empfänger. Die Digitalisierung bisher papiergebundener Unternehmensverwaltung erlaubt eine Parallelisierung von bisher nacheinander ausgeführten Einzelschritten. Die Verteilung digitaler Dokumente an die betroffenen, bearbeitenden, freigebenden Stellen kann vertaktet und vergleichzeitigt werden. Bisher einzeln erfolgende Bearbeitungsschritte werden ineinander verzahnt. Digitale Rechnungsdaten können in vor- und nachverarbeitende Systeme wie Rechnungswesen, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Bestellwesen, Rechnungsfreigabe etc. integriert werden.
Die handelsrechtlich und steuerlich verlangte Dokumentensicherheit, ausgedrückt in Identität des Rechnungsstellers und Authentizität des Rechnungsbelegs, wird in Deutschland mit der qualifizierten elektronischen Signatur hergestellt. Es handelt sich dabei um
• eine normierte Infrastruktur mit hoher Sicherheit (Signaturzertifikate von Trust Center, Signaturen nur mit Signaturkarte und sicherer Signaturerstellungseinheit)
• geringe Ausstattungsanforderungen (abhängig von der Menge der zu signierenden und zu verifizierenden Rechnungen, dem Integrationsgrad der Weiterverarbeitung, den Schulungskosten für die Mitarbeiter)
• ein eingeführtes Verfahren (eine verstärkte Nutzung bedarf nur noch der Wissensvermittlung bei kleinen und mittelgrossen Unternehmen)
Diese Massnahmen steigern die Effizienz der Unternehmensverwaltung und –steuerung. Gleichwohl ist der Betriebsaufwand solcher Lösungen auch für kleine Unternehmen überschaubar. Zertifikat mit SmartCard, sichere Signaturerstellungseinheit und eine einfache Signatur-Software reichen aus.
Der wirtschaftliche Gehalt der elektronischen Rechnung steckt in der „Organisations-Dividende“ aus der Verzahnung der einzelnen Abrechnungsprozesse eim Rechnungssteller und –empfänger. „ibi-research 2009“ der Uni Regensburg kommt auf Kosteneinsparungen von bis zu 50% „all-in“ gegenüber herkömmlichen Abrechnungen.
Gerade jetzt, da die elektronische Rechnung ihren Weg zum Erfolg auch in kleinen und mittelgrossen Unternehmen antritt, gibt es Störsignale aus Brüssel. Ursache ist die geplante Änderung der Mehrwertsteuer-System-Richtlinie 2006/112 EG. Nach dem Willen der EU sollen Rechnungen und elektronische Belege auch ohne technische Dokumentensicherheit (Signaturen) versendet werden können. Statt der Dokumentensicherheit wünscht man nun Prozesssicherheit. Mit dem Argument der Gleichbehandlung von Paperrechnungen zu elektronischen Rechnungen sollen allein die beteiligten Partner mit ihren IT-Systemen und ihrer jeweiligen Prozessorganisation für die Sicherheit der ausgetauschten Dokumente verantwortlich sein. Diese Änderung soll Prozesskosteneinsparungen und Vereinfachungen ermöglichen.
Die Folgen dieser Änderung wären beträchtlich:
• zur Herstellung der Prozsssicherheit gehören ein internes Kontrollsystem und ausgearbeitete, wohldurchdachte Prozesse im Rechnungswesen
• die Unternehmen gehen ein hohes Risiko bei der Herstellung der Prozesssicherheit ein. Sie müssen betriebsinterne Steuerungsregeln, die sie so bisher nicht kannten, einführen, dokumentieren, pflegen und versionieren. Erweiterte Sicherheitsprüfungen in Unternehmen wären die Folge.
Und erst wenn Wirtschaftsprüfer oder steuerliche Betriebsprüfung einige Zeit später diese individuellen Regelwerke anerkennen, gibt es Rechtssicherheit. In der Zeit dazwischen gibt es eine Lücke der Ungewissheit. Die Rechtssicherheit ist auch geringer als bisher, denn ein qualifiziert elektronisch signiertes Dokument ist ein Anscheinsbeweis. Ein prozesssicheres Dokument ist dagegen nur ein Objekt der freien richterlichen Beweiswürdigung.
• Es kommt zu einer Lücke zwischen Umsatzsteuerrecht, das dann irgendwann einmal qualifizierte Signaturen nicht mehr vorschreibt und Aufbewahrungsvorschriften, die sich gerade nicht an der MwStSysRL ausrichten und für die in Deutschland nach wie vor Signaturregeln bestimmend sind.
• Die Finanzverwaltung fürchtet neue Betrugsmöglichkeiten und arbeitet daher schon an neuen Techniken der Betriebsprüfung. Sie könnte die Regeln für den elektronischen Rechnungsversand verschärfen, wenn die Dokumente als Belege anerkannt werden und zum Vorsteuer-Abzug berechtigen sollen.
Es ist allerdings zunächst einmal Entwarnung angesagt. Zum Einen wurde die für den 24. April 2010 terminierte Abstimmung über die Änderung der MwStSysRL soeben –auf unbestimmte Zeit?- verschoben; zum Anderen gelten die bestehenden Signaturregeln mindestens bis zum 31.12.2012, da die geplante Umsetzung in nationales Recht erst zum 01.01.2013 erfolgen soll. Und Drittens wird die qualifizierte elektronische Signatur als anerkanntes Mittel der Dokumentensicherheit erhalten bleiben. Sie gilt weiterhin. Eine Änderung der MwStSysRl würde daran nichts ändern. Die qualifizierte elektronische Signatur darf nur nicht mehr zwingend als Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug vorgeschrieben werden. Sie träte dann gleichberechtigt neben die anderen, prozesssichernden Verfahren, die der EU vorschweben.
Die handelsrechtlich und steuerlich verlangte Dokumentensicherheit, ausgedrückt in Identität des Rechnungsstellers und Authentizität des Rechnungsbelegs, wird in Deutschland mit der qualifizierten elektronischen Signatur hergestellt. Es handelt sich dabei um
• eine normierte Infrastruktur mit hoher Sicherheit (Signaturzertifikate von Trust Center, Signaturen nur mit Signaturkarte und sicherer Signaturerstellungseinheit)
• geringe Ausstattungsanforderungen (abhängig von der Menge der zu signierenden und zu verifizierenden Rechnungen, dem Integrationsgrad der Weiterverarbeitung, den Schulungskosten für die Mitarbeiter)
• ein eingeführtes Verfahren (eine verstärkte Nutzung bedarf nur noch der Wissensvermittlung bei kleinen und mittelgrossen Unternehmen)
Diese Massnahmen steigern die Effizienz der Unternehmensverwaltung und –steuerung. Gleichwohl ist der Betriebsaufwand solcher Lösungen auch für kleine Unternehmen überschaubar. Zertifikat mit SmartCard, sichere Signaturerstellungseinheit und eine einfache Signatur-Software reichen aus.
Der wirtschaftliche Gehalt der elektronischen Rechnung steckt in der „Organisations-Dividende“ aus der Verzahnung der einzelnen Abrechnungsprozesse eim Rechnungssteller und –empfänger. „ibi-research 2009“ der Uni Regensburg kommt auf Kosteneinsparungen von bis zu 50% „all-in“ gegenüber herkömmlichen Abrechnungen.
Gerade jetzt, da die elektronische Rechnung ihren Weg zum Erfolg auch in kleinen und mittelgrossen Unternehmen antritt, gibt es Störsignale aus Brüssel. Ursache ist die geplante Änderung der Mehrwertsteuer-System-Richtlinie 2006/112 EG. Nach dem Willen der EU sollen Rechnungen und elektronische Belege auch ohne technische Dokumentensicherheit (Signaturen) versendet werden können. Statt der Dokumentensicherheit wünscht man nun Prozesssicherheit. Mit dem Argument der Gleichbehandlung von Paperrechnungen zu elektronischen Rechnungen sollen allein die beteiligten Partner mit ihren IT-Systemen und ihrer jeweiligen Prozessorganisation für die Sicherheit der ausgetauschten Dokumente verantwortlich sein. Diese Änderung soll Prozesskosteneinsparungen und Vereinfachungen ermöglichen.
Die Folgen dieser Änderung wären beträchtlich:
• zur Herstellung der Prozsssicherheit gehören ein internes Kontrollsystem und ausgearbeitete, wohldurchdachte Prozesse im Rechnungswesen
• die Unternehmen gehen ein hohes Risiko bei der Herstellung der Prozesssicherheit ein. Sie müssen betriebsinterne Steuerungsregeln, die sie so bisher nicht kannten, einführen, dokumentieren, pflegen und versionieren. Erweiterte Sicherheitsprüfungen in Unternehmen wären die Folge.
Und erst wenn Wirtschaftsprüfer oder steuerliche Betriebsprüfung einige Zeit später diese individuellen Regelwerke anerkennen, gibt es Rechtssicherheit. In der Zeit dazwischen gibt es eine Lücke der Ungewissheit. Die Rechtssicherheit ist auch geringer als bisher, denn ein qualifiziert elektronisch signiertes Dokument ist ein Anscheinsbeweis. Ein prozesssicheres Dokument ist dagegen nur ein Objekt der freien richterlichen Beweiswürdigung.
• Es kommt zu einer Lücke zwischen Umsatzsteuerrecht, das dann irgendwann einmal qualifizierte Signaturen nicht mehr vorschreibt und Aufbewahrungsvorschriften, die sich gerade nicht an der MwStSysRL ausrichten und für die in Deutschland nach wie vor Signaturregeln bestimmend sind.
• Die Finanzverwaltung fürchtet neue Betrugsmöglichkeiten und arbeitet daher schon an neuen Techniken der Betriebsprüfung. Sie könnte die Regeln für den elektronischen Rechnungsversand verschärfen, wenn die Dokumente als Belege anerkannt werden und zum Vorsteuer-Abzug berechtigen sollen.
Es ist allerdings zunächst einmal Entwarnung angesagt. Zum Einen wurde die für den 24. April 2010 terminierte Abstimmung über die Änderung der MwStSysRL soeben –auf unbestimmte Zeit?- verschoben; zum Anderen gelten die bestehenden Signaturregeln mindestens bis zum 31.12.2012, da die geplante Umsetzung in nationales Recht erst zum 01.01.2013 erfolgen soll. Und Drittens wird die qualifizierte elektronische Signatur als anerkanntes Mittel der Dokumentensicherheit erhalten bleiben. Sie gilt weiterhin. Eine Änderung der MwStSysRl würde daran nichts ändern. Die qualifizierte elektronische Signatur darf nur nicht mehr zwingend als Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug vorgeschrieben werden. Sie träte dann gleichberechtigt neben die anderen, prozesssichernden Verfahren, die der EU vorschweben.
one-page-information zum Fortfall der Sammelrechnung im EDI-Verfahren, deutsch und englisch
One-page-informationone-page-information Fortfall der Sammelrechnung in EDI ab 01.01.2009
Ursache: Änderung § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG; Sammelrechnung aus Gesetzestext entfernt
Wirkung: Sammelrechnung in EDI gibt es nicht mehr; Integrität und Authentizität der Rechnung sind jetzt in einem nachprüfbaren Verfahren sicherzustellen: die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt diese Anforderung
Begründung: Forderung der Wirtschaftsverbände nach Verwaltungs- und Steuervereinfachung; Gesetzgeber kommt den Forderungen nach. Aber: Aufgrund der bisherigen zentralen Kontrollfunktion der Sammelrechnung im EDI würde durch ersatzlose Entfernung -ohne Alternative und ohne zusätzliche Massnahmen- die handelsrechtliche Ordnungsmässigkeit und die steuerliche Konformität beeinträchtigt. In vielen Fällen geriete auch der Vorsteuerabzug in Gefahr.
Handlungsbedarf: Daher Anpassung der Rechnungsstellungs- und –prüfungsprozesse erforderlich; EDI sieht nicht zwingend ein Signaturverfahren vor. Die Herstellung von Beweiswert und Vertrauen in den Beleg ist vom Gesetzgeber bewusst nicht vorgegeben. Jedes Verfahren, das Integrität und Authentizität beweist, ist zulässig. Die Anreicherung der bisherigen „Teil-Rechnungen“ mit vorgegebenen Stammdaten und qualifizierter elektronischer Signatur ist ausreichend. Mit Einschaltung eines qualifizierten Providers, der die Rechtskonformität garantiert und bei Rechtsänderungen automatisch für update sorgt , ist diese Arbeit wegdelegiert. Unternehmen, die das lieber selbst erledigen wollen, benötigen zum Nachweis der Belegsicherheit
1. EANCOM-Vereinbarung
2. interchange agreement; Vereinbarung Rechnungsdatenaustausch mit Geschäftspartner und durch
3. Verfahrensdokumentation, die auch nach Grundsätzen der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gefordert wird.
Weitere Nachweise können in Betriebsprüfung erhoben werden durch Prozessbetrachtung. Verlangt wird dokumentenbezogene Sicherheit.
Alle bisherigen „Teil-Rechnungen“ werden zu „Vollrechnungen“. Sie bedürfen zur Erlangung von Vorsteuer-Abzug daher der Pflichtbestandteile des § 14 Abs. 4 UStG
• Namen und Anschriften Leistender und Leistungsempfänger (*)
• Steuernummer oder USt-ID-Nummer des Leistenden (*)
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung; Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Leistung; bei Vorschussanforderung Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn abweichend von Ausstalltungsdatum Vorausrechnung
• Aufschlüsselung Entgelt nach Steuersätzen, ggf. Angabe der Begründung Steuerbefreiung
• Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag daraus
• In Fällen § 14 b UStG Hinweis auf Aufbewahrungspflicht
(*): Daten lassen sich aus Stammdatenbank anreichern
Für die bisher als Teilrechnungen erstellten (jetzt: Voll-) Rechnungen müssen Visualisierungsmöglichkeiten in den Systemen aktiviert oder geschaffen werden. PDF/A ist möglich und erleichtert Archivierung. Archiv-Volumen erhöht sich durch Erhöhung Rechnungsanzahl und Archivierung von Daten PLUS PDF/A.
Verfahrensdokumentation ist anzupassen; die Anpassungen sind zu historisieren.
Betroffene Prozesse; Übersicht, nicht vollzählig:
• Rechnungssteller
o Rechnungserzeugung; Herstellung und Sicherung von Identität und Authentizität
Rechnungserzeugung
Integration von Metadaten
Visus der Einzelrechnung
Archvierung
o Rechnungsempfänger
Visus der Einzelrechnung
Übersetzen Metadaten in Zielformat
Archivierung
Rechnungsverarbeitung
Ausweg: aus Teilrechnungen werden Vollrechnungen, die werden qualifiziert elektronisch signiert, alle anderen Prozesse werden beibehalten
__________________________________________________________________________
One-page-information – Elimination of collective bill from January 1st 2009in Germany
Causa: Change § 14 paragraph 3 Nr. 2 UStG, Terminus “collective bill” eliminated from text of law
Effect; from view of legislative in EDI there is no longer any collective bill; integrity & authenticity of document shall be proofed in other verifiable procedures; qualified electronic signature meets theese requirements
Reason: triggered by business associations and concerning tax simplification, legislators follows proposals. As collective bill was central control function in the records when using EDI there has to be a substitute to ensure trade regularity and tax conformity. Otherwise the commercial and tax compliance might come in risk. In many cases, the tax deduction would be compromised
Action: adjustment of billing and auditing processes required. EDI does not necessarily provide a signature scheme. Proof of probative value and confidence into documents content is not deliberately set by the legislature..Any scheme giving integrity & authenticity to the documents content -seen from view of law- is permitted. Enrichment from previous “partial bills” with qualified electronic signature will do. Involvement of a provider like OB10 who guarantees the legal & tax compliance actual and offers automatic updates in future will delegete this task off-customers-staff. Companies who will do this in their own responsibility need for this
1. EANCOM-Agreement
2. Interchange agreement, for any partner dealing invoice data with
3. Regulatory publication, which is required by german law, too (GDPdU)
Other requests on proof of scheme or on proof of integrity & authenticity can be done by the german fiscal authorities. Required is document-driven security.
All further “partial bills” grow to “bills”. For tax deduction they need “components required by law” as
• Name and adress of customer (*)
• Tax Number or VAT-Number of biller(*)
• Date of bill
• Current bill number
• Quantity and type of delivery
• Date of delivery
• Data of receipt on request for advance payment, if different from pro forma invoice
• Information on tax rates, if so: specifying reasons for exemption
• Tax rate and amount of taxation
• In case of § 14 UStG, evidence of retention requirement
(*) enrichment from database is permitted
“Grow to bills” means possibility of retrieval in data base and archiv for fiscal authorities by viewer in records systems. PDF/A is permitted, enlightens archiving. Volume of archives will grow significant by archiving PDF/A-document as well as system-induced dataset.
Regularity publication has to be adjusted including history of adjustment, affected processes are (not complete!)
• Biller
o Billing, process of giving integrity & authenticity to documents content
Billing process
Integration of data bases including meta-dates
Visus of any single bill
Archiving
o Invoice recepient
Visus of any single bill
Transformation of meta-dates to meta-dates in target
Archiving
Operating processes on invoicing
Exit: Grow further “partial bills” to regular bills, sign qualified electronically; keep all other procedures unchanged
Ursache: Änderung § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG; Sammelrechnung aus Gesetzestext entfernt
Wirkung: Sammelrechnung in EDI gibt es nicht mehr; Integrität und Authentizität der Rechnung sind jetzt in einem nachprüfbaren Verfahren sicherzustellen: die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt diese Anforderung
Begründung: Forderung der Wirtschaftsverbände nach Verwaltungs- und Steuervereinfachung; Gesetzgeber kommt den Forderungen nach. Aber: Aufgrund der bisherigen zentralen Kontrollfunktion der Sammelrechnung im EDI würde durch ersatzlose Entfernung -ohne Alternative und ohne zusätzliche Massnahmen- die handelsrechtliche Ordnungsmässigkeit und die steuerliche Konformität beeinträchtigt. In vielen Fällen geriete auch der Vorsteuerabzug in Gefahr.
Handlungsbedarf: Daher Anpassung der Rechnungsstellungs- und –prüfungsprozesse erforderlich; EDI sieht nicht zwingend ein Signaturverfahren vor. Die Herstellung von Beweiswert und Vertrauen in den Beleg ist vom Gesetzgeber bewusst nicht vorgegeben. Jedes Verfahren, das Integrität und Authentizität beweist, ist zulässig. Die Anreicherung der bisherigen „Teil-Rechnungen“ mit vorgegebenen Stammdaten und qualifizierter elektronischer Signatur ist ausreichend. Mit Einschaltung eines qualifizierten Providers, der die Rechtskonformität garantiert und bei Rechtsänderungen automatisch für update sorgt , ist diese Arbeit wegdelegiert. Unternehmen, die das lieber selbst erledigen wollen, benötigen zum Nachweis der Belegsicherheit
1. EANCOM-Vereinbarung
2. interchange agreement; Vereinbarung Rechnungsdatenaustausch mit Geschäftspartner und durch
3. Verfahrensdokumentation, die auch nach Grundsätzen der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gefordert wird.
Weitere Nachweise können in Betriebsprüfung erhoben werden durch Prozessbetrachtung. Verlangt wird dokumentenbezogene Sicherheit.
Alle bisherigen „Teil-Rechnungen“ werden zu „Vollrechnungen“. Sie bedürfen zur Erlangung von Vorsteuer-Abzug daher der Pflichtbestandteile des § 14 Abs. 4 UStG
• Namen und Anschriften Leistender und Leistungsempfänger (*)
• Steuernummer oder USt-ID-Nummer des Leistenden (*)
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung; Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Leistung; bei Vorschussanforderung Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn abweichend von Ausstalltungsdatum Vorausrechnung
• Aufschlüsselung Entgelt nach Steuersätzen, ggf. Angabe der Begründung Steuerbefreiung
• Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag daraus
• In Fällen § 14 b UStG Hinweis auf Aufbewahrungspflicht
(*): Daten lassen sich aus Stammdatenbank anreichern
Für die bisher als Teilrechnungen erstellten (jetzt: Voll-) Rechnungen müssen Visualisierungsmöglichkeiten in den Systemen aktiviert oder geschaffen werden. PDF/A ist möglich und erleichtert Archivierung. Archiv-Volumen erhöht sich durch Erhöhung Rechnungsanzahl und Archivierung von Daten PLUS PDF/A.
Verfahrensdokumentation ist anzupassen; die Anpassungen sind zu historisieren.
Betroffene Prozesse; Übersicht, nicht vollzählig:
• Rechnungssteller
o Rechnungserzeugung; Herstellung und Sicherung von Identität und Authentizität
Rechnungserzeugung
Integration von Metadaten
Visus der Einzelrechnung
Archvierung
o Rechnungsempfänger
Visus der Einzelrechnung
Übersetzen Metadaten in Zielformat
Archivierung
Rechnungsverarbeitung
Ausweg: aus Teilrechnungen werden Vollrechnungen, die werden qualifiziert elektronisch signiert, alle anderen Prozesse werden beibehalten
__________________________________________________________________________
One-page-information – Elimination of collective bill from January 1st 2009in Germany
Causa: Change § 14 paragraph 3 Nr. 2 UStG, Terminus “collective bill” eliminated from text of law
Effect; from view of legislative in EDI there is no longer any collective bill; integrity & authenticity of document shall be proofed in other verifiable procedures; qualified electronic signature meets theese requirements
Reason: triggered by business associations and concerning tax simplification, legislators follows proposals. As collective bill was central control function in the records when using EDI there has to be a substitute to ensure trade regularity and tax conformity. Otherwise the commercial and tax compliance might come in risk. In many cases, the tax deduction would be compromised
Action: adjustment of billing and auditing processes required. EDI does not necessarily provide a signature scheme. Proof of probative value and confidence into documents content is not deliberately set by the legislature..Any scheme giving integrity & authenticity to the documents content -seen from view of law- is permitted. Enrichment from previous “partial bills” with qualified electronic signature will do. Involvement of a provider like OB10 who guarantees the legal & tax compliance actual and offers automatic updates in future will delegete this task off-customers-staff. Companies who will do this in their own responsibility need for this
1. EANCOM-Agreement
2. Interchange agreement, for any partner dealing invoice data with
3. Regulatory publication, which is required by german law, too (GDPdU)
Other requests on proof of scheme or on proof of integrity & authenticity can be done by the german fiscal authorities. Required is document-driven security.
All further “partial bills” grow to “bills”. For tax deduction they need “components required by law” as
• Name and adress of customer (*)
• Tax Number or VAT-Number of biller(*)
• Date of bill
• Current bill number
• Quantity and type of delivery
• Date of delivery
• Data of receipt on request for advance payment, if different from pro forma invoice
• Information on tax rates, if so: specifying reasons for exemption
• Tax rate and amount of taxation
• In case of § 14 UStG, evidence of retention requirement
(*) enrichment from database is permitted
“Grow to bills” means possibility of retrieval in data base and archiv for fiscal authorities by viewer in records systems. PDF/A is permitted, enlightens archiving. Volume of archives will grow significant by archiving PDF/A-document as well as system-induced dataset.
Regularity publication has to be adjusted including history of adjustment, affected processes are (not complete!)
• Biller
o Billing, process of giving integrity & authenticity to documents content
Billing process
Integration of data bases including meta-dates
Visus of any single bill
Archiving
o Invoice recepient
Visus of any single bill
Transformation of meta-dates to meta-dates in target
Archiving
Operating processes on invoicing
Exit: Grow further “partial bills” to regular bills, sign qualified electronically; keep all other procedures unchanged
Dienstag, 27. April 2010
Zur Beratungsaufgabe von StB und WP in der Verfahrensdokumentation
7. Zunahme der Prüfungen
7.1. Beratungsbedarf
Steuerliche Betriebsprüfungen nach GdPDU werden zunehmen. Eine Aufgabe des Steuerberaters ist dabei die Beratung zur Erlangung einer „GdPDU-Fitness“ seiner Mandanten. Dass es derzeit nur wenige Prüfungsanordnungen gibt, die einen digitalen Datenzugriff ankündigen, liegt an der Zurückhaltung der Betriebsprüfungsdienste der Landesfinanzverwaltungen. Da die Prüfer aber inzwischen flächendeckend und ausreichend mit hard- und software ausgestattet sind, da auch die Schulungen inzwischen wenigstens die grundsätzliche Ausbildung mit Prüfprogrammen erledigt haben und da auch die Prüfroutinen zwischenzeitlich in die Prüfsoftware eingearbeitet wurden, wird die Anzahl der digitalen Prüfungen zunehmen.
Aktuelle Studien besagen, dass derzeit 5% der Unternehmen in Deutschland sich mit Fragen der GdPDU in der Betriebsprüfung befasst haben. Diese Unternehmen dürften eher im Bereich der Gross-Unternehmen zu finden sein. Das heisst: die klassische Klientel der steuerberatenden Berufe bietet ein weites Feld der Beratung und wird bald mit entsprechender Nachfrage auf den Markt treten.
Die im Rahmen einer GdPDU-Prüfung zu lösenden Aufgaben fordern zunächst einmal die Lösungsbereitschaft der Beteiligten. Es ist gerade nicht damit getan, Archiv-CDs abzurufen. In dem Masse, in dem Unternehmen Daten originär digital erzeugen, müssen viele verschiedene Probleme gelöst werden. Die Verwaltung des Unternehmens ist dauernd neu zu überdenken und bei Änderungen in der IT gibt es jetzt auch Dokumentationspflichten, die der Steuerprüfer einfordert. Die mit der gesetzlichen Vorgabe nach langzeitiger Verfügbarkeit über 10 Jahre bei gleichzeitiger maschineller Auswertbarkeit einhergehenden Anforderungen an die IT stellen eine echte Herausforderung dar, vor allem für mittlere bis kleine Unternehmen. Neben der Bereitstellung von Speicherplatz und regelmässigen Bestandstests zur Sicherstellung der Haltbarkeit und Lesbarkeit der Daten sind viele andere Themen auch zu bedenken. Als Beispiel sei nur die Migration von Datenbeständen genannt.
7.2. Beratung zur Gestaltung der IT ist betriebswirtschaftliche Beratung
Der Steuerberater kann seinem Mandanten wertvollen Rat erteilen, wenn er sich in dieses Sachgebiet einarbeitet und sich nicht dazu verleiten lässt, jedes Einzelproblem nur aus der Sicht der Finanzbuchhaltung oder nur aus der Sicht der Datenverarbeitung zu betrachten. Gerade seine Expertise in allen Fragen der betriebswirtschaftlichen Gestaltung von Unternehmen und im Management von Informationstechnik aus der Sicht des Praktikers ist doch bei den Mandanten gefragt. Natürlich ist die einfachste Anforderung einer Betriebsprüfung die nach Datenträgerüberlassung von Buchführungsdaten. Aber daneben sind auch solche Fragen zu beraten wie die einer effizienten, das Mandantenunternehmen wenig belastenden Datentrennung von „steuerlich relevanten“ und „anderen“ Daten. Die Organisation von Betriebsgeheimnissen gehört ebenso hierher wie die Organisation der Einhaltung von Regeln zum Datenschutz. Die vielen Subsysteme einer Buchführung wie Warenwirtschaftssystem, Rechnungsschreibung, Material- und Zeitverwaltung u.a. müssen zum Erreichen einer GdPDU-Fitness in ihrem Zusammenspiel neu organisiert werden, solche Daten wie Planung, interne Revision, Management-Informationssysteme und andere, die den Betriebsprüfer nichts angehen, weil sein Prüfungsauftrag sie nicht erfasst, müssen von Prüfungshandlungen fern gehalten werden. . Änderungen an der IT-Landschaft müssen dabei beachtet werden. Der Prüfer braucht im Falle von direktem oder indirektem Datenzugriff einen organisierten Prüfer-Arbeitsplatz und er braucht eine Einweisung. Unschwer zu erkennen: Das ist sehr beratungsintensiv. Und genauso beratungsintensiv ist die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung. Es ist schon ausgeführt worden, dass diese Dokumentation nicht nur für die Betriebsprüfung geschrieben werden sollte. Das wäre einfach zu aufwendig, denn das Unternehmen profitiert von den Möglichkeiten einer Verfahrensbeschreibung und von der damit bewirkten Verbesserung der Unternehmensverwaltung deutlich mehr als die Betriebsprüfung.
7.3. besondere Beratungsfelder
Die Organisation der effizienten Analyse von Massendaten muss irgendwo im Unternehmen dokumentiert sein, damit die Mitarbeiter wissen, wer es macht und wie es geht. Diese Organisation ist Voraussetzung für das Einlesen und Zuordnen der Daten, mit denen sich dann in kürzester Zeit Auffälligkeiten der unterschiedlichsten Art entdecken lassen. Die haben keineswegs immer steuerliche Relevanz, führen aber oft zu einer Verschlankung der Verwaltung im Unternehmen.
Die Kassenminus-Prüfung gehört zum Standard moderner Buchhaltungsprogramme. Die Altersstruktur und die Reichweite des Waren- und Erzeugnislagers stets aktuell zu erhalten, ist da schon ein wichtigeres Steuerungsinstrument. Neben der Betriebswirtschaft liefert es auch noch die Begründung für die Vornahme von Teilwertabschreibungen wegen langer Lagerdauer. Zudem lassen sich so Inventuren in kürzester Zeit auch unterjährig durchführen.
Lückenanalysen in Bereich der Rechnungs- und Lieferbeleg-Nummern sichern die Vollständigkeit der erfassten Belege und verhindern Doppelvergaben.
Die Überprüfung von Kontodaten im Bereich der Kunden, der Lieferanten und der eigenen Mitarbeiter sichert den Zahlungsverkehr effektiv ab. Insbesondere zeigt es an, dass zB keine Beschäftigungsverhältnisse aufgeteilt wurden, um unter Gleitzonen- oder Geringverdienergrenzen zu gelangen. Diese Frage wäre dann in der Betriebsprüfung schon von vornherein erledigt.
Die Überprüfung von Verrechnungspreisen an verbundene Unternehmen wird in Zeiten der zunehmenden Verflechtung auch kleinerer Unternehmen sehr wichtig. Eine Überprüfung durch eine Artikel-Datei kann sehr effizient durchgeführt werden.
7.4. Beratungsposition der Berater
Der Steuerberater ist, dies zeigen alle einschlägigen Untersuchungen, „der“ Berater seiner Mandanten. Sein Rat ist in vielen Bereichen der Unternehmensführung gefragt. Die Mandanten sehen ihn in der Pflicht, eine Beratung zur Vorbereitung und Gestaltung eines modernen Rechnungswesens anzubieten. Das soll vor allem die Möglichkeiten der IT, ihre Effizienz und ihre Sparpotentiale ausnutzen. Das es daneben auch noch die Pflichtprüfung des Wirtschaftsprüfers oder in mittleren und kleinen Unternehmen die Arbeit des Betriebsprüfers beschleunigt, ist Nebeneffekt.
Der Steuerberater ist vor allem in der Beantwortung der Frage nach „steuerlich relevanten Daten“ herausgefordert. Auch die Erstellung von Datenträgern zur Überlassung an Prüfer könnte seine Aufgabe sein. Vor allem aber ist er Ratgeber bei der Organisation des Rechnungswesens und des Unternehmensarchivs. Und wer ausser dem Unternehmen und seinem Steuerberater könnte die Aufgabe nach einer fachlich durchdachten Verfahrensbeschreibung sonst erfüllen.
7.4.1. Prüfungs-Simulation durch Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer?
Natürlich könnte man auf die Idee kommen, eine digitale Selbstprüfung als „vorweggenommene Betriebsprüfung“ durchzuführen. So könnten kritische Prüffelder aufgespürt und bearbeitet werden. Vor diesem Ansinnen ist zu warnen. Die allgemeinen Regeln der Betriebsprüfung sind nicht geändert worden. Die digitale Betriebsprüfung ist lediglich Werkzeug, nicht Prüfungszweck. Die Prüffelder der Betriebsprüfung sind im Vorherein selten bekannt und die Vorgehensweise des Prüfers sehr individuell. Die Sache ist also nicht vorhersehbar.
7.5. Schlussbemerkung
Immer noch ist und bleibt ein hochwertiges Rechnungswesen, eine gute Unternehmensorganisation eine Absicherung gegen böse Überraschungen. Das Stichwort heißt Qualitätssicherung in Finanzbuchhaltung und Unternehmensverwaltung; und Qualitätssicherung ist immer prozessbegleitend. Wer ausser dem Steuerberater wäre sonst noch so gut geeignet, diese Sache anzugehen und natürlich auch die Dokumentation hierzu vorzubereiten. Es geht hier vor allem um die Sachkenntnis des Praktikers. IT-spezifisches know-how lässt sich ebenso wie steuerverfahrensrechtliches Spezialwissen immer „dazukaufen“. Ausser dem Unternehmer ist doch nur sein Steuerberater aufgrund seines langjährigen Einsatzes im Mandat und durch seine Berufserfahrung so intim mit den Bedingungen des Unternehmens vertraut, dass er diese Aufgabe zum Erfolg führen kann.
7.1. Beratungsbedarf
Steuerliche Betriebsprüfungen nach GdPDU werden zunehmen. Eine Aufgabe des Steuerberaters ist dabei die Beratung zur Erlangung einer „GdPDU-Fitness“ seiner Mandanten. Dass es derzeit nur wenige Prüfungsanordnungen gibt, die einen digitalen Datenzugriff ankündigen, liegt an der Zurückhaltung der Betriebsprüfungsdienste der Landesfinanzverwaltungen. Da die Prüfer aber inzwischen flächendeckend und ausreichend mit hard- und software ausgestattet sind, da auch die Schulungen inzwischen wenigstens die grundsätzliche Ausbildung mit Prüfprogrammen erledigt haben und da auch die Prüfroutinen zwischenzeitlich in die Prüfsoftware eingearbeitet wurden, wird die Anzahl der digitalen Prüfungen zunehmen.
Aktuelle Studien besagen, dass derzeit 5% der Unternehmen in Deutschland sich mit Fragen der GdPDU in der Betriebsprüfung befasst haben. Diese Unternehmen dürften eher im Bereich der Gross-Unternehmen zu finden sein. Das heisst: die klassische Klientel der steuerberatenden Berufe bietet ein weites Feld der Beratung und wird bald mit entsprechender Nachfrage auf den Markt treten.
Die im Rahmen einer GdPDU-Prüfung zu lösenden Aufgaben fordern zunächst einmal die Lösungsbereitschaft der Beteiligten. Es ist gerade nicht damit getan, Archiv-CDs abzurufen. In dem Masse, in dem Unternehmen Daten originär digital erzeugen, müssen viele verschiedene Probleme gelöst werden. Die Verwaltung des Unternehmens ist dauernd neu zu überdenken und bei Änderungen in der IT gibt es jetzt auch Dokumentationspflichten, die der Steuerprüfer einfordert. Die mit der gesetzlichen Vorgabe nach langzeitiger Verfügbarkeit über 10 Jahre bei gleichzeitiger maschineller Auswertbarkeit einhergehenden Anforderungen an die IT stellen eine echte Herausforderung dar, vor allem für mittlere bis kleine Unternehmen. Neben der Bereitstellung von Speicherplatz und regelmässigen Bestandstests zur Sicherstellung der Haltbarkeit und Lesbarkeit der Daten sind viele andere Themen auch zu bedenken. Als Beispiel sei nur die Migration von Datenbeständen genannt.
7.2. Beratung zur Gestaltung der IT ist betriebswirtschaftliche Beratung
Der Steuerberater kann seinem Mandanten wertvollen Rat erteilen, wenn er sich in dieses Sachgebiet einarbeitet und sich nicht dazu verleiten lässt, jedes Einzelproblem nur aus der Sicht der Finanzbuchhaltung oder nur aus der Sicht der Datenverarbeitung zu betrachten. Gerade seine Expertise in allen Fragen der betriebswirtschaftlichen Gestaltung von Unternehmen und im Management von Informationstechnik aus der Sicht des Praktikers ist doch bei den Mandanten gefragt. Natürlich ist die einfachste Anforderung einer Betriebsprüfung die nach Datenträgerüberlassung von Buchführungsdaten. Aber daneben sind auch solche Fragen zu beraten wie die einer effizienten, das Mandantenunternehmen wenig belastenden Datentrennung von „steuerlich relevanten“ und „anderen“ Daten. Die Organisation von Betriebsgeheimnissen gehört ebenso hierher wie die Organisation der Einhaltung von Regeln zum Datenschutz. Die vielen Subsysteme einer Buchführung wie Warenwirtschaftssystem, Rechnungsschreibung, Material- und Zeitverwaltung u.a. müssen zum Erreichen einer GdPDU-Fitness in ihrem Zusammenspiel neu organisiert werden, solche Daten wie Planung, interne Revision, Management-Informationssysteme und andere, die den Betriebsprüfer nichts angehen, weil sein Prüfungsauftrag sie nicht erfasst, müssen von Prüfungshandlungen fern gehalten werden. . Änderungen an der IT-Landschaft müssen dabei beachtet werden. Der Prüfer braucht im Falle von direktem oder indirektem Datenzugriff einen organisierten Prüfer-Arbeitsplatz und er braucht eine Einweisung. Unschwer zu erkennen: Das ist sehr beratungsintensiv. Und genauso beratungsintensiv ist die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung. Es ist schon ausgeführt worden, dass diese Dokumentation nicht nur für die Betriebsprüfung geschrieben werden sollte. Das wäre einfach zu aufwendig, denn das Unternehmen profitiert von den Möglichkeiten einer Verfahrensbeschreibung und von der damit bewirkten Verbesserung der Unternehmensverwaltung deutlich mehr als die Betriebsprüfung.
7.3. besondere Beratungsfelder
Die Organisation der effizienten Analyse von Massendaten muss irgendwo im Unternehmen dokumentiert sein, damit die Mitarbeiter wissen, wer es macht und wie es geht. Diese Organisation ist Voraussetzung für das Einlesen und Zuordnen der Daten, mit denen sich dann in kürzester Zeit Auffälligkeiten der unterschiedlichsten Art entdecken lassen. Die haben keineswegs immer steuerliche Relevanz, führen aber oft zu einer Verschlankung der Verwaltung im Unternehmen.
Die Kassenminus-Prüfung gehört zum Standard moderner Buchhaltungsprogramme. Die Altersstruktur und die Reichweite des Waren- und Erzeugnislagers stets aktuell zu erhalten, ist da schon ein wichtigeres Steuerungsinstrument. Neben der Betriebswirtschaft liefert es auch noch die Begründung für die Vornahme von Teilwertabschreibungen wegen langer Lagerdauer. Zudem lassen sich so Inventuren in kürzester Zeit auch unterjährig durchführen.
Lückenanalysen in Bereich der Rechnungs- und Lieferbeleg-Nummern sichern die Vollständigkeit der erfassten Belege und verhindern Doppelvergaben.
Die Überprüfung von Kontodaten im Bereich der Kunden, der Lieferanten und der eigenen Mitarbeiter sichert den Zahlungsverkehr effektiv ab. Insbesondere zeigt es an, dass zB keine Beschäftigungsverhältnisse aufgeteilt wurden, um unter Gleitzonen- oder Geringverdienergrenzen zu gelangen. Diese Frage wäre dann in der Betriebsprüfung schon von vornherein erledigt.
Die Überprüfung von Verrechnungspreisen an verbundene Unternehmen wird in Zeiten der zunehmenden Verflechtung auch kleinerer Unternehmen sehr wichtig. Eine Überprüfung durch eine Artikel-Datei kann sehr effizient durchgeführt werden.
7.4. Beratungsposition der Berater
Der Steuerberater ist, dies zeigen alle einschlägigen Untersuchungen, „der“ Berater seiner Mandanten. Sein Rat ist in vielen Bereichen der Unternehmensführung gefragt. Die Mandanten sehen ihn in der Pflicht, eine Beratung zur Vorbereitung und Gestaltung eines modernen Rechnungswesens anzubieten. Das soll vor allem die Möglichkeiten der IT, ihre Effizienz und ihre Sparpotentiale ausnutzen. Das es daneben auch noch die Pflichtprüfung des Wirtschaftsprüfers oder in mittleren und kleinen Unternehmen die Arbeit des Betriebsprüfers beschleunigt, ist Nebeneffekt.
Der Steuerberater ist vor allem in der Beantwortung der Frage nach „steuerlich relevanten Daten“ herausgefordert. Auch die Erstellung von Datenträgern zur Überlassung an Prüfer könnte seine Aufgabe sein. Vor allem aber ist er Ratgeber bei der Organisation des Rechnungswesens und des Unternehmensarchivs. Und wer ausser dem Unternehmen und seinem Steuerberater könnte die Aufgabe nach einer fachlich durchdachten Verfahrensbeschreibung sonst erfüllen.
7.4.1. Prüfungs-Simulation durch Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer?
Natürlich könnte man auf die Idee kommen, eine digitale Selbstprüfung als „vorweggenommene Betriebsprüfung“ durchzuführen. So könnten kritische Prüffelder aufgespürt und bearbeitet werden. Vor diesem Ansinnen ist zu warnen. Die allgemeinen Regeln der Betriebsprüfung sind nicht geändert worden. Die digitale Betriebsprüfung ist lediglich Werkzeug, nicht Prüfungszweck. Die Prüffelder der Betriebsprüfung sind im Vorherein selten bekannt und die Vorgehensweise des Prüfers sehr individuell. Die Sache ist also nicht vorhersehbar.
7.5. Schlussbemerkung
Immer noch ist und bleibt ein hochwertiges Rechnungswesen, eine gute Unternehmensorganisation eine Absicherung gegen böse Überraschungen. Das Stichwort heißt Qualitätssicherung in Finanzbuchhaltung und Unternehmensverwaltung; und Qualitätssicherung ist immer prozessbegleitend. Wer ausser dem Steuerberater wäre sonst noch so gut geeignet, diese Sache anzugehen und natürlich auch die Dokumentation hierzu vorzubereiten. Es geht hier vor allem um die Sachkenntnis des Praktikers. IT-spezifisches know-how lässt sich ebenso wie steuerverfahrensrechtliches Spezialwissen immer „dazukaufen“. Ausser dem Unternehmer ist doch nur sein Steuerberater aufgrund seines langjährigen Einsatzes im Mandat und durch seine Berufserfahrung so intim mit den Bedingungen des Unternehmens vertraut, dass er diese Aufgabe zum Erfolg führen kann.
Verfahrensdokumentation und Inventory
3. Bedeutung der Verfahrensdokumentation für Jahresabschlussprüfung, steuerliche Betriebsprüfung und due diligence
3.1. Inventory
IT-Management-Systeme sind aufwendig. Sie tragen nicht zur direkten Wertschöpfung bei und sie verursachen hohen Schulungs- und Betreuungsaufwand. Sie sind aber notwendig, um die Dokumentation der eingesetzten Systeme abbilden zu können. Erfreulicherweise sind die Komponenten zum Teil bereits vorhanden, zum Teil auch für vergleichsweise geringe Preise zu haben. Die Technik hat sich auch hier weiterentwickelt, und so sinken die Kosten. Im Grunde genommen ist ein IT-Management-System eine Zusammensetzung aus
• Überblick über die Software-Verteilung
• Remote-desktop
• Hard- und software-inventory
• License management
Ein Werkzeug zur Gestaltung der „Software-Landkarte“ ist bereits in Windows (ab W2000) enthalten, der remote desktop ist seit Windows XP Bestandteil des Betriebssystems.
3.2. Software-Einsatz zur Inventarisierung
Für ein hard- und software-inventory gibt es verschiedene Software zu kaufen. Die Programme unterscheiden sich in Leistung und Preis. Alle Systeme erfassen automatisch hard- und software-Informationen zu jedem System. Danach unterscheiden sie sich deutlich. So gibt es monolithische und modulare Systeme; solche mit und ohne license management; es gibt grafische Auswertungen in Form von Netzplänen und es gibt exception reports, die Störfälle dokumentieren. Einige Systeme verwalten auch die System-Handbücher, die Serviceverträge und sogar Notfall- und Wiederanlaufpläne. Werden die vorhandenen Informationen verknüpft, sind im Fehlerfall Auswirkungen erkennbar, Ausfälle eingrenzbar. Es gibt standortübergreifende Programme und lokale Anwendungen. Es gibt auch Systeme, die Soll- und Ist-Zustände der System-Komponenten erkennen und damit ein Frühwarnsystem darstellen. Wofür auch immer man sich entscheidet: Wichtig ist es, das Ziel einer Inventarisierung in Erinnerung zu halten: Denn in einem Unternehmen, in dem mehr als ein PC genutzt werden, ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Hardware-Ausstattung und Software-Stände „leben“; ebenso die peripheren Systeme wie Scanner, Drucker etc. Daher sollte gelten:
• Eine betriebsbereite EDV ist für ein Unternehmen heute lebensnotwendig. Fehler oder Ausfälle mindern die Verfügbarkeit. Sie lassen sich nicht ausschliessen. Wer einen kurzfristig möglichen Wiederanlauf wünscht, braucht aktuelle Informationen zum Stand seiner Informationstechnik.
• Redundante Daten sind gefährlich für die Datenintegrität und die –konsistenz. Sie sind deshalb dringend zu vermeiden. Nutzen hieraus: Es muss immer nur ein Datum gepflegt werden.
• Schutz- und Verwaltungsprozesse wie Netzwerküberwachung, trouble-ticketing, facility management etc. brauchen zum Funktionieren aktuelle Dokumentationsdaten.
• Die Administration der Systeme muss zudem wissen, welche Wartungsverträge bestehen, welche Servicepartner wofür zuständig sind und wo die Notfallpläne liegen, abzulegen sind und zugeordnet werden.
• Die im Inventory enthalten Daten sind idealerweise verknüpft. Damit können Schadensanalysen und Schadensfolge-Schätzungen durchgeführt werden. Im Schadensfall sind damit schnelle Antworten auf nachstehende Fragen möglich:
o Was passiert, wenn System X für eine Zeit von Y ausfällt?
o Welche Anwendungen sind davon sonst noch betroffen?
o Welche Hilfsmassnahmen sind erforderlich?
• Wenn das Inventory mittels Software erzeugt wird, sollte diese Software offengelegte Schnittstellen aufweisen wie zB XML, damit die Inventardaten in anderen Anwendungen weiterverarbeitet werden können.
• Wenn das Inventory mittels Software erzeugt wird, sollte diese Software eine einfache und konsistente Benutzeroberfläche aufweisen. Nur dann wird sie von den Mitarbeitern, die sie in kleinen Unternehmen ja neben ihrem eigentlichen Tagesgeschäft bedienen müssen, akzeptiert.
• Das Inventory sollte Auskunft geben können über Chronologien und Historiken wie: Welche Änderung wurde wann an welchem Subsystem durchgeführt. Diese historischen Daten sind über die geplante Archivdauer ebenso verfügbar zu halten.
• Das Inventory braucht eine Rechte- und eine Benutzerverwaltung. Nur damit sind unterschiedliche „Sichten“ möglich.
• Ganz wichtig: Je umfassender, je unternehmensspezifischer die vorhandenen Daten ins Inventory eingestellt werden, umso höher der erzeugte Nutzen!
Ein Inventory ist als Bestandteil einer Verfahrensbeschreibung unverzichtbar.
3.1. Inventory
IT-Management-Systeme sind aufwendig. Sie tragen nicht zur direkten Wertschöpfung bei und sie verursachen hohen Schulungs- und Betreuungsaufwand. Sie sind aber notwendig, um die Dokumentation der eingesetzten Systeme abbilden zu können. Erfreulicherweise sind die Komponenten zum Teil bereits vorhanden, zum Teil auch für vergleichsweise geringe Preise zu haben. Die Technik hat sich auch hier weiterentwickelt, und so sinken die Kosten. Im Grunde genommen ist ein IT-Management-System eine Zusammensetzung aus
• Überblick über die Software-Verteilung
• Remote-desktop
• Hard- und software-inventory
• License management
Ein Werkzeug zur Gestaltung der „Software-Landkarte“ ist bereits in Windows (ab W2000) enthalten, der remote desktop ist seit Windows XP Bestandteil des Betriebssystems.
3.2. Software-Einsatz zur Inventarisierung
Für ein hard- und software-inventory gibt es verschiedene Software zu kaufen. Die Programme unterscheiden sich in Leistung und Preis. Alle Systeme erfassen automatisch hard- und software-Informationen zu jedem System. Danach unterscheiden sie sich deutlich. So gibt es monolithische und modulare Systeme; solche mit und ohne license management; es gibt grafische Auswertungen in Form von Netzplänen und es gibt exception reports, die Störfälle dokumentieren. Einige Systeme verwalten auch die System-Handbücher, die Serviceverträge und sogar Notfall- und Wiederanlaufpläne. Werden die vorhandenen Informationen verknüpft, sind im Fehlerfall Auswirkungen erkennbar, Ausfälle eingrenzbar. Es gibt standortübergreifende Programme und lokale Anwendungen. Es gibt auch Systeme, die Soll- und Ist-Zustände der System-Komponenten erkennen und damit ein Frühwarnsystem darstellen. Wofür auch immer man sich entscheidet: Wichtig ist es, das Ziel einer Inventarisierung in Erinnerung zu halten: Denn in einem Unternehmen, in dem mehr als ein PC genutzt werden, ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Hardware-Ausstattung und Software-Stände „leben“; ebenso die peripheren Systeme wie Scanner, Drucker etc. Daher sollte gelten:
• Eine betriebsbereite EDV ist für ein Unternehmen heute lebensnotwendig. Fehler oder Ausfälle mindern die Verfügbarkeit. Sie lassen sich nicht ausschliessen. Wer einen kurzfristig möglichen Wiederanlauf wünscht, braucht aktuelle Informationen zum Stand seiner Informationstechnik.
• Redundante Daten sind gefährlich für die Datenintegrität und die –konsistenz. Sie sind deshalb dringend zu vermeiden. Nutzen hieraus: Es muss immer nur ein Datum gepflegt werden.
• Schutz- und Verwaltungsprozesse wie Netzwerküberwachung, trouble-ticketing, facility management etc. brauchen zum Funktionieren aktuelle Dokumentationsdaten.
• Die Administration der Systeme muss zudem wissen, welche Wartungsverträge bestehen, welche Servicepartner wofür zuständig sind und wo die Notfallpläne liegen, abzulegen sind und zugeordnet werden.
• Die im Inventory enthalten Daten sind idealerweise verknüpft. Damit können Schadensanalysen und Schadensfolge-Schätzungen durchgeführt werden. Im Schadensfall sind damit schnelle Antworten auf nachstehende Fragen möglich:
o Was passiert, wenn System X für eine Zeit von Y ausfällt?
o Welche Anwendungen sind davon sonst noch betroffen?
o Welche Hilfsmassnahmen sind erforderlich?
• Wenn das Inventory mittels Software erzeugt wird, sollte diese Software offengelegte Schnittstellen aufweisen wie zB XML, damit die Inventardaten in anderen Anwendungen weiterverarbeitet werden können.
• Wenn das Inventory mittels Software erzeugt wird, sollte diese Software eine einfache und konsistente Benutzeroberfläche aufweisen. Nur dann wird sie von den Mitarbeitern, die sie in kleinen Unternehmen ja neben ihrem eigentlichen Tagesgeschäft bedienen müssen, akzeptiert.
• Das Inventory sollte Auskunft geben können über Chronologien und Historiken wie: Welche Änderung wurde wann an welchem Subsystem durchgeführt. Diese historischen Daten sind über die geplante Archivdauer ebenso verfügbar zu halten.
• Das Inventory braucht eine Rechte- und eine Benutzerverwaltung. Nur damit sind unterschiedliche „Sichten“ möglich.
• Ganz wichtig: Je umfassender, je unternehmensspezifischer die vorhandenen Daten ins Inventory eingestellt werden, umso höher der erzeugte Nutzen!
Ein Inventory ist als Bestandteil einer Verfahrensbeschreibung unverzichtbar.
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